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【摘要】新時(shí)期的機(jī)構(gòu)編制檔案就是指在編制范圍內(nèi)的機(jī)構(gòu)部門工作人員的工作記錄和記錄機(jī)構(gòu)編制工作的參考文件，檔案將工作和資料記錄下來是為了方便查看工作人員的信息，是非常重要的信息資料和法律資料，更加為了方便相關(guān)部門依法執(zhí)行工作。不僅如此，還能為領(lǐng)導(dǎo)提供決策提供真實(shí)依據(jù)。本文就針對新時(shí)期下機(jī)構(gòu)編制的檔案管理的研究和分析。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；機(jī)構(gòu)編制；檔案管理

引言

檔案的記錄是真實(shí)事件和信息的反映，對于機(jī)構(gòu)編制管理其實(shí)就是指在機(jī)構(gòu)或者企業(yè)內(nèi)部的人力資源配置、部門配置、工作人員數(shù)量結(jié)果上面的配置以及組織形式的管理，其中機(jī)構(gòu)編制的檔案管理就是要對機(jī)構(gòu)內(nèi)的工作記錄和信息進(jìn)行管理。

一、新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制的檔案管理的現(xiàn)狀

目前許多機(jī)構(gòu)編制的檔案管理還一直沿用以前的管理方式，因?yàn)闄n案的數(shù)量比較多并且內(nèi)容也十分豐富，時(shí)間跨度也比較大，而且以前的檔案管理是一直處于密不透風(fēng)的狀態(tài)，所以難免有些檔案管理會(huì)出現(xiàn)受潮的現(xiàn)象，這就導(dǎo)致了部分檔案因?yàn)楣芾聿簧频脑蚨鴣G失。以前傳統(tǒng)的檔案大多都是用紙質(zhì)的，所以保存性就不是很好。目前機(jī)構(gòu)編制的檔案主要存在的問題在于：1.檔案編號存在不完整的現(xiàn)象。因?yàn)闄n案涉及的資料比較多，這就要求在機(jī)構(gòu)編制中的工作人員要對其進(jìn)行分類處理并且編上序號，這是為了以后查找起來更加方便。2.分類時(shí)標(biāo)題模糊不清，有些檔案沒有歸結(jié)于檔案的具體內(nèi)容，張冠李戴亂用標(biāo)題，有些標(biāo)題還不能夠反映檔案內(nèi)容。3.大部分檔案都缺乏卷內(nèi)目錄，這樣查找起來就比較困難。4.檔案沒有標(biāo)注頁碼，即使出現(xiàn)文章不連貫掉頁碼的現(xiàn)象也都不知道。5.在分類檔案時(shí)，情況太混亂，有些是按照時(shí)間年限，有些是按照職能部門管轄范圍分類。

二、新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制的檔案管理策略

（一）提高方案管理人員的自身業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)

