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1辦公自動化的作用和意義

（1）為信息化社會的發(fā)展提供媒介；

（2）提升信息的快速相應能力；

（3）能夠更加準確和科學的幫助用戶進行決策；

（4）節(jié)省辦公費用。

2系統(tǒng)組成

辦公自動化系統(tǒng)主要包含5個模塊分別為：

（1）個人事務處理系統(tǒng)。其包含待辦事項、電子郵件、個人文檔、個人通訊錄以及日程安排。

（2）日常辦公系統(tǒng)。其包括了文件發(fā)放管理、文件接收管理、報告管理、領導監(jiān)督、通知管理、會議管理以及檔案管理。

（3）資源管理。這一項中包含的內(nèi)同比較少，只有資源中心、車輛管理進而會議室管理三方面。

（4）專業(yè)文件管理。專業(yè)文件管理包括：設備管理、成本管理以及辦公自動化綜合系統(tǒng)其它模塊的合成。

（5）系統(tǒng)管理。這一模塊是辦公自動化系統(tǒng)中最后一項，其包含的是更多的管理，比如：用戶管理、部門管理、授權管理、備份管理等。以上五個模塊主要構成成了計算機網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)，其功能要比傳統(tǒng)的現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)強大的多，這一系統(tǒng)的應用使信息化管理更加方便、快捷，極大地簡化了辦公步驟與方法，提升了工作效率。

3計算機網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)的設計原則

3.1系統(tǒng)實用性

在設計開發(fā)計算機網(wǎng)絡辦公操作系統(tǒng)時必須要考慮系統(tǒng)的實用性，將管理信息作為主體，面向辦公單位的日常的信息處理，面向領導的管理決策，面向信息化社會服務，及時進行信息交流，最終實現(xiàn)無紙化的計算機網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)。與此同時，設計的系統(tǒng)操作起來應該簡單、方便，工作人員能夠輕松上手使用。

3.2具備安全可靠

設計系統(tǒng)應該進行分類授權，設置權限，運用自動存儲控制等技術來確保辦公自動化系統(tǒng)的安全性；利用RAID技術和備份技術，保證辦公自動化系統(tǒng)的安全可靠。在信息文件的傳遞過程中，對每一次的改動都應該記錄下來，等文件正式確定后，要和正文一起歸檔。

3.3確保技術

應該使用基于Browser／Server的三層結構，客戶端與數(shù)據(jù)進行連接的時候必須通過中間事務層，通過這種方式既能保證數(shù)據(jù)的安全，又能提升處理事務的效率。中間事務層主要實現(xiàn)了系統(tǒng)的功能，極大地提升了系統(tǒng)的性能，降低了系統(tǒng)開發(fā)、維護成本，使系統(tǒng)操作起來更加的便捷?？蛻舳藢g覽器作為操作端，既保證了自動化辦公系統(tǒng)的通用性，又不用對客戶端進行維護。

3.4系統(tǒng)的可維護性

在系統(tǒng)中使用中間事務層這類的服務構架，使系統(tǒng)能夠依據(jù)應用需求的改變以及應用范圍的不斷擴大，更加便捷對系統(tǒng)進行擴展與升級，能夠根據(jù)用戶自己的需要來設置工作流程以及文件信息的傳遞的格式，確保系統(tǒng)擁有更高的實用性。

4技術的實現(xiàn)

4.1三層結構

系統(tǒng)設計過程中應該采用標準的中間件接口，只有這樣的接口才能為插件的研發(fā)提供標準接口。因為各個平臺的模塊的接口使用的是中間件，所以工作人員在使用的時候不需要將原本應用進行大范圍的改動，就可以融入到OA平臺中工作，表現(xiàn)出了自動化辦公系統(tǒng)擁有非常好的兼容性。在辦公自動化系統(tǒng)中使用WEB技術與中間件技術，符合了現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡的發(fā)展。與此同時，使用這些技術也使系統(tǒng)具有更加優(yōu)秀的性能。

4.2自定義技術

辦公自動化系統(tǒng)可以自定義公文格式與工作表格，讓用戶可以根據(jù)自己的需求進行自我設計，這不但簡化了系統(tǒng)的維護，還擺脫了對開發(fā)商的依賴，提升了系統(tǒng)的通用性，這一特性賦予了辦公自動化系統(tǒng)更加頑強的生命力。系統(tǒng)的修改編輯界面也直接與office辦公軟件相連接，更突出了系統(tǒng)的通用性。

4.3安全機制

OA系統(tǒng)是利用信息交換的平臺與數(shù)據(jù)的存儲平臺當作辦公自動化系統(tǒng)的后臺，中間層則是進行信息處理分析，WEB是系統(tǒng)的前臺應用的三層次結構。這個系統(tǒng)的后臺擁有信息交換平與數(shù)據(jù)庫雙向的安全性。信息交換平臺的安全等級為C級。數(shù)據(jù)庫也擁有獨自的安全機制，它針對用戶的權限與密碼制定了限制，阻止非規(guī)定用戶進入。除此之外，OA系統(tǒng)本身也擁有一套完善的用戶和權限管理系統(tǒng)，在不同的模塊上設置不同的管理員與權限，可以給特定用戶有限的權限，這樣的安全設置既保證了系統(tǒng)的安全性，又使系統(tǒng)操作更加的靈活，方便信息的傳輸與管理。

5總結

辦公自動化系統(tǒng)能夠幫助工作人員使用先進的辦公設備和優(yōu)秀科學的管理方法來提升他們的工作效率與工作質(zhì)量，使單位的信息化管理更加快速、便捷。它的使用與推廣不但能簡化信息化辦公的步驟與工作，還會為企業(yè)或單位節(jié)省開支，獲得更大的經(jīng)濟效益。

作者：楊麗坤單位：衡水學院分院