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各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（場）黨委，縣委各部門，縣各委辦局、縣各直屬單位、縣各群眾團(tuán)體黨組織：

黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄，是非常重要的原始檔案資料，具有執(zhí)行依據(jù)、文件基礎(chǔ)、日后查考和史料價值等作用。根據(jù)省委組織部蘇組通59號文件精神，現(xiàn)就規(guī)范黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄的有關(guān)事項通知如下：

一、黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄必須全面完整

黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄包括會議組織情況、會議內(nèi)容和結(jié)尾三個部分。

1、會議組織情況。包括開會時間、地點、主持人、出席人、列席人、記錄人等。人員要寫清楚姓名、職務(wù)，缺席者應(yīng)注明缺席原因。

2、會議內(nèi)容。即會議記錄的主體部分。包括會議議題，主持人講話內(nèi)容，匯報人姓名、職務(wù)及匯報內(nèi)容，與會人員發(fā)言、討論情況，決議事項等。

3、結(jié)尾。在會議內(nèi)容后面另起一行空兩格寫“本次會議結(jié)束”字樣。在本次會議記錄右下方，由會議主持人、記錄人簽名。

二、黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄必須真實準(zhǔn)確

黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄必須實事求是，真實準(zhǔn)確地反映黨委（黨組）討論干部任免會議的內(nèi)容和過程。要盡可能記下發(fā)言者的原話，忠實于發(fā)言者的愿意，客觀地記載會議情況。記錄要表達(dá)準(zhǔn)確，層次清楚，語句通順，字跡工整，對沒有聽清楚或發(fā)言者表達(dá)不清楚的，不能主觀推斷，應(yīng)找有關(guān)人員和發(fā)言者本人進(jìn)行核實。

對組織（人事）部門向會議提交的有關(guān)材料的名稱和主要內(nèi)容，應(yīng)記錄清楚。對討論對象的姓名、現(xiàn)任職務(wù)、擬任職務(wù)應(yīng)準(zhǔn)確記錄。對討論對象的考察情況、任免理由等，要擇其主要內(nèi)容記錄。對會議討論發(fā)言、討論過程、形成的決議以及形成決議的表決情況等，必須詳細(xì)、真實地記錄。對有爭議的問題、存在的分歧意見，也要作詳細(xì)記錄。

三、要指定專門記錄人員和使用專用的會議記錄本

黨委（黨組）討論決定干部任免的會議，應(yīng)確定專門人員負(fù)責(zé)記錄。負(fù)責(zé)記錄的人員要求思想政治素質(zhì)好，組織紀(jì)律性強(qiáng)，熟悉干部工作，有做好會議記錄的能力。討論決定干部任免會議的記錄人員要自覺履行職責(zé)，嚴(yán)格按照通知要求，一絲不茍地做好記錄工作，并對會議記錄的真實和完整承擔(dān)責(zé)任。記錄人員一經(jīng)確定，不得隨便更換或臨時指定。

黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄，統(tǒng)一使用專用的會議記錄本。專用會議記錄本由縣委組織部統(tǒng)一印制。自2003年4月起，各黨委（黨組）討論決定干部任免會議必須使用統(tǒng)一的記錄本。

四、妥善管理黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄

討論決定干部任免會議記錄，是黨委（黨組）研究干部任免情況的重要文字依據(jù)，必須妥善管理。會議結(jié)束后，可以在保持原意的基礎(chǔ)上對會議記錄進(jìn)行整理，形成會議紀(jì)要，整理人、審核人要簽名。會議記錄和會議紀(jì)要形成之后，任何人不得隨便涂改、增刪，更不能隨意銷毀。會議記錄和形成的會議紀(jì)要應(yīng)統(tǒng)一編碼，及時歸檔。黨委（黨組）采用投票表決方式作出任免決定的，投票表決的原始資料也應(yīng)一并存檔備查。黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄，是干部人事工作的機(jī)密材料和重要檔案，要專人保管，嚴(yán)格保密，任何無關(guān)人員和未經(jīng)允許不得閱看。記錄人員更換時，應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，確保萬無一失。

五、嚴(yán)格監(jiān)督檢查黨委（黨組）討論決定干部任免會議記錄情況

各黨委（黨組）要對討論決定干部任免會議的記錄情況負(fù)全面責(zé)任，督促會議記錄人員認(rèn)真做好記錄工作，對不能履行或不能正確履行職責(zé)的記錄人員，要及時進(jìn)行調(diào)整。集體討論決定干部任免是《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》規(guī)定的重要內(nèi)容。組織部門在檢查《條例》貫徹執(zhí)行情況時，將把對討論決定干部任免會議記錄及相關(guān)的投票表決原始資料等進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，并予以通報批評。對會議記錄發(fā)生丟失、毀損、泄密等情況的，要嚴(yán)肅追究有關(guān)人員的責(zé)任。