機(jī)關(guān)檔案室在我國普遍地存在，其基本任務(wù)是集中管理本機(jī)關(guān)各部門形成的檔案，但是其檔案利用一直是封閉的，如何轉(zhuǎn)變其利用模式適應(yīng)電子政府和政務(wù)公開的需要，是我們面臨的現(xiàn)實問題。一、傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案利用模式及其成因分析我國機(jī)關(guān)檔案室長期以來處于封閉狀態(tài)，只是對機(jī)關(guān)內(nèi)部提供利用。盡管在檔案法規(guī)中，也規(guī)定了經(jīng)過本級或者上級機(jī)關(guān)的同意，機(jī)關(guān)檔案室可以向外提供利用，但是實際上由于手續(xù)的繁瑣和保密觀念的根深蒂固，很少有單位向外提供利用，對本單位提供的利用也是數(shù)量有限。這種傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案利用模式可以用下列圖表來表示：相關(guān)單位（文件形成者）→←機(jī)關(guān)檔案室→檔案館如圖所示，各機(jī)關(guān)把辦理完畢的文件通過“歸檔”這個環(huán)節(jié)直接轉(zhuǎn)變成檔案，保存在檔案室：機(jī)關(guān)檔案只對機(jī)關(guān)內(nèi)部提供利用，保管一定期限后向檔案館移交。文件所針對的對象(文件接受者，有的稱文件內(nèi)容針對者)或公眾幾乎沒有被考慮在內(nèi)。由“歸檔”這個環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)換來的檔案，有許多仍然是現(xiàn)行和半現(xiàn)行文件，但也被看成非現(xiàn)行文件塵封起來。整個圖表顯示的文件運(yùn)動是線形的、簡單的運(yùn)動。機(jī)關(guān)檔案封閉利用模式的形成有許多檔案理論認(rèn)識上的問題，這里提出一二：首先是對文件生命周期理論認(rèn)識不足。文件生命周期理論是現(xiàn)代檔案學(xué)的經(jīng)典理論，根據(jù)文件呈現(xiàn)的價值形態(tài)來劃分文件生命階段：現(xiàn)行、半現(xiàn)行和非現(xiàn)行三個階段，相應(yīng)地文件的保管場所是：文件室→文件中心→檔案館。而我國實踐中流行的一直是狹義文件觀，很少把文件的整個生命過程納入視野當(dāng)中，我國“傳統(tǒng)的檔案學(xué)理論對文件與檔案的界限劃得很清楚，由此文書工作與檔案工作都不能越雷池半步。”[1]我國的文件與檔案全過程系統(tǒng)管理模式是：文件室→檔案室→檔案館，“根據(jù)我國現(xiàn)行檔案管理體制規(guī)定，半現(xiàn)行文件由各單位建立的基層檔案室管理。[2]那么機(jī)關(guān)檔案室是與國外文件中心相對應(yīng)的事物，其保管的現(xiàn)行檔案大多是半現(xiàn)行文件，卻被蒙上了檔案這層神秘的面紗，其現(xiàn)行價值得不到有效利用。其次檔案的雙重價值論成為我國傳統(tǒng)利用模式的直接理論基礎(chǔ)。美國檔案學(xué)家謝倫伯格提出經(jīng)典的文件雙重價值鑒定理論，而檔案的雙重價值論是由我國檔案學(xué)者正式提出來的，其主要內(nèi)容是：檔案具有對機(jī)關(guān)的作用和對社會的作用的雙重性及過渡性；檔案對機(jī)關(guān)的作用，可稱為第一價值，對社會的作用，可稱為第二價值。[3]兩種價值形態(tài)在時間上存在著消長關(guān)系，即檔案一般是先有第一價值，隨著第一價值的逐漸消失，第二價值才開始顯現(xiàn)。由此推出，保存在機(jī)關(guān)檔案室的檔案當(dāng)然是本機(jī)關(guān)需求量大，社會需求量小，為本機(jī)關(guān)服務(wù)也就順理成章地成為了檔案的基本任務(wù)，而為社會服務(wù)便成了例外。在機(jī)關(guān)檔案利用中，突出的表現(xiàn)就是文件接受者的權(quán)利被忽視。文件接受者是文件運(yùn)行過程中有機(jī)的組成部分。阿根廷檔案學(xué)家曼努埃爾·巴斯克斯教授在1987年出版的《文件生命周期研究》中認(rèn)為，檔案文件的形成、利用，實際上是從其發(fā)送源到接受源的—種信息傳遞。