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正式照會(huì)由國(guó)家元首、政府首腦、外交部長(zhǎng)、大使、代辦、臨時(shí)代辦等人簽名發(fā)出，并用第一人稱寫成。一般不蓋機(jī)關(guān)印章。普通照會(huì)由外交機(jī)關(guān)（外交部）或外交代表機(jī)關(guān)發(fā)出，行文用第三人稱，加蓋機(jī)關(guān)印章，一般不簽字。但有的國(guó)家要求加蓋印章后再由使節(jié)或受權(quán)的外交官簽名。正式照會(huì)和普通照會(huì)的區(qū)別還在于它們使用范圍不同。

正式照會(huì)用于：1．重大事情的通知。如國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的變更，大使、領(lǐng)事的更換，承認(rèn)、斷交、復(fù)交等事項(xiàng)的正式通知。2．重要問題的交涉。如建議締結(jié)或修改條約，建議召開雙邊、多邊國(guó)際會(huì)議，互設(shè)領(lǐng)事館，委托代管本國(guó)財(cái)產(chǎn)，國(guó)家元首、政府首腦的訪問以及其他有關(guān)政治、軍事、經(jīng)濟(jì)等重要問題的交涉。3．隆重的禮儀表示。如表示慶賀、吊唁等等。4．為了表示對(duì)某一件事的特別重視，也有使用正式照會(huì)的。

普通照會(huì)用于進(jìn)行一般交涉、行政性通知、辦理日常事務(wù)、交際往來。由于外交文書日趨簡(jiǎn)化，普通照會(huì)的使用范圍也越來越廣，政府之間關(guān)于重要國(guó)際問題的來往，現(xiàn)在也多使用普通照會(huì)。

普通照會(huì)以同樣內(nèi)容普遍分發(fā)給當(dāng)?shù)馗魍饨淮頇C(jī)關(guān)的，亦稱通告照會(huì)。例如，外交部用以向外交團(tuán)發(fā)送各種事務(wù)性通知、規(guī)定、條例等照會(huì)，以及各外交代表機(jī)關(guān)用以通知大使、臨時(shí)代辦離任、返任，外交官到離任、例假日等。這類通告照會(huì)可復(fù)印，受文機(jī)關(guān)可寫“各國(guó)駐××國(guó)外交代表機(jī)關(guān)”。