【摘要】化工項(xiàng)目投資較大、工期較長(zhǎng)、工藝也比較復(fù)雜，因此會(huì)產(chǎn)生大量檔案資料。管理好化工項(xiàng)目檔案對(duì)于化工企業(yè)的發(fā)展有著巨大的作用。在文中就化工項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐進(jìn)行探討，以期為化工企業(yè)的發(fā)展提供更好的支持。

【關(guān)鍵詞】化工項(xiàng)目檔案；管理；制度

湖北化肥公司切實(shí)履行主體責(zé)任，從一開(kāi)始就提前謀劃，設(shè)立專(zhuān)班全程全面介入工程項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行檔案管理，為項(xiàng)目順利通過(guò)檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收和工程全面竣工驗(yàn)收創(chuàng)造了條件，為湖北化肥公司的檔案管理工作再創(chuàng)新高臺(tái)階和企業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

一、統(tǒng)一部署，建立檔案管理機(jī)制

為了汲取在工程建設(shè)中曾經(jīng)出現(xiàn)的歸檔不全、散失嚴(yán)重的歷史教訓(xùn)，公司在組建項(xiàng)目管理部時(shí)，就統(tǒng)籌考慮將檔案管理納入項(xiàng)目管理職責(zé)范圍，在綜合部設(shè)立檔案工作組，指定一名副部長(zhǎng)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作，配備數(shù)名專(zhuān)職檔案管理員，提前介入，全程參與，不僅管理建設(shè)單位檔案，還對(duì)所有參建單位的檔案形成資源管理進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

二、建章立制，規(guī)范檔案管理流程

【摘要】本文針對(duì)高?？蒲许?xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題，提出了推進(jìn)高?？蒲许?xiàng)目檔案管理良性化發(fā)展的對(duì)策建議。要確立科研課題項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的主導(dǎo)地位不動(dòng)搖；檔案管理人員要擺正自己的位置，演好自己的角色；建章立制，完善校內(nèi)管理制度；為科研項(xiàng)目檔案建設(shè)專(zhuān)用庫(kù)房；驗(yàn)收時(shí)慎用否決權(quán)；整理組卷講方法；后續(xù)管理緊跟上；檔案檢查常態(tài)化；運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)搞好宣傳和開(kāi)發(fā)利用；培訓(xùn)檔案人員提素質(zhì)，運(yùn)用獎(jiǎng)勵(lì)手段促士氣。

【關(guān)鍵詞】高校；科研項(xiàng)目檔案；管理；對(duì)策建議

一、高?？蒲许?xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題管窺

1、科研工作和建檔工作實(shí)行“四同步”管理有缺失

早在1987年3月，國(guó)家科委、國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》的通知中明確：“下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門(mén)出具專(zhuān)題歸檔情況證明材料同步?！笔聦?shí)上，高?？蒲许?xiàng)目檔案的管理很難做到這一點(diǎn)，前兩點(diǎn)基本上可以做到，后兩點(diǎn)做到的不多，主要原因是：重成果，輕檔案。高校中從事科研崗位的一線老師許多對(duì)檔案知識(shí)了解的不多，對(duì)檔案的價(jià)值和作用認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為開(kāi)展科研項(xiàng)目的一些過(guò)程性的研究資料沒(méi)有必要保存，對(duì)檔案資料的收集、整理、保存感到非常麻煩，甚至提出：不要過(guò)程，只要結(jié)果，結(jié)果就是成果。

2、實(shí)施歸檔文件材料的“五階段”有瑕疵

一、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的作用

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案是整個(gè)項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中的真實(shí)記錄，它對(duì)企業(yè)科研、生產(chǎn)及維權(quán)等方面都具有重要的作用。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案無(wú)論作為一種資產(chǎn)形式，還是一種知識(shí)信息資源，都是建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中重要的組成部分，它既是項(xiàng)目建設(shè)的基礎(chǔ)和保障，也是完成項(xiàng)目建設(shè)和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的前提和保障。收集、管理并利用好固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案，對(duì)于提高企業(yè)的工程質(zhì)量，滿(mǎn)足科研發(fā)展的需要，都具有十分重要的意義。

二、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作的特點(diǎn)

