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一、會前階段

（一）會議分工

會議應(yīng)視情況明確設(shè)定秘書組、,會務(wù)組、后勤醫(yī)療組、保衛(wèi)組等工作組，重要會議可設(shè)專職服務(wù)員，并請后勤、保衛(wèi)等人員做好治安、救護、餐衛(wèi)等項工作。

1、秘書組

其主要任務(wù)是負責(zé)會議講話稿、會議議程、會議指南等材料的整理、報審及會議的報道宣傳工作，并協(xié)助會務(wù)組做好相應(yīng)工作。

2、會務(wù)組

其主要任務(wù)是負責(zé)會議會務(wù)工作，包括：（1）下達會議通知；（2）負責(zé)報道登記，發(fā)放入場證件、紀念品和會議相關(guān)材料等；（3）迎送、接待主講人，負責(zé)食宿安排；（4）支付各類費用；（5）財務(wù)結(jié)算。

3、保衛(wèi)組組織人員對會場進行安全檢查，疏通通道，開啟安全門等，同時協(xié)助會務(wù)組做好相應(yīng)工作。

4、后勤醫(yī)療組：做好會議期間人員的應(yīng)急醫(yī)療工作。

在整體運作過程中秘書組、會務(wù)組等各司其職，但又需要默契配合，互相支援，形成一個整體，保證會議順利進行。

（二）會議通知

1、通知應(yīng)簡明準確，主要包括會議內(nèi)容、參會人員范圍、時間、會期、開會和報到地點、是否需要報名單、聯(lián)系人及電話等。

2、通知發(fā)出后，應(yīng)即落實有關(guān)負責(zé)人是否收到，并統(tǒng)計好參會人數(shù)。若需報名單，則要注意統(tǒng)計姓名、性別、職務(wù)等項。

3、大型會議應(yīng)當印制會議指南。內(nèi)容包括參會人員及會務(wù)人員的姓名、單位、職務(wù)、房間號和就餐時間、地點以及其他注意事項等內(nèi)容。（會議秩序冊應(yīng)在參會人員報到時發(fā)放）

4、需分組座談的，應(yīng)指定座談地點、召集人等。

（三）會議材料準備

1、會議材料準備包括領(lǐng)導(dǎo)講話、主持詞、典型發(fā)言、會議議程等。應(yīng)注意材料的數(shù)量、篇幅與會議時間安排一致。會議材料均應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知，會前送交講話者本人。

2、會務(wù)人員應(yīng)對材料的印刷、裝訂把好關(guān)，應(yīng)注意是否齊全。如有可能，會務(wù)人員應(yīng)與相關(guān)處室逐頁核對。主持人、講話人對材料的紙張、字號大小等有特殊要求的，均應(yīng)盡量滿足其要求。

（四）會場布置

會場布置應(yīng)包括以下各項：落實會場場地、會標懸掛、電源、燈光、音響、投影、錄音錄象設(shè)備、飲水器具、主席臺和會議桌上物品擺放、座次排列、空調(diào)設(shè)備及安全出入等。（要做好后備電源、擴音設(shè)備及值班電工等應(yīng)急安排）

1、會場布置形式

會場布置形式可根據(jù)會議的內(nèi)容、發(fā)言人及參會人員數(shù)量而定。會議內(nèi)容主要為傳達文件，而發(fā)言人數(shù)量較少、參會人數(shù)又較多時，宜采取分排式就座。座談或聽取匯報的會議，宜采取圓桌式就座。

2、座次排列

座位的順序一般以座位的面向為準，先中間，后左、右，依次向兩邊擺放。對人員的座次排列、人員排序均有嚴格要求。一般規(guī)律應(yīng)是：

（1）職能部門對排名有詳細規(guī)定的，以其排列的順序為準。

（2）同等職位的，按任實職時間為先；不在職的同志，根據(jù)場合酌情排列。

（3）上級來人參加會議時，應(yīng)根據(jù)來人的身份及在整個會議議程中的位置（看誰做主要講話）酌情排列。

3、席簽

席簽是與會人員身份的標志。既充分體現(xiàn)對該座人員的尊重，同時有清點人數(shù)的作用。座簽一般應(yīng)當用淺紅色紙、黑字書寫。應(yīng)寫清該座位人員的姓名（核實無誤）或單位名稱。

