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公文寫作

機關(guān)公文及常用文種寫作知識講稿

大家好！按照局統(tǒng)一安排，今天由我和大家一起共同學(xué)習(xí)機關(guān)公文以及常用文種的寫作知識。在開始之前，首先說明兩點：一是這次所講的公文主要指行政機關(guān)公文，黨的機關(guān)公文的不同點穿插說明；二是希望大家以聽為主，以聯(lián)系工作思考為主，大量的內(nèi)容將發(fā)到局域網(wǎng)，供大家參考。結(jié)合我局實際，今天我們主要學(xué)習(xí)三個方面的內(nèi)容：第一講，機關(guān)公文的格式和行文規(guī)則；第二講，常用公文和文種的寫法；第三講，怎樣寫好機關(guān)公文。因個人水平有限，有不正確和不到位的地方，請大家批評指正。

第一講機關(guān)公文的格式和行文規(guī)則

公文在我國歷史上由來已久，新中國成立后，公文的范疇比過去擴大了。目前人們習(xí)慣上理解的公文分為兩大類：一類是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體在辦理公務(wù)中形成和使用的通用公文；另一類是外交、軍事等領(lǐng)域使用的專用公文。我們這里主要是討論行政機關(guān)的通用公文處理問題。

行政機關(guān)的公文（包括電報，下同），是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。從這個定義中，我們可以看出機關(guān)公文的重要作用。就我局來講，要傳達(dá)貫徹國家礦產(chǎn)資源管理的方針政策、法律法規(guī)，對礦產(chǎn)資源勘查開發(fā)活動實施監(jiān)督管理；要組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督地質(zhì)災(zāi)害防治工作；要向上級請示問題、匯報情況，要答復(fù)礦業(yè)權(quán)人的請求事項等等，都離不開公文這一重要工具。可以說，離開了這個工具，我們的行政管理和行政執(zhí)法活動將寸步難行。我相信，大家一定有比較深切的體會。

那么，行政機關(guān)的公文具體包括哪些種類呢？根據(jù)國務(wù)院2000年8月的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，共有十三類，十四種。大家可以參照學(xué)習(xí)。黨的機關(guān)公文種類：決議、決定、指示、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、公報、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要等14種。

在長期的工作實踐中，為了能用最少的語言，表達(dá)最多的內(nèi)容和信息，機關(guān)公文逐漸形成了固定的格式和運行傳遞的制度，并在《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中有明確的規(guī)定。掌握公文的格式和運行要求，是做好公文處理工作的一個基本條件。現(xiàn)在，我們分別進(jìn)行簡要的介紹。

一、公文的格式

根據(jù)規(guī)定，公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、印章、成文日期、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

一份完整的公文，我們通常把它分為文頭、主文、文尾三部分。這里，我們結(jié)合下圖逐項予以說明：

（一）文頭部分。位于公文首頁上端，一般約占a4型公文紙的1/3或2/5面積。注意：發(fā)文字號的年份要用阿拉伯?dāng)?shù)字完整填寫，不能把“1997”寫成“97”，讓人誤解為“1097”或“2097”等；括號要用六角括號“〔〕”，而不是“（）”或“[]”；機密以上的公文要印文件份數(shù)序號；一般上行文需要標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

這里，大家要注意請示的格式：一是上報公文的發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm，留出的空白供上級機關(guān)批示文件使用。二是上報公文需要標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

（二）主文部分。從標(biāo)題一直到印章，都屬于主文部分，是公文最重要的部分。請大家注意的內(nèi)容有：

1、標(biāo)題。除法律法規(guī)外，一般不加書名號，不加標(biāo)點符號。同時，制作標(biāo)題時，既要反映文章的主題，文題相符；又要規(guī)范格式，不能把詞組、名稱人為地分行。

2、主送機關(guān)。普發(fā)性下行文主送機關(guān)較多，一般使用泛稱。上行文的主送機關(guān)一般是一個。請示、批復(fù)、意見、函的主送機關(guān)只能是一個。沒有特指主送機關(guān)的公布性公文，如公告、通告等，不寫主送機關(guān)。

3、正文。內(nèi)容較多時，分層序碼的規(guī)范順序是：“一”、“（一）”、“1、”、“（1）”、“”。

4、成文時間。以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。同時要用漢字而不能用阿拉伯?dāng)?shù)字。“零”寫為“o”。

5、印章。務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

（三）文尾部分。這一部分內(nèi)容雖然不多，卻是我們?nèi)菀缀鲆暤牡胤健?/p>

1、主題詞。是經(jīng)過規(guī)范處理的用來標(biāo)引公文主題內(nèi)容的詞，主要作用是便于電腦存儲和文件檢索。按規(guī)定，公文應(yīng)當(dāng)依據(jù)國務(wù)院辦公廳秘書局印發(fā)的《國務(wù)院公文主題詞表》標(biāo)注主題詞，實際情況是縣級以下機關(guān)的公文，對標(biāo)注主題詞未做硬性要求，但上行文要按上級機關(guān)要求標(biāo)注。

具體標(biāo)注中應(yīng)注意掌握選詞原則。一份文件主題詞不能超過5個。順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文種的詞。各主題詞之間空1格，不加標(biāo)點。如《國務(wù)院關(guān)于加強水土保持工作的通知》，就要先標(biāo)類別詞“水利”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)文種“通知”。另外，主題詞表中沒有的詞，我們叫“自由詞”，在必須標(biāo)注時，應(yīng)在該詞后加“△”符號。如《關(guān)于張龍之等4名同志任職的通知》，其主題詞為：干部任免張龍之等△通知。

2、附注。主要用于說明其他項目不便說明的事項?？梢越忉屆~術(shù)語，可以說明發(fā)至級別。請示應(yīng)注明聯(lián)系人姓名和電話。附注應(yīng)加括號，位置居左空2格，在成文時間下一行。

（四）公文排版規(guī)格。《辦法》規(guī)定，公文用紙采用a4型紙，幅面尺寸為：210mm×297mm。公文頁邊與版心尺寸：

公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm

公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)

排版規(guī)格：正文用3號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行,每行排28個字。

二、行文規(guī)則

公文行文方向有四個：上行（請示、報告）、下行（通知、通報）、平行（函）、泛行（通告、布告）。這里，我們應(yīng)注意以下幾點：

1、一般不得越級請示，因特殊情況必須越級請示的，應(yīng)抄送被越過的上級機關(guān)。所謂特殊情況指：重大緊急事項，不越級請示要誤時誤事；被直接上級機關(guān)長期擱置而又急需解決的問題；與直接上級機關(guān)意見分歧一時難以協(xié)調(diào)統(tǒng)一，而又急于處理的事項。

2、請示一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。如果寫幾個主送機關(guān)，可能是誰都不批復(fù)，或者是幾個單位都批復(fù)，但批復(fù)意見又不一致，難以貫徹執(zhí)行。