1.責(zé)任重、難度大

首先，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而逐漸產(chǎn)生，貫穿于整個(gè)項(xiàng)目的全過(guò)程，涉及項(xiàng)目從申請(qǐng)、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備及竣工、投產(chǎn)使用等專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的內(nèi)容，為工程項(xiàng)目建設(shè)管理、竣工驗(yàn)收、科研生產(chǎn)、維修改造等工作服務(wù)，因而固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作肩負(fù)著現(xiàn)實(shí)和歷史的雙重責(zé)任，是項(xiàng)目建設(shè)與管理的重要內(nèi)容和不可缺少的工作環(huán)節(jié)。其次，在項(xiàng)目文件材料積累、收集和整理過(guò)程中難度比較大。因?yàn)橐粋€(gè)工程項(xiàng)目往往有許多參建單位，上級(jí)與地方各專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)關(guān)系復(fù)雜，人員變動(dòng)大，專(zhuān)業(yè)種類(lèi)多，使項(xiàng)目檔案來(lái)源多元化。再加上建設(shè)項(xiàng)目周期比較長(zhǎng)，項(xiàng)目文件材料的收集時(shí)間比項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程時(shí)間更長(zhǎng)，這些因素都給收集工作造成一定的不利影響。第三，項(xiàng)目建設(shè)期間形成了大量的文件材料，有管理類(lèi)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)類(lèi)等，內(nèi)容繁雜；這些文件材料相應(yīng)地形成項(xiàng)目檔案、會(huì)計(jì)檔案、設(shè)備儀器檔案、聲像檔案、電子檔案等門(mén)類(lèi)的檔案；信息載體形式多樣，包括紙質(zhì)、聲像、電子等，種淺談企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理江南工業(yè)集團(tuán)有限公司余湘藏國(guó)宇[摘要]在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企事業(yè)單位的建設(shè)、管理和發(fā)展對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理提出了越來(lái)越高的要求，我們檔案工作者必須適應(yīng)當(dāng)前工作發(fā)展的需要，深入研究固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的內(nèi)容和特點(diǎn)，努力尋求做好固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的方法和途徑，更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、科研生產(chǎn)及發(fā)展服務(wù)。本文從目前企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作的特點(diǎn)、存在問(wèn)題及改進(jìn)措施等方面闡述如類(lèi)多、數(shù)量大、載體多樣化，使固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案在整理上也比較復(fù)雜。

2.要求高、涉及面廣

一、固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題

1.檔案不能完整、準(zhǔn)確地反映固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的全貌。不論是業(yè)主單位，還是項(xiàng)目參建單位，往往偏重建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量，沒(méi)有真正樹(shù)立起檔案意識(shí)，導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料收集不齊全、不準(zhǔn)確，到工程竣工驗(yàn)收時(shí)無(wú)法保證歸檔文件材料的質(zhì)量，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，在管理上沒(méi)有提供有力的組織保證。

2.責(zé)任制落實(shí)不到位。一些單位建設(shè)項(xiàng)目檔案工作發(fā)展很不平衡，機(jī)構(gòu)是臨時(shí)性的，項(xiàng)目完成后，機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)，人員解散，沒(méi)有把固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目管理中，沒(méi)有建立起領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。

3.職責(zé)不明、溝通不暢，有脫節(jié)現(xiàn)象?；ú块T(mén)把歸檔工作單純地看成是檔案部門(mén)的事，認(rèn)為立卷工作應(yīng)由檔案部門(mén)來(lái)完成。一些項(xiàng)目工程新人多，經(jīng)驗(yàn)不足，對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作不熟悉。由于在工作中未明確兼職檔案人員對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的職責(zé)，致使兼職檔案人員檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)不能適應(yīng)需要，只懂項(xiàng)目業(yè)務(wù)不懂檔案業(yè)務(wù)，而專(zhuān)職檔案人員只懂檔案業(yè)務(wù)不懂工程項(xiàng)目管理，缺乏指導(dǎo)力度。

4.檔案信息化管理明顯滯后。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理仍處于低級(jí)狀態(tài)，各單位對(duì)電子文件歸檔沒(méi)有明確規(guī)定。因此，對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化管理方面的要求滯后于對(duì)其他工作的管理要求。

二、加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)對(duì)本市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理,確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《廣東省檔案管理規(guī)定》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合我市實(shí)際，特制定本辦法。

第二條重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)管理過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄,是指建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等形式全部文件,包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。

第二章各部門(mén)管理職責(zé)

第三條市及各區(qū)檔案行政管理部門(mén)主管本市、區(qū)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作,必須認(rèn)真履行監(jiān)督和指導(dǎo)的職能,把好項(xiàng)目檔案關(guān)，做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記和報(bào)送工作，參加檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收及工程竣工驗(yàn)收工作。

在項(xiàng)目立項(xiàng)階段，市、區(qū)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)向項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）提出并協(xié)商重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)館的移交接收范圍。