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根據(jù)我多年從事辦公室工作的實(shí)踐和體會(huì)，談?wù)勗鯓?a href="http://m.bjhyfc.net/lunwen/xinzhen/guanl/200907/155329.html" target="_blank">做好辦公室工作。

一、辦公室工作的概念

（一）辦公室工作的職能：辦公室工作包括辦事、辦文兩個(gè)大的方面。辦事包括協(xié)調(diào)工作、會(huì)務(wù)工作、催辦查辦工作、來賓來訪接待工作、行政事務(wù)工作、領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)勤和外出服務(wù)工作、安全保衛(wèi)工作和值班工作等。辦文包括制發(fā)文件、收發(fā)文件、轉(zhuǎn)遞文件、采集和提供信息、印信管理工作、檔案工作和保密工作等。

（二）辦公室工作的作用：承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用；辦事、辦文的助手作用；草擬文件、采集信息、調(diào)查研究、提建議、提預(yù)案的參謀作用；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)幫助解決問題的協(xié)調(diào)作用；通過外來人員辦事，從辦事效率、服務(wù)態(tài)度、工作質(zhì)量諸方面直接反映單位風(fēng)貌的窗口作用；辦公室人員經(jīng)常將聽到看到的情況反映給領(lǐng)導(dǎo)的耳目作用。

（三）辦公室工作的特點(diǎn)：政治性，包括政策性和保密性；從屬性，從屬于同級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，完全是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)的意圖和安排進(jìn)行工作的；全面性，上管方針政策，下管蒼蠅蚊子，粗如牛腰，細(xì)如牛毛，沒有明確其他科室分管的工作也要管起來。

（四）辦公室工作的指導(dǎo)原則：一是工作要講效率，各項(xiàng)工作都要準(zhǔn)確、迅速。二是要保密。辦公室人員知道領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者的機(jī)密很多，必須注意保密，守口如瓶。三是實(shí)事求是。工作要扎扎實(shí)實(shí)，講話要實(shí)實(shí)在在。特別是向領(lǐng)導(dǎo)反映情況，要一是一，二是二，不擴(kuò)大，不縮小，不夾個(gè)人恩怨，不講“大概”、“可能”、“差不多”等含糊不清、模棱兩可的情況。

二、辦公室的幾項(xiàng)主要工作

（一）領(lǐng)導(dǎo)人的秘書工作。主要職責(zé)是：起草領(lǐng)導(dǎo)的講話稿和有關(guān)發(fā)文稿；跟隨領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查研究，做好調(diào)查記錄，撰寫調(diào)查報(bào)告；記錄領(lǐng)導(dǎo)人的講話；收存、登記給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送的文件；領(lǐng)導(dǎo)人批示事項(xiàng)的轉(zhuǎn)呈、催辦、查辦；根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見，安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，并做好活動(dòng)日志；為領(lǐng)導(dǎo)提供信息；做好領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)勤和外出的服務(wù)工作；做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

（二）協(xié)調(diào)工作。辦公室是一個(gè)單位的綜合部門，經(jīng)常按領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)去協(xié)調(diào)解決各種問題。因此，協(xié)調(diào)工作是辦公室的重要任務(wù)之一。

協(xié)調(diào)工作的類型，有上下關(guān)系協(xié)調(diào)，左右關(guān)系協(xié)調(diào)，公務(wù)關(guān)系協(xié)調(diào)，領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系的協(xié)調(diào)，內(nèi)部關(guān)系的協(xié)調(diào)，局部與整體關(guān)系的協(xié)調(diào)等。

協(xié)調(diào)工作的原則：從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是；從全局出發(fā)，按政策辦事；按有關(guān)部門的職能辦事；堅(jiān)持協(xié)商，達(dá)到統(tǒng)一，不能以權(quán)壓人，不能強(qiáng)加于人。

(三)會(huì)務(wù)工作。會(huì)議的種類很多，有代表會(huì)（如黨代會(huì)、人代會(huì)等）、常委會(huì)、全委會(huì)、辦公會(huì)、工作會(huì)、電話會(huì)、匯報(bào)會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、座談會(huì)、研討會(huì)等。下面著重談?wù)劰ぷ鲿?huì)議的服務(wù)工作。

工作會(huì)議，顧名思義是部署或研究工作的會(huì)議。要服務(wù)好這種會(huì)議，需做好以下幾點(diǎn)：（1）下發(fā)會(huì)議通知。通知的內(nèi)容，包括會(huì)議名稱、開會(huì)時(shí)間、開會(huì)地點(diǎn)、參加人員、需攜帶的材料等。（2）撰寫、印制文件。一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)講話材料、經(jīng)驗(yàn)介紹材料、文件討論稿、參閱材料等。（3）安排會(huì)議日程和議程。（4）需要討論的，還要編好討論組，并明確召集人和討論地點(diǎn)。（5）做好開會(huì)時(shí)間的服務(wù)工作。開會(huì)前，要提前打掃衛(wèi)生，擺放桌凳，安排好主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)席位，準(zhǔn)備好茶水。開會(huì)中間，要做好會(huì)議記錄。有些重要會(huì)議，還要錄音錄像。會(huì)議結(jié)束后，要收集錄音錄像資料，整理會(huì)議記錄，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后存入檔案，備用。有的會(huì)議，還要把會(huì)議情況編寫、印發(fā)簡報(bào)。