4、會場環(huán)境。根據(jù)不同類型的會議酌情布置會標、條幅、鮮花等物品，營造莊嚴、肅穆、熱烈等不同風(fēng)格的會場氣氛。還應(yīng)留意會場是否具有安全出入之通道。

5、燈光音響

燈光的亮度要適宜，臺上光線一般要比臺下亮一些。晚上開會要做好停電的應(yīng)急準備工作。

音響是保證會議開好的重要手段。話筒的數(shù)量應(yīng)根據(jù)會場座位的擺放及發(fā)言人的多少而定。音響及話筒應(yīng)逐一調(diào)試，必要時要請音響人員專司此責(zé)。

6、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備

適宜的溫度及清新的空氣是確保會議成功的重要因素，會務(wù)人員應(yīng)在開會之前調(diào)節(jié)好氣溫。夏季室內(nèi)氣溫高時，應(yīng)考慮準備折扇等物品。

7、桌上擺放物品

主席臺擺放的會議材料，必須由會務(wù)人員對其是否齊全、頁碼、印刷及裝訂質(zhì)量等逐一檢查。（必要時準備了記錄用筆及筆記本等）

準備好茶水、礦泉水等物品。如會場空間小，可使用飲水機。會場空間大，可逐桌擺放熱水瓶。如會議規(guī)格高，參會人員較少，應(yīng)由工作人員負責(zé)倒水。

（五）新聞報道

由宣教部門準備好錄音、攝像、攝影設(shè)備，及時進行會議精神傳達。（如有必要應(yīng)事先聯(lián)系新聞單位，并安排好記者的接送工作）

（六）車輛及食宿安排

如需參觀，應(yīng)指定車輛負責(zé)人，準備好車輛，并請參觀人員按編號乘車。

若無會議指南，可將食宿安排表提前交給會議主持人，在休會前告知參會人員。

（七）其他事項

1、會務(wù)人員要做好會議紀律宣讀及其他事項的咨詢、提醒等工作。

2、還應(yīng)做好參會人員報到或簽到工作，并分發(fā)會議材料。

3、會務(wù)人員應(yīng)根據(jù)簽到情況掌握到會人數(shù)，并及時聯(lián)系未到會人員，查明遲到或缺席的原因，將有關(guān)情況報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

4、會務(wù)人員應(yīng)引導(dǎo)主席臺人員或重要領(lǐng)導(dǎo)同志就座，并注意了解參會領(lǐng)導(dǎo)是否帶齊講話稿等物品。

5、應(yīng)注意參會人員的就座情況，會場前排盡量不要空座。

6、視情況統(tǒng)一會務(wù)工作人員著裝。

二、會間組織與服務(wù)階段

1.會務(wù)人員提前1小時到達會場，反復(fù)檢查會場準備情況。

2.搞好會議簽到、材料分發(fā)。

3.落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。

會務(wù)人員應(yīng)做好主持人或發(fā)言人不能到會的準備。主持人不能到會，可由合適的同志代為主持；發(fā)言人不能到會，可視情況尋找替代人或取消其發(fā)言。

4、按預(yù)定方案組織與會人員由前向后依次就座。

5、維持好會場秩序。會議前5分鐘，關(guān)閉會場大門，與會人員入座就緒，無關(guān)人員離開會場；會間關(guān)閉手機或調(diào)到振動，一般不允許找人，無關(guān)人員不準進入會場。

6、安排專人做好話筒的擺放、倒水等服務(wù)工作。

7、會務(wù)人員須隨時觀察并領(lǐng)會主席臺領(lǐng)導(dǎo)的示意，做好臨時安排的各項工作。

8、由秘書組做好錄音、攝影、攝像及會議記錄等工作。

9、如有必要，為與會人員預(yù)定車票、機票等。

三、會后

1、會議結(jié)束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等物品。

2、組織送站。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。

3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。會議若需形成會議紀要印發(fā)的，組織單位要擬好文稿，送公司辦按公文處理辦法印發(fā)。

4、為嚴肅會議紀會風(fēng)，對會議遲到、無故不參加會議的單位與會人員進行通報。

5、做好會議報道工作。