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檔案信息資源共享也就具有了共建的含義，對降低檔案信息采集和管理成本，豐富檔案信息資源內(nèi)容具有重要作用。檔案信息資源共享的目標(biāo)是打破時空限制，實現(xiàn)全方位、全天候檔案信息資源開放。從打破空間限制的角度看，檔案信息資源共享首先要打破行政壁壘，突破部門和級別限制，在上級、平級和下級檔案館之間形成館際資源共享；其次是打破職責(zé)界限，在綜合檔案館、專業(yè)檔案館、部門檔案室，乃至基層檔案管理節(jié)點之間實現(xiàn)共享。從打破時間限制的角度看，檔案信息資源共享可以“全天候”進(jìn)行，也有即時響應(yīng)的含義。當(dāng)然，檔案信息資源共享永遠(yuǎn)是相對的，最終也要受到保密要求、權(quán)限控制等制約，從而甄別不同檔案的實際情況，在非共享、目錄共享、部分內(nèi)容共享和全文共享幾種形式中有選擇地組織實施。

1開展檔案信息資源開發(fā)

檔案信息資源的“開發(fā)”與“利用”許多時候被作為同義詞使用，此處所講的開發(fā)，不僅包括原有意義上的檔案查閱、編研、開放、公布檔案等含義，而且更加強(qiáng)調(diào)深度挖掘檔案信息資源的效益，使之可以與非檔案信息資源共同發(fā)揮應(yīng)用潛力和價值，從而產(chǎn)生疊加效益。在檔案信息化建設(shè)日益深化的背景下，更多的檔案信息資源開發(fā)形式成為可能。第一是傳統(tǒng)形式的開發(fā)，即常規(guī)的一般性的檔案查閱利用活動。第二是科研形式的開發(fā)，即通過綜合比較研究檔案信息資源，形成科研成果。第三是經(jīng)濟(jì)形式的開發(fā)，即挖掘檔案信息資源的潛力，形成經(jīng)濟(jì)效益。第四是市場形式的開發(fā)，即通過市場運作方式，形成檔案信息產(chǎn)品乃至產(chǎn)業(yè)。檔案信息資源開發(fā)的主體不僅包括檔案工作人員，更重要地是要體現(xiàn)開放性，吸納和吸引更廣泛的人員和組織參與其中，根據(jù)不同檔案的屬性開展檔案信息資源開發(fā)活動，發(fā)揮最大效益。

2促進(jìn)檔案信息資源利用

促進(jìn)檔案信息資源利用是建立方便人民群眾的檔案利用體系的重要內(nèi)容，重點在于通過檔案信息化建設(shè)拓寬檔案信息資源利用渠道。第一是能夠查得到。在關(guān)鍵字檢索的基礎(chǔ)上，逐步建立模糊查詢系統(tǒng)和搜索引擎。這就要求在檔案數(shù)字化環(huán)節(jié)不僅應(yīng)有圖形格式文件，還應(yīng)有相關(guān)聯(lián)的文檔格式文件，以便查找。第二是能夠查得全。不僅要保證單一檔案信息查得全，還應(yīng)有相關(guān)輔助信息。需要建立信息甄別機(jī)制和智能化查詢系統(tǒng)，建立、健全和完善分類指標(biāo)體系，防止因為海量信息造成信息排序紊亂和信息湮沒。第三是能夠查得準(zhǔn)。既要求數(shù)字化的檔案與檔案原件無論在形式上還是信息內(nèi)容上都能夠滿足用戶需求，又能夠保證檔案信息的準(zhǔn)確度，包括模糊查找所獲檔案信息的準(zhǔn)確度。第四是查得容易。就是充分借助多種媒體，在傳統(tǒng)媒體基礎(chǔ)上，通過檔案信息資源網(wǎng)、移動手機(jī)網(wǎng)絡(luò)、有線電視網(wǎng)絡(luò)等，均可查閱。第五是查以致用。即通過數(shù)字認(rèn)證等技術(shù)手段，能夠使多媒體查閱的檔案達(dá)到法律效力要求。同時，用于非法律用途時，檔案信息的格式應(yīng)有大眾化的服務(wù)途徑，能夠方便利用者編輯使用。

3保障檔案信息資源安全

保障檔案信息資源安全的要求是多方面的，基于檔案信息化的檔案信息資源安全體系建設(shè)是整個檔案安全體系的重要組成部分。第一要保證“人”的安全。設(shè)計身份識別系統(tǒng)，賦予不同身份人員以不同的查閱和管理權(quán)限，符合保密工作和檔案工作規(guī)范要求。第二要保證“源”的安全，在有效保護(hù)原件的基礎(chǔ)上，確保初始數(shù)字化成果安全，防止篡改。第三要保證“質(zhì)”的安全，對數(shù)字化的檔案信息資源進(jìn)行異質(zhì)備份，多手準(zhǔn)備。第四要保證載體安全。通過采取技術(shù)安全策略，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和失密事件發(fā)生，避免數(shù)字化的檔案信息因軟件系統(tǒng)和相應(yīng)設(shè)備等的更新而不可讀取。第五要保證環(huán)境安全，采取應(yīng)急減災(zāi)措施，實施同城異地備份和異域異地備份策略。關(guān)于防火、防盜、防震等具有普遍意義的“八防”措施，不必展開細(xì)說，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定貫徹落實。

作者：鄂晶單位：呼倫貝爾市陳巴爾虎旗烏蘭牧騎