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國(guó)有企業(yè)的秘書人員，可以說是企業(yè)戰(zhàn)略意志的傳導(dǎo)者、管理秩序的維護(hù)者、日常運(yùn)營(yíng)的協(xié)調(diào)者、機(jī)關(guān)服務(wù)的保障者和領(lǐng)導(dǎo)形象的體現(xiàn)者。在實(shí)際工作中，大部分秘書都是埋頭苦干、兢兢業(yè)業(yè)，圍繞企業(yè)重點(diǎn)難點(diǎn)問題，積極獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，認(rèn)真處理協(xié)調(diào)大量復(fù)雜性、事務(wù)性工作，為企業(yè)完成各項(xiàng)任務(wù)作出了積極貢獻(xiàn)。但是也有部分秘書雖然學(xué)歷和知識(shí)水平較高，但工作一段時(shí)間后發(fā)現(xiàn)，他們的其他方面比如人際溝通能力、綜合協(xié)調(diào)能力都比較弱，并不適合秘書崗位，不但自己感覺很辛苦，也容易給領(lǐng)導(dǎo)造成很多工作上的被動(dòng)。

管理學(xué)上有句名言：你可以教會(huì)一只火雞爬上樹，但最好是找一只松鼠。這就是所謂人崗匹配的問題，選聘人員應(yīng)遵循人事相宜，人適其事，事得其人的原則，根據(jù)不同員工個(gè)體間的能力素質(zhì)差異以及崗位的不同要求，將他們安排在最合適的崗位上，保持個(gè)體能力素質(zhì)與工作崗位要求的同構(gòu)性，從而提高人員的工作效率，有效完成各項(xiàng)工作。這里的個(gè)體能力素質(zhì)在管理學(xué)上稱之為勝任能力，即根據(jù)崗位的工作要求，確保該崗位的人員能夠順利完成該崗位工作的個(gè)人能力特征結(jié)構(gòu)，它包含知識(shí)技能、態(tài)度能力、性格特質(zhì)和內(nèi)驅(qū)力等指標(biāo)。知識(shí)技能是指對(duì)工作領(lǐng)域的了解，態(tài)度能力是指將工作做好的經(jīng)驗(yàn)與技能，性格特質(zhì)是指一個(gè)人持續(xù)穩(wěn)定的內(nèi)在特征，內(nèi)驅(qū)力是指在工作領(lǐng)域里發(fā)至內(nèi)心的想法和偏好，它將驅(qū)動(dòng)和決定一個(gè)人的外在行動(dòng)。在這些指標(biāo)中，除了知識(shí)技能是顯性的、易于感知的以外，其他都是潛在的、難以感知的。

那么對(duì)于國(guó)有企業(yè)秘書一職而言，它所需要的勝任能力是什么樣的呢？國(guó)有企業(yè)秘書的主要工作是包括決策參謀、綜合協(xié)調(diào)、督查督導(dǎo)以及文字工作等。決策參謀是主動(dòng)研究企業(yè)面臨的內(nèi)外部發(fā)展環(huán)境，超前捕捉企業(yè)可能遇到的矛盾和問題，深入調(diào)查了解情況，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供真實(shí)有效的信息，主動(dòng)及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)提供工作預(yù)案和工作建議。綜合協(xié)調(diào)是發(fā)揮溝通內(nèi)外、聯(lián)系上下的橋梁樞紐作用，理順和明晰各類界面間的關(guān)系，優(yōu)化企業(yè)管理秩序，推動(dòng)企業(yè)高效流暢地運(yùn)轉(zhuǎn)。督查督導(dǎo)是圍繞企業(yè)的重大決策和重要工作部署，對(duì)存在問題進(jìn)行客觀分析，促進(jìn)政策、決策的貫徹落實(shí)。文字工作是各種總結(jié)、材料和領(lǐng)導(dǎo)講話稿的撰寫。

