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公文寫作

一、通知的含義、特點(diǎn)和類型

(一)通知的含義

通知是運(yùn)用最為廣泛的下行文，行政公文和黨的機(jī)關(guān)公文都把它列為主要文種。

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》對(duì)通知所下的定義為：

適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》給通知的定義是：

用于黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項(xiàng)。

(二)通知的特點(diǎn)

1．功能的多樣性

在下行文中，通知的功能是最為豐富的。它可以用來(lái)布置工作、傳達(dá)指示、曉諭事項(xiàng)、規(guī)章、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)文件、任免干部等等，總之，下行文的主要功能，它幾乎都具備。

但通知在下行文中的規(guī)格，要低于命令、決議、決定、指示等文體。用它的規(guī)章，多是基層的，或是局部性的、非要害性的；用它布置工作、傳達(dá)指示的時(shí)候，文種的級(jí)別和行文的鄭重程度，明顯不如決定、指示。

2．運(yùn)用的廣泛性

通知的發(fā)文機(jī)關(guān)，幾乎不受級(jí)別的限制。大到國(guó)家級(jí)的黨政機(jī)關(guān)，小到基層的企事業(yè)單位，都可以通知。

通知的受文對(duì)象也比較廣泛。在基層工作崗位上的干部和職工，接觸最多的上級(jí)公文就是通知。而且通知雖然從整體上看是下行文，但部分通知(如曉諭事項(xiàng)的通知)也可以發(fā)往不相隸屬機(jī)關(guān)。

3．一定的指導(dǎo)性

通知這一文體名稱，從字面上看不顯示指導(dǎo)的姿態(tài)，但事實(shí)上，多數(shù)通知都具有一定程度的指導(dǎo)性。用通知來(lái)規(guī)章、布置工作、傳達(dá)指示、轉(zhuǎn)發(fā)文件，都在實(shí)現(xiàn)著通知的指導(dǎo)功能，受文單位對(duì)通知的內(nèi)容要認(rèn)真學(xué)習(xí)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成通知布置的任務(wù)。

個(gè)別曉諭性的通知，特別是通知作為平行文的時(shí)候，可以沒(méi)有指導(dǎo)性或只有微弱的指導(dǎo)性。

4．較強(qiáng)的時(shí)效性

通知是一種制發(fā)比較快捷、運(yùn)用比較靈便的公文文種，它所辦理的事項(xiàng)，都有比較明確的時(shí)間限制，受文機(jī)關(guān)要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理完成，不得拖延。

二、通知的分類

(一)指示的通知

這類通知用來(lái)指示、布置工作。凡是需對(duì)某一事項(xiàng)進(jìn)行處理、對(duì)某問(wèn)題作出指示，又不適合用命令、決定、指示的形式行文的時(shí)候，均可用通知的形式進(jìn)行辦理。例如《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于進(jìn)一步做好治理開(kāi)發(fā)農(nóng)村“四荒”資源工作的通知》(國(guó)辦發(fā)〔1999〕102號(hào))；《國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于實(shí)施對(duì)設(shè)在中西部地區(qū)的外商投資企業(yè)給予三年減按15％稅率征收企業(yè)所得稅的優(yōu)惠的通知》(國(guó)稅發(fā)〔1999〕172號(hào))；勞動(dòng)和社會(huì)保障部、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委、財(cái)政部《關(guān)于清理收回企業(yè)欠繳社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)有關(guān)問(wèn)題的通知》(勞社部發(fā)〔1999〕36號(hào))。

這類通知跟指示、意見(jiàn)的寫法比較接近。

(二)頒發(fā)規(guī)章的通知

除重要的法律性文件用命令頒布之外，多數(shù)法規(guī)和規(guī)章性文件，如條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、實(shí)施方案等，都適合用通知頒發(fā)。如國(guó)防科工委《關(guān)于印發(fā)〈武器裝備科研生產(chǎn)許可證管理暫行辦法〉的通知》(科工法字〔1999〕215號(hào))、人事部《關(guān)于印發(fā)〈人事?tīng)?zhēng)議處理辦案規(guī)則〉和〈人事?tīng)?zhēng)議仲裁員管理辦法〉的通知》(人發(fā)〔1999〕99號(hào))。

