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第一條為使局的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)國務院2000年8月24日新的《國家行政機關公文處理辦法》（國發(fā)〔2000〕23號）和國家質量技術監(jiān)督局1999年10月2日批準的GB/T9704～1999《國家行政機關公文格式》國家標準，制定本辦法。公務員之家版權所有

第二條局的公文（包括電報，下同）是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，規(guī)范性文件，部署工作，請示和答復問題，指導、部置和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗及聯(lián)系公務、記載工作活動的重要工具。

第三條公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應當堅持實事求是、精簡高效的原則，做到及時、準確、安全。

第四條公文處理應貫徹“黨政分開”原則。以行政名義行文，不得對下級黨組織布置任務，作指示。

第五條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家有關保密規(guī)定。確保國家機密安全。

第六條局、隊（公司）辦公室是公文處理的管理機構，主管局、隊（公司）公文處理工作。局機關各處室（部門）應確定一名兼管文書處理的工作人員，負責本處室（部門）文書處理和立卷、歸檔工作。

第二章公文種類

第六條局公文種類主要有：

（一）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適應的決定事項。

（二）通知

適應于批轉下級公文，轉發(fā)上級不相隸屬公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。大體分為4種。第一種是印發(fā)、轉發(fā)性通知。一般由兩部分組成：一是帶有要求的正文部分，二是作為附件的被印發(fā)或轉發(fā)的文件。兩者缺一不可。第二種是布置工作、傳達領導意圖的指示性通知。帶有指示性和指導性，要求被通知機關貫徹執(zhí)行。第三種是傳達事項、信息的一般性通知。是一種周知性通知，如人事任免、成立機構等。第四種是召開會議的通知。

如本機關的規(guī)章制度、領導講話用“印發(fā)”，如領導機關或同級不相隸屬機關的文件用“轉發(fā)”。

（三）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。表彰和批評的通報，應選好具有典型意義的人和事。寫表彰通報要深入調查研究，實事求是，切忌夸張；寫批評通報要求事實準確、簡要，處理內容要明確具體，分析原因要抓住本質，提出要求要有針對性。

（四）報告

適用于向上級機關匯報工作、反映情況，答復上級機關的詢問。

起草報告要求情況真實，內容簡單扼要，即使是綜合報告，也只著重寫幾個問題，其他從簡，要有分析，寫且出問題的實質，說明已做工作或擬采取的措施，還要注意反映新情況、新問題。

報告中不得夾帶請示事項。

（五）請示

適用于向上級機關請求指示、批準。就內容和性質來分，請示可分為求準性請示、求示性請示和批轉性請示。求準性請示要明確具體，簡明扼要，提出要求要切實可行，忌空話、大話、套話。求示性請示寫作時指導思想要明確，突出要點和疑慮點，語言表達準確。批轉性請示要經(jīng)過認真調研，要有解決問題的具體措施和辦法。

（六）批復

適用于答復下屬單位請示事項。批復下屬單位的請示，要明確具體表示同意什么，批準什么，不同意什么，或什么暫不處理等。一般事項，也可口頭或電話通知，不做書面批復，但必須在文件上注明什么時間、以什么形式通知某單位某人，同意或不同意。

（七）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（八）函

適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

函要求一事一函。

（九）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。如下發(fā)執(zhí)行，以“通知”發(fā)出。由局領導主持召開的局工作會、業(yè)務會、座談會等會議形成的會議紀要和會議文件，以局或局辦公室名義印發(fā)。局領導在處室（部門）召開的工作和業(yè)務會議上的講話，原則上不專門行文印發(fā)，可將講話內容簡要地概括到紀要中，有的可在局“地勘信息”上刊出。

第八條局發(fā)文形式主要包括以下幾種：

（一）##省地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局文件（代字“晉地發(fā)”，用“##省地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局文件”版頭，蓋局章）。主要適用于傳達貫徹黨和國家的方針、政策及上級機關的指示；部署全局性工作；決定；向上級部門報告、請示工作；批轉下屬單位涉及重大的全局性問題的報告；其他必須以局名義辦理的重要事項，其中地質設計、報告審批意見等業(yè)務性文件，編有關處室字號。

（二）##省地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局函（代字“晉地函”，用“##省地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局”版頭，蓋局章）。主要適用于必須以局名義辦理但涉及面較小的具體事項。包括向省有關部門報送有關材料；與省有關部門及兄弟?。▍^(qū)、市）地勘局聯(lián)系、商洽某些具體工作事宜；批復局屬各單位諸如設置機構、興辦大中型企業(yè)等一些重要事項的請示。