3、請示應(yīng)一文一事，同時，不得抄送下級機關(guān)。

4、報告中不得帶請示事項，也不得越級報告。

第二講常用公文和文種的寫法

基層常用的公文有通知、通報、報告、請示、意見、函、會議紀(jì)要。其他文種有：述職報告、調(diào)研報告、工作計劃、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話等?，F(xiàn)結(jié)合我局實際，主要講以下幾種：

一、決定的寫法

1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項簡要地傳達(dá)給有關(guān)單位，極少有要求執(zhí)行的具體意見，它的內(nèi)容比較單純，主要是決定依據(jù)和決定事項，即使有號召或者鼓動性的結(jié)尾，也很簡短。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快。

2．處分決定的寫法有所不同，應(yīng)寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質(zhì)、根源、本人對錯誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。

3．關(guān)于重大行動或重要事項的決定。這類決定用于安排較大范圍的重大行動或重要事項，一經(jīng)發(fā)出，震動較大。如：《國務(wù)院關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》等。這類決定大都經(jīng)過一定的會議討論通過。它的寫法更強調(diào)把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認(rèn)識，增強執(zhí)行決定的自覺性。

4、變更或撤消性決定。如：《關(guān)于撤消xx廠“文明單位”稱號的決定》。

二、通知的寫法

通知是使用得比較多的一種公文。大多是下行文，有一定的指揮、指導(dǎo)性和廣泛性。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效。大部分都遵循的要求是：依據(jù)—目的—文種承啟語—事項—要求。

按《辦法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達(dá)、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。一些同志在使用通知時存在這樣幾個問題：一是標(biāo)題繁瑣。比如出現(xiàn)幾個“關(guān)于”或“通知的通知”等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。因此，我們在擬制通知時應(yīng)當(dāng)注意以下幾點：

1．標(biāo)題。一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可。如：《甘肅省人民政府關(guān)于印發(fā)1997年國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計劃要點的通知》。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時，要盡量把標(biāo)題寫得簡明些。可以采取兩種辦法解決：一是對各個轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個新的“通知”，貫穿全部內(nèi)容或主要精神。二是對非政策性文件，幾個轉(zhuǎn)發(fā)通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)（＜××日報＞）發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知》的通知’的通知”，如果改寫為：××市計委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳批轉(zhuǎn)《××日報》發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知，就簡明多了。

2．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這類通知是針對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。正文包括兩個部分：轉(zhuǎn)發(fā)對象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。批轉(zhuǎn)性通知的批語和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語，可長可短，應(yīng)看具體情況而定。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價、提出要求。如：“省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟(jì)運行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行?！庇械膹娬{(diào)重點，在寫明態(tài)度、評價和要求之后，再結(jié)合實際情況，對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強調(diào)，以引起重視。有的補充完善，對所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。

3．要求執(zhí)行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。

4．要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。如表態(tài)的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語；提出要求希望的“希遵照辦理”、“請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“請研究執(zhí)行”、“請參照執(zhí)行”、“供參考”、“請研究試行”等詞語。

5．任免通知。除法定機關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只寫明經(jīng)某級組織決定，任命（或免去）某人擔(dān)任某項職務(wù)即可。有的還寫明任期和待遇。

三、通報的寫法：

通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。

（一）表揚性通報：正文一般包括先進(jìn)事跡及其意義、先進(jìn)經(jīng)驗、表彰決定、希望和要求四個部分。先進(jìn)事跡是這類通報的主要內(nèi)容。在直述式通報中，這部分內(nèi)容直接在通報中敘述，寫得詳細(xì)些。在轉(zhuǎn)述式通報中，這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報的附件中，就不必再重敘述先進(jìn)事跡了，只須概括地強調(diào)或突出要點。直述式通報在介紹先進(jìn)事跡時，應(yīng)做到：第一，要把時間、地點、人物、事件、結(jié)果簡明地交代清楚。第二，要實事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重點突出，涉及能體現(xiàn)先進(jìn)的精神境界和突出通報中心的，就把事實寫得詳細(xì)些，無關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。先進(jìn)事跡的意義和先進(jìn)經(jīng)驗，是通報的主旨。著重表彰先進(jìn)事跡的通報，應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上，說明其意義。

表彰決定是寫明領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對先進(jìn)表彰獎勵的決定，它通常寫在通報的末尾部分。

希望和要求，既包括對被表彰者的勉勵和期望，又包括對廣大群眾的號召和希望。這一部分要發(fā)掘先進(jìn)的典型意義和時代精神，針對當(dāng)時形勢需要有感而發(fā)，力求符合實際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律?！?/p>

（二）批評性通報：這類通報的內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓(xùn)，以典型事例對群眾進(jìn)行教育，以防類似事件的發(fā)生。其懲戒作用十分突出。這類通報，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短。有的除批評錯誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況，總結(jié)教訓(xùn)，指導(dǎo)改進(jìn)工作，篇幅就要長些。正文包括錯誤事實、根源和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分。

（三）情況通報：分為敘述情況；分析情況，闡明意義；提出意見和要求。情況通報也是我們在工作中使用較多的一種通報種類。如《關(guān)于2004年度探礦權(quán)年檢有關(guān)情況的通報》。

四、報告的寫法

報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復(fù)報告、報送文件的報告（如《關(guān)于上報年度會計報表的報告》）等。

1．工作報告。這是用于匯報工作進(jìn)程、總結(jié)工作經(jīng)驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。這類報告是報告中應(yīng)用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗體會、存在問題、今后意見等幾部分。格式上，每一部分可標(biāo)出序數(shù)分項寫，或列出小標(biāo)題來寫。根據(jù)需要，工作報告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。

綜合性的工作報告，它是不同階段、不同范圍的全面工作總結(jié)或匯報?？梢允歉鞣矫娴木C合工作，或者一個系統(tǒng)、一個部門的全面工作。如《xx局xx年工作總結(jié)》

專題性的工作報告強調(diào)專一性，它是就某一項或某一方面的工作向上級機關(guān)所作的報告。它可分為總結(jié)經(jīng)驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結(jié)，它不需要答復(fù)，后一類通常是就落實、開展、加強、發(fā)展、改進(jìn)、改革某項工作向上級作的專題報告。它不一定在工作結(jié)束后才寫，常常是在工作進(jìn)程中，待工作告一段落時寫好，待上級答復(fù)、批轉(zhuǎn)。如《關(guān)于x省清理整頓公司工作的報告》以及我局地質(zhì)災(zāi)害現(xiàn)場會經(jīng)驗材料。

2．情況報告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進(jìn)行調(diào)查了解后，向上級作出的報告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導(dǎo)工作。向上級提出工作建議的報告，也屬這一類。如《xx市商業(yè)局關(guān)于百貨大樓重大火災(zāi)事故的報告》。

