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[摘要]結(jié)合《浙江建筑》工作實(shí)際，闡述了編務(wù)工作在科技期刊中的重要性。以編務(wù)工作的作用為切入點(diǎn)，就編務(wù)工作的基本職責(zé)進(jìn)行論述，從而使大家認(rèn)識(shí)到編務(wù)工作的重要性。

[關(guān)鍵詞]科技期刊；編務(wù)工作；重要性；基本職責(zé)

編務(wù)，顧名思義，就是為編撰成書(shū)服務(wù)的一切事務(wù)性工作[1]。筆者就是從編務(wù)工作開(kāi)始做起，通過(guò)編務(wù)工作實(shí)踐，一步一步熟悉編輯部工作流程，因此對(duì)編務(wù)工作的重要性深有體會(huì)。以下結(jié)合筆者的工作實(shí)際談?wù)劸巹?wù)工作在科技期刊中的重要性。

一、編務(wù)工作的作用

編務(wù)工作在大家看來(lái)是一項(xiàng)瑣碎而專業(yè)技術(shù)性不強(qiáng)的工作，好像人人都會(huì)，編務(wù)工作人員往往得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視。但是，編務(wù)對(duì)于一個(gè)雜志社來(lái)說(shuō)，又是一個(gè)不可或缺的崗位，將直接影響到整個(gè)編輯部的工作。如果編務(wù)人員責(zé)任心不強(qiáng)，將會(huì)造成一個(gè)編輯部?jī)?nèi)務(wù)的混亂，使來(lái)稿無(wú)人登記，資料不能按時(shí)歸檔，作者的查稿電話無(wú)人應(yīng)答，讀者的信息不能及時(shí)反饋等不良影響[2]，不僅影響到編輯出版工作的順利進(jìn)行，更會(huì)使整個(gè)雜志社在外界的評(píng)價(jià)下降，進(jìn)而影響雜志社廣告發(fā)行等對(duì)外的工作；反之，若編務(wù)認(rèn)真負(fù)責(zé)，將部門日常的事務(wù)性工作做得井井有條，不但可以使編輯專注于手頭的編輯校對(duì)工作，還能使整個(gè)部門的工作更有效率，提升雜志社的知名度。對(duì)于作者和讀者來(lái)說(shuō)，咨詢的問(wèn)題能夠得到及時(shí)的答復(fù)；對(duì)于雜志社來(lái)說(shuō)，外界滿意度也會(huì)上升。因此，編務(wù)不僅僅是雜志社內(nèi)部的一員，也是雜志社對(duì)外聯(lián)系的渠道，為雜志社的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

二、編務(wù)工作的基本職責(zé)

筆者僅以《浙江建筑》雜志為例對(duì)編務(wù)工作的內(nèi)容進(jìn)行說(shuō)明：1）來(lái)稿登記，并及時(shí)交給責(zé)任編輯初審；2）負(fù)責(zé)將初審后的稿件送審稿專家審閱并于規(guī)定時(shí)間內(nèi)取回；3）負(fù)責(zé)版面費(fèi)的支付通知及收繳工作，并及時(shí)將款項(xiàng)上交財(cái)務(wù)部門；4）負(fù)責(zé)審稿費(fèi)和稿酬的發(fā)放；5）負(fù)責(zé)雜志社的資料檔案管理；6）負(fù)責(zé)稿件的查詢；7）完成編輯部交辦的其他工作。以下就編務(wù)工作的基本職責(zé)進(jìn)行分析：