但是在我國，無論是檔案的雙重價值論，還是“歸檔”制度都是從文件的形成者角度出發(fā)的，在文件的擬稿、印發(fā)、承辦等一系列程序結(jié)束后，文件就歸檔了，而實際上文件所反映的要解決的問題也許要延續(xù)很久，如規(guī)范性、政策性文件對于所管轄范圍內(nèi)的不特定對象，在長時間內(nèi)要求得到普遍的遵守和執(zhí)行。所以在我們機(jī)關(guān)檔案中總是僅有“上文”卻沒有“下文”，即缺乏接受者對文件的反饋信息。從另一方面來說，這種傳統(tǒng)利用模式也助長了官僚主義。二、機(jī)關(guān)檔案利用模式轉(zhuǎn)換的背景分析于是針對機(jī)關(guān)檔案利用封閉的弊端，十幾年來檔案界有識之士提出向美國等西方國家學(xué)習(xí)，建立文件中心，他們認(rèn)為文件中心“符合高效、精簡節(jié)約的原則，能夠?qū)⑺缮⒌摹《臋C(jī)關(guān)檔案管理模式迅速向具有集約化、社會化、規(guī)模化的管理模式轉(zhuǎn)化，大大提高了對人、財、物的有效使用?！盵4]過去我國普遍對文件生命周期理論等認(rèn)識不足和檔案人員缺乏開拓創(chuàng)新的思想，導(dǎo)致文件中心沒有能夠在我國普遍設(shè)立。“在政務(wù)信息公開和電子文件時代背景下，對這個問題則必須作更進(jìn)一步的探索?？梢钥紤]在我國普遍建立文件中心，并且這種文件中心應(yīng)該具有中國自己的特色――能夠及時收藏現(xiàn)行文件和承擔(dān)起現(xiàn)行文件對外公開提供利用的重任?！盵5]深圳市在我國加入WTO后努力籌建“文件中心”的事實，為我國檔案界提供了具有重大深遠(yuǎn)意義的范例。根據(jù)深圳市地方法規(guī)《深圳市檔案與文件收集利用條例》第八條的規(guī)定，“將實行黨政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位辦理完畢文件的集中管理，除不適宜集中和國家有特殊規(guī)定的文件檔案例外，政府各部門原則上不再單獨設(shè)立檔案室，以利于政府信息資源的共建共享，提高行政效率和水平?！盵6]但是，筆者認(rèn)為，在政務(wù)信息公開和電子文件時代背景下，普遍建立文件中心仍然是不太必要而且是不太現(xiàn)實的。首先，信息公開主要是政府行為，由政府進(jìn)行信息或授權(quán)媒體公布施政措施，文檔部門不可能完全“承擔(dān)起現(xiàn)行文件對外公開提供利用的重任,”其檔案開放服務(wù)只是政務(wù)公開的輔助措施之一。我國計劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變，要求政府通過政策、法律法規(guī)對社會行為和市場資源進(jìn)行間接控制，信息引導(dǎo)是政府宏觀調(diào)控的有利手段。我國在加入WTO后，政府也須按WTO規(guī)則要求順利實現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變和政府轉(zhuǎn)型，必須推進(jìn)政治活動公開化的進(jìn)程，全面提高政府決策和政府行為的透明度，公開相關(guān)的現(xiàn)行文件。其次，電子政府服務(wù)過程本身就是一個信息服務(wù)過程，機(jī)關(guān)檔案開放是其信息服務(wù)內(nèi)容之一，文檔人員更重要的責(zé)任是及時收藏電子文件。電子政府的核心是大量頻繁的行政管理和日常事務(wù)都通過設(shè)定好的程序在網(wǎng)上實施。舊的行政模式是公民直接面對行政機(jī)關(guān)，而電子政府在舊的行政機(jī)構(gòu)模式上，劃分出前臺信息服務(wù)機(jī)構(gòu)?！罢麄€服務(wù)過程變成了一個信息過程，用戶的服務(wù)要求和政府對這一要求提供的服務(wù)都以信息的形式傳輸，這成為電子政府的一個最顯著特征?！盵7]現(xiàn)行文件公開服務(wù)在電子政府網(wǎng)站上已然得到實現(xiàn)。在我國廢止各基層檔案室，設(shè)立文件中心還存在下列問題：一是設(shè)置文件中心又要增設(shè)機(jī)構(gòu)，如深圳市“文件中心與市綜合檔案館均為市檔案局管理下的事業(yè)單位……同檔案局、館分別掛牌?！盵8]但是，“文件中心的集約化和專業(yè)化的程度很高，追求企業(yè)化的高效管理和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，一個文件中心往往要為周圍幾個城市的上百個機(jī)關(guān)或企業(yè)提供文件服務(wù)管理?！