3．答復(fù)報告。這是答復(fù)上級機關(guān)的查詢、提問或匯報執(zhí)行上級機關(guān)某項指示、意見的結(jié)果的報告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據(jù)，后答復(fù)；有的邊寫依據(jù)，邊答復(fù)。如《xx市財政局關(guān)于市民政干部學(xué)校有關(guān)情況的報告》。

五、請示的寫法

請示一般由請示事由、請示事項、結(jié)尾三部分組成。結(jié)尾常以請求語作結(jié)，習(xí)慣用的有“以上意見是否妥當(dāng)，請批示”、“妥否？請指示”、“當(dāng)否？請批復(fù)”、“以上意見如可行（或如無不妥），請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等。撰寫請示應(yīng)注意：

第一，要控制使用，當(dāng)用才用。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實需要請示上級的才可行文請示。不要動輒請示，把矛盾上交。

第二，要一文一事為宜，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個請示里，使上級無法批復(fù)，影響工作。

第三，要按級請示，確實必須越級請示的，也應(yīng)同時抄送直接的上級機關(guān)。如果一項請示涉及不止一個上級機關(guān)，應(yīng)當(dāng)以主管此項請示的上級機關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，避免職責(zé)不明，耽誤處理時間。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不要同時抄送同級和下級機關(guān)。

第四，它的格式也包括標(biāo)題、正文和結(jié)尾。它的標(biāo)題一定要寫明事由，不能光寫“請示”，以提請上級機關(guān)注意，及時處理。

注意：寫請示，語言要謙遜，態(tài)度要誠懇；原因要說明，不批準(zhǔn)的后果要表達(dá)，要讓上級感到不批準(zhǔn)就說不過去。

六、意見的寫法

意見是《辦法》中新增加的文種。主要用于對重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為上行文，可用于向上級機關(guān)報請批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事項。作為下行文，可用于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。

意見一般由引言、正文和結(jié)尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標(biāo)題或圍繞問題分條列項進(jìn)行撰寫。結(jié)尾，對貫徹意見提出具體要求。意見的標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成。

七、函的寫法

函的應(yīng)用范圍比較廣泛，在上下級機關(guān)之間、平級機關(guān)之間或不相隸屬的機關(guān)單位之間，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系，都可使用。

較為正規(guī)的公函，格式可分為三部分：

開頭，包括標(biāo)題、編號和受文單位。標(biāo)題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。

正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚，以便得到對方的支持、理解或回答。復(fù)函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復(fù)，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。

結(jié)尾包括結(jié)束語及署名、日期。結(jié)束語如去函的“為要”、“為盼”、“為感”、“為荷”，復(fù)函的“待此復(fù)函”、“此復(fù)”等。也可不寫結(jié)束語，正文寫完即結(jié)束。

撰寫函件應(yīng)注意：

第一，要寫得內(nèi)容專一、集中、中心突出，一般要一函一事。

第二，要有分寸。對上應(yīng)尊重，對下應(yīng)謙遜，對平行或不相隸屬機關(guān)，應(yīng)以禮相待。語氣應(yīng)力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。

第三，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。

八、會議紀(jì)要的寫法

辦公會議紀(jì)要的標(biāo)題，可寫為會議名稱加紀(jì)要。專題會議紀(jì)要的標(biāo)題可寫為事由加會議紀(jì)要。如：關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)問題的會議紀(jì)要。一般政府機關(guān)的辦公會議、常務(wù)會議都有固定的文頭。如：甘肅省人民政府省長辦公會議紀(jì)要、甘肅省人民政府常務(wù)會議紀(jì)要等。正文可以分為兩個部分。

第一部分簡要敘述會議組織情況，可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之后）等。若會議只有一個議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱。如：專題研究了農(nóng)業(yè)問題等。

第二部分是寫會議精神和議定事項，這是紀(jì)要的主要部分。這部分可以寫對議題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定，布置的工作、任務(wù)，將要采取的措施和要求等。

若只有一個議題，常采用貫通式的縱式結(jié)構(gòu)，不分條款。專題會議紀(jì)要也可采用這種寫法；若多項議題，可依會議議程的先后順序安排組織材料。

撰寫會議紀(jì)要應(yīng)注意：

第一，會議紀(jì)要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要定好紀(jì)要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；要按照會議精神和領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，對材料進(jìn)行分類和篩選；要對選用的材料進(jìn)行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。

第二，紀(jì)要篇幅不宜過長，語言要簡明扼要。紀(jì)要常用第三人稱進(jìn)行敘述，如“會議認(rèn)為”、“會議強調(diào)”、“會議指出”、“會議號召”、“會議決定”之類。

第三，會議紀(jì)要必須全面準(zhǔn)確地反映會議情況和基本精神，其內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確。因此，會議記錄人員一定要聚精會神，盡最大努力作好會議記錄。

九、述職報告的寫法

（一）述職報告的特點

述職報告是黨政機關(guān)，人民團(tuán)體、企事業(yè)單位的干部，向主管領(lǐng)導(dǎo)部門、人事部門或選區(qū)的選民，或本單位的職工群眾，陳述自己在一定時期內(nèi)工作實績、問題和設(shè)想的自我述評性的報告文書。主要特點是：自述性、自評性、報告性。

自述性，就是要求報告人，自己述說自己在一定時期內(nèi)履行職責(zé)的情況。因此，必須使用第一人稱。

自評性，就是要求報告人，依據(jù)崗位規(guī)范和職責(zé)目標(biāo)，對自己任期內(nèi)的德、能、勤、績、廉等方面的情況，作自我評估、自我鑒定、自我定性。對工作的走向，前因后果，要敘述清楚，評得恰當(dāng)；所敘述的事情，要概敘，讓人一目了然，并從中引出自評。但要強調(diào)：切忌浮泛的空談，切勿引經(jīng)據(jù)典的論證，定性分析必須在定量證明的基礎(chǔ)上進(jìn)行。

報告性，就是要求報告人，明白自己的“身份”，以被考核、要接受評議、監(jiān)督的身份，履行職責(zé)做報告。語言必須得體，應(yīng)有禮貌、謙遜、誠懇、樸實、掌握尺寸，不可夸夸其談，嘩眾取寵。

要注意將“工作總結(jié)”同述職報告區(qū)別開來。工作總結(jié)，可以是單位的、集體的、也可以是個人的，其寫作角度是全方位的，即凡屬重大的工作業(yè)績，出現(xiàn)的問題，經(jīng)驗教訓(xùn)，今后工作設(shè)想等都可以寫，而述職報告卻不同，它要求側(cè)重寫個人執(zhí)行職守方面的有關(guān)情況，往往不與本部門、本單位的總體業(yè)績、問題相摻雜。

