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一、行政辦公室的作用

大、專院校系級行政辦公室是綜合性的辦事機構，既有常規(guī)性的工作，也有非預見性的工作；既要了解各方面對系中心工作的思想反映，又要及時傳遞信息?？傊敌姓k公室的作用概括地說：一是服務作用；二是信息處理作用。以此保證系內的各方面工作有序進行。

1．服務作用

教育系統(tǒng)的行政辦公室既然是綜合性的辦事機構，就要熱情地為上下左右服務。首先，發(fā)揮參謀作用為領導服務。系行政辦公室無論是協(xié)助領導了解綜合情況，還是處理來信來訪，都是為了使領導從繁忙的具體事務中解脫出來，集中精力搞教學、抓大事。為使行政辦公室工作起到參謀作用必須把握好幾個基本要素，一是提出的建議要有針對性和科學性。要針對領導最費精力及群眾最關心的問題提出建議，才能起到參謀作用。例如：在計劃經(jīng)濟時期，房屋分配、職稱評定和調整工資等問題是群眾最關心的事情，也是領導最費腦筋的事情。這時行政辦公室就要注意了解、收集群眾的反應，并歸納出幾個方面的材料及時向領導匯報，供領導決策時參考。在“市場經(jīng)濟”條件下，上述問題依然存在，但已經(jīng)不是“群眾最關心的事情和成為領導最費腦筋的事情”。因為現(xiàn)在貨幣化購房已經(jīng)初具規(guī)模，職稱的評定工作有了相對的民主和透明度，工資結構和勞動報酬隨著社會的改革有了很大變化。二是分析問題時要注意全面性和科學性，不僅要分析解決問題后的積極作用，而且要預測以后可能產生的問題。例如：在向領導反映群眾意見時，要提出自己對問題的看法和建議，這種建議是在分析問題的基礎上提出的；分析問題時要實事求是防止感情用事，以維護社會安定構建和諧環(huán)境為主導思想。三是辦事要講究時效性。俗話說：“當其時，一語千斤，過其時，一文不值。”這說明時效l生對領導的決策起著非常重要的作用。這兩點無論在什么條件下都適用。因此在辦事時一定要養(yǎng)成“馬上”就辦的良好工作作風。其次，要熱情地為師生服務。服務工作在某種程度上講是建立和諧社會的有機因素組成部分。為什么這樣說?因為，系行政辦公室是一個單位對外(內)工作服務的窗口，是聯(lián)系群眾工作的紐帶。所以，行政辦公室要樹立服務育人的思想意識，急師生所急，想師生所想。盡量為他們提供工作方便，努力解決生活上的困難。既便問題一時難以解決也要向當事人講清道理。使大家感到集體對個人的關心和溫暖。尤其是生活上的事情雖然與教學、科研工作沒有直接關系，但是解決好生活上的小事可使教師解除后顧之憂，集中精力做好教學、科研工作。當然與教學、科研工作有直接關系的問題更要主動做好，以保證全系的教學、科研工作順利進行。這就是基層單位建設和諧環(huán)境工作中必不可少的環(huán)節(jié)。再次，要主動地為兄弟單位服務，及時處理來信、來訪。對涉及到兄弟單位的事情要盡力做好，既要堅持原則又要注意兩個單位的關系。特別是對來訪人員要主動、熱情的接待好，使其高興而來，滿意而歸。總之系行政辦公室的工作無時無刻不體現(xiàn)服務性。沒有熱情服務的思想和意識是做不好系行政辦公室的工作的。因此，只有努力為領導、教師及學生服務，思想意識領先，才能明確具體工作的目標，分清緩急落實工作內容。

2．信息處理作用

全面、準確、及時地收集傳遞信息，是系行政辦公室的重要任務之一。尤其在當前改革不深入的形勢下，新情況、新問題時有發(fā)生，使領導及時了解信息對正確指導工作非常重要。如何才能處理好信息，概括講“一學習，二了解，三反饋”。日常工作中要堅持“三勤”方式：①勤收集信息，向領導匯報的同時征求上級的意見，指導工作。②勤向學校管理部門溝通信息，了解動向引導、充實自己的工作內容。③勤與周圍的同事交流工作經(jīng)驗，提高自己的工作能力。工作中即要學習黨和國家的重要法規(guī)及方針政策，又要熟悉學校的規(guī)程制度。以此做為了解情況處理問題的依據(jù)，要了解本單位的教學、科研改革情況，了解教職員中的傾向問題，要把掌握的各種信息及時反饋給領導，以便工作得到補充和完善。在做好上述工作的同時還要做好報送學校領導文件的記錄和存檔工作，當然與學校各職能部門來往的報告也要有明確的記錄，這些都是辦公室工作中必不可少的手續(xù)。在做好上述工作的同時還要做好系內信件、雜志和報刊等的發(fā)放工作，尤其是一些重要的信件等要有收發(fā)記錄。建立此記錄的目的是為了日后核查工作能順利進行。