盵9]而我們該在多大范圍設(shè)立一個文件中心?如果我們一哄而上，省、市、縣各設(shè)有文件中心，反倒達(dá)不到精簡高效的目的。況且我們的文件中心只能是事業(yè)單位，這與國外的文件中心的企業(yè)性質(zhì)是有很大不同的。其次，目前許多行政單位對把帶有密級的文件交給如文件中心這樣的事業(yè)性單位會有顧慮。機(jī)關(guān)單位除了形成公共文件等紅頭文件之外，還有許多內(nèi)部文件：如會議記錄、工作筆記、任免、獎懲等文件；有許多專業(yè)性文件：如訴訟檔案、商標(biāo)檔案、專利檔案等。這些文件具有機(jī)密性，或涉及知識產(chǎn)權(quán)專利等問題，需要有所控制，不適宜進(jìn)入文件中心或在政府網(wǎng)站公開，只能直接歸檔進(jìn)入檔案室，根據(jù)特別的申請?zhí)峁┯嗅槍π缘睦?。因此，在我國普遍設(shè)立文件中心是不太現(xiàn)實和不太可行的。由機(jī)關(guān)檔案室來處置半現(xiàn)行文件同樣是符合文件運(yùn)動規(guī)律的，也完全適應(yīng)政務(wù)公開的要求，關(guān)鍵是要根據(jù)實際情況決定基層檔案部門的利用模式。三、機(jī)關(guān)檔案利用的新模式但是機(jī)關(guān)檔案利用的新模式究竟該是怎么樣的呢?筆者提出下列模式，如圖：相關(guān)單位（文件形成者）政府網(wǎng)站現(xiàn)行文件閱覽中心相關(guān)檔案室檔案館文件接受者從上圖中可以看出，新的模式增加了文件接受者、現(xiàn)行文件利用中心和政府網(wǎng)站三個部分。首先，文件接受者被提到重要的地位上來，文件接受者成為文件運(yùn)行過程中有機(jī)的組成部分，在文件運(yùn)動過程中處于與文件形成者對等的位置。文件接受者可以隨時上網(wǎng)和到文件閱覽中心查閱需要普遍執(zhí)行的現(xiàn)行政策法規(guī)，而只與個人密切相關(guān)的如行政裁決文件等針對面較窄的文件，可以依公民的申請由機(jī)關(guān)檔案室提供。同時，文件接受者可以享受機(jī)關(guān)檔案室的開放服務(wù)，因為室藏檔案有的已處于社會利用狀態(tài)，有的還因為室藏檔案中包含了大量具有現(xiàn)行效用的文件。其次，現(xiàn)行文件閱覽中心目前在檔案館正普遍設(shè)立，是檔案館的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，它是“檔案館在收集、集中政府機(jī)構(gòu)現(xiàn)行文件的基礎(chǔ)上，以政務(wù)信息公開為基本任務(wù)，方便社會各界，特別是普通公民查詢、了解政府在社會事務(wù)管理方面現(xiàn)行政策規(guī)定的內(nèi)部機(jī)構(gòu)”[10]。現(xiàn)行文件閱覽中心收存剛剛“出爐”的現(xiàn)行文件，沒有保存期限的限制，其對文件的保管具有臨時性，也因而沒有鑒定文件價值的任務(wù)，沒有向檔案館移交的任務(wù)，文件移交進(jìn)館的任務(wù)仍然由機(jī)關(guān)檔案室承擔(dān)?，F(xiàn)行文件閱覽中心是機(jī)關(guān)檔案利用的補(bǔ)充形式。再有，設(shè)立政府網(wǎng)站，主動公布要求得到普遍遵守和執(zhí)行的規(guī)范性、政策性文件，機(jī)關(guān)檔案室承擔(dān)的是對外開放服務(wù)。機(jī)關(guān)檔案室不必再單獨設(shè)立網(wǎng)站，可以在政府網(wǎng)站上設(shè)立欄目，并且要協(xié)助維護(hù)政府網(wǎng)站的運(yùn)行，對網(wǎng)站上的文件信息進(jìn)行價值鑒別，比如過期或已經(jīng)存檔的信息，可以從網(wǎng)站上刪除，并指明文件的去向，或者對利用者有關(guān)問題提供憑證和具體細(xì)節(jié)。機(jī)關(guān)單位形成文件后，文件有三個走向：一是文件直接從形成者到接受者中，這主要是指文件內(nèi)容針對者，解決文件所針對的問題；二是把法律、法規(guī)、政策等具有約束力的規(guī)范性、政策性文件，還有各機(jī)關(guān)在其自身活動中形成的所有非涉密、不含隱私的文件移送到現(xiàn)行文件閱覽中心或登錄到政府網(wǎng)站“廣而告之”；三是直接歸檔。