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一改進(jìn)后的編碼規(guī)則特點(diǎn)

1唯一性

編碼的唯一性規(guī)則是指1個(gè)編碼只代表1種物品或1種含義，1個(gè)物料也只能有唯一的編碼。但在生物制藥類企業(yè)內(nèi)部，由于物料用途的不同，造成質(zhì)量檢查的要求也不同，會(huì)出現(xiàn)“一物多碼”的情況，即區(qū)分品種、規(guī)格、功能、質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)、存貨地點(diǎn)編碼，不同品種或同品種不同規(guī)格或同品種同規(guī)格不同質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)均應(yīng)分別編碼。如物料“L－半胱氨酸鹽酸鹽，一水”對(duì)應(yīng)編碼為01030003A311111和01030003A311211，是由于質(zhì)量檢查要求和存儲(chǔ)地點(diǎn)的不同而分為不同的編碼，01030003A311111為需要檢驗(yàn)的“L－半胱氨酸鹽酸鹽，一水”編碼，而01030003A311211為不需要檢驗(yàn)的“L－半胱氨酸鹽酸鹽，一水”編碼。

2完整性

在制訂編碼規(guī)則時(shí)，所有現(xiàn)存編碼對(duì)象都有編碼可歸屬，未來(lái)可能的編碼對(duì)象有預(yù)留空間。編碼規(guī)則的完整性，具體體現(xiàn)在物料分類的覆蓋面，即對(duì)于已有的物料，必須能找到分類的編碼字段，將來(lái)可能用到的物料也要預(yù)留分類的編碼字段。在實(shí)際編碼中，合理預(yù)留編碼字段最能體現(xiàn)專業(yè)性，是檢驗(yàn)編碼能否經(jīng)得起時(shí)間考驗(yàn)的重要規(guī)則。

3易使用性

編碼最好全部用阿拉伯?dāng)?shù)字來(lái)編號(hào)。一方面可提高填寫(xiě)錄入編號(hào)的效率，另一方面可避免數(shù)字與某些英文字母因形象或讀音雷同而產(chǎn)生混淆的情形，如“O”與“0”“I”與“1”等。如果一定要用英文字母，則英文字母最好排在編號(hào)的前幾碼或中間醒目位置，且位數(shù)必須一致。要杜絕非數(shù)字和字母的其他特殊符號(hào)出現(xiàn)在編碼里，如在編號(hào)中夾雜“#”“＊”等特殊符號(hào)及系統(tǒng)保留字。這些符號(hào)的使用必然影響編碼的錄入效率，在日常口述編號(hào)時(shí)亦會(huì)造成不便，故最好避免采用。

4簡(jiǎn)短性

編號(hào)的長(zhǎng)度要越短越好，以方便記憶、閱讀、填寫(xiě)、錄入，提高效率;同時(shí)，可大大降低出錯(cuò)的幾率。如果1個(gè)編碼有40位，錄入、填寫(xiě)時(shí)會(huì)非常困難，也非常容易出錯(cuò)。編號(hào)的長(zhǎng)度通常以15～20位為宜，既能滿足一般編號(hào)容量的要求，也能較好地反映適當(dāng)?shù)闹匾獙傩?，且便于記憶、錄入?/p>

5其他要求功能性

便于物料的申購(gòu)、儲(chǔ)存、質(zhì)控管理，滿足質(zhì)量管理體系(QMS)對(duì)物料管理的要求。穩(wěn)定性:物料的編碼一經(jīng)編定，不得更改。不可重復(fù)性:曾經(jīng)使用過(guò)的編碼不應(yīng)被重新使用。

