“前車之鑒、后事之師”，從已有經(jīng)驗(yàn)與資料中獲取信息是提高工作效率、規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn)的有效方法，檔案正是這樣一種承載了有價(jià)值信息的集合體，是社會生活的重要組成部分。而隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會的不斷進(jìn)步，檔案數(shù)據(jù)資料數(shù)量呈現(xiàn)飛速上漲趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理方式捉襟見肘，呼喚高新技術(shù)對此進(jìn)行變革。在數(shù)據(jù)庫技術(shù)與先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的促進(jìn)作用下，電子檔案與數(shù)字檔案管理方式應(yīng)運(yùn)而生，我國檔案管理工作也開始逐步由紙質(zhì)檔案向數(shù)字化方向過渡。

1電子檔案與數(shù)字檔案管理的特征

1.1電子檔案與數(shù)字檔案管理的優(yōu)勢

1.1.1便捷的共享特性

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作中，檔案管理與檔案查詢均需在工作日內(nèi)進(jìn)行，并且需要檔案管理人員在場，親力親為，這就導(dǎo)致一些緊急與意外情況下檔案信息獲取的滯后性，并且查詢過程也需耗費(fèi)較多時(shí)間。與此相比，電子檔案與數(shù)字檔案的顯著優(yōu)勢就在于其不受時(shí)間與空間限制，借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與云存儲技術(shù)，電子資料可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享，即便相隔千里，也能在第一時(shí)間獲取所需信息，在獲得允許的情況下，無需檔案管理人員協(xié)助便可自行瀏覽檢索，真正體現(xiàn)了高新技術(shù)為人們工作生活帶來的便捷性。

1.1.2高效性與關(guān)聯(lián)性

一、數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案管理在電力工程中應(yīng)用對比分析

1．檔案采集方式不同。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案采用手工收集方式，需要檔案管理人員跟蹤設(shè)計(jì)人員按時(shí)提交完整、準(zhǔn)確的設(shè)計(jì)圖紙，歸檔率較低。而數(shù)字檔案采用網(wǎng)上收集方式，從電力工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)開始，就在檔案管理系統(tǒng)中建立了該工程的標(biāo)準(zhǔn)目錄結(jié)構(gòu)，在項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中，可以對數(shù)字檔案的工作流程進(jìn)行監(jiān)控，實(shí)行網(wǎng)上采集、自動歸檔，歸檔率達(dá)到100%。數(shù)字檔案采集可以實(shí)現(xiàn)電子檔案產(chǎn)生和形成過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控，并能及時(shí)獲取檔案。

2．檔案整理方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理采用手工組卷、分類、編碼和入庫的方式，整理工作費(fèi)力耗時(shí)。數(shù)字檔案的整理過程則是在數(shù)字檔案管理平臺上進(jìn)行的，管理人員按照相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，逐項(xiàng)判定電子文檔本身、運(yùn)行環(huán)境以及電子簽名等的正確性。與傳統(tǒng)檔案整理方式相比，數(shù)字檔案整理效率高，文檔的規(guī)范性強(qiáng)。但是，整理范圍和內(nèi)容大為增加，整理工作更為復(fù)雜，要求檔案管理人員熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能和整理工作流程。

3．檔案保管方式不同。傳統(tǒng)的項(xiàng)目圖紙等實(shí)物檔案，按照卷冊號有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規(guī)定進(jìn)行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。

4．檔案利用方式不同。傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計(jì)人員親自到檔案館借閱，且受限于實(shí)體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時(shí)間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯?shí)時(shí)性，隨時(shí)為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價(jià)值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問也對數(shù)字檔案管理在電力工程設(shè)計(jì)中的應(yīng)用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性，提出了更高的要求。

二、在電力工程設(shè)計(jì)中加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的對策

摘要：數(shù)字時(shí)代賦予企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)無限可能。該文以中石油數(shù)字檔案館為研究對象，基于企業(yè)數(shù)字檔案館的特征和存在的問題，從三個(gè)方面提出完善路徑：構(gòu)建檔案管理企業(yè)生態(tài)、建立企業(yè)檔案資產(chǎn)管理機(jī)制和提供強(qiáng)化交互式檔案信息服務(wù)功能，以期推動國內(nèi)企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)步伐。

關(guān)鍵詞：企業(yè)數(shù)字檔案館檔案館數(shù)字檔案

信息時(shí)代下，數(shù)字檔案館作為傳統(tǒng)檔案館新的發(fā)展模式被廣泛關(guān)注和探索。2014年國家檔案局發(fā)布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T58—2014）中明確提出：數(shù)字檔案館是“運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案及其他數(shù)字資源進(jìn)行采集、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供利用的檔案信息集成管理體系”。根據(jù)以上界定，對于企業(yè)數(shù)字檔案館的概念，我們可以將“企業(yè)”與“數(shù)字檔案館”進(jìn)行組合限定。因此，本文將企業(yè)數(shù)字檔案館定義為：企業(yè)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對本企業(yè)所屬的電子檔案及其他數(shù)字資源進(jìn)行采集、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理體系。中國石油天然氣集團(tuán)有限公司（以下簡稱“中石油”）的數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)驗(yàn)具有較強(qiáng)的典型性和代表性。本文以中石油為研究對象，以期推動我國企業(yè)檔案工作快速發(fā)展。

