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1新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1各種檢查、評(píng)估工作導(dǎo)致檔案整理工作困難重重。近年來(lái)隨著國(guó)家對(duì)中職學(xué)校教育重視程度的不斷提高，中職學(xué)校在不斷提高辦學(xué)規(guī)模的同時(shí)，面臨的各種評(píng)估與檢查工作也越來(lái)越多。這些繁多的檢查項(xiàng)目需要中職學(xué)校精心準(zhǔn)備相關(guān)的檔案材料，但是不同的檢查與評(píng)估工作根據(jù)評(píng)估內(nèi)容的不同要求中職學(xué)校準(zhǔn)備的檔案材料也就不同，在此情況下，中職學(xué)校每次在面對(duì)具體的評(píng)估檢查項(xiàng)目時(shí)需要對(duì)這些繁多的資料進(jìn)行重復(fù)的整理與分類(lèi)，導(dǎo)致中職學(xué)校的檔案管理工作停滯不前。

1.2檔案信息化程度不高，檔案信息利用率低。檔案管理工作是學(xué)校管理工作的基礎(chǔ)，其內(nèi)容繁瑣，尤其是在學(xué)校的發(fā)展過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案材料，而傳統(tǒng)的檔案材料是以紙質(zhì)的形式存在，這些材料的日益積累必然會(huì)導(dǎo)致一些檔案信息在查閱的時(shí)候非常的不方便，根據(jù)五家渠職業(yè)技術(shù)學(xué)校的檔案管理工作管理模式分析，檔案管理的信息化程度還不高，許多檔案信息并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)電子版，這樣的結(jié)果是不僅影響學(xué)校檔案材料的保存，容易因?yàn)楣芾聿簧贫鴮?dǎo)致檔案材料出現(xiàn)丟失與損壞的現(xiàn)象，同時(shí)也會(huì)增加學(xué)校的管理運(yùn)行負(fù)擔(dān)，眾所周知，檔案信息的紙質(zhì)化要求不僅要求學(xué)校建設(shè)相應(yīng)的檔案室，還要消耗學(xué)校大量的紙張等辦公用品。

1.3檔案資料的收集不完整?；谥新殞W(xué)校廣大教育者對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)程度還不夠，導(dǎo)致人們?nèi)狈n案材料的收集意識(shí)，導(dǎo)致相關(guān)檔案信息的缺乏；同時(shí)中職學(xué)校在選擇檔案材料的時(shí)候存在很大的隨意性，選擇什么樣的檔案材料信息沒(méi)有明確的規(guī)定，具體表現(xiàn)為中職學(xué)校的管理者決定著學(xué)校檔案的信息內(nèi)容，比如對(duì)學(xué)校負(fù)面信息不保存，而只保存關(guān)于學(xué)校良好報(bào)道的信息。

2新時(shí)期完善中職學(xué)校檔案管理工作的具體對(duì)策

基于新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理工作所存在的問(wèn)題，我們要大力發(fā)展檔案信息化建設(shè)，通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化提高中職學(xué)校檔案管理工作的水平。

2.1加強(qiáng)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)。檔案信息的數(shù)字化建設(shè)是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式并存放于計(jì)算機(jī)中，通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化可以方便人們的使用，提高檔案信息的重復(fù)利用率：首先，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化。紙質(zhì)的檔案信息受環(huán)境、人為因素的影響比較大，其存在被丟失、破壞的可能性，而實(shí)現(xiàn)電子化就可以避免因?yàn)槭艹钡葘?dǎo)致的檔案損壞現(xiàn)象出現(xiàn)；其次，照片檔案的信息化。照片是檔案中的重要信息資源，其能夠直觀(guān)地表現(xiàn)出所要反映的信息，實(shí)現(xiàn)照片的信息化主要通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描和數(shù)碼設(shè)備直接形成數(shù)字照片。

2.2加大投入，提高硬件設(shè)施。中職學(xué)校檔案管理工作水平的提高，離不開(kāi)完善的基礎(chǔ)設(shè)施，因此中職學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案管理工作的支持力度，設(shè)立專(zhuān)門(mén)檔案室收集、整理全校各類(lèi)檔案，配備檔案專(zhuān)用裝訂、打印等設(shè)備，提高檔案館(室)的建設(shè)，確保檔案材料保管安全、利用方便管理規(guī)范。

2.3增強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力。學(xué)校檔案信息化建設(shè)需要高素質(zhì)的檔案管理人員，尤其是需要懂現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合型技能人才，因此中職學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息技能的培訓(xùn)：一是學(xué)校應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案在職人員的繼續(xù)教育，打造一支成熟的檔案隊(duì)伍；二是學(xué)校要增加檔案管理人員編制，積極引進(jìn)一批懂計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的綜合型檔案管理人才，同時(shí)也要積極聘請(qǐng)社會(huì)上懂檔案信息化管理技能方面的人才到學(xué)校擔(dān)任名譽(yù)教師，定期對(duì)現(xiàn)有教師進(jìn)行培訓(xùn)。

2.4加強(qiáng)檔案的收集和整理。學(xué)校要建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)收集學(xué)校的各種檔案信息，并且要制定統(tǒng)一的歸檔和保管期限。在歸檔過(guò)程中應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的歸檔原則，根據(jù)不同門(mén)類(lèi)、不同載體按年度、類(lèi)別分別整理歸檔。各部門(mén)要加強(qiáng)檔案的收集、保管和歸檔工作，這是檔案工作的基礎(chǔ)。

3結(jié)束語(yǔ)

學(xué)校檔案管理是學(xué)校工作的重要組成部分，基于新時(shí)期所出現(xiàn)的各種變化，中職學(xué)校要采取科學(xué)的管理方法，建立有效的檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，發(fā)揮檔案信息的價(jià)值作用。

作者：賀偉單位：五家渠職業(yè)技術(shù)學(xué)校