許多文件具有國家機(jī)密性，或涉及知識產(chǎn)權(quán)、專利問題，需要直接歸檔，不適宜進(jìn)入文件利用中心或在政府網(wǎng)站公示。如圖所示，文件運(yùn)動不是單向的線形運(yùn)動，而是復(fù)雜的、非線形的運(yùn)動。政府網(wǎng)站、現(xiàn)行文件閱覽室和機(jī)關(guān)檔案室，為機(jī)關(guān)和公眾之間提供了交互平臺，這樣有利于搜集公眾的意見，接受公眾的監(jiān)督，使政府在制定各項草案、法律和條例時能夠廣泛聽取群眾的意見，加大政府決策的透明度。文件的非線形運(yùn)行反映了—種相互聯(lián)系性和整體性，“世界萬物的各種現(xiàn)象通常都是復(fù)雜的、非線性的，線性只是在—定條件下的特殊情形……文件生命周期理論只揭示和描述了文件縱向運(yùn)動的規(guī)律和情形，而文件運(yùn)動客觀上卻并不僅限于此，除此之外，還有橫向運(yùn)動?！盵11]但是文件運(yùn)動又不是簡單的縱內(nèi)和橫向運(yùn)動，而是螺旋式上升運(yùn)動。“文件運(yùn)動螺旋式發(fā)展作為文件運(yùn)動整體性變化的宏觀規(guī)律，既是文件運(yùn)動周期性質(zhì)的擴(kuò)展和深化，也是文件運(yùn)動周期之間質(zhì)變的內(nèi)在聯(lián)系?！盵12]這也正體現(xiàn)了利用檔案的目的，檔案的作用就是要使后人站在前人的肩膀之上。新模式是對舊模式的改造和擴(kuò)展。四、機(jī)關(guān)檔案利用新模式的實現(xiàn)機(jī)制基于上述認(rèn)識，筆者認(rèn)為新的機(jī)關(guān)檔案利用模式是一個可行的、有現(xiàn)實基礎(chǔ)的模式，如何協(xié)調(diào)有序地實現(xiàn)新舊模式的轉(zhuǎn)換，應(yīng)該注意以下幾點：首先認(rèn)識上要到位。目前我國既有機(jī)關(guān)檔案室，也有現(xiàn)行文件閱覽中心存在，同時許多政府機(jī)關(guān)也設(shè)立了網(wǎng)站，但是這并不是說我們已經(jīng)實現(xiàn)了機(jī)關(guān)檔案利用的新模式，因為它們彼此間的聯(lián)系沒有得到體現(xiàn)和被認(rèn)識。目前機(jī)關(guān)檔案在實踐中還是被看成已經(jīng)辦理完畢，只對內(nèi)部提供利用的檔案，其中文件的現(xiàn)行價值和半現(xiàn)行價值仍然沒有得到充分利用，而現(xiàn)行文件閱覽中心只是被看成是政務(wù)公開的舉措，沒有認(rèn)識到它還是機(jī)關(guān)檔案利用的補(bǔ)充形式。所以我們?nèi)匀灰獦淞⒑托麄魑募芷诶碚摚梦募恼w性運(yùn)動看問題。二是尊重公民知情權(quán)。知情最基本的內(nèi)容是民眾應(yīng)享有通過媒介了解政府工作情況的法定權(quán)利。保障民眾知情權(quán)是“公民行使一切民主自由權(quán)利的基本前提”，是“現(xiàn)代國家民主憲政的基礎(chǔ)要素”和“防止出現(xiàn)惡劣政府的必要條件”。[13]政府承認(rèn)人民有自決權(quán)的一個基礎(chǔ)即是人民對信息的掌握，因為信息是決策的基礎(chǔ)和權(quán)衡的標(biāo)準(zhǔn)，我們要尊重和重視文件接受者的知情權(quán)。三是實行文檔一體化管理。文檔一體化管理是指“以文件生命周期理論為指導(dǎo)，借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文書工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體最大效能，確保從機(jī)關(guān)現(xiàn)行文件直至館藏檔案管理的高效和優(yōu)化?！盵14]近兩年，文件連續(xù)體模式也被引入我國，成為數(shù)字環(huán)境下文件檔案一體化管理的有力支柱，未來的一體化將是要打破文件、檔案的階段區(qū)分，實現(xiàn)各環(huán)節(jié)的重組重構(gòu)。一體化將繼續(xù)“前伸后延”，前面進(jìn)入到政府的電子政務(wù)中，后面延伸到檔案館的管理中，對全程進(jìn)行統(tǒng)一控制。如前面所說，在關(guān)注文件運(yùn)動的整體性方面，機(jī)關(guān)檔案室比文件中心更有優(yōu)勢。