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正是由于檔案管理具有十分重要的作用，因此，國(guó)家各主管部門頒布了一系列的法規(guī)和辦法，對(duì)該項(xiàng)工作予以指導(dǎo)。這些法規(guī)和辦法包括：《中華人民共和國(guó)檔案法》、DA/T28-2002《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《交通檔案管理辦法》、《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》和GB/T50328-2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等。這些文件都為工程建設(shè)單位的檔案管理工作提供了政策依據(jù)，同時(shí)也為規(guī)范公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作提出了明確而具體的要求。

1高速公路工程檔案的特點(diǎn)

（1）專業(yè)性高速公路工程檔案是伴隨工程項(xiàng)目的實(shí)施而不斷形成并貫穿于高速公路建設(shè)的每個(gè)階段的，其形成的內(nèi)容和領(lǐng)域決定了其具有很強(qiáng)的專業(yè)性。

（2）復(fù)雜性高速公路工程項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，從始至終各個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生大量的、種類繁多的工程檔案資料，如：地勘、規(guī)劃、環(huán)評(píng)、征地、拆遷、地基處理、路面鋪設(shè)、橋梁、隧道、服務(wù)區(qū)、收費(fèi)站及通訊監(jiān)控等輔助設(shè)施的建設(shè)等。同時(shí)，這些檔案資料往往是由不同單位、部門和工作人員進(jìn)行收集、整理的，因此這些因素都決定了高速公路工程檔案十分復(fù)雜。

（3）多樣性每個(gè)工程項(xiàng)目都會(huì)形成數(shù)以千卷的檔案，其形式包括紙質(zhì)、實(shí)體、聲像及電子等，而征地拆遷過(guò)程中更是會(huì)產(chǎn)生大量手繪的房屋丈量示意圖等，因此工程檔案可謂數(shù)量龐大、內(nèi)容繁雜且載體多樣。

（4）系統(tǒng)性高速公路建設(shè)項(xiàng)目在各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料都具有系統(tǒng)性，也即完整性和成套性，這也是其最顯著的特點(diǎn)。工程檔案的完整性和成套性十分重要，因?yàn)橹挥秀暯雍霉こ探ㄔO(shè)的每個(gè)環(huán)節(jié)，才能保證檔案資料的完整性和成套性不被破壞，也才能最大限度地發(fā)揮其使用價(jià)值。但在實(shí)際施工中，由于高速公路工程檔案建檔耗時(shí)長(zhǎng)、涉及面廣且內(nèi)容繁雜，因此要做到系統(tǒng)性難度也是很大的。

（5）服務(wù)性由于建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)過(guò)程中直接形成的，與建設(shè)工程各項(xiàng)活動(dòng)有關(guān)的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)、單位具有保存利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體形式的歷史記錄[2]，這種保存利用價(jià)值決定了其必須具有很強(qiáng)的實(shí)用性，也即服務(wù)性。因此，高速公路工程檔案不僅是施工質(zhì)量管理、竣工驗(yàn)收和檢驗(yàn)工程質(zhì)量的重要憑證，而且也將為投入使用后的高速公路后期管理、維護(hù)及改擴(kuò)建工程提供必要的服務(wù)。

2高速公路工程檔案管理現(xiàn)狀及面臨的問(wèn)題

高速公路檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，點(diǎn)多面廣，時(shí)間跨度長(zhǎng)，涉及的環(huán)節(jié)、參建單位和管理人員也多。由于管理人員素質(zhì)不一、更換頻繁，加之一些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員思想上存在偏見，對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，支持力度和重視程度也不夠，因此導(dǎo)致目前檔案管理工作存在不少問(wèn)題。

2.1重視程度不夠

檔案管理工作的重視程度達(dá)不到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)，這一方面是部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該工作的重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理是小事，支持力度也小；另一方面是由于部分工作人員檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，致使一些建設(shè)檔案沒(méi)有得到應(yīng)有的妥善保管，以致出現(xiàn)內(nèi)容不全、質(zhì)量無(wú)法保證等現(xiàn)象，進(jìn)而影響了后期的檔案交接，增加了檔案管理工作的難度。

2.2資料歸檔不及時(shí)

