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一、前言

隨著我國對外開放政策的進(jìn)一步貫徹，我國的對外經(jīng)濟(jì)交往和貿(mào)易業(yè)務(wù)必將有更大的發(fā)展。在這些活動(dòng)中，電子通信是一種先進(jìn)的手段，管理信息系統(tǒng)為企業(yè)內(nèi)部管理創(chuàng)造了良好的條件。但書信往來仍不失為一個(gè)重要的工具。

商業(yè)英語書信（BusinessorCommercialEnglishCorrespondence）有時(shí)只稱為Correspondence，是指交易時(shí)所用的通信。在美國，常用BusinessWriting，它包括書信，電報(bào)電話、電傳、報(bào)告書、契約書、明信片、回憶錄，只要以商業(yè)英語表達(dá)的，均包含在內(nèi)。商業(yè)英語書信，以常用英語為基礎(chǔ)，加入商業(yè)術(shù)語以及商業(yè)習(xí)慣用語所組成。要熟練商業(yè)英語通信，通常從研究商業(yè)書信開始，依次研究其他文體。本文以此為主題來探討其撰寫原則。

二、英語商業(yè)書信的撰寫原則

（一）正確無誤

商業(yè)書信必須寫得正確。正確不僅僅是指英語語法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、拼寫等正確。商業(yè)信件的內(nèi)容敘述得正確，既不能有遺漏，也不能言過其實(shí)。商業(yè)貿(mào)易離不開數(shù)字，對商業(yè)信件中的數(shù)字的正確性要特別加以注意。商業(yè)書信中常常離不開商業(yè)術(shù)語。一般常用的商業(yè)術(shù)語用字簡潔，意義明確。使用得當(dāng)，工作進(jìn)行的順利；使用不當(dāng)，就會(huì)引起誤解，造成混亂，甚至產(chǎn)生不必要的糾紛。因此，必須正確理解和運(yùn)用商業(yè)術(shù)語，力爭商業(yè)信件正確無誤。

（二）內(nèi)容完整

一封信必須要絕對的完整確實(shí)。當(dāng)答謝來信時(shí)，最好提及那封信的日期、主要內(nèi)容，甚至于編號(hào)。同時(shí)回答來信所提出的全部問題及要求。重要信更須注意完整和嚴(yán)謹(jǐn)。例如，接受對方的報(bào)盤時(shí)根據(jù)是什么（如報(bào)價(jià)單，信件等），因?yàn)檫@種信實(shí)際上已是成交的合同，此信發(fā)出后，對方收到，即對雙方都有約束力。如果不完整，有漏洞，就有可能引起不必要的糾紛。例如：

Thegoodsyouorderedhavebeenready.PleaseletusknowwhenwecanexpecttoreceivethecoveringL\C，uponreceiptofwhich；wewilleffectshipmentwithoutdelay.（你方訂購的貨物已準(zhǔn)備好了。請告知我們什么時(shí)候能收到該訂貨的信用證，我們收到信用證，就會(huì)立即裝運(yùn)）。

（三）生動(dòng)具體

信要寫得生動(dòng)、具體和明確。特別是要求對方做出明確反應(yīng)的信，或是報(bào)盤承諾等，避免含混模糊、籠統(tǒng)和抽象。不過，并不是所有的商業(yè)信件都要具體。在某些特定的情況下，不但允許一般化，而且籠統(tǒng)些反而更適宜。有時(shí)，由于手頭沒有確鑿的事實(shí)和數(shù)字，但為了“外交”、“策略”或交易的需要，也可以避免太具體。有時(shí)，為了有意識(shí)地讓對方發(fā)表或形成他的意見，或者這些具體事實(shí)或數(shù)字是否列明都無關(guān)緊要，也可以不必具體。總之，該具體的具體，不宜具體的就籠統(tǒng)些，看需要而定。

所謂生動(dòng)，就是將書信中要闡明的問題，活潑地表達(dá)出來，給看信者留下深刻難忘的印象。如何給讀者好的印象，設(shè)身處地為讀者著想：他需要些什么？他希望些什么？他的利益何在？以及他的問題核心是什么？總之抓住對方的中心問題，把握對方的心理，且盡可能強(qiáng)調(diào)對方的重要性，說服對方，達(dá)到通訊的目的。

（四）謙虛有禮貌

我們對外所寫的商業(yè)書信要體現(xiàn)我國外貿(mào)政策，做到不卑不亢、得體脫俗、落落大方。既要遵守國際貿(mào)易習(xí)慣，又要維護(hù)我國利益。借以通過商業(yè)書信來往，發(fā)展與各國人民的友好關(guān)系，開展同各國的經(jīng)濟(jì)貿(mào)易。要謹(jǐn)防有意或無意泄露國家商業(yè)機(jī)密或其他機(jī)密。書信內(nèi)容以寫得有理、有利、有節(jié)為秒、注意禮貌，不要盛氣凌人，避免強(qiáng)加于人。因此，要尊重對方，保持You-Attitude，多為對方著想。英語的禮貌用語有很多，如：Wouldyouliketo?Thankyoufor…值得注意的是，Wouldyouliketo引起的許多句子不是文句，而是一種很有禮貌的請求，所以后面不要問號(hào)。另外，禮貌也可說是一種策略。如要告訴對方好消息時(shí)，采用直接法，一開始就把好的消息寫出來；如果要告訴對方壞消息時(shí)，采用間接法，開頭說點(diǎn)別的，作為“緩沖”，然后才把壞消息以適度準(zhǔn)確的語言表達(dá)出來。例如：