四是加強(qiáng)現(xiàn)行文件閱覽中心建設(shè)。何嘉蓀教授對現(xiàn)行文件閱覽中心持否定態(tài)度，認(rèn)為它起不到中間檔案館的職能，反倒增加了各單位的負(fù)擔(dān)。但是在全民利用意識比較薄弱情況下，關(guān)鍵是要提供更容易的利用門戶。對于沒有條件上網(wǎng)的人及其他普通公民，文件閱覽中心就是象圖書館—樣具有親和力的部門。俗話說“存在的就是合理的”，現(xiàn)行文件利用中心隨著我國政務(wù)公開的實施應(yīng)運(yùn)而生，應(yīng)該說是我國民主進(jìn)程的—個不小的進(jìn)步，正應(yīng)該促進(jìn)和發(fā)揚(yáng)。五是機(jī)關(guān)檔案室要協(xié)助維護(hù)政府網(wǎng)站，以便其更好地提供現(xiàn)行文件利用服務(wù)。政府網(wǎng)站要經(jīng)常更新，保證其最新的政策信息，機(jī)關(guān)檔案室要協(xié)助維護(hù)政府網(wǎng)站，對網(wǎng)站上的文件信息進(jìn)行價值鑒別。目前，美國政府將一個個獨立的網(wǎng)站鏈接起來，做到網(wǎng)網(wǎng)相連，以便有效管理和利用，其突出代表莫過于2000年9月正式推出的“第一政府網(wǎng)站”(FirstGov．gov)——美國聯(lián)邦政府中心網(wǎng)站[15]六是有關(guān)法律、法規(guī)需要進(jìn)行重新修訂。我國在現(xiàn)行文件公開方面，還沒有一部統(tǒng)一的法律文件可以參照執(zhí)行。在《檔案法》等有關(guān)法律規(guī)定中，對機(jī)關(guān)檔案利用的條款應(yīng)該作修訂，充分考慮到機(jī)關(guān)檔案的現(xiàn)行價值和半現(xiàn)行價值，擴(kuò)大利用范圍?？傊瑱C(jī)關(guān)檔案利用的新模式是機(jī)關(guān)檔案利用工作和未來的發(fā)展趨勢，它不僅適應(yīng)電子政府和政務(wù)公開的發(fā)展，而且也符合文件生命周期規(guī)律。機(jī)關(guān)檔案室作為半現(xiàn)行文件的集中地，不僅要為檔案館積累史料，還要向機(jī)關(guān)內(nèi)、外提供利用服務(wù)，同時政府網(wǎng)站和檔案館的現(xiàn)行文件利用中心是向社會提供現(xiàn)行文件服務(wù)和現(xiàn)行檔案利用的重要措施。注釋：[1]何嘉蓀，傅榮校，文件運(yùn)動規(guī)律研究――從新角度審視檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，中國檔案出版社，1999.9[2]吳品才，“文件中心”在我國未能普及的緣由評析，《檔案學(xué)通訊》2000(1)，第15頁[3]吳寶康，《檔案學(xué)概論》，中國人民大學(xué)出版社1988年版，第62—63頁[41]吳品才，“文件中心”在我國未能普及的緣由評析《檔案學(xué)通訊》20O0(1)，第15頁[5]何嘉蓀，現(xiàn)行文件閱覽中心、文件中心與數(shù)字檔案館，《檔案學(xué)研究》2003(1)第35頁．[6]李國慶，現(xiàn)行文件提供利用的理論思考與實踐探索?！稒n案與建設(shè)》2002(10)，第15頁[7]佟德志，電子政府的信息過程及分析――英國政府公共服務(wù)改革的模式研究，政治文化研究網(wǎng)，檢索時間，2002／8／25)[8]方燕，建立深圳市“文件中心”的思考《檔案學(xué)通訊》2000(3)，第73頁[9]邊哲，文件中心與文件生命周期理論研究述論，《上海檔案》2002(1)第37頁[10]周毅，政務(wù)信息公開與檔案館現(xiàn)行文件閱覽中心的建立，《檔案學(xué)研究》20002(5)第57頁[11]吳品才，論文件的橫向運(yùn)動――科技文件運(yùn)動狀況分析，《檔案學(xué)通訊》2003(3)，第65頁[12]鄒吉輝，文件運(yùn)動規(guī)律新論，《檔案學(xué)研究》20O3(5)，第8頁[13]宋雯，災(zāi)難新聞、知情權(quán)與輿論監(jiān)督，《新聞知識》20OO(11)第15頁[14]黃霄羽，文件、檔案管理一體化管理的科學(xué)含義，《檔案學(xué)通訊》2002(3)第51頁[15]王銘，析美國構(gòu)建電子政府的原因和認(rèn)識過程，《檔案學(xué)研究》2005(2)，第55—57頁