（三）##省地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局辦公室文件（代字“晉地辦發(fā)”，用“##地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局辦公室文件”版頭，蓋辦公室章）。適用于傳達局關于某一方面工作的政策和決定；印發(fā)重要會議文件和局領導重要講話；通知有關事項；轉發(fā)省政府及有關主管部門重要文件（附有重要貫徹執(zhí)行要求或規(guī)定）；轉發(fā)局屬單位就涉及面較大的重要工作問題的報告。

（四）##省地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局辦公室函（代字“晉地辦函”，用“##地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局”版頭，蓋辦公室章）。主要適用于必須以局辦公室名義辦理但涉及面較小的具體事項。包括批復局屬單位就一般工作問題向局的請示；就某些具體工作事項向有關局屬單位和處室（部門）下達通知；代表局聯(lián)系、商洽、詢問或答復某一具體問題；下達會議通知；辦理辦公室機關工作方面某些具體事務。

（五）##省地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局處室發(fā)文（代字“晉地×發(fā)，用“##省地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局文件”版頭，蓋處室章）。主要適用于就處室職責范圍以內的一般性業(yè)務問題發(fā)通知；印發(fā)一般性業(yè)務會議紀要；轉發(fā)省有關主管部門一般性文件；轉發(fā)局屬單位具有普遍意義的業(yè)務工作問題的報告。

（六）##省地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局處室發(fā)函（代字“晉地×函，用“##地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局”版頭，蓋處室章）。主要適用于可以以處室名義辦理但涉及面較小的具體事項。包括批復局屬單位就一般工作問題向處室的請示；下達一般性業(yè)務會議通知。

（七）##省地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局黨委文件（代字“晉地黨發(fā)”，用“##省地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局黨委文件”版頭，蓋黨委章）。主要適用于黨委范圍內發(fā)文。

（八）##省地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局黨委函（代字“晉地黨字”，用“##省地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局黨委”版頭，蓋黨委章）。

（九）##省地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局黨委辦公室文件（代字“晉地黨辦發(fā)，用“##省地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局黨委辦公室文件”版頭，蓋黨委辦公室章）。主要適用于黨委辦公室按職責范圍發(fā)文，主要有干部任免，工作安排和總結，工作匯報等。

（十）##省地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局黨委辦公室函（代字“晉地黨辦字”，用“##省地質礦產(chǎn)勘查開發(fā)局黨委辦公室”版頭，蓋黨委辦公室章）：主要適用于黨委辦公室宜用函發(fā)的公文。

第三章行文規(guī)則

第九條局和局屬各單位的行文關系，應當根據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確定。

第十條除非確有必要，一般不能越級行文。

第十一條處室（部門）之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，局有權責令糾正或撤銷。

第十二條兩個以上的機關在必要時可以聯(lián)合行文，聯(lián)合行文的機關應當是同級機關。

第十三條“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得抄送下屬單位。除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導個人。

第十四條機關各處室不得直接向局屬各單位業(yè)務科室發(fā)文，應將文發(fā)送下屬單位辦公室。

第四章發(fā)文辦理

第十五條發(fā)文辦理指以本機關名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序，擬以本辦法所列公文形式發(fā)出的文稿，都必須按規(guī)定程序辦理。

第十六條草擬公文應該做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。

（二）情況確實，觀點明了，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

（四）擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先寫出發(fā)文機關名稱和公文標題，再于其后以括號注明發(fā)文字號。日期應當寫明具體的年、月、日。人名要寫全，地名一般不要簡稱，不要用時間概念不準確或過時的詞來表述時間。不能濫用縮寫。

（六）結構層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。

（七）應當使用國家法定計量單位。

（八）文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。

（九）公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼。

第十七條凡以局或辦公室名義的發(fā)文，承辦人擬稿后，先送本處室（部門）負責人審核并簽字，再送有關處室（部門）會簽，最后送辦公室復核。并由承辦人員送局領導或辦公室領導審簽。辦公室在復核中發(fā)現(xiàn)問題作較大的修改時，應與辦文處室（部門）協(xié)商研究修改；問題較多的文稿，退回辦文處室（部門）重辦。修改較多或字跡潦草的，由辦文處室（部門）謄清后再送領導簽發(fā)。

第十八條局內發(fā)文需要會簽時，由承辦處室（部門）送有關處室（部門）會簽，因不同意見而有關處室（部門）之間又協(xié)調不成的，主辦處室（部門）寫明情況，由辦公室協(xié)調處理；重要事項，辦公室協(xié)調解決不了，即提出意見報局領導協(xié)調、裁定。我局送外單位會簽的公文，需經(jīng)局領導審定簽字后，由辦公室負責送出；外單位送我局會簽的公文，由辦公室先送主管業(yè)務處室（部門）盡快提出意見，再送局領導會簽。