這類通知的正文通常十分簡(jiǎn)短，如國(guó)土資源部等五部門聯(lián)合的《關(guān)于頒布〈礦產(chǎn)資源儲(chǔ)量評(píng)審認(rèn)定辦法〉的通知》的正文：

為維護(hù)礦產(chǎn)資源國(guó)家所有權(quán)益，加強(qiáng)礦產(chǎn)資源儲(chǔ)量管理，確保礦產(chǎn)資源儲(chǔ)量合理可靠，根據(jù)《礦產(chǎn)資源法》，制定了《礦產(chǎn)資源儲(chǔ)量評(píng)審認(rèn)定辦法》，現(xiàn)予。

全文由目的、根據(jù)、對(duì)象、決定組成。有時(shí)還可以更簡(jiǎn)短，如《國(guó)務(wù)院中央軍委關(guān)于印發(fā)〈中國(guó)人民解放軍士官退出現(xiàn)役安置暫行辦法〉的通知》的正文：

現(xiàn)將《中國(guó)人民解放軍士官退出現(xiàn)役安置暫行辦法》印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

由對(duì)象、決定、執(zhí)行要求組成。

這類通知是復(fù)合體公文，被的規(guī)章全文附在通知之后，但不作為附件處理，而是正件的組成部分。

(三)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知

將某一下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)來(lái)的文件(主要是建議性報(bào)告或工作報(bào)告)轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)下級(jí)機(jī)關(guān)，叫做“批轉(zhuǎn)”。將上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)下來(lái)的文件，或不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的文件(主要是指示、意見(jiàn)、通知等)轉(zhuǎn)發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)，叫做“轉(zhuǎn)發(fā)”。

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知的正文有時(shí)十分簡(jiǎn)短，如《國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家經(jīng)貿(mào)委等部門關(guān)于清理整頓小煉油廠和規(guī)范原油成品油流通秩序意見(jiàn)的通知》的正文：

國(guó)家經(jīng)貿(mào)委等部門《關(guān)于清理整頓小煉油廠和規(guī)范原油成品油流通秩序的意見(jiàn)》已經(jīng)國(guó)務(wù)院同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

主要由轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象、轉(zhuǎn)發(fā)決定、執(zhí)行要求組成。但這類通知的正文并不總是這樣簡(jiǎn)短，如《國(guó)務(wù)院關(guān)于批轉(zhuǎn)全國(guó)物價(jià)大檢查總結(jié)報(bào)告的通知》一文，在批轉(zhuǎn)對(duì)象和批轉(zhuǎn)決定表述完畢之后，還對(duì)時(shí)代背景、現(xiàn)實(shí)狀況、性質(zhì)意義、原則要求、基本任務(wù)等進(jìn)行了進(jìn)行了說(shuō)明和論述。

(四)曉諭性通知

這類通知一般只有告知性，沒(méi)有指導(dǎo)性。其用途較廣泛，機(jī)構(gòu)、人事調(diào)整，啟用、作廢公章，機(jī)構(gòu)名稱變更，機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系變更，遷移辦公地址，安排假期等，都可使用這種通知。如《中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院公報(bào)》2000年第6號(hào)就刊登有三則這類通知，一則是《國(guó)務(wù)院關(guān)于更改新華通訊社香港分社、澳門分社名稱的通知》，另一則是國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于成立國(guó)家信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知。稍前的2000年第1號(hào)，刊登的有國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于12月20日放假的通知》。

(五)任免通知

任免領(lǐng)導(dǎo)干部的職務(wù)，根據(jù)職務(wù)的重要程度的不同，可分別采用不同的文種，最高可用任免令，其次可以用決定，再次用通知，最低用公布任免名單的方式。由此可見(jiàn)，任免基層干部時(shí)。通常用通知。

