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[摘要]中國(guó)入世以后，英語(yǔ)商業(yè)信件在對(duì)外貿(mào)易中起著越來(lái)越重要的作用。然而，從文體學(xué)的角度系統(tǒng)地去研究它的語(yǔ)言及文體特征還是一個(gè)比較新的領(lǐng)域。本文采用現(xiàn)代文體學(xué)理論，從字位、詞匯、句法、語(yǔ)境四個(gè)層面對(duì)英語(yǔ)商業(yè)信件進(jìn)行了分析，并對(duì)未來(lái)英語(yǔ)商業(yè)信件的語(yǔ)體發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了預(yù)測(cè)。

[關(guān)鍵詞]商業(yè)信件語(yǔ)言描述語(yǔ)境因素

隨著中國(guó)的改革開(kāi)放及中國(guó)加入世界貿(mào)易組織的成功，國(guó)際貿(mào)易受到人們?cè)絹?lái)越多的重視。在國(guó)際貿(mào)易中，信息的交流是必需的，而信件是信息交流通常采納的一種形式。即使在人們成功地使用電報(bào)、電傳之后，信件仍用于確認(rèn)是否收到了電報(bào)、電傳?，F(xiàn)在，傳真、E-mail比信件、電報(bào)、電傳受到更多人的歡迎，而傳真、E-mail通常采納信件的形式，因此，傳真、E-mail也可看成是商業(yè)信件的一種變體。從這一意義上來(lái)說(shuō)，信件仍然是現(xiàn)代交際的主要方式。英語(yǔ)，作為一種全世界通用的工作語(yǔ)言，自然也就成為商業(yè)信件的主要語(yǔ)言。所以，本文討論的將是英語(yǔ)商業(yè)信件。

為便于分析，也為了增加分析的真實(shí)性，我們選了美國(guó)一家公司的經(jīng)理發(fā)給河北某企業(yè)集團(tuán)的五封信。本文擬從兩個(gè)角度對(duì)所選信件進(jìn)行文體分析：語(yǔ)言描述和語(yǔ)境因素分析。在語(yǔ)言描述當(dāng)中，我們采用文體標(biāo)記系統(tǒng)給語(yǔ)言特征進(jìn)行分類。在文體學(xué)中一般把語(yǔ)言特征分為四個(gè)層面：音系、字位、詞匯、句法，商業(yè)信件是一種書(shū)面語(yǔ)言，音系文體標(biāo)記不具有文體意義。我們只分析字位、詞匯、句法三個(gè)方面。對(duì)一語(yǔ)篇的徹底理解也取決于它所存在的語(yǔ)境。語(yǔ)境可分為兩類：語(yǔ)言語(yǔ)境（linguisticcontext或co-text）和情景語(yǔ)境（extralinguisticcontext或contextofsituation）。在討論商業(yè)信件時(shí)，我們將從情景語(yǔ)境的組成部分，即語(yǔ)言使用者的特點(diǎn)，語(yǔ)言使用的目的，主題，交流媒介，角色關(guān)系五個(gè)方面對(duì)商業(yè)信件的語(yǔ)境因素進(jìn)行分析。

一、語(yǔ)言描述

字位文體標(biāo)記：英語(yǔ)商業(yè)信件采用的是書(shū)面語(yǔ)言，目的是為了讓收信人獲取某種信息，或采取某種行動(dòng)，無(wú)意于達(dá)到音系的效果。因此，音系文體特征在這里并不顯著。我們將從字位文體標(biāo)記開(kāi)始，著重討論以下幾個(gè)方面。標(biāo)點(diǎn):逗號(hào)和句號(hào)是人們最常用的兩種標(biāo)點(diǎn)，它們的用法因而常被忽略。但在英語(yǔ)商業(yè)信件中，它們的用法很值得討論，因?yàn)槎鄶?shù)語(yǔ)體常使用各種各樣的標(biāo)點(diǎn)以達(dá)到自己獨(dú)特的文體風(fēng)格，而商業(yè)信件經(jīng)常采用逗號(hào)和句號(hào)。逗號(hào)，在商業(yè)信件中，主要用于把狀語(yǔ)從句與主句分開(kāi)，或者把表示過(guò)渡性的短語(yǔ)與句子其他部分分開(kāi)。大寫：是英語(yǔ)商業(yè)信件的又一重要文體特征。與其他語(yǔ)體中的大寫不同，商業(yè)信件中的大寫字母主要用于專門術(shù)語(yǔ)或固定詞組的縮略。隨著經(jīng)濟(jì)步伐的加快，為了節(jié)約時(shí)間和金錢，更多的表示縮略語(yǔ)的大寫字母將出現(xiàn)在商業(yè)信件中。段落：在文學(xué)作品中，意義相關(guān)的句子常組成一個(gè)段落。而在商業(yè)信件中，段落是作為一種使信息更易讀懂的方法而存在的。因此，商業(yè)信件的段落很短，以留出更多的空白來(lái)吸引讀者。

