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各部門檔案管理范文第1篇

關(guān)鍵詞：高校檔案;管理;考核;實踐;機制

中圖分類號：G647文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1992-7711（2015）01-091-2

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號令）第三章第十四條明確提出：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強化責(zé)任意識，提高學(xué)校檔案管理水平。”針對國家對高校檔案工作提出的新要求，有些高校已經(jīng)開始嘗試將檔案工作納入年終績效考核或?qū)n案工作進行校內(nèi)考核。但目前還沒有健全的考核機制和成熟的典型案例，大家都在摸索一條既科學(xué)合理又具有實際可操作性的檔案工作校內(nèi)考核之路。本文將以安徽師范大學(xué)檔案管理工作考核實踐為樣本，對高校檔案管理工作考核機制進行一番梳理和探索。

一、安徽師范大學(xué)實施檔案管理工作校內(nèi)考核的實例分析

為進一步貫徹《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《安徽省高等學(xué)校檔案管理實施辦法》，推動部門立卷、歸檔工作的制度化，規(guī)范化建設(shè)，全面提高檔案管理水平，更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、管理工作服務(wù)，2012年筆者所在的安徽師范大學(xué)進行了第一次檔案管理工作校內(nèi)考核。

考核緊密結(jié)合2011～2012年度全校各部門檔案工作開展情況，嚴(yán)格依照《安徽師范大學(xué)檔案管理工作考核辦法》、《安徽師范大學(xué)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《安徽師范大學(xué)立卷部門檔案工作檢查評比標(biāo)準(zhǔn)》，從各部門領(lǐng)導(dǎo)重視程度、歸檔時間、歸檔數(shù)量、歸檔質(zhì)量、歸檔齊全完整度、系統(tǒng)著錄、兼職檔案員業(yè)務(wù)能力等方面進行全面考核，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、及格、不及格四個等次。通過此次考核實踐，對全校的檔案管理工作進行了一次完整細(xì)致的梳理，暴露出有些部門在保證檔案收集的齊全完整方面、電子文件和聲像檔案的整理歸檔方面、基建檔案和儀器設(shè)備檔案的整理歸檔方面存在著或大或小的問題，亟需整改。

雖然在考核過程中發(fā)現(xiàn)評分標(biāo)準(zhǔn)里有些條款有待討論和調(diào)整，有些評分因素需要整合或修改，但基本上如實反映了全校檔案工作的總體情況，對今后全校檔案管理工作的重心和“疑難雜癥”的對癥處理具有積極的指導(dǎo)作用。

二、高校檔案管理工作考核機制探索

“定期對基層單位進行檔案管理的考核、評比，不但可以提高基層各單位對檔案工作的重視程度，也可以加強監(jiān)督機制，檢查各單位每年的檔案工作開展情況，推進檔案管理工作的健康發(fā)展，進一步提高基層檔案工作的整體水平?！盵1]如何保證高校檔案管理考核工作的順利進行，關(guān)鍵在于建立一套科學(xué)、合理的檔案管理工作考核評價機制。在任何系統(tǒng)中，機制都起著基礎(chǔ)性的、根本的作用。機制的建立，一靠體制，二靠制度。檔案管理工作的考核機制應(yīng)與其它機制一樣，著眼于體制和制度的建立，明確崗位職責(zé)，出臺規(guī)章制度，并從考核方法、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核程序、考核結(jié)果的有效運用四個方面進行科學(xué)合理的制度設(shè)計或目標(biāo)管理。

1.出臺考核辦法等規(guī)章制度，保障考核工作的順利進行

俗話說：“不以規(guī)矩?zé)o以成方圓”。制約機制是保證管理活動。有序化、規(guī)范化的一種機制，而形成這種制約機制就要靠規(guī)章制度來指導(dǎo)和約束相關(guān)工作人員。在進行檔案管理工作考核之前，必須先出臺考核辦法等規(guī)章制度，從制度上確立考核目的、考核范圍、考核內(nèi)容、考核方式以及獎懲措施等。從而實現(xiàn)考核工作的規(guī)范化，考核方法的科學(xué)化，考核結(jié)果的公正性，以期通過考核來激勵全校各部門檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案員努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，提高檔案工作水平。此項工作中需要注意，制度的制定必須以有關(guān)政策、法律、法規(guī)為依據(jù)。制度本身也要有程序性和可操作性，避免模糊不清或歧義的條款出現(xiàn)，為檔案管理工作校內(nèi)考核提供可供遵循的有力依據(jù)。

