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1計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用的重要性

自從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的不斷發(fā)展,在城市居民及企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中扮演著愈發(fā)重要的角色,其中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中發(fā)揮著以下方面的重要作用:

1.1有助于提高辦公效率

辦公效率,是企業(yè)提升自身競爭力的關(guān)鍵所在,在企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中必須想方設(shè)法提升辦公效率,而計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)是極其有效的提升渠道之一。借助于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù),能夠極大地方便了企業(yè)辦公管理中基礎(chǔ)文檔的歸檔管理,提升了管理信息的搜索查詢效率,使得企業(yè)管理人員能夠從繁瑣的日常業(yè)務(wù)中解脫出來,而將精力集中于業(yè)務(wù)拓展及辦公服務(wù)上。

1.2有助于規(guī)范辦公流程

對于所有企業(yè)而言,規(guī)范自身業(yè)務(wù)的作業(yè)流程是構(gòu)建現(xiàn)代化企業(yè)的必經(jīng)之路,也是提升企業(yè)市場競爭力的重要力量。借助于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù),有助于企業(yè)明顯提升辦公流程的規(guī)范性。比如,在中小企業(yè)中應(yīng)用OA系統(tǒng),能夠幫助企業(yè)更為有效地進(jìn)行業(yè)務(wù)流程執(zhí)行的管控,提升其規(guī)范性,確保其在符合企業(yè)內(nèi)控的基礎(chǔ)上開展相關(guān)業(yè)務(wù),規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

1.3有助于加強(qiáng)辦公職責(zé)管理

在企業(yè)辦公管理中,明確辦公人員的工作職責(zé)是極其重要的管理內(nèi)容之一。在傳統(tǒng)的管理模式下,難以在相對公平公正的環(huán)境下開展各項(xiàng)企業(yè)管理活動(dòng),致使部分辦公人員推卸責(zé)任。而進(jìn)入信息時(shí)代,借助于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)能夠相對更為公平公正地分配企業(yè)經(jīng)營任務(wù),并且更為高效地跟蹤各個(gè)辦公人員的任務(wù)完成進(jìn)度。此外,借助于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)還有助于約束辦公人員的辦公權(quán)責(zé),避免管理辦公人員越權(quán)辦公,更好地規(guī)避各種經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

2計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用策略

國家“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展戰(zhàn)略的提出,突出了計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在社會(huì)進(jìn)步及企業(yè)發(fā)展中的重要性,當(dāng)然這是在正確應(yīng)用當(dāng)前計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的基礎(chǔ)上。在企業(yè)發(fā)展中,計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用策略如下:

2.1構(gòu)建完善的計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,是計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域得以高效應(yīng)用的重要基礎(chǔ),因而在企業(yè)發(fā)展中應(yīng)該重視安全、穩(wěn)定網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的構(gòu)建工作。主要包括以下內(nèi)容:

(1)構(gòu)建穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

在IT發(fā)展過程中,應(yīng)該選擇相對比較平穩(wěn)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用產(chǎn)品,另外還需要結(jié)合企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀選擇在預(yù)算范圍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品,這樣才能夠獲取更高的性價(jià)比。比如,對于中小企業(yè),為了能夠節(jié)省成本,可以選擇國產(chǎn)網(wǎng)關(guān)產(chǎn)品,不僅僅能夠滿足企業(yè)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的需求,還能夠大大地降低成本。

(2)構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用環(huán)境。

安全的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用環(huán)境,是提升辦公效率的關(guān)鍵,應(yīng)該積極發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)安全在企業(yè)IT發(fā)展中的重要作用。比如,企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)外部訪客對企業(yè)內(nèi)網(wǎng)及員工對外網(wǎng)的訪問介入,以確保企業(yè)內(nèi)網(wǎng)應(yīng)用的安全性。

2.2選擇適合企業(yè)自身發(fā)展的計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)