公路工程建設(shè)項(xiàng)目從規(guī)劃、立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、施工建設(shè)到竣工等各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)涉及到眾多單位和個(gè)人，形成的檔案不僅數(shù)量大、類別多，而且載體多樣。按《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》第5條規(guī)定的要求，公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行的是項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制，也即：項(xiàng)目法人單位負(fù)責(zé)做好本單位形成的公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作，并承擔(dān)各參建單位檔案材料收集歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)等管理職責(zé)；同時(shí)，該法人單位還應(yīng)將項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作納入工程建設(shè)管理程序、納入招投標(biāo)制，與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步歸檔，保證項(xiàng)目文件材料收集、立卷、歸檔的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全②。但在實(shí)際工作中，一些主、客觀原因常常導(dǎo)致文件資料歸檔不及時(shí)，這主要體現(xiàn)在2個(gè)方面：①施工階段，由于任務(wù)重、工作量大，需要牽扯的精力和時(shí)間也多，因而忽視了檔案管理工作，致使原始檔案資料的留存、收集、征收和歸檔等都受到一定的影響；②工程建設(shè)過(guò)程中，由于涉及到的參建單位工作人員眾多，難以全部做到及時(shí)、準(zhǔn)確地甄別出具有參考利用價(jià)值的文件材料并及時(shí)歸檔，碰到責(zé)任心不強(qiáng)、工作態(tài)度不認(rèn)真或當(dāng)時(shí)比較忙而事后忘性大的，文件資料歸檔的及時(shí)性就更得不到保證。資料歸檔的整個(gè)流程可以說(shuō)是一環(huán)扣一環(huán)，一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)脫節(jié)，整個(gè)環(huán)節(jié)就會(huì)受到影響。只有保證了文件資料的原始性和及時(shí)性，文件檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全才能得到保證。

2.3完整性有待提高

《中華人民共和國(guó)檔案法》第3章第10條規(guī)定：對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。DA/T28－2002《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》第7.8.3條規(guī)定：歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)，應(yīng)記述和反映建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過(guò)程；真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程和竣工時(shí)的實(shí)際情況，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備。但是，在實(shí)際工作中，目前的高速公路檔案的完整性有待提高。這主要體現(xiàn)在以下幾方面：①由于宣傳力度、廣度不夠，導(dǎo)致部分工作人員對(duì)檔案管理的法律、法規(guī)了解不多，認(rèn)識(shí)不足，檔案管理的意識(shí)也薄弱，導(dǎo)致這部分員工經(jīng)手的檔案資料有可能出現(xiàn)不完整的現(xiàn)象。例如，在檔案提交時(shí)就不完整或不合規(guī)；由于保管不當(dāng)，致使部分資料或圖紙模糊不清，檔案資料質(zhì)量低下，甚至出現(xiàn)缺失現(xiàn)象，導(dǎo)致最后無(wú)法按時(shí)移交，更談不上為公路建設(shè)和管理提供有效的服務(wù)了。②部分工作人員的業(yè)務(wù)不熟悉，導(dǎo)致檔案資料不完整。例如，按規(guī)范要求，拆遷協(xié)議后面必須附有拆遷補(bǔ)償統(tǒng)計(jì)表，而實(shí)際工作中沒(méi)有附表的情況時(shí)有發(fā)生，等到提交檔案時(shí)再回頭補(bǔ)，常常因?yàn)闀r(shí)過(guò)境遷、當(dāng)事人工作變動(dòng)及部分原始資料遺失等原因而無(wú)法補(bǔ)全，這也就給后續(xù)的管理工作埋下隱患。③部分工作人員存在認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，將部分檔案據(jù)為個(gè)人或部門所有，甚至將一些工作中形成的原始有價(jià)值的資料誤當(dāng)成無(wú)用資料丟棄，等發(fā)現(xiàn)時(shí)已很難找回，這也是造成部分檔案無(wú)法完整歸檔的原因。

2.4管理水平不均衡

按相關(guān)文件要求，檔案管理工作應(yīng)實(shí)施科學(xué)化、規(guī)范化和制度化的管理模式，建立科學(xué)的管理制度，培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才，配備實(shí)用的基礎(chǔ)設(shè)施和高新技術(shù)管理設(shè)備，吸收先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，推行高效的管理辦法，并采取有力的管理措施。但在實(shí)際工作中，公路建設(shè)相關(guān)企業(yè)的檔案管理工作軟、硬件設(shè)施離文件要求的都有一定差距，致使檔案管理水平基本達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求。而檔案管理人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力水平參差不齊，尤其是既懂工程又懂檔案管理業(yè)務(wù)的工作人員少之又少，這也在一定程度上阻礙了檔案管理工作水平的進(jìn)一步提高，使其處于不均衡狀態(tài)。

