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1現(xiàn)階段電子檔案管理技術(shù)分析

電子檔案管理系統(tǒng)功能需求的實(shí)現(xiàn)主要通過(guò)混合的方式，其中檔案管理的功能、收集與整編功能、系統(tǒng)維護(hù)功能、文件管理功能、編研開(kāi)發(fā)功能、光盤制作功能以及數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能等都是通過(guò)交互性的處理來(lái)實(shí)現(xiàn)，B/S模式通過(guò)"WEB/中間件/服務(wù)器"的J2EE技術(shù)架構(gòu)實(shí)現(xiàn)。主要包含以下子系統(tǒng)：一是信息采集部分，主要是對(duì)數(shù)據(jù)采集的完成。采用數(shù)據(jù)一體化的接口，按照信息采集的相應(yīng)流程和要求，把每個(gè)信息系統(tǒng)中等待歸檔的信息進(jìn)行采集，再通過(guò)收集整編就可以實(shí)現(xiàn)分散式或集中式的檔案整理，通過(guò)導(dǎo)入數(shù)據(jù)功能，就可達(dá)到離線數(shù)據(jù)收集或歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。在進(jìn)行電子檔案信息收集的過(guò)程中，會(huì)有實(shí)體檔案的收集、整理、移交以及接收伴隨，在進(jìn)行電子檔案業(yè)務(wù)流程的處理時(shí)，也會(huì)有與實(shí)體檔案相關(guān)的工作同時(shí)進(jìn)行處理。二是檔案管理的部分，主要是對(duì)日常檔案管理工作的完成。在管理檔案數(shù)據(jù)時(shí)，主要是對(duì)檔案信息日常管理工作的完成，管理過(guò)程要與實(shí)體檔案管理過(guò)程相統(tǒng)一，并遵從檔案管理的基本流程和基本規(guī)則，再結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)加以優(yōu)化。檔案統(tǒng)計(jì)是完成檔案管理工作中各種統(tǒng)計(jì)的工作，也是管理的一部分。三是開(kāi)發(fā)利用部分，主要是對(duì)檔案研發(fā)工作的完成，同時(shí)還有各種方式的檔案提供利用。不但利用與實(shí)體相關(guān)的檔案信息，還要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)把各種檔案的檢索與利用提供出來(lái)，主要有信息的、全文檢索以及分類檢索等多種方式。專業(yè)檢索主要是有針對(duì)性的對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案信息進(jìn)行專門的開(kāi)發(fā)，并能提供系統(tǒng)的調(diào)用，給業(yè)務(wù)系統(tǒng)帶來(lái)專用的信息服務(wù)，提供很大的便利。四是系統(tǒng)維護(hù)的部分，主要是對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的相關(guān)數(shù)據(jù)維護(hù)工作的完成。主要有各種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)置與維護(hù)，權(quán)限的管理，系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置與維護(hù)等。系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)給整個(gè)檔案管理提供了非常大的支持，也給檔案管理系統(tǒng)提供了基礎(chǔ)性的平臺(tái)。不但滿足了用戶檔案資源的管理需求，同時(shí)，還使系統(tǒng)的擴(kuò)展需求得到了滿足，使歸檔的流程變得更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。除此之外，還對(duì)日常數(shù)據(jù)的維護(hù)提供了便利，對(duì)于系統(tǒng)管理員來(lái)講是個(gè)非常強(qiáng)大的工具包。

2新時(shí)期電子檔案管理完善性策略分析

第一，建立規(guī)范的管理機(jī)制。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。第二，創(chuàng)新檔案管理制度。檔案管理部門應(yīng)制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。第三，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。第四是建設(shè)復(fù)合型管理隊(duì)伍。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，其成功的根本就是檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，這對(duì)于檔案信息化的發(fā)展質(zhì)量與速度起著決定性的作用。無(wú)論是信息時(shí)代文件的登記與輔助立卷，還是歸檔與檢索，都是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，這也就對(duì)檔案管理人員提出更高的要求，不但要對(duì)電子文件的特征與電子檔案的全程規(guī)范非常熟悉，并且，還要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)知識(shí)進(jìn)行掌握，才能保證檔案信息的安全性、完整性。另外，檔案管理人員不但要把本職工作做好，還要對(duì)自我學(xué)習(xí)的意識(shí)不斷強(qiáng)化，積極參加信息化教育的培訓(xùn)，對(duì)專業(yè)知識(shí)不斷更新，才能使自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)與工作水平與信息化管理相適應(yīng)，才能順利實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，培訓(xùn)的主要內(nèi)容有計(jì)算機(jī)、信息工程、網(wǎng)絡(luò)等方面的基礎(chǔ)知識(shí)。除此之外，檔案管理部門還要讓檔案管理人員對(duì)檔案發(fā)展的趨勢(shì)進(jìn)行及時(shí)了解，對(duì)現(xiàn)代科學(xué)在檔案工作中的應(yīng)用及時(shí)地了解，才能使他們的工作技能得到真正的提高。

3結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)以上的論述可以總結(jié)出，電子技術(shù)在快速的發(fā)展，并在各行各業(yè)以及各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛的推廣與應(yīng)用，使檔案載體從紙質(zhì)向光電介質(zhì)轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)的飛躍。但電子檔案也存在自身的缺點(diǎn)，如安全性面臨挑戰(zhàn)，作為證據(jù)的原始性不如紙質(zhì)檔案等等。正確面對(duì)電子檔案的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)，使檔案工作走向網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，給人們提供更加高效便捷的服務(wù)，是時(shí)代的需要，也是檔案科技工作者努力的方向。

作者：邢軍岐單位：陜西省寶雞峽引渭灌溉管理局