一、目前基層法院檔案管理存在的問題

隨著法院檔案工作重要性的日益顯現(xiàn)，多數(shù)基層法院在加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、注重軟硬件建設(shè)方面狠下功夫，如常州市天寧區(qū)人民法院撥出?？罱⒘?00多平方米的檔案中心，做到辦公、庫(kù)房、閱卷三分開，購(gòu)置高新檔案密集架等現(xiàn)代化設(shè)備，并采取措施強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，實(shí)施電子檔案、紙質(zhì)檔案雙式管理，取得一定成效。但不可否認(rèn)的是，目前基層法院檔案管理中仍存在一些不容忽視的問題。

1、訴訟檔案的數(shù)量急速遞增。隨著社會(huì)主義法制的健全，普法教育的深入，人民群眾運(yùn)用法律武器保護(hù)自己合法權(quán)益的意識(shí)不斷增強(qiáng)，訴至法院的各類糾紛也不斷增長(zhǎng)。同時(shí)由于2007年4月1日實(shí)施的《訴訟費(fèi)用交納辦法》從多個(gè)方面降低訴訟費(fèi)用收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，直接導(dǎo)致基層法院收案數(shù)量的大幅度上升，檔案數(shù)量也隨之急速增長(zhǎng)。如常州市天寧區(qū)法院1980年至1990年的庫(kù)存檔案數(shù)量為465卷732冊(cè)，1991年至2000年的庫(kù)存檔案數(shù)量為27407卷48351冊(cè)，到2008年8月，全院庫(kù)存檔案數(shù)量已經(jīng)達(dá)到66378卷116953冊(cè)，其中僅2008年8個(gè)月的歸檔數(shù)量即有10452卷18712冊(cè)，增長(zhǎng)速度可見一斑。

2、人員配備相對(duì)不足。根據(jù)《人民法院檔案管理辦法》中的機(jī)構(gòu)和職責(zé)的第五條規(guī)定，各基層法院相繼都設(shè)置了檔案機(jī)構(gòu)，配備了專職檔案干部，這是做好檔案工作的必要條件。根據(jù)有關(guān)規(guī)定保存檔案一萬(wàn)卷（件）應(yīng)該設(shè)專職檔案干部一名為基數(shù)，超過部分每超過一萬(wàn)五千卷再增配一人，但受案多人少矛盾的影響，大部分基層法院的專職檔案員僅有1－2名。檔案工作人員的相對(duì)不足與急速增長(zhǎng)的檔案量和工作量之間的矛盾，導(dǎo)致檔案人員每天只能疲于應(yīng)付檔案的有關(guān)事宜，無法抽出更多的精力做好檔案的開發(fā)利用、信息化管理等工作。

3、法律規(guī)定的相對(duì)滯后。最高人民法院于1991制定并實(shí)施《人民法院檔案管理辦法》（稱《辦法》），時(shí)至今日，隨著社會(huì)生活日新月異的變化，世界經(jīng)濟(jì)突飛猛進(jìn)的迅速發(fā)展，該辦法存在的弊端日益突出。如《辦法》規(guī)定“經(jīng)濟(jì)合同糾紛案件訴訟標(biāo)的在十五萬(wàn)元以上的，保管期限為永久，訴訟標(biāo)的在五萬(wàn)元以上十五萬(wàn)元以下的，保管期限為長(zhǎng)期”，然而隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，訴訟標(biāo)的數(shù)十萬(wàn)元甚至百萬(wàn)元的案件大量涌進(jìn)法院，若仍舊以十五萬(wàn)元的標(biāo)的作為永久保存的標(biāo)準(zhǔn)，必將導(dǎo)致檔案庫(kù)存量過大，筆者認(rèn)為將訴訟標(biāo)的在一百萬(wàn)元以上作為永久保存，五十萬(wàn)元以上作為長(zhǎng)期保存更為適宜?！掇k法》規(guī)定“缺席判決的民事案件為永久卷”。如果公民的一件普通離婚案件，因被告下落不明，缺席判決就定為永久卷，或是一件標(biāo)的不滿1000元標(biāo)準(zhǔn)的普通案件，僅因被告經(jīng)傳喚未到庭應(yīng)訴缺席判決就定為永久卷，筆者認(rèn)為不妥，定為短期卷即可?！掇k法》還規(guī)定“經(jīng)上級(jí)法院復(fù)查改判的民事、經(jīng)濟(jì)、行政訴訟案件定為永久卷”。一般上訴案件有三種結(jié)果：維持原判，依法改判、發(fā)回重審，而改判又分為部分改判或變更原判決的全部，此項(xiàng)規(guī)定較難執(zhí)行，這樣的案卷定為長(zhǎng)期卷即可。因此，《辦法》已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人民法院應(yīng)當(dāng)以對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的態(tài)度，根據(jù)新形勢(shì)新特點(diǎn)，重新確定相關(guān)管理辦法，發(fā)揮法院檔案利用的實(shí)際效益，更好地服務(wù)審判。