（二）述職報告的寫法

述職報告一般由標(biāo)題、抬頭、正文、落款四部分組成。

1.標(biāo)題

述職報告的標(biāo)題，常見的寫法有三種：

①文種式標(biāo)題，只寫《述職報告》。

②公文式標(biāo)題，姓名+時限+事由+文種名稱，如《××19××至19××試聘期述職報告》、《19××年至19××年任商業(yè)局長職務(wù)的述職報告》。

③文章式標(biāo)題

用正題，或正副題配合，如《19××年述職報告》、《思想政治工作要結(jié)合經(jīng)濟(jì)工作一起抓——××造紙廠廠長王××的述職報告》。

2.抬頭

①書面報告的抬頭，寫主送單位名稱如“××黨委”、“××組織部”或“××人事處”等。

②口述報告的抬頭，寫對聽者的稱謂如“各位代表”、“各位委員”、“各位同志”，或“各位領(lǐng)導(dǎo)，同志們”。

3.正文

述職報告的正文，由開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。

①開頭

開頭，又叫引語，一般交代任職的自然情況，包括何時任何職，變動情況及背景；崗位職責(zé)和考核期內(nèi)的目標(biāo)任務(wù)情況及個人認(rèn)識；對自己工作盡職的整體估價，確定述職范圍和基調(diào)。這部分要寫得簡明扼要，給聽者一個大體印象。

②主體

主體，是述職報告的中心內(nèi)容，主要寫實績、做法、經(jīng)驗、體會或教訓(xùn)、問題，要強調(diào)寫好以下幾個方面：

對黨和國家的路線方針政策、法紀(jì)和指示的貫徹執(zhí)行情況；對上級交辦事項的完成情況；對分管工作任務(wù)的完成情況；在工作中出了哪些主意，采取了哪些措施，作出哪些決策，解決了哪些實際問題，糾正了哪些偏差，做了哪些實際工作，取得了哪些業(yè)績；個人的思想作風(fēng)、職業(yè)道德，廉潔從政和關(guān)心群眾等情況；寫出存在的主要問題，并分析問題產(chǎn)生的原因，提出今后改進(jìn)的意見和措施。

這部分，要寫得具體、充實、有理有據(jù)、條理清楚。由于這部分內(nèi)容涉及面廣，量多，所以宜分條列項寫出?！皸l”、“項”要注意內(nèi)在邏輯關(guān)系安排好。

③結(jié)尾

結(jié)尾一般寫結(jié)束語。用“以上報告，請審閱”、“以上報告，請審查”、“特此報告，請審查”、“以上報告，請領(lǐng)導(dǎo)、同志們批評指正”等作結(jié)。

4.落款

述職報告的落款，寫上述職人姓名和述職日期或成文日期。署名可放在標(biāo)題之下，也可以放文尾。

十、調(diào)查報告的寫法：（〈興國調(diào)查〉）

調(diào)查報告大致可分為三類：綜合調(diào)查報告（社情調(diào)查）、專題調(diào)查報告（研究型、總結(jié)型、探討型、披露型）、考察報告。特點是：以事喻理，重在說明；材料求實，刻意求真；形式多樣，適應(yīng)性強。

在調(diào)查研究，獲取大量材料數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，可以著手寫調(diào)查報告。一般分為前言、正文、結(jié)語三部分。

（一）前言。包括的內(nèi)容：一是說明調(diào)查的緣起和目的—調(diào)查什么，解決什么問題；二是說明調(diào)查的對象和范圍；三是調(diào)查的經(jīng)過—時間、地點、過程等。

（二）正文?？煞譃闄M式結(jié)構(gòu)和縱式結(jié)構(gòu)兩種：

一是橫式結(jié)構(gòu)，將內(nèi)容概括為若干平列的部分，分別說明和闡述。

二是縱式結(jié)構(gòu)，將內(nèi)容按事情發(fā)展的順序或內(nèi)部邏輯關(guān)系進(jìn)行組織，前面的內(nèi)容是后面的前提和條件，后面的內(nèi)容是前面的發(fā)展和結(jié)果，次序不能顛倒。

在寫作時要注意做到：既要實事求是，全面反映情況，又要有鮮明的傾向性，防止材料羅列；要詳略得當(dāng)，點面結(jié)合，有概述、有典型，防止以偏蓋全；要以說明、敘述為主要表達(dá)方式，用事例和數(shù)據(jù)說話，防止過多的議論和說理。

（三）結(jié)語?？梢允乔懊鎯?nèi)容的概括和補充，也可以是對策和建議。文字可長可短，但要提供有實際價值的東西。

調(diào)查報告，重在事實清楚，說明充分，觀點突出，對策有效。

十一、工作總結(jié)的寫法

總結(jié)，就是對過去一定時期內(nèi)的實踐活動包括工作、學(xué)習(xí)、思想等方面進(jìn)行回顧、分析、評價，以得出經(jīng)驗教訓(xùn)或引出規(guī)律性的認(rèn)識而形成的一種文書。它主要回答的是“做了什么”、“怎么做”、“做到什么程度”的問題，是我們在工作中最常見、也最難以掌握的一種文書。大體上分為綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)。

綜合性總結(jié)又叫全面總結(jié)，展現(xiàn)的是一個地區(qū)、一個單位整個工作情況的全貌。一般按照基本情況、成績收獲、存在問題、經(jīng)驗體會、今后意見幾個部分來寫。如政府工作報告、單位年度工作總結(jié)等。

專題性總結(jié)是對某項工作、某項活動或某個問題所做的專門總結(jié)，內(nèi)容單純、集中、詳盡、具體，有一定的思想深度，往往起到典型引路、推動全盤的效果。如年度依法行政工作總結(jié)等。

（一）總結(jié)的結(jié)構(gòu)形式。常見的有：

1、分點式。將內(nèi)容按性質(zhì)和主次分點平列，各點之間有一定的邏輯關(guān)系，有事例、有分析、有結(jié)論，優(yōu)點是行文簡潔、生動活潑，但很難把握。一般用于帶全局性的專題總結(jié)。

2、小標(biāo)題式。將內(nèi)容分為若干個小標(biāo)題，按成功的原因、經(jīng)驗，或者階段性標(biāo)志來寫。多用于專題總結(jié)。

3、條目式。內(nèi)容以工作項目分列為一個條目，每個條目都分為基本情況、成績、存在問題、今后要求等。多用于問題比較復(fù)雜、工作繁多的綜合性總結(jié)。

4、板塊式。這是我們常用的基本格式。就是把內(nèi)容分為基本情況、成績經(jīng)驗、問題教訓(xùn)、方向設(shè)想等部分，按照“總—分—總”的思路進(jìn)行安排。目前，我局年度總結(jié)采用的是這種格式。

