前言：本站為你精心整理了化工項目檔案管理研究范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

【摘要】化工項目投資較大、工期較長、工藝也比較復雜，因此會產(chǎn)生大量檔案資料。管理好化工項目檔案對于化工企業(yè)的發(fā)展有著巨大的作用。在文中就化工項目檔案管理實踐進行探討，以期為化工企業(yè)的發(fā)展提供更好的支持。

【關鍵詞】化工項目檔案；管理；制度

湖北化肥公司切實履行主體責任，從一開始就提前謀劃，設立專班全程全面介入工程項目建設進行檔案管理，為項目順利通過檔案專項驗收和工程全面竣工驗收創(chuàng)造了條件，為湖北化肥公司的檔案管理工作再創(chuàng)新高臺階和企業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展奠定了基礎。

一、統(tǒng)一部署，建立檔案管理機制

為了汲取在工程建設中曾經(jīng)出現(xiàn)的歸檔不全、散失嚴重的歷史教訓，公司在組建項目管理部時，就統(tǒng)籌考慮將檔案管理納入項目管理職責范圍，在綜合部設立檔案工作組，指定一名副部長專門負責檔案工作，配備數(shù)名專職檔案管理員，提前介入，全程參與，不僅管理建設單位檔案，還對所有參建單位的檔案形成資源管理進行指導和監(jiān)督。

二、建章立制，規(guī)范檔案管理流程

編制信息與文檔管理程序文件。項目啟動后，檔案工作組編制了《信息與文檔管理程序文件》，從總體上提出了文檔管理計劃，具體明確了責任主體該做什么，如何做，確保文件流轉(zhuǎn)環(huán)環(huán)相扣，在保證文件有效使用的前提下，防止文件散失，使檔案的形成具有可追溯性。編制項目歸檔文件資源體系。檔案工作組研究了項目工程檔案的構成，從總體上把握檔案架構，以項目建設過程為總體脈絡，將項目檔案分為前期準備、設計、施工、試生產(chǎn)、竣工驗收等階段檔案，并對每一階段將要產(chǎn)生的文件進行分類，開列文件“菜單”，進而編制了《項目歸檔文件資源體系》，通過貫徹學習該體系，改變了檔案管理人員和工程技術人員在收集環(huán)節(jié)出現(xiàn)的茫然不知所措。編制隨機資料管理規(guī)定。檔案工作組編制了《設備隨機文件收集、歸檔管理辦法》，明確了設備隨機資料的管理責任分工，確定了設備隨機文件的歸檔范圍，對設備隨機文件的分發(fā)與借閱作出了規(guī)定，同時提供了整理歸檔方法。制定案卷歸檔整理規(guī)范。隨著工程交工，文件資料歸檔進入倒計時，檔案工作組按照國家和行業(yè)標準制定《項目案卷歸檔整理規(guī)范》，側重于操作環(huán)節(jié)，為檔案工作人員提供具體可操作的方法流程。

三、培訓交流，提高員工素質(zhì)能力

培養(yǎng)全員檔案意識。檔案工作組利用各種會議，見縫插針，強勢宣傳檔案法律法規(guī)，用檔案的實際利用價值體現(xiàn)強調(diào)檔案管理的重要意義，用反面案例現(xiàn)身說法，強調(diào)檔案缺失造成的嚴重后果，提高工程建設者的檔案意識，養(yǎng)成注重收集整理資料文件的習慣，為檔案管理工作營造了廣泛的群眾基礎和來源基礎。加強技能培訓和技術交流。檔案管理人員的工程專業(yè)知識儲備不足使其管理行為受到制約，為了拓寬檔案管理人員知識結構，增強對工程建設的感性認識，工作組聘請專業(yè)技術人員授課，從宏觀層面講述項目的形成和總體布局，介紹概略的工藝流程和土建安裝基本知識，還鼓勵檔案員經(jīng)常下現(xiàn)場實地觀察，克服了他們對工程建設的生疏感，提振搞好工作的信息。

四、分門別類，抓住管理關鍵環(huán)節(jié)

（一）項目前期檔案管理。由于立項之前沒有項目部統(tǒng)一管理，經(jīng)辦單位多，經(jīng)辦人員習慣于將文件留在手上，若等到工程竣工再來收集整理將存在極大的散失風險。作為建設單位不能將眼睛只盯著各承包單位，還要注重自身形成文件的歸檔，防止出現(xiàn)檔案管理的“燈下黑”，企業(yè)要早做準備，要求經(jīng)辦單位隨辦隨歸。

（二）設計文件管理。檔案工作組應要求各方設置文檔單點聯(lián)系人（DCC），所有圖紙文件經(jīng)由一人辦理交接手續(xù)，把好進出口關，做好登記臺賬，保持工作的延續(xù)性，避免因錯亂出現(xiàn)無謂的糾紛。工程竣工圖是具有法律效力的圖紙文件，必須如實反映現(xiàn)場實際?，F(xiàn)代檔案管理理論要求檔案專項驗收不僅是對檔案形式的驗收，還注重對內(nèi)容的檢查，竣工圖除了要求設計資質(zhì)章、竣工圖章要齊全，簽字要到位外，確保圖紙歸檔合格。

（三）交工技術文件管理。工程建設期間，施工單位必須按照《石油化工建設工程項目交工技術文件規(guī)定》（SH/T3503-2007）等標準正確選用表格，記錄準確翔實，簽字蓋章齊全，編制移交交工技術文件，要做到卷冊類別清晰，層次分明；對于電力、交通、港務等獨立系統(tǒng)工程，要求施工單位提供相關行業(yè)標準，并按其行業(yè)標準編制移交交工技術文件。

（四）設備隨機資料管理。設備抵達現(xiàn)場后，項目部組織供應商、施工、監(jiān)理開箱共檢，普通設備由采購部門逐一登記保管，整體移交歸檔；重要設備則由檔案工作組直接接收管理。設備隨機資料版面大小不一，樣式繁多，內(nèi)容龐雜，檔案工作組要做好分類，保證資料一臺一檔，內(nèi)容完整。

五、思維創(chuàng)新，力行全程主動作為

湖北化肥公司屬于煉化生產(chǎn)企業(yè)，對工程管理不是強項，對項目檔案管理更沒有成熟的經(jīng)驗作支撐，但是檔案工作組不斷學習、創(chuàng)新思維、巧借經(jīng)驗、主動作為，擔當起乙二醇項目檔案管理重任，并一次通過檔案專項驗收。歷經(jīng)乙二醇項目建設，對比其它化工項目，我們感到，項目檔案管理應該提前謀劃，統(tǒng)一布局，從源頭抓起，強化過程管控，強調(diào)主動作為，實現(xiàn)對項目檔案的“全生命周期”管理。

【參考文獻】

[1]張建英.化工建設項目檔案管理工作探討[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟,2014(15):15+17.

[2]王冬梅.化工項目檔案分類與檔號編制探索[J].辦公室業(yè)務,2014(12):55-56.

作者:吳志斌 單位:中國石化湖北化肥分公司檔案館