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檢察機關(guān)公文處理淺談

檢察機關(guān)公文處理屬于機關(guān)應(yīng)用文寫作范疇，屬于辦公室文秘工作的一部分，也是檢察機關(guān)內(nèi)勤人員年復(fù)一年、日復(fù)一日的“必修課”。因此，從這個意義上講，深入了解、掌握這方面的知識與技巧對我們而言就顯得非常必要。談公文處理之前，首先要搞清楚幾個概念，如大家經(jīng)常談到的應(yīng)用文、機關(guān)應(yīng)用文、文件、文書、公文等等。不認真辯析清楚這幾個概念，也不利于我們對這方面知識的理解、掌握和運用。事實上，它們主要有兩方面的差異：一是稱呼上的差異，應(yīng)用文=文書，機關(guān)應(yīng)用文=公務(wù)文書，公文=文件；二是外延上的大小差異，應(yīng)用文＞機關(guān)應(yīng)用文＞公文，文書＞公務(wù)文書＞文件。比如我們談到的公文處理與信息調(diào)研這兩塊工作，它就屬于機關(guān)應(yīng)用文范疇，只不過“公文處理”，也就是我們平常所說的“文件”，有點近似于以前常講的“八股文”，其格式、用語均非常講究；而信息調(diào)研，大體上等同于我們平常所說的“簡報”和“調(diào)研文章”，它屬于機關(guān)應(yīng)用文中的事務(wù)文書這一個范疇，其版面格式、行文用語等相對“法定公文”而言，要簡單一些，但也有它自身的一些規(guī)定和要求。

一、公文的分類

這里談到的“公文”，就是我們通常意義上講的“文件”，或者說是黨政公文、法定公文，也就是指黨中央、國務(wù)院分別批準頒布的黨的機關(guān)公文和行政機關(guān)公文。其法定依據(jù)分別是中央辦公廳1996年5月3日印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》（以下簡稱《條例》）、國務(wù)院辦公廳2000年8月24日的《國務(wù)院行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）。《條例》中規(guī)定黨的機關(guān)公文文種有14種，《辦法》中規(guī)定國家行政機關(guān)公文有13種，其中有9種公文屬于共有文種（決定、意見、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、會議紀要和函），黨的機關(guān)公文有5種特有文種（公報、決議、指示、條例、規(guī)定），行政機關(guān)公文有4種特有文種（命令、公告、通告、議案）。

（一）按使用范圍：分為通用公文、專用公文兩種。通用公文指的便是黨的機關(guān)公文和行政機關(guān)公文；專用公文指的是特定行業(yè)、部門使用的具有特定內(nèi)容、特定格式的公文，如外交公文、司法文書等;

（二）按行文方向：分為上行文（典型的如請示、報告等）、下行文（典型的如決定、指示、批復(fù)等）、平行文（典型的如函、議案等）;

（三）按涉密程度：分為對外公開件、限國內(nèi)公開件、內(nèi)部使用件、普通公文、秘密公文、機密公文、絕密公文;

（四）按處理時限：分為平件、急件、特急件三類。如以電報方式傳送，則分為平急、加急、特急、特提四類;

（五）按公文性質(zhì)：分為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文（如命令、指示等）、規(guī)范性公文（如條例、規(guī)定等）、報請性公文（如請示、報告等）、知照性公文（如公告、通告等）、商洽性公文（如函）、會議公文（如決議、會議紀要等）。

二、公文的規(guī)范

（一）文種規(guī)范。就是要求我們在擬制公文時，必須按照有關(guān)規(guī)定和機關(guān)權(quán)限、行文關(guān)系、發(fā)文目的等正確選用文種，確保公文的嚴肅性、規(guī)范性、權(quán)威性和有效性。目前，就我院而言，大家在寫作過程中，混用、錯用或生造文種的現(xiàn)象非常突出。比如，分不清楚行文關(guān)系，有用“通報”形式為上行文的，有向平級機關(guān)行文時用“請示”文種的，有發(fā)文時直接套用計劃、要點、總結(jié)等事務(wù)文書名稱的，甚至有用“匯報”為文種等不倫不類的現(xiàn)象出現(xiàn)。事實上，只要是套用了文件版頭的，就必須在18類文種中選用。

（二）行文規(guī)范。首先要了解行文關(guān)系，主要有四種類型：隸屬關(guān)系、指導(dǎo)關(guān)系、平行關(guān)系、不相隸屬關(guān)系。凡有隸屬關(guān)系的下級機關(guān)、有指導(dǎo)關(guān)系的下級部門，向上級機關(guān)和部門行文，一律用上行文，反之，一律用下行文；屬于平行關(guān)系和不相隸屬關(guān)系的機關(guān)、單位之間的行文，一律采用平行文。比如我們向市院、區(qū)委的正式行文，只能是請示、報告之類的上行文；向區(qū)政府的行文，因為是平行關(guān)系，就應(yīng)當使用平行文。再假如我們向市高級法院行文，雖然它級別比我們高得多，但由于兩者不屬于同一組織系統(tǒng)，是不相隸屬關(guān)系，所以也應(yīng)當使用“函”之類的平行文。

