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摘要：繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育中的一項(xiàng)重要組成部分就是繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案。做好繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案的管理，不僅有利于信息資源的保存，使檔案管理信息化建設(shè)加強(qiáng)，還能夠有效對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)水平、專業(yè)技術(shù)水平的發(fā)展起到促進(jìn)作用，提高服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：pdca循環(huán)；繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育；檔案管理

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育對(duì)衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員職業(yè)生涯發(fā)展至關(guān)重要，繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育工作的重要環(huán)節(jié)就是繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理。由于繼續(xù)教育檔案管理工作存在較多問題，比如需要涉及較多人員，層面較廣以及具有多樣化的信息來源等，因此采取何種方式對(duì)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理進(jìn)行規(guī)范，一直是目前在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案質(zhì)量中值得深入研究的問題。PDCA是由Plan（計(jì)劃）、Do（實(shí)施）、Check（查核）、Action（處置）組成的一項(xiàng)新型管理措施，是從事持續(xù)改進(jìn)所應(yīng)遵行的基本步驟。目前該項(xiàng)管理措施已經(jīng)在質(zhì)量管理中得到了越來越多的應(yīng)用，且應(yīng)用效果較為良好，因此有部分學(xué)者將該項(xiàng)管理措施稱之為質(zhì)量管理的基本方法。PDCA循環(huán)管理通過把繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理過程看成是一個(gè)無限循環(huán)的過程,將影響繼教檔案管理工作的信息不斷反饋至新工作的開始中，并加以解決、克服、持續(xù)、循環(huán)、穩(wěn)定的推進(jìn)繼教檔案管理工作。本文重點(diǎn)就在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理中應(yīng)用PDCA循環(huán)的效果，以及繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理在醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中的現(xiàn)狀、原因進(jìn)行系統(tǒng)的探討與綜述。

一、繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理現(xiàn)狀、原因概述

（一）管理制度的缺失

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理對(duì)多個(gè)部門、多個(gè)科室均有涉及，包括行政、臨床等，但現(xiàn)今管理制度還尚未完善，因此容易導(dǎo)致管理人員在管理檔案的過程中，并無明確分工以及清楚的責(zé)任劃分，且易導(dǎo)致在收集檔案時(shí)有較大難度，無明顯、有序的保管、歸還制度以及利用效率低等情況。與此同時(shí)，由于在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理中制度要求的并不明確，因此不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)采取的繼教檔案保管方式也存在一定差別，部分由職能科室進(jìn)行統(tǒng)一的管理，部分為個(gè)人保管，職能科室進(jìn)行審核，以上因素都易出現(xiàn)繼教檔案管理的混亂、無序等情況。

（二）對(duì)檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)

對(duì)檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)主要分為兩種情況，一種是由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作，一種是由于大部分的衛(wèi)生技術(shù)人員認(rèn)為獲得學(xué)分憑證的唯一目的就是晉升需要，因而使其缺乏對(duì)繼教檔案的清晰概念。1.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作。由于繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案是不能產(chǎn)生直接社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益的資源，且部分領(lǐng)導(dǎo)覺得繼教檔案管理就是收集、審核、整理日常事務(wù)，因此導(dǎo)致其重視程度有所欠缺。2.衛(wèi)生技術(shù)人員缺乏對(duì)繼教檔案的清晰概念。諸多衛(wèi)生技術(shù)人員在參加繼教活動(dòng)過程中無法做到實(shí)時(shí)、及時(shí)搜集和整理檔案，直至年終需上交檔案時(shí)才想起，因此容易出現(xiàn)學(xué)分丟失無完整檔案，經(jīng)常拖欠上交繼教檔案時(shí)間等問題，從而增加職能科室的管理難度。另有部分衛(wèi)生技術(shù)人員在向高級(jí)職稱晉升后，認(rèn)為繼教檔案的存在、管理甚至沒有用處或無關(guān)緊要。在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目備案檔案方面，更是由于責(zé)任、反饋機(jī)制的不明確，導(dǎo)致許多主辦科室不能夠積極、主動(dòng)進(jìn)行報(bào)備，這就導(dǎo)致職能科室需要對(duì)項(xiàng)目舉辦情況進(jìn)行隨時(shí)跟蹤，并對(duì)檔案的歸檔進(jìn)行督促，不僅容易增加管理人力的耗費(fèi)，也容易引起檔案的缺失。