（一）編務(wù)最基本的工作———來(lái)稿登記

來(lái)稿登記是編輯部的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是整個(gè)編輯出版工作的第一步，在一定程度上反映了雜志社編輯們的版權(quán)意識(shí)，對(duì)版權(quán)法的認(rèn)識(shí)程度，對(duì)版權(quán)法的貫徹、實(shí)施情況，對(duì)在有限時(shí)間內(nèi)保證期刊能優(yōu)質(zhì)、按時(shí)順利地出版發(fā)行影響較大，對(duì)提高編輯部工作效率影響較大，不能輕視，應(yīng)認(rèn)真做好[3]。來(lái)稿登記的關(guān)鍵就在于時(shí)效性，編務(wù)要每天按時(shí)將收到的稿件登記整理好，盡快將稿件交到初審編輯手上，為雜志的順利出版打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。來(lái)稿登記的方式有很多種，在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的今天，已經(jīng)有許多軟件可以用作稿件登記，編務(wù)應(yīng)細(xì)心及時(shí)地將收到的稿件按照編號(hào)、日期、作者、題名、作者單位、聯(lián)系方式、初審編輯等內(nèi)容登記好，以備查詢。來(lái)稿登記越全面詳細(xì)，越能提高雜志社的工作效率。《浙江建筑》的來(lái)稿登記見(jiàn)表1。

（二）將初審后的稿件送審稿專家審閱

文章作者總希望在第一時(shí)間內(nèi)得知自己的文章是否被錄用，因此，稿件送審速度也需要引起重視。很多優(yōu)秀的稿件就是由于送審時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，作者轉(zhuǎn)而另投他刊，造成稿件資源的流失。《浙江建筑》的稿件送審從最早的由編務(wù)親自送到審稿專家手里，發(fā)展到今天，已經(jīng)采用了多樣化的方式，可以由編務(wù)送稿到專家單位或家里，也可以通過(guò)電子郵件的方式直接發(fā)送給審稿專家，還可以通過(guò)快遞寄送的方式送稿，目的都是為了盡快地將稿件送到審稿專家手里，以便專家審稿，從而能盡快地將審稿意見(jiàn)反饋給作者。稿件是否已送達(dá)專家手中，稿件審理進(jìn)程是否正常，編務(wù)應(yīng)當(dāng)跟蹤了解，以便及時(shí)采取有效措施，保證稿件能順利審閱。網(wǎng)上送審雖然速度快、效率高，但有時(shí)因網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)出現(xiàn)收發(fā)E-mail不暢通的情況，甚至造成電子函件丟失，因此，網(wǎng)上送審時(shí)應(yīng)要求專家收到稿件后予以確認(rèn)。對(duì)于反復(fù)發(fā)送不出去的送審稿件，應(yīng)與專家電話聯(lián)系，詢問(wèn)可以接收的E-mail地址，重新發(fā)送。接近規(guī)定審稿時(shí)限時(shí)，編務(wù)應(yīng)提前通過(guò)電話或E-mail詢問(wèn)或催促，如果審稿專家因故無(wú)法按時(shí)審閱，應(yīng)及時(shí)予以更換，另請(qǐng)其他專家審稿[4]。

（三）負(fù)責(zé)版面費(fèi)的通知及收費(fèi)工作

版面費(fèi)作為雜志社收入的一部分來(lái)源，其重要性不言而喻。通過(guò)收取版面費(fèi)，可以改善辦刊條件，從而提高辦刊質(zhì)量。收取版面費(fèi)后，作者和雜志社的關(guān)系成了消費(fèi)者和商家的關(guān)系，雜志社必然會(huì)對(duì)作者的論文實(shí)行質(zhì)量管理，防止編輯、排版過(guò)程中錯(cuò)誤的發(fā)生[5]。編務(wù)要將通過(guò)主編審批的文章及時(shí)通知作者繳納版面費(fèi)，在通知過(guò)程中，要注意說(shuō)話語(yǔ)氣，態(tài)度要溫和大方，對(duì)待作者要熱情而有禮貌，并記錄好繳納情況，過(guò)一周左右就查閱一下收繳情況。如有未繳費(fèi)的稿件，需定期聯(lián)系作者，且不要將稿件滯留太長(zhǎng)時(shí)間，需盡快將版面費(fèi)收繳后將款項(xiàng)上交財(cái)務(wù)部門，責(zé)任編輯也可以將稿件盡快編輯發(fā)稿，以便加快稿件的刊登時(shí)間。