（三）辦理規(guī)范。公文辦理分為收文（一般包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序），發(fā)文（一般包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)、催辦、查辦等程序）和辦結(jié)文（一般包括立卷、歸檔、清退、銷毀等程序）。公文辦理規(guī)范就是指的在辦文過程中要遵守每個程序的具體規(guī)定和要求。鑒于該方面的內(nèi)容太多，此處也不一一敘說。僅舉發(fā)文階段中“用印”一例作一說明：“用印”即在正式公文上加蓋公章，公文用印之后即可生效，整個撰制公文的過程也到此結(jié)束。

三、公文的格式

公文的文面格式，可分為三個部分，即文頭、主體和版記。

（一）文頭部分。文頭部分位于公文首頁紅色間隔線之上，主要有6個項目：份號、秘密等級和保密期限、緊急程度、公文版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人。其中，公文版頭和發(fā)文字號屬于必要項目，其余4項屬于選擇項目。重點談?wù)剝蓚€必要項目：⑴公文版頭。公文版頭即發(fā)文機關(guān)標志，也叫公文名稱，居中套紅排印于公文首頁上方，一般來說有三種形式：《××人民檢察院文件》，俗稱“大版頭”，主要用于作出重要工作部署，重要決定、指示，轉(zhuǎn)發(fā)重要文件等；《××人民檢察院（）》，俗稱“中版頭”，主要用于通知重要事項、任免干部，向上級機關(guān)請示、報告工作；《××人民檢察院》，俗稱“小版頭”，主要用于制發(fā)函件。⑵發(fā)文字號。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年份和發(fā)文順序號構(gòu)成，如渝中檢〔2005〕1號，重要文件后面應(yīng)加上“發(fā)”字，如渝中檢發(fā)〔2005〕1號；若機關(guān)發(fā)文太多，還可以在“發(fā)文機關(guān)代字”后面加上公文性質(zhì)或文種，如渝府人〔2005〕1號、渝府批〔2005〕1號等。去年的競賽中，多數(shù)參賽干警使用中括符［］或小括符（），也有在文號中出現(xiàn)了“第XX號”字樣的錯誤用法等。

（二）主體部分。主體部分也稱行文部分，公文的內(nèi)容和主要生效標志都安排在這一部分，主要有7個項目：公文標題、主送機關(guān)、正文、附件、成文時間、印章、附注。其中公文標題、正文、成文時間為必要項目，主送機關(guān)、印章多數(shù)狀況下為必要項目，其余2項為選擇項目。⑴公文標題。位于公文首頁間隔線之下，用2號小標宋體字居中排印。公文標題一般則發(fā)文機關(guān)名稱、發(fā)文事由和文種名稱組成，前面常冠以介詞“關(guān)于”，如《渝中區(qū)人民檢察院關(guān)于召開內(nèi)勤工作會議的通知》，此種三要素齊全的標題也稱之為“完全式”標題。當然，也有采用省略式標題的，如《渝中區(qū)人民檢察院公告》（略事由）、《通知》（略發(fā)文機關(guān)和事由），但任何情況下都不能省略文種。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加《》外，一般不用標點符號。但在我院日常工作中，標題寫作十分不規(guī)范，有的不按要求使用“完全式”標題，也有使用文章式標題的，有的在標題中用頓號或逗號，甚至有使用“正副標題式”的奇異現(xiàn)象發(fā)生；⑵主送機關(guān)。俗稱“臺頭”。一般公文均應(yīng)標注主送機關(guān)，但公布性、周知性公文，如通告、公告等，可不標注主送機關(guān)。下行文可有多個主送機關(guān)，但上行文尤其是請示、報告，一般只寫一個主送機關(guān)，不應(yīng)多頭主送。⑶正文。位于主送機關(guān)名稱下一行，用3號防宋字（目前多數(shù)干警好用宋體字）。其外在結(jié)構(gòu)一般為開頭、主體、結(jié)尾三部分構(gòu)成，其內(nèi)在模式則是“憑”（發(fā)文的緣由、依據(jù)）—“事”（發(fā)文的事由、事項）—“斷”（發(fā)文的要求、希望）。⑷成文時間。通常以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時間為準。行政公文成文時間用小寫漢字標識，黨的公文成文時間用阿拉伯數(shù)字標識，法規(guī)性文件或經(jīng)會議討論通過的公文，如決議、決定、條例、規(guī)定等，其成文時間用阿拉伯數(shù)字書寫，括入圓括號中置于標題之下。此時，正文后便不再標注發(fā)文機關(guān)署名和成文日期。