一、企業(yè)數(shù)字檔案館特征分析

數(shù)字檔案館不僅是檔案信息資源數(shù)字化和管理信息化的現(xiàn)代檔案館，還應(yīng)該是實(shí)現(xiàn)檔案科研價(jià)值和資產(chǎn)效益最大化的集約型信息共享利用中心。經(jīng)調(diào)研，目前企業(yè)數(shù)字檔案館具有以下特征。

1.從本質(zhì)特征看，企業(yè)數(shù)字檔案館基于傳統(tǒng)檔案館管理體系框架，進(jìn)行了管理規(guī)則改革和管理流程再造，除功能上的擴(kuò)展，其基本屬性和基本職能向信息產(chǎn)業(yè)鏈全過程延伸。本質(zhì)上，企業(yè)數(shù)字檔案館成為檔案信息集成管理工程。

【摘要】目前，隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都在廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。在檔案管理中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，不僅能夠節(jié)省人力，而且又能提高檔案管理的利用率。本文主要分析了運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案中存在的問題，并提出了一些相關(guān)有效措施，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)負(fù)責(zé)人起到一定的幫助作用。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)；管理檔案；問題；措施

引言

現(xiàn)如今，隨著我國工業(yè)化和信息化的不斷深入發(fā)展，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案已經(jīng)成為了檔案管理工作的重要技術(shù)支撐。但是，從目前我國檔案管理的現(xiàn)狀來看，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案還不成熟，存在很多的問題，比如，數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性受到挑戰(zhàn)、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)缺乏、檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)缺乏等。因此，相關(guān)的檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，不斷加強(qiáng)數(shù)字檔案的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并推進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)范化建設(shè)與管理，從而推動計(jì)算機(jī)檔案管理走上可持續(xù)發(fā)展的軌道。

1運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案中存在的問題

1.1數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性受到挑戰(zhàn)

摘要：隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和進(jìn)步，數(shù)字檔案管理模式已經(jīng)得到了廣泛推行，但受制于諸多因素的影響，在數(shù)字檔案管理中，還存在種種風(fēng)險(xiǎn)問題。本文分析了數(shù)字檔案資源風(fēng)險(xiǎn)的特征與類型以及管理環(huán)節(jié)常見風(fēng)險(xiǎn)，并探討了數(shù)字檔案資源風(fēng)險(xiǎn)管理對策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；資源風(fēng)險(xiǎn)；管理問題；對策

在各個(gè)行業(yè)的發(fā)展與科技水平進(jìn)步下，檔案管理也開始朝著數(shù)字化的方向變化，數(shù)字化管理開始取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，成為檔案管理工作的首選。由于數(shù)字檔案管理實(shí)施時(shí)間尚不長，在其中，暴露出一些問題，如何降低數(shù)字檔案資源的管理風(fēng)險(xiǎn)，是當(dāng)前業(yè)界關(guān)注的重點(diǎn)問題。

1數(shù)字檔案資源風(fēng)險(xiǎn)的特征與類型

數(shù)字檔案資源風(fēng)險(xiǎn)具有幾個(gè)重要特征：客觀存在：數(shù)字檔案資源風(fēng)險(xiǎn)無處不在，其風(fēng)險(xiǎn)是多元化的，不存在完全真空的存儲環(huán)境，風(fēng)險(xiǎn)也在不斷發(fā)生著變化；數(shù)字檔案資源風(fēng)險(xiǎn)的廣泛性：數(shù)字檔案資源風(fēng)險(xiǎn)來源廣泛，包括人為風(fēng)險(xiǎn)、政策風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、自然風(fēng)險(xiǎn)、軟硬件技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)等等，一旦任何一個(gè)因素引起風(fēng)險(xiǎn)問題，都將會造成嚴(yán)重?fù)p失；隱蔽性與突發(fā)性：新的時(shí)代背景下，技術(shù)更新速度加快，釣魚網(wǎng)站、病毒、黑客的破壞手段也越來越多。病毒、黑客在進(jìn)入計(jì)算機(jī)時(shí)，會在防御較強(qiáng)的情況下潛伏，隨著防御的薄弱，就會發(fā)起攻擊，導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰，信息泄露，因此，數(shù)字檔案資源風(fēng)險(xiǎn)大多是隱蔽的、突發(fā)的；數(shù)字檔案風(fēng)險(xiǎn)的可控性：盡管數(shù)字檔案資源風(fēng)險(xiǎn)多種多樣，來源廣泛，但是，在日常工作中，只要做到防患于未然，分析風(fēng)險(xiǎn)問題的原因、概率和來源，尋找出科學(xué)的預(yù)防措施，就可將由于風(fēng)險(xiǎn)引起的損失影響最小化。

2數(shù)字檔案資源風(fēng)險(xiǎn)管理的現(xiàn)存問題