任免通知，只需寫明什么會(huì)議決定，任命什么人擔(dān)任什么職務(wù)，免去什么人的什么職務(wù)即可，不必說(shuō)明原因。

(六)會(huì)議通知

這是一種常見(jiàn)的通知，既可用于下行，也可用于平行。一般包括如下內(nèi)容：

召開(kāi)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)以及會(huì)議的名稱；

會(huì)議的中心議題和主要程序；

對(duì)與會(huì)人員身份的要求；

對(duì)與會(huì)人員會(huì)前準(zhǔn)備工作的要求；

報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)及聯(lián)絡(luò)人；

其他需要事先說(shuō)明的事項(xiàng)。

三、通知的寫法

由于通知的功能多，種類多，寫法彼此有較大的區(qū)別，我們?cè)诜诸悤r(shí)已經(jīng)有意識(shí)地對(duì)各種不同通知的寫法作了一些介紹，這里只能概括介紹一些通知寫作的基本方法。

(一)通知標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)

1．通知的標(biāo)題

通知的標(biāo)題一般采用公文標(biāo)題的常規(guī)寫法，由發(fā)文機(jī)關(guān)＋主要內(nèi)容＋文種組成。如《中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于嚴(yán)禁用公費(fèi)變相出國(guó)(境)旅游的通知》。

也可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)，由主要內(nèi)容＋文種組成標(biāo)題。如《關(guān)于印發(fā)〈規(guī)范國(guó)有土地租賃若干意見(jiàn)〉的通知》(國(guó)土資發(fā)〔1999〕222號(hào))。

規(guī)章的通知，所的規(guī)章名稱要出現(xiàn)在標(biāo)題的主要內(nèi)容部分，并使用書名號(hào)。

批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)文件的公文，所轉(zhuǎn)發(fā)的文件內(nèi)容要出現(xiàn)在標(biāo)題中，但不一定使用書名號(hào)。如《國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)教育部等部門關(guān)于進(jìn)一步加快高等學(xué)校后勤社會(huì)化改革意見(jiàn)的通知》。

2．通知的主送機(jī)關(guān)

通知的發(fā)文對(duì)象比較廣泛，因此，主送機(jī)關(guān)較多，要注意主送機(jī)關(guān)排列的規(guī)范性。如人事部《關(guān)于解除國(guó)家公務(wù)員行政處分有關(guān)問(wèn)題的通知》的主送機(jī)關(guān)：

各省、自治區(qū)、直轄市人事(人事勞動(dòng))廳(局)、監(jiān)察廳(局)；國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)人事(干部)部門、監(jiān)察局(室)：

由于級(jí)別、各稱不同，主送機(jī)關(guān)的稱法和排列非常復(fù)雜，這個(gè)序列顯然是經(jīng)過(guò)深思熟慮后確定下來(lái)的。

(二)通知的正文

1．通知緣由

指示、安排工作的通知，這部分的寫法跟決定、指示很接近，主要用來(lái)表述有關(guān)背景、根據(jù)、目的、意義等。

曉諭性的通知，也可參照上述寫法。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于更改新華通訊社香港分社、澳門分社名稱問(wèn)題的通知》，采用了根據(jù)與目的相結(jié)合的開(kāi)頭方式；《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于成立國(guó)家信息工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》，采用的是以“為了”領(lǐng)起的“目的式”開(kāi)頭方式。

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知，根據(jù)情況，可以在開(kāi)頭表述通知緣由，但多數(shù)以直接表達(dá)轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象和轉(zhuǎn)發(fā)決定為開(kāi)頭，無(wú)需說(shuō)明緣由。

規(guī)章的通知，多數(shù)情況下篇段合一，無(wú)明顯的開(kāi)頭部分，一般也不交代緣由。

2．通知事項(xiàng)

這是通知的主體部分，所的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步驟等，都在這一部分中有條理地組織表達(dá)。內(nèi)容復(fù)雜的需要分條列款。

曉諭性通知，有時(shí)需要列出新成立的組織的成員名單，以及改變名稱或隸屬關(guān)系之后職權(quán)的變動(dòng)等。

3．執(zhí)行要求

指示、安排工作的通知，可以在結(jié)尾處提出貫徹執(zhí)行的有關(guān)要求。如無(wú)必要，可以沒(méi)有這一部分。

其它篇幅短小的通知，一般不需有專門的結(jié)尾部分。