3高速公路工程檔案管理發(fā)展的思考

針對(duì)高速工程建設(shè)的特點(diǎn)，其檔案建設(shè)與管理工作在實(shí)際工作中應(yīng)遵循完善制度、健全機(jī)構(gòu)、明確責(zé)任、縱橫結(jié)合、分類收集及集中管理的基本原則，并重點(diǎn)做好3方面的工作。

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視

爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，幫助解決檔案工作中遇到的實(shí)際困難和問(wèn)題，可為檔案管理工作提供有力的保障。在公路工程建設(shè)中，若能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，無(wú)疑會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)一定的便利。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作相關(guān)法律、法規(guī)的宣傳和推廣，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，讓領(lǐng)導(dǎo)了解到檔案工作的重要性及其在整個(gè)項(xiàng)目中不可或缺的地位，使領(lǐng)導(dǎo)在高度重視工程質(zhì)量的前提下，也能兼顧到檔案管理工作，并加大對(duì)檔案管理工作的支持力度和重視程度，給檔案管理工作以人員、資金及政策上的大力支持。

3.2健全制度

（1）要建立健全文件材料的形成、積累、整理、歸檔、查閱、借閱以及安全保密制度，明確管理原則和職責(zé)。在實(shí)際工作中，要將檔案管理工作納入到工程建設(shè)管理程序中，并列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍，盡量避免出現(xiàn)即使檔案缺損、遺失、錯(cuò)誤也找不到人負(fù)責(zé)的狀況，使檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。2）要加大檔案有關(guān)法律、法規(guī)的宣傳貫徹力度、深度和廣度，包括歸檔要求、歸檔時(shí)間、歸檔范圍和歸檔手續(xù)等。這種宣傳要貫徹到每個(gè)部門、每個(gè)員工，要不厭其煩、常抓不懈，讓全體人員都認(rèn)識(shí)到工程檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到工程檔案是工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，樹立起“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。只有每個(gè)員工的檔案意識(shí)都增強(qiáng)了，工作中才能自覺(jué)按照檔案管理的規(guī)定和要求去做，才能確保檔案資料收集的完整、齊全和規(guī)范，從而為檔案管理工作者整理檔案提供便利條件。3）要善于在工作實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，加強(qiáng)檔案質(zhì)量的事中檢查、控制與管理。在檔案的日常管理中，要及時(shí)解決、糾正出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)整改，做到保存的檔案資料至工程竣工驗(yàn)收時(shí)不返工，從而不斷推動(dòng)檔案管理工作走向制度化、規(guī)范化，使檔案管理工作得以良性有序地開展。