摘要：機(jī)關(guān)檔案管理工作要求達(dá)到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和檔案室管理工作制度化、規(guī)范化的要求。目前存在的問題，是檔案工作的重視程度還不夠平衡，檔案保管條件還比較差，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)還相對薄弱。

關(guān)鍵詞：檔案工作存在問題對策

一、前言

由于檔案部門認(rèn)真履行了職能，各單位認(rèn)真貫徹推行了《檔案法》和《檔案法實施辦法》，檔案工作呈現(xiàn)了良好的發(fā)展勢頭，機(jī)關(guān)檔案工作取得了顯著的成績，檔案干部隊伍思想素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)有了明顯增強(qiáng)，各部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作更加重視，機(jī)關(guān)檔案管理中一大批單位達(dá)到了省級檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，很多單位達(dá)到了省一級檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成了常抓不懈的管理體制，基本達(dá)到檔案管理工作制度化、規(guī)范化的要求。但縱觀檔案管理工作，成績并不樂觀，仍存在對檔案工作不夠重視的現(xiàn)象，有的部門檔案管理意識相當(dāng)?shù)?，致使機(jī)關(guān)檔案工作還存在各種問題。要搞好機(jī)關(guān)檔案工作，必須提高檔案人員的素質(zhì)，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作新進(jìn)展；要加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施投入，改善檔案保管條件等工作。

二、機(jī)關(guān)檔案工作的現(xiàn)狀

目前機(jī)關(guān)檔案問題不同程度地影響機(jī)關(guān)工作循序漸進(jìn)的發(fā)展，影響經(jīng)濟(jì)和社會服務(wù)功能的發(fā)揮。

1政府機(jī)關(guān)檔案計算機(jī)管理的必要性及重要性

時代在進(jìn)步，技術(shù)在革新，政府機(jī)關(guān)檔案管理工作必須要緊跟時代的發(fā)展。檔案計算機(jī)管理的概念呼之欲出，從狹義上講，檔案計算機(jī)管理就是指檔案通過硬盤、軟盤、磁盤及光盤等介質(zhì)進(jìn)行存儲，進(jìn)而形成電子文書、電子報表、電子圖紙等形式的電子材料；從廣義上講，檔案計算機(jī)管理就是在組織內(nèi)部通過搭建網(wǎng)絡(luò)平臺，使各機(jī)構(gòu)之間、各部門之間形成良性的、開放式的檔案信息平臺，讓檔案資源更高效、更便捷、更安全以及更共享。政府機(jī)關(guān)檔案實現(xiàn)計算機(jī)管理是十分必要的，這不僅是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的要求，也是政府機(jī)關(guān)檔案管理人員信息化和現(xiàn)代化意識的體現(xiàn)。首先，為了提高檔案管理工作中對檔案檢索的效率，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案自然而然受到了電子檔案形式的沖擊，放眼全世界，放眼新時期的各企業(yè)單位，檔案計算機(jī)管理高效便捷的特點已經(jīng)形成共識，這是計算機(jī)技術(shù)本身賦予這項工作的優(yōu)勢；其次，實行政府機(jī)關(guān)檔案計算機(jī)管理勢必能夠提高相關(guān)管理人員的信息化和現(xiàn)代化意識，只有讓這種意識武裝了頭腦，現(xiàn)代化管理才能真正實現(xiàn)政府檔案的計算機(jī)高效管理。