（三）檔案質(zhì)量問題

由于繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案是衛(wèi)生技術(shù)人員參與繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育活動(dòng)的原始記錄，因此檔案中所反映的實(shí)際情況要做到準(zhǔn)確、真實(shí)。這就要求個(gè)人應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照字跡清晰、文件齊全且資料完整的進(jìn)行收集和登記。但在實(shí)際過程中，由于還未實(shí)現(xiàn)電子化管理，需要由個(gè)人進(jìn)行學(xué)分的填寫，無法規(guī)避隨意填寫、填寫不清甚至填寫錯(cuò)誤等問題。另外由于可從多途徑獲取學(xué)分，且學(xué)分種類復(fù)雜等因素，亦可導(dǎo)致在很大程度上降低學(xué)分的真實(shí)性，從而對(duì)檔案的真實(shí)性、可靠性產(chǎn)生直接的影響。

二、在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案中應(yīng)用PDCA循環(huán)管理的概述

（一）Plan階段

Plan階段要求應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，再去進(jìn)行計(jì)劃的制定，使制度完善，管理規(guī)范。首先應(yīng)該在思想工作方面做好充分的準(zhǔn)備，這就要求檔案管理部門應(yīng)提升宣傳力度，使院領(lǐng)導(dǎo)能夠提高對(duì)檔案工作的重視。發(fā)揮檔案作用，利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)；在醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育發(fā)展規(guī)劃中納入檔案管理。積極組織講座等方式在全院為各級(jí)衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員灌輸檔案管理的概念，使其能夠從思想上有所轉(zhuǎn)變，并對(duì)檔案管理的認(rèn)知進(jìn)行深化，形成各級(jí)、各部門對(duì)檔案管理的一致重視，包括院領(lǐng)導(dǎo)、職能科室以及各級(jí)衛(wèi)生技術(shù)人員，使以上人員均能夠主動(dòng)、積極配合并支持職能科室做好檔案的管理工作。另外還應(yīng)做好在規(guī)章制度方面的切實(shí)保障，建立起繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案的管理制度，并使該項(xiàng)制度能夠更加健全，同時(shí)制訂、完善好醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)檔案管理實(shí)施辦法，使職能科室、個(gè)人能夠明確自身在繼教檔案管理中的職能與責(zé)任，減少管理隨意性?？梢栽卺t(yī)院的繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育管理規(guī)章制度中列入檔案工作的“三納入”、“四同步”管理，即：將計(jì)劃規(guī)范、管理制度、部門負(fù)責(zé)人、專兼職人員職責(zé)范圍納入；對(duì)布置、檢查、總結(jié)以及驗(yàn)收鑒定各項(xiàng)工作進(jìn)行同步。

（二）Do階段

Do階段要求應(yīng)動(dòng)員全員，積極配合，對(duì)照計(jì)劃做到貫徹執(zhí)行。由于繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育有多種多樣的形式，且對(duì)醫(yī)院的外出開會(huì)學(xué)習(xí)、以及進(jìn)修等多項(xiàng)工作均有涉及，因此應(yīng)對(duì)上述工作統(tǒng)一歸口，這樣對(duì)統(tǒng)籌安排以及科學(xué)管理均有一定益處。針對(duì)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案中所出現(xiàn)的填寫不清以及要求不明等問題，可以通過在全院展開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的形式，進(jìn)行集中培訓(xùn)、講解，同時(shí)將繼教檔案制度的要求打印出來并發(fā)放至個(gè)人，使人人都可參與至學(xué)習(xí)中。除此之外，還可由科室對(duì)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案的管理責(zé)任人進(jìn)行指定，要求其對(duì)本科室的繼教檔案初審工作負(fù)責(zé)，同時(shí)積極與職能科室配合。還可以在全院的知識(shí)競(jìng)賽題庫(kù)中納入繼教檔案管理的內(nèi)容，使大家對(duì)檔案管理的具體內(nèi)容、程序有所熟悉。另外，在此階段需做好信息化管理道路的探索，這就要求我們首先應(yīng)對(duì)其他地區(qū)的檔案管理制度及做法進(jìn)行借鑒，建立起繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理電子平臺(tái)，采取錄入整理現(xiàn)有繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案的方式，使入庫(kù)電子化認(rèn)證、檔案電子數(shù)據(jù)歸檔得以實(shí)現(xiàn)。后續(xù)的繼續(xù)教育活動(dòng)可應(yīng)用IC卡進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，以確保繼教檔案信息收集及時(shí)、高效，職能科室可對(duì)衛(wèi)生技術(shù)人員參加繼教活動(dòng)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，以對(duì)其學(xué)習(xí)進(jìn)行督促，使管理到位。其次應(yīng)建立繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目申報(bào)審查的電子平臺(tái)，對(duì)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目的舉辦情況、完成情況進(jìn)行跟蹤，從而提高繼教檔案管理效率。

