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1電子檔案管理中存在的問題

1.1電子檔案缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理

在現(xiàn)代檔案館中,應(yīng)用了很多的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及先進(jìn)的設(shè)備,但是檔案管理制度卻缺乏規(guī)范化的管理標(biāo)準(zhǔn)約束,這不利于提高檔案管理的質(zhì)量。也有一些經(jīng)濟(jì)比較落后的地區(qū),檔案館的管理制度比較落后,一些管理措施存在滯后性,這使得檔案管理發(fā)展進(jìn)程比較緩慢。有的檔案館中并沒有應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù),使得電子檔案管理的效用無法得到最大的發(fā)揮。針對不同地區(qū)檔案館的發(fā)展現(xiàn)狀,必須采用因地制宜的方式優(yōu)化管理機(jī)制。在檔案館中很多管理人員缺乏電子檔案的相關(guān)知識(shí),而且沒有接受系統(tǒng)的教育,對電子檔案管理技術(shù)沒有很好的掌握,無法熟練的使用電子檔案管理軟件,這不利于提高電子檔案管理的效率。

1.2電子檔案信息安全存在很大問題

電子檔案管理措施具有較大的先進(jìn)性,其提高了檔案管理的效率,而且提高了工作人員的工作質(zhì)量,應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享,可以使檔案資料發(fā)揮更大的價(jià)值,利用因特網(wǎng)技術(shù),可以使檔案資料在因特網(wǎng)中自由的與傳輸。這項(xiàng)技術(shù)在帶來便利的同時(shí),也帶來了一定安全問題,使得檔案信息很容易被竊取,一些網(wǎng)絡(luò)黑客可以潛入檔案傳輸平臺(tái)中竊取重要信息,還可以對檔案資料進(jìn)行篡改與偽造,對電子檔案管理造成了較大安全威脅。

2針對電子檔案管理中出現(xiàn)的問題提出對策與建議

2.1建議統(tǒng)一的接收檔案數(shù)據(jù)格式

建立電子檔案管理中統(tǒng)一的接收數(shù)據(jù)格式,推廣使用相同的電子檔案管理軟件。建立統(tǒng)一的電子檔案模板,采用通用、統(tǒng)一的文件格式,形成統(tǒng)一的接收數(shù)據(jù)格式,并推廣應(yīng)用到各個(gè)單位和各個(gè)地區(qū),從而保證電子檔案管理建立的統(tǒng)一性,減小電子檔案統(tǒng)一化管理的難度,保證電子檔案的長期可讀。

2.2保證電子檔案管理的完整性

采用有關(guān)的技術(shù)措施,保證電子檔案管理的原始性、真實(shí)性和完整性,提高電子檔案的可信度。具體可以采取的措施有:使用背景信息和元數(shù)據(jù),作為檢驗(yàn)電子檔案管理的原始性、真實(shí)性和完整性的依據(jù);使用簽署技術(shù),如光筆簽名、數(shù)字簽名;實(shí)行消息認(rèn)證和身份驗(yàn)證,存儲(chǔ)該用戶的相關(guān)資料,在使用時(shí)必須進(jìn)行認(rèn)證;推行一種訪問控制技術(shù)———防火墻技術(shù),在本機(jī)構(gòu)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙,防止非法訪問,盜竊機(jī)要信息和專利信息;使用加密技術(shù)和檔案備份。這些措施的采用有利于保持電子檔案文件的原始性、真實(shí)性和完整性,增加人們對于電子檔案的信任,使其能夠?yàn)楦嗟娜?、更多的單位有效利?并且放心使用。

2.3實(shí)現(xiàn)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理

提高檔案工作者的素質(zhì)與能力加快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理的專業(yè)人才,并且重視和加強(qiáng)對現(xiàn)從事電子檔案管理工作人員的培訓(xùn)。培養(yǎng)人才時(shí),加強(qiáng)他們對計(jì)算機(jī)知識(shí)、電子檔案管理專業(yè)知識(shí)和思想素質(zhì)的學(xué)習(xí),使他們精通計(jì)算機(jī)技術(shù)、熟悉檔案管理專業(yè)知識(shí)、熱愛檔案事業(yè)、素質(zhì)高、責(zé)任性強(qiáng),為電子檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。對現(xiàn)從事電子檔案的工作人員進(jìn)行培訓(xùn),增強(qiáng)他們的檔案管理專業(yè)知識(shí),提高他們的素質(zhì),同時(shí)讓他們與時(shí)俱進(jìn),熟悉和使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理操作,做到檔案管理現(xiàn)代化。

2.4保證電子檔案管理的安全性

建立健全維護(hù)電子檔案文件真實(shí)和安全的法律法規(guī),制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,使各單位、各地區(qū)統(tǒng)一使用,推進(jìn)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。在電子文件的形成、處理、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié),信息都有可能被更改或者丟失,所以通過法律形式將電子檔案管理和利用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)定,使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定,建立健全相關(guān)的法律法規(guī)和管理制度,者有利于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性,保證其安全性。同時(shí)在各地區(qū)、各單位,電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、分類、排列、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來,使電子檔案得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理,為電子檔案的統(tǒng)一化管理奠定基礎(chǔ)。

3結(jié)論

進(jìn)入信息時(shí)代后,我國很多檔案館引進(jìn)了先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備,這有效提高了電子檔案管理的效率,利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),還可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的實(shí)時(shí)傳輸,可以提高檔案資料的利用率。傳統(tǒng)紙質(zhì)保管檔案的措施存在一定弊端,會(huì)造成檔案的缺失以及損壞問題,利用電子檔案管理的模式,可以保證電子檔案的完整性以及真實(shí)性。但是檔案管理人員必須不斷提高管理水平,這樣才能保證檔案管理的安全性,才能防止重要檔案信息被竊取。

作者：宿強(qiáng)單位：牡丹江市人防指揮信息保障中心