3.3建設(shè)隊(duì)伍

對(duì)于建設(shè)單位來(lái)講，應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和實(shí)際需要，配備檔案工作人員，并保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定③。為此，應(yīng)做好以下3方面的工作：首先，建設(shè)單位在工程初期就要從思想上高度重視檔案管理工作，配置專人、專崗管理檔案工作，并給從事專、兼職檔案工作的員工創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，使之不斷提高業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)，保證檔案管理工作的質(zhì)量。同時(shí)，建設(shè)單位還應(yīng)經(jīng)常組織人員對(duì)檔案資料進(jìn)行自檢，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正。其次，建設(shè)單位可通過(guò)聘請(qǐng)一些檔案管理專家上門檢查、指導(dǎo)、答疑解難和宣傳貫徹檔案法律法規(guī)，推廣檔案管理的先進(jìn)技術(shù)、方法和經(jīng)驗(yàn)，或者定期與不定期地組織兄弟單位的檔案管理工作者，結(jié)合工作實(shí)際進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，并通過(guò)案例分析，總結(jié)工作中遇到的問(wèn)題和困難，提出最佳解決方案，從而使檔案管理工作者的政策、業(yè)務(wù)水平不斷得到提高，以滿足檔案管理工作不斷發(fā)展的需要。第三，建設(shè)單位要盡量保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定，避免出現(xiàn)人動(dòng)檔案動(dòng)，人動(dòng)檔案丟的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)，制定嚴(yán)格的交接制度，如當(dāng)事人交接的檔案資料不合格就不準(zhǔn)調(diào)動(dòng)，以保證檔案資料的真實(shí)、完整、系統(tǒng)與安全，并盡而保證檔案資料質(zhì)和量的統(tǒng)一，使檔案管理工作得以更好地開展。對(duì)于檔案管理工作者個(gè)人來(lái)講，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作對(duì)人員的要求也越來(lái)越高，只有政治素質(zhì)與專業(yè)素質(zhì)兼?zhèn)洌拍艹蔀橐粋€(gè)合格的檔案管理工作者。具體來(lái)說(shuō)，政治素質(zhì)就是要有高度的社會(huì)責(zé)任感，忠于國(guó)家和人民，遵章守紀(jì)，嚴(yán)格按照相關(guān)法律、法規(guī)辦事；專業(yè)素質(zhì)就是要有強(qiáng)烈的事業(yè)心，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，做到既熟悉檔案業(yè)務(wù)，又熟悉公路工程專業(yè)技術(shù)，并且與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，以滿足信息時(shí)代檔案管理工作的需要。因此，要做一個(gè)合格的檔案管理工作者，一定要養(yǎng)成終生學(xué)習(xí)的習(xí)慣，并通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)來(lái)提高自己的業(yè)務(wù)水平，并在實(shí)踐中靈活地運(yùn)用檔案管理和公路工程專業(yè)知識(shí)，滿足不斷發(fā)展的檔案管理工作的需要。

4結(jié)語(yǔ)

通過(guò)多年工作實(shí)踐，筆者認(rèn)為，作為一個(gè)高速公路檔案管理者，應(yīng)努力做到以下幾點(diǎn)：

（1）心態(tài)好。俗話說(shuō)心態(tài)決定態(tài)度，態(tài)度決定一切。有了正確的心態(tài)，才能有正確的態(tài)度，并運(yùn)用正確的方法，進(jìn)而取得正確的結(jié)果。每一個(gè)檔案管理工作者都應(yīng)發(fā)自內(nèi)心地去喜歡自己的工作，只有對(duì)工作產(chǎn)生興趣了，才能有積極性和主動(dòng)性，也才能在其中體會(huì)到成就感。

（2）工作細(xì)致認(rèn)真。檔案管理工作平凡而瑣碎，需要日常工作中一點(diǎn)一滴地積累，因此不能怕麻煩，如果到了檢查或者要上交時(shí)，才進(jìn)行整理，肯定會(huì)出現(xiàn)留存不全等問(wèn)題，那時(shí)再想補(bǔ)全，不僅耗時(shí)長(zhǎng)，還會(huì)因人員工作變動(dòng)等因素，出現(xiàn)無(wú)法補(bǔ)全的情況。有時(shí)候即使補(bǔ)全了，也會(huì)耗費(fèi)大量的財(cái)力、物力和時(shí)間成本，且準(zhǔn)確性也會(huì)大打折扣。只有嚴(yán)格按相關(guān)文件規(guī)定和要求去做，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)彌補(bǔ)和改正，才能不留隱患，避免給個(gè)人、單位和國(guó)家造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失和遺憾。實(shí)踐證明，檔案管理工作的性質(zhì)決定了每一個(gè)檔案管理工作者只有將耐心和細(xì)心貫穿項(xiàng)目的始終，才能成為一個(gè)稱職的檔案管理工作者。

（3）在工作中不斷地學(xué)習(xí)、總結(jié)和歸納，揚(yáng)長(zhǎng)避短，努力提高業(yè)務(wù)水平。檔案管理工作者應(yīng)牢牢樹立檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)主人翁責(zé)任感，在工作中找出一套適合自己的工作方法來(lái)。例如，如果硬性地要求隨時(shí)隨地存檔，這在實(shí)際工作中也不現(xiàn)實(shí)，但是我們可以多準(zhǔn)備幾個(gè)資料夾，將待存檔、待存檔但資料需補(bǔ)全等文件分門別類地存放在對(duì)應(yīng)的資料夾中，定期對(duì)其進(jìn)行分類、整理和歸檔。這樣，不僅工作上井井有條，而且也是對(duì)自己、對(duì)單位，更是對(duì)國(guó)家和人民負(fù)責(zé)。

作者：韓春芳單位：安徽省高速公路控股集團(tuán)有限公司