二、解決問題的相關(guān)對(duì)策建議

近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆，產(chǎn)生了大量的電子文件。法院電子信息檔案也經(jīng)歷了一個(gè)從無到有、從不規(guī)范到規(guī)范化管理的過程。從電子文件形成的過程和特點(diǎn)看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應(yīng)由檔案部門集中統(tǒng)一管理。電子文件需要全新的管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)。因此，對(duì)電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。

一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆，產(chǎn)生了大量的電子文件。法院電子信息檔案也經(jīng)歷了一個(gè)從無到有、從不規(guī)范到規(guī)范化管理的過程。從電子文件形成的過程和特點(diǎn)看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應(yīng)由檔案部門集中統(tǒng)一管理。電子文件需要全新的管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)。因此，對(duì)電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別1、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對(duì)電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計(jì)算機(jī)對(duì)處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對(duì)電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對(duì)其價(jià)值的斷定和對(duì)其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對(duì)于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對(duì)歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識(shí)，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。造成上述問題的原因主要有兩個(gè)方面1、思想認(rèn)識(shí)問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對(duì)象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識(shí)它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，這些人觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對(duì)電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來對(duì)待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。2、管理工作滯后問題。目前，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國(guó)家對(duì)電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之三、提高單位電子文件管理水平的對(duì)策把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長(zhǎng)期保存，使人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)?，如果?yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用?！皩?duì)于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求時(shí)，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。”2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長(zhǎng)期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時(shí)間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲(chǔ)載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實(shí)性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，應(yīng)注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說明，必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。3、健全電子文件管理的檢查審核制度2001年10月16日，國(guó)務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對(duì)文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?、規(guī)范公文制作和控制程序?qū)π纬傻男碌墓臋n案要指定一個(gè)終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對(duì)文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。5、加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對(duì)濕度保持在35-40%之間，同時(shí)強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機(jī)關(guān)單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到干部隊(duì)伍中來，如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對(duì)此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對(duì)他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。參考文獻(xiàn)：[1]《中華人民共和國(guó)檔案法》[2]中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》

各位領(lǐng)導(dǎo)：

近年來，我院檔案管理工作在上級(jí)法院和市檔案局的指導(dǎo)下，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《檔案條例》、《人民法院檔案管理辦法》、《關(guān)于全國(guó)地方各級(jí)人民法院檔案管理工作中若干規(guī)定的通知》和《河南省檔案管理?xiàng)l例》，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化為目標(biāo)，狠抓檔案管理質(zhì)量，開拓進(jìn)取，扎實(shí)工作，開創(chuàng)了法院檔案管理的新局面，多次被評(píng)為全國(guó)、省、市級(jí)檔案管理先進(jìn)單位。去年，隨著辦公樓的投入使用，辦公條件的不斷改善，我院的檔案工作也有了一個(gè)大的發(fā)展。目前，我院綜合檔案室現(xiàn)有高素質(zhì)檔案管理人員兩名，檔案專用房六間共計(jì)九十平方米，檔案辦公室二間，微機(jī)室一間，閱卷室一間。密集架108組，預(yù)計(jì)可容納到年的各大門類全部檔案。同時(shí)檔案室還配備了微機(jī)一臺(tái)、復(fù)印機(jī)一臺(tái)，檔案庫(kù)房加裝了金屬防盜門、防盜窗，配備了空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、溫濕計(jì)和滅火器等必要的辦公設(shè)備，“六防措施”全部落實(shí)，保證了檔案室的防光、防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮和防高溫，確保了檔案的完整和安全。下面我分三個(gè)部分向領(lǐng)導(dǎo)和同志們匯報(bào)我院的檔案管理情況：