2政府機(jī)關(guān)檔案計算機(jī)管理的應(yīng)用策略探討

2.1加強(qiáng)計算機(jī)技術(shù)的普及，實現(xiàn)檔案計算機(jī)管理最大化。這是政府層面、國家層面的策略意識問題，我國國內(nèi)檔案工作計算機(jī)管理的普及程度已十分可觀，在此基礎(chǔ)上應(yīng)進(jìn)一步加大計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及力度，為檔案事業(yè)的信息化建設(shè)開辟更廣闊的空間。多年以來，計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展日新月異，其快速高效的信息處理能力為政府部門的管理工作起到了基礎(chǔ)性的保障作用。對于政府機(jī)關(guān)檔案管理工作而言，計算機(jī)技術(shù)的注入勢必會帶來高效的工作，從基礎(chǔ)性的業(yè)務(wù)管理到檔案采集、歸類、整理、檢索及編目環(huán)節(jié)等，操作功能完善了，專業(yè)化程度高了，大大提升了檔案信息資源信息化管理的效率，也提高了檔案信息資源開發(fā)利用的效率。

2.2傳統(tǒng)檔案與電子檔案做好優(yōu)勢互補(bǔ)。政府機(jī)關(guān)檔案計算機(jī)管理的進(jìn)程中，傳統(tǒng)的檔案管理形式并未消亡，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)還不能解決我國政府機(jī)關(guān)檔案管理中的所有問題，舊形式與新技術(shù)需要長時期的磨合。我們發(fā)現(xiàn)，政府機(jī)關(guān)檔案計算機(jī)管理的過程中，電子文件的信息自身存在著一些不足和局限性，如隨意增刪的問題、原始性和憑證性模糊的問題、法律效率低下的問題等等，這就使得政府機(jī)關(guān)內(nèi)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的形式在相當(dāng)一段長的時期內(nèi)還會存在，這套內(nèi)部的雙軌制檔案管理系統(tǒng)會長期并存，兩種形式的優(yōu)勢互補(bǔ)能夠保證文件的真實性和憑證性?，F(xiàn)在的問題在于如何將兩套體系做到有的放矢，這就需要在兩種機(jī)制之間建立一個互補(bǔ)的通道，將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和影象方式共存，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規(guī)章制度從而有效地保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全、有序地開展。

2.3檔案計算機(jī)管理的安全性是重中之重。計算機(jī)技術(shù)給政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作帶來的好處不言而喻，但隨之而來的就是安全性的問題，對于電子檔案而言，一旦安全性出現(xiàn)問題，整個政府機(jī)關(guān)的工作都會面臨著威脅。所以，檔案管理過程中使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，必須把安全、保密的原則放在第一位。檔案的重要性眾所周知，是記錄組織和個人活動的重要憑證，尤其是其中的一些涉密文件、涉密材料等，如果這些不采取相應(yīng)的保密措施，一定會給機(jī)關(guān)帶來損失。信息安全的關(guān)鍵在于“管理”，建立相應(yīng)的管理制度是必須的一環(huán)，從上而下地提出具體明細(xì)的保密安全細(xì)則，對檔案中涉及的秘密信息必須采取保密安全措施，如對信息采取加密的措施、動用保密文件要通過領(lǐng)導(dǎo)的審批手續(xù)、對相關(guān)計算機(jī)設(shè)置密碼及使用權(quán)限的設(shè)置、安裝防火墻、對系統(tǒng)上的防病毒軟件進(jìn)行升級、增添漏洞補(bǔ)丁等，除此之外，還要對涉密計算機(jī)的電磁泄漏問題進(jìn)行控制，涉密與非涉密計算機(jī)要分開，涉密計算機(jī)不能相互訪問，非涉密計算機(jī)不能處理、存儲涉密信息，有涉密內(nèi)容的計算機(jī)不得上互聯(lián)網(wǎng)，不得用互聯(lián)網(wǎng)傳輸涉密信息，內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)必須實施物理隔離，對平時不用的密碼、密鑰或有關(guān)涉密載體應(yīng)配備保密文件柜或保險柜存放，對管理使用涉密計算機(jī)的人員要按規(guī)定進(jìn)行管理、培訓(xùn)。

