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一、數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案管理在電力工程中應(yīng)用對比分析

1．檔案采集方式不同。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案采用手工收集方式，需要檔案管理人員跟蹤設(shè)計人員按時提交完整、準(zhǔn)確的設(shè)計圖紙，歸檔率較低。而數(shù)字檔案采用網(wǎng)上收集方式，從電力工程項目設(shè)計開始，就在檔案管理系統(tǒng)中建立了該工程的標(biāo)準(zhǔn)目錄結(jié)構(gòu)，在項目設(shè)計過程中，可以對數(shù)字檔案的工作流程進行監(jiān)控，實行網(wǎng)上采集、自動歸檔，歸檔率達到100%。數(shù)字檔案采集可以實現(xiàn)電子檔案產(chǎn)生和形成過程的實時監(jiān)控，并能及時獲取檔案。

2．檔案整理方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理采用手工組卷、分類、編碼和入庫的方式，整理工作費力耗時。數(shù)字檔案的整理過程則是在數(shù)字檔案管理平臺上進行的，管理人員按照相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，逐項判定電子文檔本身、運行環(huán)境以及電子簽名等的正確性。與傳統(tǒng)檔案整理方式相比，數(shù)字檔案整理效率高，文檔的規(guī)范性強。但是，整理范圍和內(nèi)容大為增加，整理工作更為復(fù)雜，要求檔案管理人員熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的各項功能和整理工作流程。

3．檔案保管方式不同。傳統(tǒng)的項目圖紙等實物檔案，按照卷冊號有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規(guī)定進行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。

4．檔案利用方式不同。傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計人員親自到檔案館借閱，且受限于實體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯崟r性，隨時為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問也對數(shù)字檔案管理在電力工程設(shè)計中的應(yīng)用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性，提出了更高的要求。

二、在電力工程設(shè)計中加強數(shù)字檔案管理的對策

1．加強檔案管理業(yè)務(wù)平臺建設(shè)。檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計平臺集成于同一工作平臺。電力設(shè)計院的設(shè)計人員與檔案管理人員，都使用該平臺進行設(shè)計和檔案管理等工作，并通過該平臺實時在線溝通。在協(xié)同設(shè)計平臺上設(shè)計完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺實現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實性、及時性和有效性，并能定期對電子文檔進行版本更新，極大地提高了工作效率。

2．構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案數(shù)字化是一項細(xì)致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進行掃描，聲像檔案可采用錄像轉(zhuǎn)視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后，需進一步進行網(wǎng)上編目，自動生成流水號、文檔掛接等工作，構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案管理平臺具有電子檔案密級和權(quán)限劃分功能，可以根據(jù)密級和權(quán)限劃分規(guī)則，對全部電子檔案進行密級和權(quán)限劃分，從而實現(xiàn)了檔案信息庫的自動安全管理。

3．實現(xiàn)數(shù)字檔案的集中統(tǒng)一管理。為實現(xiàn)數(shù)字檔案的自身價值，使其更好地服務(wù)于電力工程設(shè)計人員，還需要革新管理方式，完善管理制度。一是對數(shù)字檔案的存儲、備份和數(shù)據(jù)安全管理。制定數(shù)據(jù)存儲物理位置方案，制定數(shù)據(jù)備份方案，定期異地備份并對備份內(nèi)容進行檢查，落實存儲和備份責(zé)任人，確保各項工程核心數(shù)據(jù)運行安全。二是對電子檔案的密級和權(quán)限劃分管理。使用者需根據(jù)工程檔案密級和各自的使用權(quán)限查詢、借閱電子檔案，使各類資料訪問具有可控性。三是對各類檔案的工作流程管理。完善工程設(shè)計、科技資料、測繪資料、文書檔案等各類檔案的網(wǎng)上電子借閱流程，同時做好可借閱文檔的網(wǎng)內(nèi)加密工作，保證電子文檔的安全有效利用。四是對相關(guān)人員的職責(zé)管理。革新數(shù)字檔案業(yè)務(wù)職能，明確各個設(shè)備、各項工程檔案對應(yīng)的責(zé)任人，嚴(yán)格控制具有設(shè)備訪問權(quán)限人員的操作，加強日常管理。

作者：周惠平單位：中國電力工程顧問集團公司東北電力設(shè)計院