5、全文貫通式。既不分條列項，也不用小標(biāo)題，而是按一定的順序全文貫通、一氣呵成，多用于專題總結(jié)。但也難以把握，寫不好就成了大雜燴。

（二）總結(jié)的組成。不論那種格式，都包括標(biāo)題、正文、落款，而正文也包括開頭、主體、結(jié)尾三部分。

1、開頭。也叫前言、導(dǎo)語，主要概述基本情況、總的評價，給人以總體印象。要求是簡單精練、突出重點、有吸引力。

2、主體。主要包括：

一是過程和做法。講清楚原計劃做什么？采取的辦法和措施，工作步驟、主要環(huán)節(jié)。這里要突出對新的、復(fù)雜的工作的總結(jié)，起到啟迪和借鑒的作用。

二是成績和經(jīng)驗。這是衡量一篇總結(jié)價值的地方。成績指取得的物質(zhì)和精神成果，經(jīng)驗是取得這些成績的原因和方法。要詳實、具體、言之有物；要條理清楚，或按邏輯關(guān)系、因果關(guān)系、時間順序，或以主次輕重為序。既有一般情況，又有典型事例、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、對比說明；要力求上升到一定的理論高度。

三是問題和教訓(xùn)。寫問題時，要注意找準(zhǔn)一些明顯的“瓶頸”問題，也要找準(zhǔn)一些關(guān)系全局的深層次問題。

（三）寫總結(jié)注意事項。一要從總體上分析都有那些工作？這些工作在全局中的地位？各個方面的關(guān)系等等，然后再列提綱；二要抓住關(guān)鍵，通過對大量材料的研究，找出帶有規(guī)律性的東西。而不能羅列材料，記流水帳，這樣的材料沒有生氣。如有些匯報事例列的很清楚：x年x月x日干什么，x年x月x日干什么；三要敘議得當(dāng)，準(zhǔn)確清楚，善于安排和擺布材料。也就是說，要把材料放在最能說明觀點的位置上。

十二、領(lǐng)導(dǎo)講話的寫法

時下，不少人感到領(lǐng)導(dǎo)講話稿越來越難寫。這個難，我體會一是難在“多”上。隨著思想的解放，發(fā)展的加快，開放的擴大，領(lǐng)導(dǎo)方式的轉(zhuǎn)變，領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動越來越多，涉及的領(lǐng)域越來越寬，撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話的任務(wù)也就越來越重。二是難在“新”上。由于一些新的事物、新的觀點探討的性質(zhì)較強，可供參考的內(nèi)容不多，比較難寫。三是難在“度”上。有些命題，有時感到難以把握，或難以準(zhǔn)確把握。這個難，充分說明領(lǐng)導(dǎo)的思維越來越活，聽眾的口味越來越高，形勢發(fā)展越來越快。我覺得下面幾句話，可能會給我們一些幫助：

第一句話，關(guān)門“當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)”。一篇文稿的成功與否，首先取決于領(lǐng)導(dǎo)是否認(rèn)可，是否滿意?？梢哉f，這是文稿的“生命線”。這就要求我們在文稿的立意上，盡可能地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖。具體地講，就是要求我們在寫作構(gòu)思過程中，一定要進(jìn)入“忘我”境界，忘記自己的身份，關(guān)起門來做領(lǐng)導(dǎo)，從領(lǐng)導(dǎo)的角度去思考問題。如何把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖呢？一是從黨和國家的大政方針中學(xué)習(xí)。特別要注意了解每個時期突出強調(diào)的方針政策，因為領(lǐng)導(dǎo)意圖從本質(zhì)上講是黨、國家和人民意志的具體體現(xiàn)，把握住這個方面就會把握住領(lǐng)導(dǎo)的總體思路。二是從一個時期領(lǐng)導(dǎo)的工作重點中捕捉。領(lǐng)導(dǎo)活動是領(lǐng)導(dǎo)意圖的具體體現(xiàn)，了解領(lǐng)導(dǎo)活動動態(tài)，有助于加深對領(lǐng)導(dǎo)意圖的理解，同時有利于把領(lǐng)導(dǎo)意圖具體化。三是從領(lǐng)導(dǎo)者思考的熱點問題中發(fā)掘。要掌握領(lǐng)導(dǎo)日常談?wù)摰闹匾悸泛陀^點，并對其連貫思索，這樣對領(lǐng)導(dǎo)的思想情況就會有系統(tǒng)、整體的理解。四是從領(lǐng)導(dǎo)的思維方式和講話習(xí)慣中領(lǐng)悟。根據(jù)個人的思維習(xí)慣、講話習(xí)慣寫作，使文稿與講話者的特征基本吻合起來，以求達(dá)到更好的效果。最好是當(dāng)面征詢領(lǐng)導(dǎo)對一些熱點、難點、疑點問題的有關(guān)解決措施，澄清一些模糊問題。這樣可避免寫出文稿后再作較大改動，甚至推倒重來。

第二句話，少說“普通話”。領(lǐng)導(dǎo)講話具有明顯的權(quán)威性、思想性、鼓動性。權(quán)威性可以說是固有的，因而思想性、鼓動性如何，是一篇文稿成功與否的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。思想越豐富，聽者就越入神；鼓動性越強，領(lǐng)導(dǎo)就越滿意。文稿要體現(xiàn)較強的思想性、鼓動性，必須少說“普通話”。就像“燒菜”一樣，必須有特點、講口味，才能贏得“消費者”。少說“普通話”，就是要講領(lǐng)導(dǎo)想說的話。有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡文風(fēng)平實，語言純樸；有的領(lǐng)導(dǎo)講究文辭、偏愛語言的對仗工整；有的注重文稿的思辯性、邏輯性；有的強調(diào)文章內(nèi)容的實在。作為文秘人員，一定要對領(lǐng)導(dǎo)的文風(fēng)愛好透徹了解，因人而宜，寫出符合領(lǐng)導(dǎo)“口味”的文稿來。少說“普通話”，就是要講群眾想聽的話。在考慮領(lǐng)導(dǎo)身份的同時，也不能忽視聽眾的身份。要針對聽眾的不同身份，注意運用符合聽眾身份的語言，并適當(dāng)?shù)卮┎逡恍┓下牨娏?xí)慣的事例，這樣才能使講者“動情”、聽者“入神”。如在機關(guān)干部會議上的講話，要講究點文采，理論性、邏輯性可以強一些。如果聽眾是基層干部和群眾，就要注意語言的平實，必要時引用一些民諺俗語，這樣，才有可能拉近與聽眾的心理距離，收到較好的效果。少說“普通話”，就是要講反映真實情況的話。這里有兩點必須把握?。阂皇欠执绲陌盐?。不講沒有做或做不到的話，不講夸大的話，不講“過頭話”。二是場合的把握。領(lǐng)導(dǎo)講話必須考慮效果。只適宜在一定范圍或部分人員中講的，就不要在全體人員大會上講。