一、引言

眾所周知，現(xiàn)在機(jī)關(guān)單位中的檔案種類已經(jīng)不是過去只有一些文書類的檔案，隨著近幾年科技的快速發(fā)展，現(xiàn)在檔案開始變得各式各樣，包括聲像檔案、實物的檔案、科技檔案以及專業(yè)檔案等等各種信息。檔案的種類在逐漸的增加，那么查找信息的時間也就會隨之大大的增加，這就需要機(jī)關(guān)單位的管理者與員工都應(yīng)該以一種全新的管理方式來代替過去的服務(wù)模式。目的是能夠滿足員工們可以快速便捷的查詢到自己所需要的信息。除此之外，機(jī)關(guān)單位在平日的工作中，不但會產(chǎn)生許多的紙質(zhì)版的檔案，而且還會有大量的一些電子類的檔案文件，這就會造成檔案室接收的文件變得越來越多。檔案的存儲量會大量的上升?；谝陨蠋c可知，擴(kuò)大其檔案資料的收藏與管理工作是勢在必行。

二、目前機(jī)關(guān)單位檔案管理工作中存在的不足

（一）機(jī)關(guān)檔案管理工作缺乏一定的實施力度，并不能對其進(jìn)行充分的利用。

當(dāng)前的機(jī)關(guān)單位對這些檔案的管理工作的作用以及意義基本上有了一個正確的認(rèn)識，而領(lǐng)導(dǎo)也提出了員工要加強(qiáng)對檔案工作管理。但是實際的情況卻因為部門不同而存在一定的差異。很多的員工知識單純的認(rèn)識到檔案管理這項工作的表面作用。認(rèn)為檔案的管理是為了即在單位的日?，嵤隆⒈９芄ぞ咭约俺瓕懹涗?。與此同時，對于已經(jīng)建立的檔案資料，其管理者與員工并不能對其進(jìn)行充分的利用，這就使得檔案出現(xiàn)了形式化的一些色彩，造成檔案管理的價值也就不能得到很好的體現(xiàn)。如何才能加強(qiáng)激光檔案的管理工作，不但是當(dāng)前形勢其發(fā)展的要求，同時也是我們檔案管理工作者必須面對和解決的問題。本篇文章的筆者對機(jī)關(guān)檔案管理這項工作進(jìn)行了敘述，并指出機(jī)關(guān)的檔案管理的工作中存在的一些問題，并在此基礎(chǔ)上提出了相對應(yīng)的解決措施，進(jìn)而強(qiáng)化其檔案管理服務(wù)性工作能夠高效的開展。

(二)檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低。

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直各單位：

為認(rèn)真貫徹黨的十七大和十七屆四中五中全會精神，按照“三個代表”的要求，全面落實科學(xué)發(fā)展觀，抓好國檔8號令貫徹實施，推動全縣檔案事業(yè)和諧發(fā)展，現(xiàn)將2014年全縣機(jī)構(gòu)檔案工作安排如下：

一、2014年度檔案移交進(jìn)館工作

1.檔案移交進(jìn)館單位：縣委辦、人大辦、政府辦、政協(xié)辦、紀(jì)委辦、組織部、宣傳部、統(tǒng)戰(zhàn)部、農(nóng)工部、政法委、機(jī)關(guān)工委、信訪局、村建辦、史志辦、老干局、黨校、工會、團(tuán)委、婦聯(lián)、工商聯(lián)、文聯(lián)、殘聯(lián)、科協(xié)、機(jī)關(guān)事務(wù)局、人勞局、編辦、發(fā)改委、統(tǒng)計局、科技局、環(huán)保局、經(jīng)貿(mào)委、安監(jiān)局、外經(jīng)貿(mào)委、經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)中心、物價局、質(zhì)監(jiān)局、民政局、老建移民辦、衛(wèi)生局、水務(wù)局、計生委、體育局、農(nóng)業(yè)局、畜牧水產(chǎn)局、農(nóng)業(yè)開發(fā)辦、農(nóng)辦、農(nóng)機(jī)局、果業(yè)局、水文站、供銷社、廣電局、商業(yè)局、物質(zhì)總公司、文化局、旅游局、二輕局、教委、交通局、工業(yè)園管委會、藥監(jiān)局、洪屏辦、氣象局、城管局、城投公司。

2.檔案移交時間及要求：檔案移交時間為6月30日之前。移交單位向縣檔案館移交紙質(zhì)檔案時必須同時移交檔案機(jī)讀目錄一份，具備條件的單位可移交全文電子文檔一份。

二、機(jī)關(guān)檔案工作