（三）Check階段

Check階段要求職能科室應(yīng)對(duì)質(zhì)量關(guān)口做好嚴(yán)格的把控，并做好醫(yī)學(xué)教育檔案審核工作。這就要求職能科室需嚴(yán)格按照繼教檔案的管理制度及要求進(jìn)行定期審核。審核內(nèi)容需包括是否有重復(fù)發(fā)生的繼教檔案產(chǎn)生時(shí)間；會(huì)議通知、地點(diǎn)是否吻合；參會(huì)期限、學(xué)分?jǐn)?shù)是否一致等，應(yīng)以完整、真實(shí)、準(zhǔn)確以及高質(zhì)為標(biāo)準(zhǔn)。剔除不真實(shí)的檔案，退回不完整的檔案并要求補(bǔ)充，修正不準(zhǔn)確的表達(dá)，由職能科室配合個(gè)人找出達(dá)不到質(zhì)量要求的檔案原因予以改進(jìn)。蓋章確認(rèn)審核合格的檔案，并收錄歸檔，做好一人一卷、分類排序、裝訂整潔且材料完整。

（四）Action階段

Action階段要求需要先對(duì)有效措施進(jìn)行肯定，然后將所存在的問題找出來后再進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)。此階段一方面需要對(duì)已發(fā)揮成效的措施進(jìn)行肯定，并將其制定為標(biāo)準(zhǔn)化的工作標(biāo)準(zhǔn)，使日后的推廣、執(zhí)行更加方便。另一方面還應(yīng)對(duì)所出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)總結(jié)，并對(duì)遺留的問題進(jìn)行及時(shí)處理。由于所有的問題并不可能在一個(gè)循環(huán)管理中被全部解決，因此應(yīng)將上一階段還未解決的問題主動(dòng)向下一個(gè)循環(huán)管理中轉(zhuǎn)入，不斷的重復(fù)、改進(jìn)、完善。職能科室應(yīng)及時(shí)分析、討論和總結(jié)年度繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理的結(jié)果與原因，同時(shí)將改進(jìn)措施、建議以及結(jié)果匯報(bào)給上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)。院領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合所獲取到的信息進(jìn)行下一階段的具體措施制定，包括建立標(biāo)準(zhǔn)、改進(jìn)、保留等。形成自下往上，再自上往下的系統(tǒng)反饋，從而打好提高下一個(gè)階段管理的基礎(chǔ)。通過對(duì)選擇的內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而完成規(guī)定學(xué)分的終身性教育制度即為繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育。該種模式具有連續(xù)性以及系統(tǒng)化等特點(diǎn)，其目的旨在使衛(wèi)生技術(shù)人員能夠?qū)W習(xí)到更多的新理論以及新技術(shù)，進(jìn)而使其不斷的更新、強(qiáng)化并實(shí)現(xiàn)自我知識(shí)。繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育不僅可有效體現(xiàn)出衛(wèi)生技術(shù)人員的業(yè)務(wù)水平以及工作能力等素質(zhì)，而且更加適用于新時(shí)代、新世紀(jì)的需要。而作為衛(wèi)生技術(shù)人員科研、教學(xué)以及工作等活動(dòng)的真實(shí)記錄，繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案工作的真實(shí)性及合理性，對(duì)醫(yī)學(xué)以及繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育事業(yè)發(fā)展具有非常深遠(yuǎn)的意義。通過在繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理中應(yīng)用PDCA循環(huán)理論，能夠提升管理的制度化以及規(guī)范化，從而使繼教檔案的價(jià)值以及作用得到積極的發(fā)揮，這對(duì)于醫(yī)院繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育工作的開展，促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的提高均具有重要作用。

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作者:張文翠 單位:山東省臨沂市人民醫(yī)院