（四）負(fù)責(zé)專家審稿費(fèi)和稿酬的發(fā)放工作

雜志社請(qǐng)專家審稿，專家給出中肯的意見(jiàn)，對(duì)雜志社來(lái)說(shuō)，對(duì)來(lái)稿的專業(yè)質(zhì)量是一種保障；對(duì)作者來(lái)說(shuō)，專家提出的意見(jiàn)，對(duì)他們也是一個(gè)重要的學(xué)習(xí)過(guò)程。因此，支付一定的專家審稿費(fèi)，也是大多雜志社例行的工作。編務(wù)可以每個(gè)季度一次，將審稿費(fèi)和稿酬進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，經(jīng)編輯部主任簽字后上報(bào)財(cái)務(wù)部門，收到審稿費(fèi)和稿酬后要盡快將費(fèi)用發(fā)放給專家和作者，當(dāng)面支付的需要簽字確認(rèn)，通過(guò)匯款支付的要將匯款憑證保留，以供查驗(yàn)。

（五）負(fù)責(zé)雜志社的資料檔案管理

檔案的建設(shè)與保管在一個(gè)雜志社里屬于必要的工作之一，而編務(wù)的盡職盡責(zé)是整理、保管并利用好檔案的基礎(chǔ)。結(jié)合《浙江建筑》的工作實(shí)踐，筆者認(rèn)為，應(yīng)納入建檔存檔的資料主要有以下幾點(diǎn)[6]：1）期刊的出版許可證、選題策劃、出版情況以及版權(quán)有關(guān)內(nèi)容變更情況的記錄；2）有關(guān)期刊出版過(guò)程中的請(qǐng)示、報(bào)告，上級(jí)管理部門的文件、指示、批復(fù)；3）已編輯出版稿件的審稿單和編輯加工過(guò)的原始稿件；4）錄用通知單的存根和稿費(fèi)的存根；5）每期的樣刊按照出版日期整理，力求一目了然；6）刊慶活動(dòng)中重要人物的題詞和手跡等材料；7）有代表性及典型意義的讀者來(lái)信，等等。歸納起來(lái)，雜志社的資料檔案可以劃分為期刊的稿件檔案和其他文字檔案。期刊的稿件檔案應(yīng)以期立卷，每期附以樣刊歸檔；其他文字檔案應(yīng)分類整理編目，按年度歸檔。

（六）負(fù)責(zé)稿件的查詢

稿件的查詢工作主要是編務(wù)和作者之間的互動(dòng)關(guān)系，雜志社收到作者的稿件后一般會(huì)在15個(gè)工作日內(nèi)答復(fù)是否錄用，遇上有些心急的作者會(huì)不時(shí)地來(lái)電咨詢，有時(shí)也有讀者會(huì)來(lái)電反映他們的讀書(shū)心得，加上日常的查詢電話，編務(wù)一天下來(lái)總要接許多電話。這時(shí)編務(wù)代表雜志社與作者進(jìn)行信息溝通交流，需要編務(wù)具備耐心，熱情有禮貌地回答對(duì)方的詢問(wèn)。就算稿件未被采用，耐心地解釋和及時(shí)地回復(fù)，也使作者能夠理解。假如表現(xiàn)出不耐煩和不友善的態(tài)度，勢(shì)必將會(huì)影響雜志社的形象，造成作者資源的流失，甚至?xí)绊懙郊扔械淖x者資源。許多門類的期刊，它的作者也恰恰是它的讀者。期刊市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)，首先是作者資源的競(jìng)爭(zhēng)，有了高水平的作者隊(duì)伍才能保證期刊質(zhì)量[6]。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，筆者以為，從編務(wù)的角度來(lái)說(shuō)，編務(wù)要熱愛(ài)自已的本職工作，不僅要有責(zé)任心，還要有一定的研究能力、創(chuàng)新能力、判斷能力和組織能力[7]。雜志社也要重視編務(wù)的重要性，可以有組織、有計(jì)劃地對(duì)編務(wù)進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)編務(wù)的業(yè)務(wù)能力，協(xié)調(diào)好編輯和編務(wù)的工作，使整個(gè)雜志社在良好的氛圍里健康成長(zhǎng)。

作者:樓艷艷 單位:《浙江建筑》雜志社