從這些工作中，我們不難發(fā)現(xiàn)，秘書一職除了要求有一定得專業(yè)知識(shí)和文字功底外，更重要的是能夠主動(dòng)工作，充分發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)能力，給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充當(dāng)參謀助手。因此，秘書崗位所需要的勝任能力指標(biāo)中，知識(shí)技能對(duì)應(yīng)的是行政管理專業(yè)知識(shí)，態(tài)度能力對(duì)應(yīng)的是溝通能力、協(xié)調(diào)能力，性格特質(zhì)對(duì)應(yīng)的是工作主動(dòng)性、注重細(xì)節(jié)等，而內(nèi)驅(qū)力對(duì)應(yīng)的是工作責(zé)任感。

通過以上分析可以看出，要選聘一名優(yōu)秀的秘書，既要看其是否具備專業(yè)知識(shí)這個(gè)顯性指標(biāo)，更重要的是通過一定的方式獲知其是否具備那些潛在素質(zhì)指標(biāo)。專業(yè)知識(shí)可以通過候選人的學(xué)歷、學(xué)位等信息獲知，而態(tài)度能力、性格特質(zhì)和內(nèi)驅(qū)力等指標(biāo)則要通過一定的素質(zhì)測(cè)評(píng)方法來檢驗(yàn)。職業(yè)化的素質(zhì)測(cè)評(píng)方法包括心理測(cè)試與智能測(cè)試。根據(jù)秘書一職的崗位要求，工作主動(dòng)性、責(zé)任感、是否注重細(xì)節(jié)等都屬于心理測(cè)試范疇，溝通、協(xié)調(diào)能力則屬于智能測(cè)試范疇。在企業(yè)中用的較多的心理測(cè)試主要是自陳式測(cè)試和投射測(cè)試。自陳式測(cè)試是通過讓候選人回答一些事先設(shè)定好的問題，然后根據(jù)答題情況分析他們的心理和個(gè)性狀況。投射測(cè)試采用讓候選人觀察一張圖或照片，并不容他們細(xì)加思索，讓他們很快說出對(duì)圖片的認(rèn)識(shí)，從而探知候選人潛在的態(tài)度、動(dòng)機(jī)等，因?yàn)楸粶y(cè)者無暇思索，會(huì)把自己內(nèi)心深處的心理傾向“投射”到圖片上，難以掩飾，較為可信。智能測(cè)試最常用的是情景模擬測(cè)試。將候選人安排在模擬的、逼真的工作環(huán)境中，要求他們處理可能出現(xiàn)的各種問題，測(cè)試其實(shí)際工作能力、潛在能力等。情景模擬測(cè)試方法中應(yīng)用比較廣泛的是無領(lǐng)導(dǎo)小組討論法。所謂“無領(lǐng)導(dǎo)”，是指不指定誰擔(dān)任主持討論的組長(zhǎng)，不布置議題和議程，更不提要求，只給一個(gè)簡(jiǎn)短案例，案例中隱含著數(shù)個(gè)待處理的問題，以引導(dǎo)小組展開討論。測(cè)試者通過閉路電視或者錄像觀察小組討論情況，在討論過程中，被測(cè)試者的各種能力便會(huì)通過其扮演的角色表現(xiàn)出來，如主動(dòng)發(fā)起者、組織指揮者、鼓動(dòng)者、協(xié)調(diào)者。因?yàn)槠髽I(yè)秘書必須具備優(yōu)秀的溝通、協(xié)調(diào)能力，所以通過無領(lǐng)導(dǎo)小組討論法可以找出溝通、協(xié)調(diào)能力最強(qiáng)的候選人。

現(xiàn)代素質(zhì)測(cè)評(píng)的工具與方法還有很多，企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，通過多種科學(xué)、客觀的測(cè)評(píng)方法對(duì)候選人的個(gè)性特征、職業(yè)傾向、動(dòng)機(jī)等素質(zhì)進(jìn)行測(cè)試與評(píng)價(jià)，以判定他們與秘書崗位的匹配程度。通過專業(yè)素質(zhì)測(cè)評(píng)方法選出的秘書，不僅專業(yè)知識(shí)豐富，更具備優(yōu)秀的溝通、組織、協(xié)調(diào)能力，工作責(zé)任心強(qiáng)，一定能在企業(yè)發(fā)展的過程中發(fā)揮好參謀助手作用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與個(gè)人的共同進(jìn)步。