“Thankyouverymuchforyourinterestinmywork；andalsothankyouforyourkindinvitation.IdobelieveIhaveanopportunityofvisitingandworkinginyourlaboratoryatanappropriatetime.IwouldmakeageneralplanafterIfinishmycurrentworkathand；andsendareporttomyinstituteifnecessary.Astoitsfeasibilityandfutureinformationinconnectionwiththejointresearch，Iwouldgetintouchwithyouassoonaspossible.”此信用緩沖手段作為禮貌策略來減輕拒絕的強(qiáng)度，使收信人感到寫信人是周到而體貼的。

緩沖作為禮貌策略的另一種作用是通過作者謙恭的話語來強(qiáng)調(diào)團(tuán)結(jié)合作，以顯得不那么粗魯、武斷、自負(fù)、無所不知，這會(huì)使雙方感到更親近，有助于建立和維持和諧關(guān)系。如例句：“Tomaintainourplant’speakefficiency，wearecurrentlyreplacingsomeofourpasteurizingmachinewithnewermodels.Ifeelthattheprocessofmovingthisheavymachineryintoandoutoftheplacemayposeasafetyhazardtoanychildrenpresentatthetime”。

考慮對方的想法是對外貿(mào)易的重要原則之一。我們在對外商業(yè)活動(dòng)中，既要考慮本身的利益，又要換位考慮；跳出自我的圈子，尋求既不損害我方的利益，又有利于對方的路子，這才是上策。在商業(yè)書信中要很好地表達(dá)這種觀點(diǎn)。例如：

WethankyouforyourletterofJune18andhavepleasuretoinformyouthatthecatalogueyouaskedforhasbeenairmailedunderseparatecover.（你方6月來信已收到，謝謝。茲奉告你要索取的目錄已另由航空寄發(fā)）。

WewouldlikeyoutoenquireintothefinancialandcreditstatusofafirminMilanonourbehalf.（請代為查詢一下米蘭一家商行的財(cái)務(wù)和信用情況）。

謙虛在書信交往中也很重要。謙虛會(huì)使你能委婉地推辭他人的要求，而仍然保持雙方的友好關(guān)系，不影響日后的交易。盡快回復(fù)要答復(fù)的信件，如果你無法立即回復(fù)查詢的信件，最好先將原因通知對方，且告訴對方何時(shí)才能有結(jié)果。此外，要尊重顧客的意見，即使顧客的建議非常愚昧，批評非常粗魯，在回信時(shí)也不能“以牙還牙”，要控制自己的不良情緒，客客氣氣地回信。其實(shí)投訴者是朋友，一位“老商業(yè)”說，投訴對商業(yè)來講是很好的禮物，有利于捕捉商機(jī)，改進(jìn)產(chǎn)品，搶占市場的制高點(diǎn)。所以，要正確對待投訴，善待顧客。

（五）清楚簡潔

清楚就是不含糊，能使對方一看就能完全了解你所要表達(dá)的意思，不致產(chǎn)生誤解。切忌生澀難懂，也不要追求豪華、美麗、嘩眾取寵的詞語。簡潔是指簡短利索，要長話短說，避免羅嗦和不必要的重復(fù)，用盡可能少的文字完整清楚地表達(dá)需要表達(dá)的意思。以下例句中的第1句中有許多無意義的詞和句子，顯得混亂不清，而第2句則緊湊簡潔。

A1WithreferencetoyourrequestforanextensiononyournoteunderdateofMarch20，wehaveconsideredthemattercarefullyandarepleasedtotellyouthatwewillbewillingtoallowyouanadditionalninetydaystomakepaymentonyournote.

A2WearepleasedtoallowyouanadditionalninetydaystopayyournotedatedMarch20.

要寫好商業(yè)書信，除上述各點(diǎn)外，撰稿人必須具有較高的政策水平，精通標(biāo)準(zhǔn)英語，通曉貿(mào)易理論和實(shí)務(wù)，通曉術(shù)語，有熟練的從業(yè)藝術(shù)。此外，在信寫好之后，還應(yīng)該認(rèn)真地、仔細(xì)地審閱一遍，核查信件是否能符合上述所說的幾方面撰寫原則。

三、結(jié)束語

綜上所述，英語商業(yè)書信是我們對外商業(yè)活動(dòng)中極為重要的工具，務(wù)必很好地掌握它。因此，我們必須不斷提高自己的外貿(mào)業(yè)務(wù)水平、英語寫作水平，也要加強(qiáng)自己的理論、政策和思想道德方面的學(xué)習(xí)和修養(yǎng)，以適應(yīng)我國深入改革開放的需要，較好地完成外貿(mào)方面的工作。