自助查閱系統(tǒng)城建檔案論文
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（一）完成局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。局域網(wǎng)絡(luò)是內(nèi)聯(lián)外通的平臺(tái)，是現(xiàn)代化、信息化管理工作的基礎(chǔ)，綿陽市城建檔案館早在2000年就完成了老辦公樓局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)工作，老辦公樓撤除后，又于2012年3月完成了過渡房的局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作。過渡房的局域網(wǎng)絡(luò)為星型網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，采用雙絞線布線，設(shè)計(jì)速率10/100Mbps。
（二）完成必要設(shè)備采購工作。包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換機(jī)、存儲(chǔ)陣列、防火墻、分屏器、掃描儀、工程圖紙打印機(jī)等設(shè)備。
（三）完成檔案信息著錄工作。工程級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)目錄信息錄入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)檢索的前提。綿陽市城建檔案館于2000年初和中國空氣動(dòng)力研究與發(fā)展中心合作開發(fā)了一套城建檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)集檔案驗(yàn)收與移交，檔案整理、著錄、編目，電子文件歸檔與管理、檔案查詢等功能于一體，目前，全部庫藏檔案信息已全部錄入該系統(tǒng)。
（四）盡可能完成庫藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。為提高檔案查詢的查全率和查準(zhǔn)率，能讓查詢者看到文件、圖紙的具體內(nèi)容是最快的途徑，這就需要對庫藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。綿陽市城建檔案館于2007年成立了專門的數(shù)字化辦公室，對入庫檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。
二、城建檔案自助查閱系統(tǒng)功能定位
（一）系統(tǒng)界面簡潔，操作簡單，并支持模糊查詢。
（二）系統(tǒng)運(yùn)行速度快、性能穩(wěn)定、不易感染病毒和受到攻擊。
（三）只限于完成檔案的檢索和電子檔案的調(diào)閱兩種特定的功能，禁止新建、刪除、拷貝操作和外接存儲(chǔ)設(shè)備等。
（四）支持雙屏或多屏顯示，便于自助查閱人員和本館工作人員看到所調(diào)閱內(nèi)容。
三、城建檔案自助查閱系統(tǒng)軟件平臺(tái)和實(shí)現(xiàn)步驟
（一）城建檔案自助查閱系統(tǒng)軟件平臺(tái)建設(shè)操作系統(tǒng)：Windowsxp/Windows7/Windows8/Windows2003Server/Windows2008Server/Linux等。數(shù)據(jù)庫：SQLServer或Oracle。開發(fā)語言：PowerBuilder、JAVA等。軟件結(jié)構(gòu)：采用C/S或者B/S開發(fā)架構(gòu)。
（二）城建檔案自助查閱系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)步驟
1、在自助查詢終端中安裝操作系統(tǒng)及城建檔案管理系統(tǒng)客戶機(jī)版。2、使用分屏器分別連接自助查詢終端和我館工作人員計(jì)算機(jī)。3、將查詢終端接入局域網(wǎng)絡(luò)。4、使用操作系統(tǒng)組策略和注冊表編輯器等完成終端操作系統(tǒng)定制。5、在服務(wù)器中添加自助查詢的公共帳號(hào)，并定制該帳號(hào)權(quán)限，使其權(quán)限僅限于檔案的檢索和電子檔案的調(diào)閱，禁止其新建、刪除等功能。6、編制自助查詢操作指南。
四、城建檔案自助查閱系統(tǒng)的作用
（一）增強(qiáng)了人們的檔案意識(shí)。查檔人利用城建檔案自助查閱系統(tǒng)自己動(dòng)手查詢檔案，增加了其參與感和存在感，使其對檔案的價(jià)值有了更加深刻的認(rèn)識(shí)。同時(shí)自助查閱和電子檔案的調(diào)閱，讓查檔人親身感受到檔案現(xiàn)代化管理帶來的極大便利，也在無形中對城建檔案館工作起到了很好的宣傳作用，強(qiáng)化了他們對城建檔案工作的認(rèn)同感，增強(qiáng)了他們的檔案意識(shí)。
（二）緩解了檔案查閱接待壓力，縮短了查閱等候時(shí)間。城建檔案查閱利用的目的主要有辦理房產(chǎn)證、訴訟取證、裝修以及維修等，所查找的資料種類繁多，一個(gè)查檔業(yè)務(wù)辦理需要很長時(shí)間，使后來的查檔人員等待時(shí)間相應(yīng)較長，而工作人員總想快速辦理完結(jié)，但是往往越要求快越容易出錯(cuò)，這就給工作人員造成了很大的壓力。建立了自助查閱系統(tǒng)后，查檔人可根據(jù)自助查檔指南自行操作，查詢到部分或主要檔案信息，幫助工作人員快速調(diào)卷，從而緩解了工作人員查閱接待壓力，縮短了查檔人查閱等候時(shí)間。
（三）提高了工作效率和檔案查詢的準(zhǔn)確率。隨著時(shí)間的推移，建設(shè)工程的名稱、地址及建設(shè)單位、施工單位名稱等都可能發(fā)生變動(dòng)，而這些信息又是查詢檔案的關(guān)鍵信息，查檔人如果對于這些信息表述不清或者理解不深，會(huì)大大降低工作效率。其次，城建檔案的專業(yè)性強(qiáng)，涉及面廣，檔案管理人員不可能對各方面專業(yè)知識(shí)面面俱到，有時(shí)無法準(zhǔn)確的找到所要的檔案資料，這就直接影響了查閱檔案的準(zhǔn)確率。建立自助查閱系統(tǒng)后，查檔人可根據(jù)自己掌握的有關(guān)信息和專業(yè)知識(shí)，快速、準(zhǔn)確的找到所需的檔案，從而提高了工作效率和檔案查詢的準(zhǔn)確率。
五、城建檔案自助查閱系統(tǒng)的未來展望未來
隨著人們需求的提高和技術(shù)發(fā)展，城建檔案自助查閱系統(tǒng)將會(huì)在以下幾方面進(jìn)行功能拓展：
（一）網(wǎng)上預(yù)約查詢功能。查檔人先通過城建檔案館的互聯(lián)網(wǎng)站預(yù)約檔案查詢?nèi)掌诓@得預(yù)約編號(hào)，該預(yù)約號(hào)同時(shí)儲(chǔ)存于自助查閱系統(tǒng)中，查檔人輸入預(yù)約信息即可查詢檔案。
（二）查檔人員信息自動(dòng)登記功能。查檔人員在進(jìn)行自助查檔操作前使用二代身份證在身份證閱讀器上登記個(gè)人身份信息，閱讀器識(shí)別出正確的查檔人員信息后可自動(dòng)進(jìn)行登記并取得檔案信息查詢權(quán)限。
（三）檔案內(nèi)容自助輸出功能。查檔人查詢到所需檔案后，可導(dǎo)出電子文件或直接在相應(yīng)終端打印輸出電子文件。
（四）三維動(dòng)態(tài)查詢功能。系統(tǒng)以Arcgis平面數(shù)字地圖為平臺(tái)，將GIS、三維圖與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)集成在一起，將地上地下工程集成在一起，查檔人可通過城市的數(shù)字地圖，實(shí)現(xiàn)可視化查詢、三維立體查詢。
作者：宋海燕鄧德惠單位：四川省綿陽市城建檔案館