二類屬性規(guī)則

編碼時(shí)一般會(huì)按一定的分類方式對(duì)編號(hào)進(jìn)行分類，搭建樹(shù)狀分類表。這樣，在日常的查詢或報(bào)表列印時(shí)，同類資料能排在一起，便于比較和匯總統(tǒng)計(jì)等。在對(duì)物料進(jìn)行編碼時(shí)，通常會(huì)按類別碼、品名規(guī)格碼、功能碼的形式進(jìn)行編碼。如，第1，2位碼表示大分類，可分為一般化學(xué)品、生物及生物制品類、化學(xué)危險(xiǎn)品、外包材和標(biāo)簽，以及說(shuō)明書(shū)、內(nèi)包材、計(jì)量器具、工程維修配件和材料、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物及動(dòng)物飼料、墊料類、受控低值易耗品、一般非受控低值易耗品等大類;第3，4位表示小分類，可分為一般化學(xué)品中的化學(xué)試劑、培養(yǎng)基、氨基酸、糖、酶類、生物素、生物堿、標(biāo)準(zhǔn)品、基準(zhǔn)試劑、藥品醫(yī)用試劑、抗生素等類。應(yīng)按照實(shí)際業(yè)務(wù)需要依次劃分每個(gè)大分類中的小分類。通過(guò)以上的分類方法，可保證相同類的物料在統(tǒng)計(jì)分析時(shí)能排在一起。但是，這必須結(jié)合公司具體業(yè)務(wù)情況應(yīng)用，如果某一小分類里，公司所涉及物料品種不超過(guò)3種，也就是說(shuō)該分類里物料編碼可能不會(huì)超過(guò)3個(gè)，那么就需要考慮小分類設(shè)置的必要性。在制訂公司編碼規(guī)則時(shí)，在合理分類方面要下足功夫，深入了解公司所使用物料的規(guī)律及特點(diǎn)，建立簡(jiǎn)潔明了的分類體系，便于后續(xù)工作能輕松開(kāi)展。

三改進(jìn)后的編碼規(guī)則模型

由于前述規(guī)則較多，也較抽象，現(xiàn)結(jié)合工作實(shí)際，以一般化學(xué)品為例詳細(xì)介紹編碼及類屬性規(guī)則說(shuō)明模型，以期達(dá)到同業(yè)受益的目的。筆者所在生物制品企業(yè)的物料編碼按照實(shí)際業(yè)務(wù)需要確定為15位碼，前4位碼為類別碼，目的為區(qū)分物料類屬性，如表示化學(xué)試劑、包裝材料、低值易耗等類;第5－12位為品名規(guī)格碼，在類屬性相同的情況下區(qū)分物料的包裝規(guī)格、級(jí)別、廠家等信息;第13－15位為功能碼，為不同職能部門(mén)的管理提供參考依據(jù)。

四改進(jìn)方法的意義與體會(huì)

物料編碼是一個(gè)復(fù)雜而枯燥的工作，查遍國(guó)內(nèi)外相關(guān)資料也不能找到完全通用的編碼規(guī)則模板。但越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始運(yùn)行ERP系統(tǒng)，在這一工作中又不得不涉及物料編碼和分類，細(xì)致而科學(xué)的編碼規(guī)則和分類原則便成為企業(yè)成功上線和日后精益化管理的重要保證。上述編碼體系模型為筆者在實(shí)際運(yùn)行、維護(hù)ERP系統(tǒng)時(shí)不斷發(fā)現(xiàn)、改進(jìn)過(guò)程中探索出來(lái)的，能比較系統(tǒng)、合理地解決生物制品企業(yè)的物料編碼問(wèn)題。與傳統(tǒng)流水編碼規(guī)則相比，改進(jìn)后的編碼規(guī)則制訂較細(xì)，且1個(gè)物料可能對(duì)應(yīng)多個(gè)編碼，沒(méi)有經(jīng)過(guò)細(xì)致培訓(xùn)的操作人員不易掌握，但每一位編碼都能表達(dá)出確切含義，豐富了物料編碼的信息和生產(chǎn)關(guān)系中的社會(huì)屬性;在實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)作過(guò)程中更能反映物料流向，方便在各物料使用節(jié)點(diǎn)管理物料，可顯著提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和管理效益，為日后ERP系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行和精益化生產(chǎn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

作者：呂文錦戴雨辰單位：成都生物制品研究所有限責(zé)任公司中國(guó)五冶集團(tuán)有限公司