詞匯文體標(biāo)記：商業(yè)信件受其特定的目的、主題和讀者的影響，詞匯的選擇有下面幾個(gè)典型的文體標(biāo)記。簡(jiǎn)單、專門、具體的詞匯：鑒于商業(yè)信件的目的、主題和讀者的影響，許多商人提出了商業(yè)信件的寫作標(biāo)準(zhǔn)，即七個(gè)C：完整（completeness），簡(jiǎn)潔（conciseness），體諒（consideration），具體（concreteness），清楚（clearness），禮貌（courtesy），正確（correctness）。在七個(gè)C當(dāng)中，簡(jiǎn)潔、具體、清楚、正確要求詞匯表達(dá)準(zhǔn)確無(wú)誤，這對(duì)商業(yè)信件的獨(dú)特風(fēng)格的形成有重要影響。借詞：商業(yè)信件從普通詞匯中借用大量詞匯，再賦予新的特殊的含義，這種特殊詞匯已經(jīng)成為商業(yè)信件的典型特點(diǎn)。動(dòng)態(tài)動(dòng)詞：動(dòng)態(tài)動(dòng)詞與狀態(tài)動(dòng)詞不同，它能夠賦予句子生命，使讀者注意該動(dòng)詞表達(dá)的動(dòng)作，從而說(shuō)服讀者采取某種行動(dòng)。因此，商業(yè)信件盡可能地大量使用動(dòng)態(tài)動(dòng)詞以達(dá)到其目的。數(shù)詞：為便于讀懂，商人遵循“新聞工作者的十原則”，即10以及10以下的數(shù)字用英語(yǔ)單詞拼寫，10以上的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字寫出。用這種方式來(lái)寫數(shù)字，便于校對(duì)是否符合要求。這一原則的例外是日期的寫法，日期通常采用基數(shù)詞（1，2，3等），而不用序數(shù)詞（1st，2nd,3rd，等）。另一特點(diǎn)是數(shù)字的大量使用，這與商業(yè)信件的主題有關(guān)，因?yàn)樯虡I(yè)信件經(jīng)常談到價(jià)格、規(guī)格、貨物的數(shù)量、日期。縮略詞和簡(jiǎn)寫：在商業(yè)信件中，普遍使用縮略語(yǔ)來(lái)代替商業(yè)術(shù)語(yǔ)。特有詞匯：商業(yè)信件有其獨(dú)特的使用頻率極高的詞匯，這已成為這一語(yǔ)體的典型特征。

句法/語(yǔ)法文體標(biāo)記：從句法角度分析，商業(yè)信件的文體特征主要有以下幾個(gè)方面。陳述句和祈使句比例較高：商業(yè)信件的主要目的是通知、勸說(shuō)和否定，通知與否定的目的決定了事實(shí)性的敘述——陳述句。這是由于商業(yè)信件的勸說(shuō)目的所決定的，因?yàn)槠硎咕淇杀磉_(dá)命令、請(qǐng)求、建議，它的使用可影響讀者的行動(dòng)。祈使句可用于第一人稱、第三人稱，也可用于省略主語(yǔ)的第二人稱。商業(yè)信件多使用省略主語(yǔ)“you”的祈使句。簡(jiǎn)單句占據(jù)多數(shù)：由于商業(yè)信件的寫作要求清楚、準(zhǔn)確，所以信件中的句子通常很完整、簡(jiǎn)單。在私人信件中，簡(jiǎn)潔會(huì)被認(rèn)為粗魯無(wú)禮，但在商業(yè)信件中，簡(jiǎn)潔才像商人。但是，一系列較短的簡(jiǎn)單句在結(jié)構(gòu)上平行，沒(méi)有一個(gè)觀點(diǎn)能引人注目。使用相對(duì)較短的句子：根據(jù)Dr.RudolphFlesch的TheArtofplainTalk，長(zhǎng)度為17個(gè)詞的句子具有較強(qiáng)的可讀性。為使商業(yè)信件易懂，作者應(yīng)在頻繁使用短句的同時(shí)，注意變換句子的長(zhǎng)度。這一現(xiàn)象表明商業(yè)信件的句子比其它語(yǔ)體的句子較短，而且句長(zhǎng)也變化多端。句子結(jié)構(gòu)的復(fù)雜程度能反映該語(yǔ)體的正式程度。短句的頻繁使用說(shuō)明該語(yǔ)體不太正式。