一個(gè)企業(yè)的機(jī)構(gòu)編制的檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)類也是一項(xiàng)具有業(yè)務(wù)性質(zhì)的工作，這就要要求機(jī)構(gòu)編制檔案管理的在崗人員首先自身要有較強(qiáng)的分類的能力，能夠規(guī)范清晰地將檔案歸類，同時(shí)還需要有比較強(qiáng)的管理意識，能夠比較專業(yè)和先進(jìn)的服務(wù)理念，要明確檔案管理工作人員不再是倉庫管理人員。實(shí)施一定的競爭機(jī)制，增強(qiáng)檔案管理人員之間的競爭，壯大管理人員隊(duì)伍。因?yàn)槠毡榈墓芾砣藛T的素質(zhì)都比較低，并且在這個(gè)崗位上一些優(yōu)秀的人才認(rèn)為此崗位沒有太大的晉升空間所以大多不愿意承擔(dān)這個(gè)任務(wù)，所以就導(dǎo)致了現(xiàn)在在崗的工作人員整體的能力不強(qiáng)，這樣會(huì)牽制整個(gè)機(jī)構(gòu)編制的方案管理水平的提高。相關(guān)部門也要重視檔案管理工作人員的能力培訓(xùn)，經(jīng)過培訓(xùn)之后工作人員的能力就有所提高，定期開展一定的培訓(xùn)課程在增加工作人員自身能力的同時(shí)，也能做好管理工作。也可以選擇到一些先進(jìn)檔案管理工作的示范區(qū)參觀工作，借鑒其他地區(qū)的檔案管理理念，從而豐富自己的管理經(jīng)驗(yàn)，還可以邀請經(jīng)驗(yàn)特別豐富的工作人員或者領(lǐng)導(dǎo)對本地區(qū)的工作提出意見或建議。定期開展相關(guān)理論知識的考核，檢驗(yàn)工作人員掌握關(guān)于機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的知識情況。還要實(shí)時(shí)了解檔案工作的最新狀況和未來可能發(fā)展的方向，學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)來指導(dǎo)管理工作。在實(shí)際探索中不斷改變管理方式來順應(yīng)時(shí)展。制定一套關(guān)于工作人員之間的激勵(lì)和獎(jiǎng)懲制度，鼓勵(lì)工作人員投身和熱衷于檔案管理工作中，每個(gè)月或者每個(gè)年度要及時(shí)總結(jié)工作和員工的工作表現(xiàn)，對于表現(xiàn)好的員工要給予獎(jiǎng)勵(lì)，對于表現(xiàn)不好的員工給予一定的懲罰，有了獎(jiǎng)懲制度的管束相關(guān)工作人員會(huì)克制一些不好的行為并且能夠努力好好工作。

（二）嚴(yán)格要求檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)

機(jī)構(gòu)編制中的檔案管理要求所管理的資料要齊全和完整，要求分類的質(zhì)量高。這是檢驗(yàn)一個(gè)機(jī)構(gòu)編制的檔案管理水平的高低標(biāo)準(zhǔn)，那么針對于目前檔案管理中的材料不完整的現(xiàn)狀，相關(guān)部門要重點(diǎn)把握這些問題存在的源頭。一些領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)施新規(guī)定前期要參與干涉管理工作，讓管理工作人員可以有個(gè)標(biāo)準(zhǔn)參考。對材料的管理除了要完整之外還要求要精益求精，排除一些用處不大的資料，將檔案中的重點(diǎn)記錄下來做好分類。對于沒有形成完整的資料要采用“記事”的方法，通過相關(guān)部門的允許下，最大限度做好記錄工作。

（三）采取現(xiàn)代化管理方式，促進(jìn)管理方式的轉(zhuǎn)變

雖然一些管理方式加入了一些現(xiàn)代管理的理念并且得到了廣泛應(yīng)用，但是有些基于檔案的數(shù)量比較大，因此工作就比較繁雜。所以目前最主要的任務(wù)就是要加強(qiáng)現(xiàn)代管理的模式。比如：完整檔案管理的流程、采用先進(jìn)的科技技術(shù)管理、與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合等。1.完整檔案管理的流程。就是要在管理過程中每項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)明確，有一套完整的流程并且要嚴(yán)格按照流程完成工作，采用機(jī)構(gòu)編制檔案管理的相關(guān)流程和程序，這樣就可以減少一些工作，并且提高工作效率。2.引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)完成管理工作，使整個(gè)工作更加智能化，人們只是起到輔助作用，引進(jìn)可以對檔案管理室進(jìn)行殺菌、控制濕度和溫度的環(huán)境，這樣檔案就減少受潮的機(jī)率。3.可以利用聯(lián)網(wǎng)將需要?dú)w檔的資料保存到網(wǎng)絡(luò)中，如果有相關(guān)人員要提取或者查看資料可以登錄查看，這樣就可以減輕工作人員的工作量，能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)智能化，能夠大大提高工作效率。

結(jié)束語

綜上所述，新時(shí)期的機(jī)構(gòu)編制中的檔案管理工作雖然存在一些問題，我們首先要重視這些問題的存在，才能夠針對這些問題提出一些解決辦法，從而能夠提高管理工作的質(zhì)量。

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作者：石拓 單位：拜泉縣機(jī)構(gòu)編制數(shù)據(jù)管理中心