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[摘要]隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用于各個行業(yè)。計(jì)算機(jī)應(yīng)用在檔案管理中可以減少很多操作失誤、提高工作的效率，然而計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展是一個完善的過程，即計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的過程中存在一定的問題，本文針對目前高校學(xué)籍檔案管理存在的一些問題進(jìn)行淺析，探討切實(shí)可行的解決方法及解決問題的對策。

[關(guān)鍵詞]計(jì)算機(jī)技術(shù)學(xué)籍檔案管理問題對策

一、計(jì)算機(jī)檔案管理

檔案在過去和現(xiàn)在對國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個人對從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等有價值的各種文字、圖表、聲像的信息進(jìn)行保存，并以不同的形式記錄存檔。新世紀(jì)以來，計(jì)算機(jī)技術(shù)的成熟和發(fā)展為檔案管理工作提供了一個全新的技術(shù)手段，使計(jì)算機(jī)檔案管理逐步在檔案界嶄露頭角。隨著數(shù)字化信息時代的發(fā)展，數(shù)字化的檔案信息速度成倍增長，快、準(zhǔn)、精、有效已成為時代的主題，采集收納范圍廣闊。然而，現(xiàn)有檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)僅僅只對這些信息進(jìn)行檢索和簡單小型的系統(tǒng)分析，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能最大限度滿足檔案管理工作和檔案存檔工作的需求。使得這些檔案信息在數(shù)字化后不能得以充分利用，造成了大量人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，怎樣切實(shí)有效地加強(qiáng)和完善計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用具有重大的意義。

二、目前高校計(jì)算機(jī)在檔案學(xué)籍管理中存在的主要問題

1.學(xué)籍管理制度不完善

學(xué)籍檔案形成過程時間長、來源相對分散、涉及的部門較多、工作數(shù)量大，但普遍高校學(xué)籍檔案管理沒有一致的、統(tǒng)一的、符合實(shí)情的、切實(shí)可行的規(guī)章制度。管理制度的落后，計(jì)算機(jī)學(xué)籍檔案管理過程的隨意性大，是造成學(xué)生學(xué)籍檔案在收集建檔、整理歸宗、核對鑒別等各個環(huán)節(jié)問題多、不健全的主要因素之一。不規(guī)范的、落后的管理制度，導(dǎo)致各職能管理部門職責(zé)范圍不清，對于已出現(xiàn)的問題相互推脫，部門之間通氣不夠、欠缺合作，造成學(xué)生檔案管理工作的不嚴(yán)謹(jǐn)、不科學(xué)、不完善。

2.檔案管理人員的文化素質(zhì)低

高校檔案管理人員普遍缺乏崗前檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，對新技術(shù)掌握力度不足，計(jì)算機(jī)管理學(xué)籍檔案技能不夠熟練，僅僅靠自身的實(shí)踐學(xué)習(xí)難以迅速達(dá)到目前檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，更難以達(dá)到崗位要求。

3.對學(xué)籍檔案的存儲和重視程度不高

學(xué)籍檔案管理模式落后，檔案保存方法陳舊、技術(shù)相對落后，給計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)籍檔案管理中帶來了諸多問題。此外，領(lǐng)導(dǎo)對計(jì)算機(jī)學(xué)籍檔案保存的意義認(rèn)識不夠，沒有形成規(guī)范有效的管理機(jī)制、人員培養(yǎng)及激勵機(jī)制等相關(guān)體系；相關(guān)各部門管理人員工作積極性不高，人員流動復(fù)雜，這樣容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案的信息不全、不真實(shí)、不完整、嚴(yán)重的甚至導(dǎo)致檔案信息丟失。

4.檔案管理過程中的安全隱患

在使用計(jì)算機(jī)管理檔案的過程中，計(jì)算機(jī)病毒傳播迅速，計(jì)算機(jī)易受病毒侵染，破壞我們的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，損壞我們的檔案系統(tǒng)和文件，導(dǎo)致檔案資料的泄露，甚至丟失；在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的同時，黑客技術(shù)也在迅猛發(fā)展，管理人員缺乏有效的防御手段，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫被盜、刪除、修改，甚至造成數(shù)據(jù)庫崩潰，系統(tǒng)癱瘓。