二、做好系行政辦公室管理工作的方法

機關工作是各級職能部門日常工作的有機組成部分，尤其在當前的新形勢下，新問題、新情況時有發(fā)生，如何面對和處理問題，本人的體會如下：

1．建立、健全合理的規(guī)章制度是搞好系行政辦公室管理工作的基礎

俗話說：“國有國法，家有家規(guī)?！睕]有規(guī)矩，不成方圓。要想做好管理工作，不僅需要思想上有正確的認識，還需要有一套合理的規(guī)章制度做保證，以制約和規(guī)范辦事人員的行為，合理的規(guī)章制度不僅對辦事人員起制約作用，而且也是激勵、調動辦事人員工作的動力。同時也是辦事人員處理問題、解決問題及獎勤罰懶的依據(jù)。如：處理公文、接待來訪就可以按照規(guī)定分門別類的及時處理，否則因職責權限不清而延誤處理問題的時間。又如：領導也可以按照工作任務明確規(guī)定每個辦事人員的具體任務及考查標準，同時獎勤罰懶，樹立正氣，辦事人員就可以根據(jù)職責要求積極主動的開展工作，避免等、拖、靠的不良現(xiàn)象?？傊?，我們在面臨全球新機遇、新挑戰(zhàn)的大潮中，強調建立健全合理的規(guī)章制度作用仍然是搞好學校各項管理工作的基礎。

2．提高辦事人員的業(yè)務素質是搞好系行政辦公室管理工作的保證

高校系行政辦公室的工作是綜合性工作。它頭緒多、聯(lián)系面廣。在改革發(fā)展不斷深入和快速發(fā)展的形勢下，這就需要機關辦事人員更要不斷地充實、更新自己的知識、技能以適應當前新形勢的需要。過去要求從事高校的行政人員只要為人老實忠厚，工作上能吃苦耐勞肯干，熱情為師生服務就行了?？墒乾F(xiàn)在要求要掌握現(xiàn)代辦公技能，且要懂得國家法規(guī)及學校的規(guī)章制度；知識面要寬；還要作風嚴謹；有創(chuàng)新精神。因此必須提高辦事人員的文化素質，努力克服知識面偏窄的問題。如：處理公文，協(xié)助領導處理瑣碎事務等工作，必須用現(xiàn)代辦公手段來完成。只有掌握了現(xiàn)代化的辦公技能才能遇事不慌、不急，繁簡巨細都能適應。業(yè)務素質的提高不是一朝一夕的事，要在轉變觀念、有超前意識的思想指導下，在實際工作中不斷充實頭腦中的知識，學習是提高自己素質、能力的有效途徑?？傊刭|體現(xiàn)在政治、思想、紀律、作風、業(yè)務等各方面。工作人員的整體素質提高，可將群眾團結起來，使集體增強凝聚力和戰(zhàn)斗力，從而在工作上開拓進取。群眾提高素質，在勝任本職工作上善于勤奮敬業(yè)，自覺積累工作經(jīng)驗，總結工作規(guī)律，自覺提高工作效率。素質是一種無形的力量，它可以推進和保證系行政辦公室工作開展的有聲有色。

3．提高辦事人員的敬業(yè)精神是搞好系行政辦公室管理工作竹重要措施

在各級職能機構的辦事人員中，是不是有了合理的規(guī)章制度和辦事的業(yè)務素質就能把一個單位的工作搞好呢?不是!社會在發(fā)展，時代在變革，但是有一點是不變的，那就是敬業(yè)精神。什么是敬業(yè)精神?人能自覺地要求自己的行為以報效祖國和以人民利益為己任，兢兢業(yè)業(yè)的從事工作，這就是敬業(yè)精神。那么對我們個人來說，首先要把學習掌握的知識、增長的才干和智慧有機的結合起來，自覺地服務于社會主義祖國的建設中去。還要在實際工作中不斷實踐“三個代表”的思想，在日常工作中不辭辛苦，任勞任怨，積極思索，公私分明，在世界觀、人生觀、價值觀的大事大非面前才能有正確的決擇。如：在教育系統(tǒng)工作的楊為民同志，他在工作中勇挑重擔，奮力拼搏，奉獻個人的聰明才智，對黨對人民的利益一片赤膽忠心，在工作上幾十年兢兢業(yè)業(yè)，大公無私，在金錢和榮譽面前他淡薄名利，甘于清貧，一心只以祖國的航空航天科學技術的發(fā)展、黨的教育事業(yè)的需要為己任。他這種只求奉獻，不圖索取的敬業(yè)精神是我們學習的榜樣。又如：立業(yè)敬業(yè)在氣象工作系統(tǒng)的陳金水同志，他25年如一日的工作作風，記錄整理上萬個數(shù)據(jù)無差錯，填補世界氣象史上的空白，攀登了世界氣象科學高峰。他的思想境界、工作成就用樸素的語言寫下了人生“不言崇高自崇高”的美麗贊歌。這都是敬業(yè)精神在實際工作中的體現(xiàn)，且都是實實在在的真人真事。因此說：刻苦學習，勤奮工作，勇于創(chuàng)新，自覺奉獻，“把自己的命運同祖國和人民的命運緊密地聯(lián)系在一起，自覺地為建設有中國特色的社會主義的偉大事業(yè)而奮斗”為己任就是敬業(yè)精神。這種精神在工作中起著重要的作用，我們萬萬不可忽視。總之．要把上述工作搞好，三點缺一不可。