二、語(yǔ)境因素分析

語(yǔ)言使用者的特點(diǎn)：語(yǔ)言使用者的特點(diǎn)可以從他的年齡、性別、社會(huì)區(qū)域、種族、所受的教育反映出來(lái)。所有這些因素都會(huì)對(duì)語(yǔ)言的文體風(fēng)格產(chǎn)生直接的影響。年齡對(duì)商業(yè)信件的影響并不明顯。性別主要反映在稱呼上，社會(huì)區(qū)域或種族背景對(duì)語(yǔ)言風(fēng)格也有一定的影響。

語(yǔ)言使用的目的：根據(jù)WilliamJacksonLord，Jr.JessamonDawe的觀點(diǎn)，商業(yè)信件的目的主要有三個(gè)：通知，勸說(shuō)與否定。通知是為了讓讀者了解某事。為達(dá)到這一目的，作者使用了陳述句。勸說(shuō)的目的是為了說(shuō)服讀者采取某種行動(dòng)，因此作者會(huì)用大量的包含動(dòng)態(tài)動(dòng)詞的祈使句。否定的目的是轉(zhuǎn)達(dá)否定的信息，這種信息常會(huì)使讀者失望，甚至?xí)菒浪?/p>

主題：不同的主題需要不同的詞匯。商業(yè)信件的話題是談判雙方為成交而就商品進(jìn)行的討論。這種話題可以是詢盤、報(bào)盤、還盤、支付、裝運(yùn)，甚至索賠。正如前面所分析的，這種話題需要商業(yè)信件采用具體的詞匯，動(dòng)態(tài)動(dòng)詞，數(shù)詞與商業(yè)術(shù)語(yǔ)等，簡(jiǎn)短的句子與段落。但是，同樣的主題，由于其目的不同，語(yǔ)言也會(huì)有差異。因此，商業(yè)信件是因主題及目的而產(chǎn)生的變體。這兩個(gè)因素與其他方面結(jié)合起來(lái)才能決定詞匯，句法以及其他的文體特征。

三、結(jié)論

本文應(yīng)用現(xiàn)代文體學(xué)理論，從語(yǔ)言描述和語(yǔ)境因素兩方面分析了商業(yè)信件的文體特征。語(yǔ)言描述的分析表明商業(yè)信件使用了大量的逗號(hào)、句號(hào)、縮略、大寫、短句、短段落、簡(jiǎn)單具體的詞、部分多音節(jié)詞、借詞、動(dòng)態(tài)動(dòng)詞、陳述句、祈使句、完整的簡(jiǎn)單句、一些固定句型。之后，我們又結(jié)合語(yǔ)境，從語(yǔ)言使用的角度分析了這些語(yǔ)言特征出現(xiàn)的語(yǔ)境根源。從這些分析不難看出，商業(yè)信件可以說(shuō)已從過(guò)去的非常正式的語(yǔ)體逐步地向非正式語(yǔ)體過(guò)度。但我們有理由相信它永遠(yuǎn)也不會(huì)到達(dá)非正式這一極端，因?yàn)檫@是由它特有的語(yǔ)境所決定的。希望這種分析能為正在從事或準(zhǔn)備從事國(guó)際貿(mào)易有關(guān)活動(dòng)的人士提供一些語(yǔ)用指導(dǎo)，使他們能在商貿(mào)活動(dòng)中更好的駕馭自己的語(yǔ)言，較好地進(jìn)行信息交流，從而成功地完成商業(yè)活動(dòng)。