三、高校計(jì)算機(jī)檔案學(xué)籍管理的對策

1.建立健全的檔案管理系統(tǒng)和具體實(shí)施方案

欲使計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)籍檔案管理工作中走上嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、完善、規(guī)范化的軌道。各職能部門應(yīng)建立健全的資料收集整理、檔案的保管保密等各項(xiàng)管理制度，各部門應(yīng)做到有章可循、有法可依、有據(jù)可查、照章辦事。各部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)管理，切實(shí)改變各管理部門“各人自掃門前雪，休管他人瓦上霜”的局面；部門與部門之間缺乏溝通和聯(lián)系，鑒于以上情況，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視和加強(qiáng)制度管理建設(shè)，使學(xué)籍檔案工作的規(guī)章制度與其他管理制度得到正常有序的貫徹實(shí)施。

2.提高檔案管理人員的文化素質(zhì)

采取措施加強(qiáng)管理工作人員的計(jì)算機(jī)水平，一是管理人員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化；加快檔案人員計(jì)算機(jī)知識結(jié)構(gòu)的普及，進(jìn)行多層次的選拔和培養(yǎng)人才，從而壯大檔案管理人員隊(duì)伍；二是把培訓(xùn)檔案管理人員的工作作為一個重要的項(xiàng)目來抓，著實(shí)的、事實(shí)的、多種形式地展開計(jì)算機(jī)技術(shù)管理培訓(xùn)，從另外一個層面上提高廣大檔案人員計(jì)算機(jī)技術(shù)管理知識，是檔案工作界信息技術(shù)改革的重要對策

3.提高對檔案管理的保存

按照《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國檔案法》的法規(guī)對收藏檔案進(jìn)行秘密管理；檔案室應(yīng)具備良好的設(shè)施環(huán)境和防盜、防火、防潮等安全措施，保證檔案文件的完整無缺，要不間斷的更新檔案的存儲管理，要編寫檔案總目錄、分類目錄等檢索工具，便于存儲保管與提供快速的查詢，各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視更新觀念，加快檔案管理的意識，提高檔案工作的思想認(rèn)識，提倡改革檔案管理制度及模式，充分重視計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，其次培養(yǎng)高素質(zhì)高水平的檔案管理人才，逐步培養(yǎng)他們對檔案管理的熱愛和對檔案管理工作環(huán)境的熟悉，增強(qiáng)各部門之間的溝通合作。

4.提高計(jì)算機(jī)檔案管理的安全實(shí)施對策

為了防范計(jì)算機(jī)受病毒的入侵，確保檔案文件的保密安全性，檔案管理部門理應(yīng)使用正版軟件，拒絕盜版。防毒軟件的選擇應(yīng)選用實(shí)時類反病毒軟件，實(shí)時監(jiān)控計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的進(jìn)程，對類似的病毒及早發(fā)現(xiàn)，并盡早對其進(jìn)行清除。另外，應(yīng)對計(jì)算機(jī)病毒種類不斷更新和變異，檔案部門應(yīng)及時升級更新反病毒軟件，以提高殺病毒的力度和及時有效地清除病毒。

加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)監(jiān)控，及時備份數(shù)據(jù)。目前有多種網(wǎng)絡(luò)安全策略，它們是：（1）登錄訪問控制，即在用戶登錄時設(shè)立賬號和密碼，并對密碼采取加密的保護(hù)形式；（2）訪問網(wǎng)絡(luò)的控制，是針對非法操作而提出的一種自我安全措施。（3）設(shè)置安全防火墻，防火墻工具是用來阻止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊破壞網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的屏障，以隔絕外界網(wǎng)絡(luò)的干擾，此外，管理員應(yīng)定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝存盤，并予刻盤備份保存，便于在數(shù)據(jù)庫遭污染和破壞時能及時地恢復(fù)數(shù)據(jù)。

總之，計(jì)算機(jī)技術(shù)給各個高校學(xué)籍檔案工作者提供了簡潔、快速的管理工具，針對計(jì)算機(jī)在管理檔案中存在的突出問題，探討實(shí)際可行的解決方法及解決問題的對策，使檔案管理制度化、科學(xué)化、規(guī)范化，及時、準(zhǔn)確、有效的為各高校和社會服務(wù)。相關(guān)管理人員應(yīng)合理地開發(fā)、維護(hù)和使用計(jì)算機(jī)，不斷的提高學(xué)籍檔案管理人員自身的素質(zhì)和計(jì)算機(jī)的管理水平，就能夠使學(xué)籍檔案管理的水平邁上一個新臺階，學(xué)籍檔案管理的前景將會一片光明！