（四）催辦查辦工作。就其實(shí)質(zhì)說，它是實(shí)施決策、辦理事務(wù)、落實(shí)批示的一項(xiàng)后續(xù)保證手段。

催查工作的范圍，包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示的事項(xiàng)；上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的事項(xiàng)；新聞單位要求核查的事項(xiàng)；本單位領(lǐng)導(dǎo)安排的工作需要催查的事項(xiàng)。

催查的程序：擬辦；立案；辦理；催辦；結(jié)案；歸檔。

（五）接待工作。辦公室需要接待的人員，大體分為內(nèi)賓、外賓和來訪三種情況。接待者必須有良好的精神狀態(tài)，待人要熱情，要有禮貌，并且要有一定的接待程序，做倒忙而不亂。

來訪者經(jīng)常有四種情況：一是下屬單位人員上訪，二是上級(jí)單位人員視訪，三是兄弟單位的人員走訪，四是外地的同志來訪。無論哪種人員，都要主動(dòng)、熱情、禮貌、周到。還要講究接待規(guī)格。接待規(guī)格過高，影響領(lǐng)導(dǎo)的正常工作；過低，影響上下左右的關(guān)系。辦公室負(fù)責(zé)接待的同志，要為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。

涉外接待，必須按照國家統(tǒng)一的方針、政策和統(tǒng)一的對(duì)外表態(tài)，在地方外事部門統(tǒng)一管理下進(jìn)行，把握不準(zhǔn)的事情，要及時(shí)請(qǐng)示，不能自行其是。

（六）來信來訪工作

應(yīng)堅(jiān)持的原則：（1）對(duì)正確的意見和合理要求，要虛心采納；（2）政策、條件都允許的，應(yīng)盡量解決。有些問題雖然合理，但條件不成熟，一時(shí)不能解決的，要做好思想工作。（3）對(duì)政策不允許的，既要同情、體諒他們的困難，又要坦誠地向他們解釋清楚，讓他們諒解。（4）對(duì)群眾申訴、控告和檢舉的問題，按領(lǐng)導(dǎo)的批示直辦或轉(zhuǎn)辦。（5）對(duì)無理取鬧的，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐u(píng)，并通過講道理的方法對(duì)他們說服教育。

應(yīng)采用的方法：接待上訪者要嚴(yán)肅認(rèn)真，熱情耐心，決不能敷衍塞責(zé)，漠然處之?？筛鶕?jù)不同的類型，采取不同的方法：對(duì)文明平靜型上訪者，要注意禮貌，并對(duì)其提出的問題認(rèn)真對(duì)待，盡可能達(dá)到他們的滿意；對(duì)感情沖動(dòng)型上訪者，要先采取有效措施讓其平靜下來，而后問明情況，給予耐心細(xì)致的答復(fù)，盡量避免沖突；對(duì)糾纏型上訪者，政策、條件都允許的，要盡快解決，政策、條件不允許的，態(tài)度要明朗、堅(jiān)決，避免無謂地周旋。

（七）行政事務(wù)工作。包括財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、車輛管理、環(huán)衛(wèi)管理和安全管理等，是一項(xiàng)涉及面廣、難度較大、服務(wù)性很強(qiáng)的工作。把這項(xiàng)工作做好了，可以保證單位各項(xiàng)工作高效地運(yùn)行。要做好這項(xiàng)工作，一是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌兼顧，按原則辦事，堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)、實(shí)事求是的原則，為機(jī)關(guān)工作和生活服務(wù)的原則，勤儉節(jié)約的原則，分工協(xié)作的原則。二是要建立一套切實(shí)可行的規(guī)章制度，使各項(xiàng)工作有章可循。三是對(duì)人員定崗定責(zé)，建立崗位責(zé)任制。四是做好思想政治工作。教育從事這項(xiàng)工作的人員樹立吃苦耐勞、扎實(shí)工作、一絲不茍的精神。要公道正派，不謀私利，寬宏大量，任勞任怨。

（八）印信管理工作。印章是憑信，是一個(gè)單位對(duì)外行使權(quán)力的標(biāo)志。因此，對(duì)印章的使用，必須有嚴(yán)格的制度，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。蓋印前，要對(duì)蓋印材料進(jìn)行審查；蓋印后，要對(duì)用印單位、時(shí)間、內(nèi)容、份數(shù)、批準(zhǔn)用印人姓名、經(jīng)辦人姓名進(jìn)行登記。印章的交接，要有交接手續(xù)和見證人。開具介紹信，要履行審批手續(xù)。嚴(yán)禁開具空白介紹信。介紹信存根要?dú)w檔。

（九）保密工作。是關(guān)系黨和國家安全的大事。辦公室人員經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，頻繁接觸黨和國家的秘密。這種特殊的工作條件，決定著辦公室保密工作的重要性。涉及辦公室保密的工作主要有：應(yīng)保密的文件、會(huì)議內(nèi)容、科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)情況等。為保守秘密，每個(gè)黨和國家工作人員必須做到：不該知道的秘密不問，不該說的秘密不說，不該看的秘密不看，不在私人通信中涉及秘密，不用非保密本記錄秘密，不在非保密場(chǎng)所談?wù)撁孛?，不私自錄制、?fù)印、拍攝、摘抄、收藏秘密，不向無關(guān)人員泄露秘密，不用公用電話、明碼電報(bào)、在普通郵局辦理秘密事項(xiàng)，不帶秘密載體游覽公共場(chǎng)所或探親訪友。

（十）值班工作。值班人員的職責(zé)是：承接上下左右，并將情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；對(duì)值班時(shí)發(fā)生的各種情況做好記錄，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，按領(lǐng)導(dǎo)的意見妥善處理；做好來訪接待工作，并妥善處理；做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。