第三句話，執(zhí)筆“三分主”。有了這“三分主”，我們展示才華就有了機會、就有了空間。做好這“三分主”，重在創(chuàng)新。創(chuàng)新是一切工作進(jìn)步的動力，是事物發(fā)展的要求。起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿也不例外。講話稿只有創(chuàng)新，才能打動讀者，才能發(fā)人深省，才能更好地傳達(dá)意旨。具體來說，一要注重觀點的創(chuàng)新。觀點是講稿的生命和靈魂。絕不能當(dāng)“二道販子”，販賣別人的東西。要善于思考，在理論與實踐的結(jié)合中，在上級決策部署與本地實際的結(jié)合中發(fā)現(xiàn)問題，提練觀點。要善于“沙里淘金”，面對浩瀚的材料，善于鑒別，善于去偽存真，去粗取精。要善于從老問題中挖掘新內(nèi)容，從多角度去分析它、把握它，從中挖掘出新的觀點，“化腐朽為神奇”。二要注重結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新。講話稿起草不同于文學(xué)創(chuàng)作，它在結(jié)構(gòu)上有一定的模式和規(guī)范。但結(jié)構(gòu)是為主題服務(wù)的，為了滿足主題的需要，在結(jié)構(gòu)安排上就不能凝固僵化，而要有所創(chuàng)新，讓聽眾容易把握脈絡(luò)，給聽眾產(chǎn)生一種美感。三要注重語言的創(chuàng)新。講話稿固然要求平實、樸素，但這絕不等于排斥語言生動和創(chuàng)新；固然不需要像純文學(xué)創(chuàng)作那樣講究辭藻華麗、講究繪聲繪色、講究靈活動感，但也絕不能灰頭土臉、味同嚼蠟。適當(dāng)運用一些修辭手法，可以大大增強文稿的可持續(xù)性、新鮮感。

第四句話，“秘密地抄書”。有人講，“秘書，秘書，就是秘密地抄書”。這句話大有諷刺的味道，但我們也可以把它從另外一種角度去理解?！懊孛艿亍本褪且鞍蛋档叵鹿Ψ颉保俺瓡本褪菍W(xué)習(xí)和積累。這兩條對我們來說至關(guān)重要。第一位的是學(xué)習(xí)。不學(xué)習(xí)必定落后于形勢，落后于領(lǐng)導(dǎo)，落后于同事；第二是積累。積累永無止境。有時積累的一些材料可能平時用不上，但在關(guān)鍵時候能用上一個觀點、一個事例、一句話，就實現(xiàn)它的價值了。積累的重中之重是儲備觀點，要注意積累一些有戰(zhàn)略性的思想，有備無患，需則用之。比如，王義政市長在現(xiàn)場會上的致辭，是我在參考其他領(lǐng)導(dǎo)講話基礎(chǔ)上拿出來的；第三是功夫。古人說“功夫在詩外”，就是要熱愛文稿工作，有熱情才有激情，有激情才有靈感，有靈感就有好文稿了；要苦下功夫，耐得住寂寞、吃得了苦；要有責(zé)任心，比如說核對校正問題，文稿寫得再好，如果校核上出現(xiàn)一兩處錯漏，效果就會大打折扣。

第三講怎樣寫好機關(guān)公文

對于經(jīng)常與文字打交道的人說，掌握文章寫作的一般規(guī)律，具備各種常用文體寫作的基本能力，把握公文寫作的具體細(xì)節(jié)，是我們必備的素質(zhì)。咱們局長對如何寫文章講了兩句話，我覺得十分精辟：第一句是：“萬變不離其宗”，就是說，寫文章的目的是表達(dá)觀點、說明問題，因此應(yīng)圍繞觀點和主題運用多種有效的構(gòu)思；第二句是：“把握時代語言”，就是說在語言的組織上，必須緊跟形勢，體現(xiàn)出時代特征。比如每年都有工作總結(jié)，如果僅僅變些數(shù)字，材料的謀篇布局沒有新意，語言表達(dá)還是老生常談，這樣的文章就不會有吸引力。下面簡單談一談公文寫作中的一些基本常識和需要注意的幾個問題。

一、做好準(zhǔn)備

“巧婦難為無米之炊”。只有準(zhǔn)備充分，起草公文才能奮筆疾書，一氣呵成，反之就只能不知從何處入手，“十步九回頭”，寫了撕、撕了寫，別別扭扭，很難寫出“高屋建瓴，勢如破竹”的公文來。那么，起草公文需要做好哪些準(zhǔn)備呢？

一要提高個人的思想修養(yǎng)和學(xué)識儲備。一方面，正確的世界觀、政治觀、道德觀、藝術(shù)觀、美學(xué)觀、歷史觀、倫理觀、文化觀對作者的文風(fēng)、作品的質(zhì)量至關(guān)重要。古人說：“志高者意必遠(yuǎn)。”寫作者樹立了正確、遠(yuǎn)大的理想，寫作時才能正確地“言志”，做到文意深遠(yuǎn)。另一方面，“讀書破萬卷，下筆如有神”，作者只有博覽群書，對各方面的知識才能融會貫通、運用自如。同時，公文寫作要求的學(xué)識既要博，也要專，假如寫經(jīng)濟(jì)方面的材料，沒有經(jīng)濟(jì)學(xué)理論作基礎(chǔ)，寫政黨建設(shè)的材料，沒有政黨理論作基礎(chǔ)，那是寫不出好材料的。所以，平時我們要強化自己的思想境界修養(yǎng)，要增進(jìn)自己多方面的文化科學(xué)知識的素養(yǎng)。

二要掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖、語言風(fēng)格。所謂“領(lǐng)導(dǎo)意圖”，就是領(lǐng)導(dǎo)對撰寫某一公文的目的和打算。如果在起草公文前，不了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，只能是自作主張，瞎寫一氣。所以，在公文寫作前，必須把領(lǐng)導(dǎo)意圖搞清楚。對領(lǐng)導(dǎo)意圖，了解得越具體越好，越透徹越好。當(dāng)然，有時領(lǐng)導(dǎo)對領(lǐng)導(dǎo)意圖不可能談得那么具體、那么透徹，這要靠平時對近期領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注問題的掌握程度了，要靠充分發(fā)揮主觀能動性了。有了領(lǐng)導(dǎo)意圖，寫作就有了“尚方寶劍”，就知道寫些什么了?！罢Z言風(fēng)格”就是領(lǐng)導(dǎo)講話風(fēng)格和習(xí)慣。如果不了解領(lǐng)導(dǎo)的語言風(fēng)格，講話稿寫的再好，與領(lǐng)導(dǎo)行不成共同語言，領(lǐng)導(dǎo)也不會欣賞。這就要求我們通過參加會議等多種途徑掌握領(lǐng)導(dǎo)的語言風(fēng)格。