第十九條公文按發(fā)文形式分別由局和處室（部門）領導簽發(fā)。局和辦公室發(fā)文，由主管局領導簽發(fā)；重要的或涉及面廣的公文，必須由正職或者主持日常工作的副職領導人簽發(fā)；經(jīng)授權，有的公文可由辦公室主任簽發(fā)。

處室（部門）發(fā)文，由處室（部門）領導簽發(fā)，重要的或涉及面廣的公文，應由分管局領導簽發(fā)。

第二十條審批公文，審批人應明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。

第二十一條局、辦公室的發(fā)文簽發(fā)后，由辦公室登記編號，確定緩急級別，遞文印室打印，同時通知擬稿人。文印室要根據(jù)公文的緊急程度和時間要求安排打印。公文清樣打好后，文印室要及時通知擬稿人校對，校對時使用統(tǒng)一的校對符號。公文清樣校對無誤，必須由校對人簽字才能制印。對打印好的公文要及時到辦公室蓋章、存檔，并由辦文單位自行封發(fā)。

處室（部門）發(fā)文，由處室（部門）領導簽發(fā)的，在簽批后，送辦公室，由辦公室再把關、簽字后，送文印室或自行打印。

二十二條上級機關的秘密公文，除絕密和注明不準翻印的以外，經(jīng)局領導或辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，要注明翻印的機關、時間、份數(shù)或印發(fā)范圍。從機要室領取的文件、刊物，一般不得翻印復制。

傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。

第五章收文辦理

第二十三條收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。

第二十四條辦公室文書負責局、辦收文、信件啟封、登記、分發(fā)。收到上級或下級的公文后，辦公室領導應根據(jù)文件內容和緊急程度及時提出擬辦意見，送有關局領導批示，根據(jù)領導批示轉有關處室（部門）辦理；或直接批交有關處室（部門）辦理；緊急公文，應當提出辦理時限。

處室（部門）收到公文后，應視公文情況辦理或送局辦公室分批。

第二十五條公文運轉程序和辦法。送領導傳閱的文件，按規(guī)定的閱讀范圍送閱，不得隨意擴大傳閱范圍。公文都要經(jīng)辦公室直接傳遞，領導和領導，領導和處室（部門），處室（部門）和處室（部門）之間都不要橫傳公文。

局辦公室要根據(jù)公文的具體內容，按下列辦法做好公文運轉工作。

（一）循序漸進運轉：即傳閱文件按領導或處室（部門）排列的順序從上到下傳閱；需領導指示的文件，按順序從最后一位領導開始閱批。

（二）按業(yè)務分管路線運轉：將文件送分管業(yè)務領導批示后，送業(yè)務處室（部門）辦理，從業(yè)務處室（部門）返回后，再報領導批準或簽發(fā)。

（三）一步到位運轉：辦公室直接將文件分批到業(yè)務處室（部門），由處室（部門）直接處理答復，或提出處理意見，或擬好答復文稿，報領導批準或簽發(fā)。

第二十六條公文承辦處室（部門）應當抓緊辦理不得延誤、推諉。對不屬于本處室（部門）職權范圍或者不適宜由本處室（部門）辦理的，應當迅速退回辦公室并說明情況，由幾個承辦處室（部門）共同辦理的公文，主辦處室（部門）要主動與協(xié)辦處室（部門）研究辦理。

第二十七條送領導人批示或者交有關處室（部門）辦理的公文，局辦公室要負責及時催辦、查辦。

對上級機關有時限要求辦理的公文，要按時限要求辦理；對需要幾個處室（部門）閱知或辦理的公文，要盡快傳閱、辦理，不得拖壓。

對局屬單位需要批復的公文，急事要急復，一般事項要在一周內批復。

局辦公室和處室（部門）文書人員要認真記錄，掌握有時限要求的公文和領導批交辦事項的辦理情況，及時催辦、查辦。

第六章公文立卷、歸檔和銷毀

第三十條公文辦理完畢后，應根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷，電報隨同文件一起立卷。

第三十一條公文立卷應以本機關形成的文件為重點。應根據(jù)公文的特征、相互關系和保存價值分類整理立卷。保證檔案的齊全、完整，以便于保管和利用。

第三十二條聯(lián)合辦理的公文，原則上由主辦單位和處室（部門）立卷，其他單位或處室（部門）可保存復制件。

第三十三條公文復制件作為正式文件利用時，應當加蓋復制單位證明章，視同正式文件妥善保管。

第三十四條整理完備案卷，應當確定保管期限，并按照有關規(guī)定及時向檔案部門移交。個人不得保存應當存檔的公文。

第三十五條沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)主管領導批準后，可以定期銷毀。銷毀涉密公文，要進行登記，有二人監(jiān)銷，保證不丟失，不漏銷。

第七章附則

第三十六條本辦法由局辦公室負責解釋。

第三十七條本辦法自2003年1月1日起施行。