概述企業(yè)檔案數(shù)字化管理
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目前企業(yè)檔案數(shù)字化中存在的主要問題就是電子檔案載體的特殊性導致的一系列問題。
1．1電子檔案的真實性問題
由于電子檔案與紙質(zhì)檔案載體性質(zhì)的不同，電子檔案可以刪減，可以不留痕跡地反復修改，不能通過字體和印章鑒別，導致無法辨別真?zhèn)?，使其不具有法律效力和依?jù)。
1．2電子檔案的安全性問題
電子檔案與紙質(zhì)檔案由于載體不同，容易被外界環(huán)境影響，消磁或者無法讀??；還容易被網(wǎng)絡黑客通過特殊程序截取或被計算機病毒入侵，使信息丟失。
1．3電子檔案對生存的技術環(huán)境過分依賴問題
企業(yè)的電子檔案形式多樣，有文檔、圖形、視頻、音頻等，而這些檔案無法直接閱讀，人和電子檔案之間有一道數(shù)字屏障，計算機成為必須工具。而計算機技術和軟件的更新速度極快，使電子檔案也同時需要不斷的更新才能被讀取和利用，導致電子檔案對計算機的依賴性極大，也極易丟失信息。
1．4電子檔案的增殖速度極快，存儲密度增高
企業(yè)在生產(chǎn)和經(jīng)營中產(chǎn)生的電子檔案越來越多，而且組成結構復雜，每年都在成倍的增長，這就要求存儲的載體空間和密度不斷加大。自1957年硬盤誕生以來，存儲密度提高了5000萬倍。而存儲密度越高，導致安全問題就越多。
1．5檔案數(shù)字化對檔案人員也提出了更高的要求
做好檔案數(shù)字化工作要求企業(yè)的檔案管理人員不僅懂得紙質(zhì)檔案的整理、編研，還要能夠熟練地使用計算機、掃描儀、相應的檔案管理系統(tǒng)軟件等，能夠熟練進行計算機軟件和電子檔案更新、升級等后期維護工作。
2針對企業(yè)檔案數(shù)字化管理出現(xiàn)問題應采取的措施
2．1企業(yè)應該加強數(shù)字檔案的安全性管理
對歸檔電子文件做到全程管理，即對電子文件的形成、收集、歸檔以及電子檔案的保管、利用、統(tǒng)計、銷毀等實行全過程管理與監(jiān)控。可以采取身份識別、權限控制、電子簽名等技術手段維護電子檔案的真實可靠性。
2．2企業(yè)要根據(jù)實際情況建立完整的電子檔案歸檔和保存制度
電子文件歸檔一式三份，一份封存保管，一份借閱使用，一份異地保存。歸檔的電子文件盡量轉換成通用格式，如不能轉換就在同一載體中同時保存其應用軟件，以防止若干年后無法讀取。要選擇專門的檔案光盤，其壽命大于20年，合理安排存儲結構，科學保存。每4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
2．3在檔案數(shù)字化轉換過程中要遵循規(guī)范性、安全性、真實性、效益性的原則
制定出符合本企業(yè)實際情況的、合理的、最優(yōu)化的檔案轉化方案。
2．4做好電子檔案的保存和維護工作，盡可能的延長使用壽命
以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，但是由于電子文件形成的時間短，缺乏實際存儲的經(jīng)驗，所以要求電子檔案的保存環(huán)境高于紙質(zhì)檔案，要恒溫、恒濕、防塵、防磁、防震、防光、防有害氣體。
2．5重要檔案還是要雙套制保存
有的大型企業(yè)有很多珍貴或機密的檔案，它們可能是有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，要雙套制保存。既有電子檔案也有紙制檔案，以防止電子檔案出意外導致無法挽回的損失。
2．6有條件的企業(yè)可根據(jù)具體情況開發(fā)專門的檔案管理系統(tǒng)
用專業(yè)檔案管理軟件收集、整理、編研電子檔案；把紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后掛接到檔案管理數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)定期自動備份數(shù)據(jù)，防止丟失，全面實現(xiàn)計算機管理。
2．7企業(yè)應該重視檔案管理，有計劃地培養(yǎng)和引進檔案管理人才
在做好紙質(zhì)檔案管理同時學習當今先進的數(shù)字化管理經(jīng)驗，加速本企業(yè)的檔案數(shù)字化管理工作，推動企業(yè)的快速發(fā)展。總之，在信息化條件下企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作已經(jīng)成為企業(yè)管理的重要組成部分。企業(yè)要克服各種困難加快檔案數(shù)字化進程，它可以促進企業(yè)的發(fā)展，為企業(yè)騰飛助力加油科學技術與生態(tài)倫理是相互作用的。當科學技術被合理應用到各個領域，可以促進各方面的可持續(xù)發(fā)展，促使生態(tài)平衡，反過來生態(tài)的平衡也會為科學技術的發(fā)展提供更廣闊的空間。
作者：冷雪峰單位：中國第一汽車股份有限公司技術中心