三要學(xué)習(xí)有關(guān)文件和報刊，深刻領(lǐng)會中央和上級黨委指示精神。中央和上級黨委指示精神，是各級黨政組織工作的指南。掌握了這個指南，工作就能沿著正確方向前進(jìn)；離開了這個指南，就會迷失方向，甚至?xí)叩叫甭飞先?。只有深刻領(lǐng)會中央和上級黨委指示精神，才能在公文里正確體現(xiàn)，才能保證上級指示精神的貫徹和落實。所以，在起草公文前，我們必須通過學(xué)習(xí)，把近期中央和上級黨委指示精神領(lǐng)會深透，把準(zhǔn)當(dāng)前時代的脈搏。這是非常重要的。

四要了解實際情況。各級機關(guān)的任務(wù)，就是要做好中央和上級精神與當(dāng)?shù)貙嶋H結(jié)合的文章。只有了解當(dāng)?shù)貙嶋H情況，才能做好上下結(jié)合這篇文章，才能有針對性地提出問題和解決問題。要了解當(dāng)?shù)貙嶋H，就要多翻閱一些資料，經(jīng)常深入下去，搞些調(diào)查研究，事物是不斷發(fā)展變化的，現(xiàn)代化建設(shè)日新日異，新情況、新問題、新事物層出不窮，這就需要我們經(jīng)常地了解當(dāng)?shù)貙嶋H，把握新鮮事物，否則，就容易犯“照抄、照搬、照傳”的毛病，就容易發(fā)生“言之無物，空話連篇”的弊端。這是公文寫作的大忌。

五要統(tǒng)籌兼顧，科學(xué)組織。在遇到寫大材料，一人準(zhǔn)備匯報材料來不及的時候，就需要多人合作，共同完成。經(jīng)驗的做法就是采取“統(tǒng)—分—統(tǒng)”的組織寫作方法，即：統(tǒng)一研究寫作提綱，分頭去寫，最后一人統(tǒng)稿。市委、市政府的秘書部門比較常用。

二、謀篇布局

文章謀篇布局的好壞，直接影響表達(dá)效果，所以在確立了公文的主題后，就要圍繞主題對整個公文結(jié)構(gòu)進(jìn)行謀篇布局，考慮文章的組織構(gòu)造及它們之間的邏輯聯(lián)系，使其“首位開闔，繁簡奇飛，各極其度?！?/p>

（一）基本要求

一是完整連貫，首尾圓合。所謂完整是指文章的結(jié)構(gòu)布局有頭有尾，首尾對應(yīng)，通篇一體。要求文章的部分與部分之間，片斷與片斷之間，前言與后語之間，都要緊密連接，以一貫之，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、完美。二是疏密相間，錯落有致。我們在安排層次和段落時，長短要適當(dāng)搭配，其密度不要均等，要根據(jù)公文主題表達(dá)的需要，有詳密、有疏落，使全篇布局疏密相間，錯落有致。總之，要有的放矢，合理安排，才能使公文錯綜其勢，舒緩自如，給人一種抑揚頓挫、節(jié)奏鏗鏘之感。三是波瀾起伏，曲折變化?！拔乃瓶瓷讲幌财健！蔽恼虏季謶?yīng)該崇曲忌直。謀篇布局的波瀾起伏和曲折變化，反映了客觀事物的錯綜復(fù)雜和發(fā)展變化，同時，也能滿足讀者、聽者的審美要求。但是，必須合乎法度，既要出人意外，又要在情理之中，要使開合、起落、曲直、伸縮等等，恰到好處。

（二）基本內(nèi)容

文章的結(jié)構(gòu)包括內(nèi)部結(jié)構(gòu)和外部結(jié)構(gòu)兩種。

1、內(nèi)部結(jié)構(gòu)。所謂文章的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，就是文章思路的內(nèi)在邏輯結(jié)構(gòu)。在敘述性文體里，稱之為“線索”；議論性、說理性文體里，稱之為“脈絡(luò)”。不管什么文體，只要有一貫到底的思路，一脈貫通的邏輯，它就必然有一縷貫穿的線索和脈絡(luò)。思路是線索和脈絡(luò)的基礎(chǔ)；線索和脈絡(luò)是思路的表現(xiàn)形式。文章的主題、人物、事物、中心事件、感情等都可以為線索，如《項鏈》以項鏈這一事物為線索，《紅樓夢》以愛情悲劇為中心線索等，線索無形地穿梭著全文的人物、事件和景物，構(gòu)成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃囆g(shù)整體。作為我們行政機關(guān)，平時處理的公文主要是說理性質(zhì)的文體，基本遵循“提出問題——分析問題——解決問題”的脈絡(luò)形態(tài)，它自身必須要具有條理性、貫通性和嚴(yán)謹(jǐn)性，即：分清先后順序，有條不紊地表達(dá)思想；合乎邏輯，合乎人們的思維形式，使文章流暢貫通；思想脈絡(luò)細(xì)密周嚴(yán)，沒有縫隙，沒有漏洞。

2、外部結(jié)構(gòu)。所謂外部結(jié)構(gòu)，就是文章的外部存在形式。它的主要內(nèi)容包括：一是層次和段落。層次是指文章各部分內(nèi)容表達(dá)的次序，它著眼于思想內(nèi)容的劃分，段落是行文時自然形成的基本單位，它側(cè)重于文字表達(dá)的需要。層次和段落既有區(qū)別，又有聯(lián)系：層次著眼于思想內(nèi)容的劃分，段落側(cè)重于文字表達(dá)的需要；一般來講，層次大于段落，即幾個段落表達(dá)一個層次，但也有時段落的劃分恰好與層次一致，二者相等；層次安排方式有總分式、并列式、遞進(jìn)式和對比式，根據(jù)作者的思想或者線索來決定，段落劃分強調(diào)的是集中、完整和勻稱。二是過渡和照應(yīng)。過渡和照應(yīng)是使文章內(nèi)容前后連貫的一種重要結(jié)構(gòu)手段。過渡在文章中起承上啟下的作用，它使先后相關(guān)的兩個層次和段落上下連貫，前后銜接。照應(yīng)就是文章前后內(nèi)容關(guān)照呼應(yīng)，能使結(jié)構(gòu)嚴(yán)密，脈絡(luò)連貫。三是開頭和結(jié)尾。古人語“起句當(dāng)如爆竹，驟響易徹，結(jié)句當(dāng)如撞鐘，清音有余?！彼浴盎㈩^龍尾”是好文章的半壁江山，當(dāng)然，怎樣開頭和結(jié)尾，應(yīng)從文章的整體出發(fā)，有利于主題的表達(dá)和全文各部分的和諧。公文開頭多用開篇點題式：開門見山，起句發(fā)意，直接揭示主旨，落筆入題，說明緣由，交代作者寫作的緣由；開頭總說，提攝全文，先揭示文章的中心，然后再分說。公文、特別是領(lǐng)導(dǎo)講話稿的結(jié)尾方式一般有兩種：醒明主旨，篇末點題；展望未來，鼓勵斗志，向人們提出希望，發(fā)出號召，指明方向，鼓舞人們?yōu)閷崿F(xiàn)目標(biāo)去努力奮斗。