一、主要做法

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理體制，是檔案工作順利進(jìn)行的重要保證。院黨組始終堅(jiān)持把檔案工作作為法院工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，列入議事日程，給予充分的重視和支持。提出了檔案工作“爭(zhēng)創(chuàng)一流”的口號(hào)，無論是在物資裝備還是人員配置上，都注意向檔案管理工作傾斜。成立了以為組長(zhǎng)，以為副組長(zhǎng)，有關(guān)庭、處、室正職為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并下發(fā)文件，明確規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)小組的職責(zé)。并根據(jù)班子成員變動(dòng)情況，及時(shí)調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組成員，保證了檔案管理工作的延續(xù)性。院領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常深入檔案室現(xiàn)場(chǎng)辦公，解決工作中出現(xiàn)的困難和問題，在人力、物力上優(yōu)先保障。每季度聽取一次檔案管理工作匯報(bào)，每半年講評(píng)一次各庭室訴訟和行政文書歸檔情況。高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)地建設(shè)檔案室及檔案庫(kù)房，購(gòu)置了鐵質(zhì)密集架，配備了滅火器、專用微機(jī)、防磁柜等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，進(jìn)一步優(yōu)化了檔案管理工作環(huán)境。建立了院長(zhǎng)分管、辦公室主任主管、檔案員具體管的檔案工作管理體制。同時(shí)，院黨組還注重提高全院干警對(duì)檔案管理工作在法院審判工作中重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)干警主動(dòng)參與檔案管理的積極性。重點(diǎn)在全院干警中抓了“三個(gè)克服，一個(gè)提高”。“三個(gè)克服”即克服檔案管理是檔案管理員的事，檔案管理與已無關(guān)的思想；克服只要搞好審判，檔案管理好壞無所謂的思想；克服檔案管理員低人一等，不出成績(jī)，干好干壞一個(gè)樣的思想?！耙粋€(gè)提高”就是提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。目前，我院的檔案工作真正做到了組織上有保證，職責(zé)上有分工，日常工作有人問，出現(xiàn)困難有人管，全院干警參與檔案管理的積極性有了普遍的提高。

（二）明確責(zé)任，嚴(yán)格檔案管理規(guī)程。從院領(lǐng)導(dǎo)到一般人員充分調(diào)動(dòng)積極性，每人都理順與檔案管理工作的關(guān)系：專職保密員負(fù)責(zé)到上級(jí)法院和市委拿送文件、辦公室人員負(fù)責(zé)印章管理、行政處負(fù)責(zé)訴訟文書及行政文檔的排版印發(fā)、立案庭負(fù)責(zé)立案材料的入檔、審判人員負(fù)責(zé)卷宗內(nèi)容的審核和簽發(fā)、院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)文件的簽發(fā)，保證檔案卷宗的正常流程管理。為使檔案管理目標(biāo)責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人，規(guī)范檔案卷宗的書寫與裝訂，我院還先后組織開展了“書記員卷宗裝訂觀摩評(píng)比”、“優(yōu)秀法律文書評(píng)比”等活動(dòng)，并由審判監(jiān)督庭對(duì)案卷進(jìn)行評(píng)查，定期通報(bào)存在的問題。使全院上下初步形成了人人重視檔案，人人會(huì)管理檔案的良好氛圍。

（三）強(qiáng)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化。我院為使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，按照最高法院關(guān)于訴訟檔案立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)和《河南省檔案管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合審判工作特點(diǎn)，先后制定了文件材料歸檔制度、檔案保管制度、檔案查閱利用制度、檔案資料保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案設(shè)備維護(hù)使用制度以及重大活動(dòng)檔案登記制度等16項(xiàng)制度，實(shí)行案件流程管理，及時(shí)歸檔。嚴(yán)格按照制度辦事，嚴(yán)把“三關(guān)”，即評(píng)查、歸檔和上架關(guān)。做到“細(xì)”，仔細(xì)查找檔案管理上存在的薄弱環(huán)節(jié)，不放過“蛛絲馬跡”，逐一整改和修正；“嚴(yán)”，請(qǐng)上級(jí)法院和市檔案局專業(yè)人員逐件驗(yàn)收，不符合質(zhì)量要求的，必須按要求整理，直至驗(yàn)收合格；“精”，對(duì)已歸檔的全部檢查，按要求歸類、裝訂，并更換卷盒?，F(xiàn)在，我院檔案室共有文書檔案

摘要：

加強(qiáng)訴訟電子檔案管理對(duì)于法院檔案工作向現(xiàn)代化管理方向轉(zhuǎn)變、實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光司法具有積極意義。目前訴訟電子檔案管理存在檔案人員隊(duì)伍建設(shè)薄弱、技術(shù)應(yīng)用不夠完善等問題，對(duì)此應(yīng)予高度重視，分析問題原因并尋求解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：

訴訟電子檔案;訴訟電子檔案管理;問題與對(duì)策

加強(qiáng)法院訴訟電子檔案管理，對(duì)于法院檔案工作向現(xiàn)代化管理方向轉(zhuǎn)變以及助推陽(yáng)光司法具有重要意義。筆者以杭州市中級(jí)人民法院（以下簡(jiǎn)稱杭中院）為例，簡(jiǎn)要分析法院訴訟電子檔案管理存在的問題，并提出解決對(duì)策。

1問題分析