不同的企業(yè)有著不同的發(fā)展特性,并非所有的信息平臺(tái)均適合所有的企業(yè)應(yīng)用需求。因而,在企業(yè)辦公自動(dòng)化應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理技術(shù)時(shí)應(yīng)該結(jié)合行業(yè)特性及企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀選擇更為適宜的信息平臺(tái)。

(1)深入調(diào)研,真正掌握企業(yè)辦公自動(dòng)化信息需求。

部分企業(yè)在開展企業(yè)辦公自動(dòng)化信息平臺(tái)應(yīng)用時(shí)過于盲目,認(rèn)為其他企業(yè)成功落地的信息平臺(tái)必然在本企業(yè)也能夠樹立應(yīng)用,最終容易收獲相反的效果。在開展辦公自動(dòng)化信息平臺(tái)應(yīng)用時(shí),應(yīng)該深入調(diào)研,真正掌握企業(yè)辦公自動(dòng)化的信息需求,以真正滿足企業(yè)內(nèi)部不同層次用戶的辦公自動(dòng)化需求,提升辦公效率。

(2)重視信息化需求可行性分析。

在獲取企業(yè)辦公自動(dòng)化信息應(yīng)用需求后,應(yīng)該進(jìn)行信息化需求的可行性分析,并且確定哪些需求是辦公自動(dòng)化信息平臺(tái)落地過程中優(yōu)先實(shí)現(xiàn)的需求,以更為合理地選擇信息應(yīng)用平臺(tái),以在滿足企業(yè)預(yù)算的范圍內(nèi)選擇更為強(qiáng)大的信息應(yīng)用平臺(tái)。

2.3采取積極有效的措施,確保企業(yè)信息應(yīng)用數(shù)據(jù)安全

在企業(yè)經(jīng)營管理中,必然存在對企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要的商業(yè)機(jī)密或技術(shù)機(jī)密,需要管理人員采取各項(xiàng)措施確保數(shù)據(jù)安全性。在辦公自動(dòng)化信息平臺(tái)應(yīng)用過程中,同樣也需要關(guān)注數(shù)據(jù)安全保護(hù)措施,以保護(hù)企業(yè)各種機(jī)密數(shù)據(jù)。

(1)加強(qiáng)信息平臺(tái)權(quán)限管控。

在辦公自動(dòng)化信息平臺(tái)應(yīng)用過程中,比如重視系統(tǒng)權(quán)限管理工作,以確保機(jī)密或敏感數(shù)據(jù)不為不必要的工作人員所瀏覽或獲取,保護(hù)企業(yè)經(jīng)營機(jī)密數(shù)據(jù)。在企業(yè)經(jīng)營過程中,應(yīng)該定期檢查信息平臺(tái)的用戶權(quán)限審核工作,避免用戶權(quán)限過大或者過小,確保系統(tǒng)權(quán)限符合企業(yè)內(nèi)控需求。

(2)做好企業(yè)數(shù)據(jù)備份工作

。積極有效的數(shù)據(jù)備份,是確保企業(yè)數(shù)據(jù)安全的重要渠道之一,做好企業(yè)數(shù)據(jù)備份工作極其重要。目前大多數(shù)企業(yè)在經(jīng)營管理中,會(huì)選擇異地?cái)?shù)據(jù)備份的方式保護(hù)企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)安全。另外,應(yīng)該安排專門的工作人員定期檢查數(shù)據(jù)備份執(zhí)行情況,如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)向上反饋并及時(shí)解決處理。此外,還應(yīng)該加強(qiáng)備份數(shù)據(jù)的監(jiān)控,避免數(shù)據(jù)泄露事件產(chǎn)生。

3結(jié)語

深刻地意識(shí)到計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在企業(yè)辦公自動(dòng)化中的重要作用,并且運(yùn)用正確的計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)應(yīng)用策略,有助于企業(yè)更為順利地實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化信息化運(yùn)營目標(biāo),提升企業(yè)辦公管理效率。

作者：張永春 單位：南京林業(yè)大學(xué)人文社會(huì)科學(xué)學(xué)院