（三）版記部分。版記部分共有3個項目：主題詞、抄送、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間，均屬于選擇項目。⑴主題詞。“主題詞”是揭示公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組，用3號黑體字，左頂格標注。正式公文一般都應(yīng)標注主題詞。一份公文的主題詞至少2個，最多不超過5個，主題詞之間不加標點符號，空一格為距。標引主題詞時，應(yīng)先標類別詞，再標類屬詞，最后標識文種。如文件《關(guān)于進一步加強檢察文化工作的意見》，其主題詞應(yīng)為：政法檢察文化意見。⑵抄送。指除主送機關(guān)以外的其它需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和不相隸屬機關(guān)。位于主題詞下1行，左空一字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關(guān)間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)標句號。

四、語言要求

公務(wù)文書的語言運用與一般文章相比，既有相同之處，更有其獨特的要求。具體表現(xiàn)為：

（一）準確。這是對公文語言的第一要求，是公文語言的生命。俗話說的“一字入公文，九牛撥不出”、“字字珠璣”等，便極其形象地說明了公務(wù)文書語言的準確性特點。那么，如何來把握“準確”這個第一要求呢？首先，要做到用詞準確。要注意區(qū)別詞語的不同含義，尤其是要嚴格辯析同義詞之間的細微差別，務(wù)求詞義準確，在此基礎(chǔ)上做到造句合乎語法邏輯，數(shù)據(jù)圖示準確無誤；注意區(qū)別詞語的感情色彩和語體色彩；注意區(qū)別詞義在不同語境中的不同變化；注意掌握公務(wù)文書寫作的特定用詞：如“遵照、茲有”等開端用語，“鑒于、基于”等承啟用語，“本、貴、該”等稱謂用語。其次，要正確使用句式。要將長句和短句交替運用，使行文鏗鏘有力；要將整句和散句結(jié)合起來，使行文錯落有致；要注意把握好幾種常見的特定句式，如以“為、為了”開頭的目的句式、以“必須、嚴禁”等強調(diào)語為特征的祈使句式、以“將”字結(jié)構(gòu)組成的賓語前置句式等；要注意表意的準確性，不用含混不清似是而非的句式，如類似于“我被青春撞了一下腰”、“像霧像雨又像風(fēng)”或“天不刮風(fēng)天不下雨天上有太陽”等莫名其妙、暈天眩地的句子。

（二）簡潔。言約意豐，精煉明快，意思表達清楚而不累贅冗長，達到“句中無余字，篇內(nèi)無贅語”，這就是簡潔。做到簡潔的關(guān)鍵是：一要刪除一切套話、空話、意思重復(fù)的話；二要注意語句的提煉，杜絕堆砌修飾語現(xiàn)象；三要適當使用縮略語；四要恰當使用文言詞語及短句。從去年開展的競賽活動情況來看，許多干警恰恰沒有遵從上述要求，在行文中較多使用描寫性、抒情性語言，堆砌一些花里胡俏的修飾性語句，寫作的公文如同催人淚下的“人物通訊”一般，與公文“簡潔明快”的特點大相徑庭。再比如，有一份反映公路上發(fā)生重大交通事故的簡報：“……大客車翻下公路邊的深溝里，如墜萬丈深淵……車內(nèi)鬼哭狼嚎，滾作一團”，大家可以讀讀看，是否有點刻意渲染的感覺。

（三）平實。公文重在“實用”，用語應(yīng)開門見山，直陳其事，通俗易懂，淺顯流暢；不搞“曲筆”，不作夸飾，不故弄玄虛，不嬌揉造作。如一般政府工作報告，用語看似平淡，實際上寓意深遠，概括力很強，雖然樸實無華，但并非隨意道來，而是深思熟慮、獨具匠心的結(jié)果。同時，公文還應(yīng)盡量使用大眾化語言，不用冷僻詞語。、鄧小平等老一輩革命家歷來提倡寫文章、作報告要通俗易懂，使用“群眾喜聞樂見的的語言”。他們寫的文章親切自然，生動活潑。如《鄧小平文選》第三卷，語言樸實無華，說理清晰明朗，既沒有深奧的典故，也沒有華麗的辭藻，讀來朗朗上口，聽來句句實在。

（四）適體。公文的適體是指用詞、語氣、語體風(fēng)格應(yīng)符合特定的文體要求。如決定、決議、指示宜莊重；調(diào)查報告、總結(jié)須平實；規(guī)定、條例應(yīng)嚴謹；感謝信、慰問信、悼詞需情真意切等。