（三）如何謀篇布局

要鍛煉思路。謀篇布局是思路的表現(xiàn)形式，所以，我們寫文章要提高謀篇布局的能力，根本的是要認(rèn)真鍛煉思路，加強思維活動的邏輯性、條理性的訓(xùn)練。曾說：“寫文章要講邏輯，就是要注意整篇文章、整篇講話的結(jié)構(gòu)，開頭、中間、尾巴要有一種關(guān)系，要有一種內(nèi)在聯(lián)系，不要互相沖突。”只有對內(nèi)容經(jīng)過精心思考，對文章的謀篇布局做到胸有成竹，再動筆寫作，才能寫出結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，邏輯性、條理性強的文章。要列好提綱，或打腹稿。這是起草公文的一道重要工序。按提綱寫稿子，有許多好處：可以幫你組織材料；可以使你想問題更周到；免得一面寫一面想，吃力不討好。列提綱，一定要在掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖和吃透“兩頭”的基礎(chǔ)上進(jìn)行。提綱列的越細(xì)致越好，不要光列大題目，還要列小題目，就連每個小題目里各寫幾層意思，哪一層意思放在哪一個題目里面，每一層意思用哪些材料也要考慮清楚。比較簡短的公文，可以不列提綱，但一定要打好腹稿。打腹稿，雖然不一定形成文字，但對文稿的謀篇不拘也要想明白。有了好的提綱或好的腹稿，文章等于完成了一半，起草公文就會得心應(yīng)手。

三、語言的錘煉

準(zhǔn)確、簡潔、鮮明、易懂是公文語言的基本要求。

準(zhǔn)確。公文代表著領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)集體的聲音和意見，不準(zhǔn)確，含糊不清，摸棱兩可，執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)就不好把握，就不好執(zhí)行。

簡潔。同志說：“文字要簡短，使他們頃刻之間能看完；要精警，使他們一看起一個印象?！惫谋仨毢喍潭笠?，特別是領(lǐng)導(dǎo)講話一定要注意多用短句，忌用長句子，不要用過多修飾，把意思講明白就可以。

鮮明。公文，表達(dá)要清楚、明白，無論贊成或反對什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么，都要非常確切地表述和說明，使人心領(lǐng)神會，一目了然。還要簡潔易懂，不能用那些華麗而不易懂的辭藻；不能用那些自己生造的語言；不能有“學(xué)生腔”、“文學(xué)腔”；不講空泛的“普通話”，多講實實在在的“地方話”，多用群眾語言。

有文采。我們說，一般情況下公文的語言風(fēng)格講究簡潔、平實。但并不是說一定要形成那種干巴生硬、缺乏生氣的八股文章。古人講：言而無文，行之不遠(yuǎn)，就是這個道理。馬克思《共產(chǎn)黨宣言》中開篇一句：“一個幽靈，共產(chǎn)主義的幽靈在歐洲游蕩”就極其生動；的著作，唐詩、宋詞、漢文章信手拈來，恰到好處，各種排比句、比喻運用自如，使所要表達(dá)的思想更深刻、更生動。所以，我們在追求內(nèi)容到位的同時，也要努力寫出富有文采的好文章來。

四、日常公文寫作需注意的幾個細(xì)節(jié)問題

1、公文寫作的標(biāo)題。標(biāo)題實際上就是公文的題眼，是觀點及公文邏輯結(jié)構(gòu)的集中體現(xiàn)。按照層次大小劃分，標(biāo)題可以劃分為大標(biāo)題、小標(biāo)題，一級標(biāo)題、二級標(biāo)題等。標(biāo)題的確立應(yīng)根據(jù)公文的中心思想和層次要求具體確立，一篇文章的標(biāo)題與標(biāo)題之間應(yīng)層次分明、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、相互照應(yīng)。公文的標(biāo)題既要求緊扣文意、層意、段意，不能跑題、偏題和以偏蓋全，又要求語言簡潔精練，有些公文，比如講話的語言必須體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)同志的感情色彩和風(fēng)格要求。在公文寫作中，有時公文的內(nèi)容較多，人們看起來、聽起來，留下印象的內(nèi)容并不多，所記下來、留下印象的大多是文章的題目和各個標(biāo)題，所以公文好的標(biāo)題或標(biāo)題群，能引人入勝，起到事半功倍的效果。

2、公文寫作的觀點。好公文的關(guān)鍵是要有新意和創(chuàng)意，按部就班，對著葫蘆畫瓢，體現(xiàn)不出個人的觀點是寫不出好公文的。所以公文寫作者平時必須通過經(jīng)常學(xué)習(xí)黨政理論和相關(guān)專業(yè)知識，深刻領(lǐng)會上級政策，經(jīng)常調(diào)查研究了解當(dāng)?shù)貙嶋H，多上下結(jié)合深入思考來提高自己的“悟性”，身在外而心在內(nèi)，雖不是領(lǐng)導(dǎo)，但多從領(lǐng)導(dǎo)的角度來思考問題。同時，在執(zhí)筆時，注意要以工作為中心，以思路為紐帶，把多個觀點、觀點群有機聯(lián)系起來，做到主次有位、先后有序，既前后園合，又錯落有致。

3、資料、語言方面的取舍。修改過程中的取舍。對于初稿，一定要進(jìn)行修改，通過縝密的思考，根據(jù)公文的性質(zhì)，進(jìn)行語言錘煉，看看哪些材料可以去掉，哪些必須保留，哪種表達(dá)方式更為精妙和符合領(lǐng)導(dǎo)語言風(fēng)格。對于引用的材料，關(guān)鍵把握一點：拿來主義，以“有用”為原則，吸其精華，去其糟粕。簡單的引用，無疑于一件單色的衣服補上了一塊花補丁，補丁雖好，但影響了整體的和諧。所以，對借鑒的材料一定要加以認(rèn)真改造，根據(jù)公文主旨和文章的邏輯結(jié)構(gòu)，對引用的材料進(jìn)行再加工，與實際情況結(jié)合起來，與公文的整體邏輯結(jié)構(gòu)和語言、語氣統(tǒng)一起來，做到天衣無縫、錦上添花。

4、提倡自己動筆寫文章。隨著電腦的普及、電子政務(wù)的發(fā)展，無紙化辦公成為辦公室發(fā)展的趨勢，但動筆仍然不可或缺。從健康的角度考慮，長時間坐在電腦前，對眼睛、肌體的健康無疑會造成很大的傷害，需要動筆。從思考的程度考慮，動筆寫作時作者的精力更為集中，思考問題的深度、廣度更深更大，而長時間坐在屏幕前，容易造成疲勞，精力分散影響思考程度，往往寫不出思路連貫、一氣呵成的好文章。