2.制定科學(xué)合理的考核標(biāo)準(zhǔn)，保證考核工作的公正公平

考核標(biāo)準(zhǔn)的制定作為檔案管理工作考核的核心內(nèi)容，為考核提供技術(shù)保障的同時，也對檔案管理工作提出了具體的可量化的詳細(xì)要求，使考核具有實際可操作性，有利于保證考核結(jié)果的公平公正。

制定一份科學(xué)合理的考核標(biāo)準(zhǔn)需要分三步走：第一步：確定評分因素。即首先要確定哪些因素作為評分的內(nèi)容。通過對高校涉及檔案管理工作的各部門進行調(diào)研，考察、走訪、咨詢專家等，結(jié)合檔案工作實際，筆者認(rèn)為把“組織領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案員業(yè)務(wù)能力、案卷質(zhì)量”三個因素作為評分內(nèi)容較為合理。第二步：分配因素比重。即將評分總比重分配到各個評分因素上。案卷質(zhì)量作為檔案工作考核的主要內(nèi)容，其分配的比重應(yīng)該高些，組織領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員業(yè)務(wù)能力作為次要評分因素，應(yīng)減少得分比重。第三步：制定評分細(xì)則。即制定各個評分因素具體分值的評定辦法和評定標(biāo)準(zhǔn)。以《安徽師范大學(xué)立卷部門檔案工作檢查評比標(biāo)準(zhǔn)》為例，三大評分因素比重為“組織領(lǐng)導(dǎo)”占20分，“兼職檔案員業(yè)務(wù)能力”占30分，“案卷質(zhì)量”占50分。又將三大評分因素細(xì)化為30個評分細(xì)則，每個細(xì)則分值1～5分不等。主要考查分管領(lǐng)導(dǎo)是否履行了崗位職責(zé)，及時學(xué)習(xí)、布置、檢查檔案工作;兼職檔案員是否熟悉本部門的歸檔范圍，獨立做好本部門文件材料的整理立卷工作，及時、齊全、完整地向高校檔案館移交檔案;各部門移交的檔案案卷是否齊全完整，是否符合檔案整理的要求，組卷是否合理，案卷標(biāo)題和保管期限是否正確，裝訂是否規(guī)范等等。

3.確定檔案工作考核程序，保證考核工作的公開透明

（1）成立檔案工作考核領(lǐng)導(dǎo)組。在檔案管理工作校內(nèi)考核啟動之時，為保證考核工作的公開透明，應(yīng)成立由校長、分管副校長、紀(jì)委、檔案館等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，檔案工作委員會的專家組成的檔案工作考核領(lǐng)導(dǎo)組。領(lǐng)導(dǎo)組可下設(shè)辦公室負(fù)責(zé)考核的具體工作。

（2）部門自查。各立卷歸檔部門對照考核標(biāo)準(zhǔn)，對本部門檔案管理工作進行自查評分后連同本部門考核時間段內(nèi)的檔案工作總結(jié)和支撐材料一并報送檔案工作考核辦公室。

（3）學(xué)校復(fù)查。檔案工作考核辦公室組織有關(guān)人員采取看材料、聽匯報、抽查移交檔案、集體評議等方式，對各立卷歸檔部門的檔案管理工作進行復(fù)查，綜合評出各部門總評分，并按照分?jǐn)?shù)評定出優(yōu)秀、良好、合格、不合格等級。

（4）專家審定?？己私Y(jié)果報送高校檔案工作委員會的專家進行評審。審定后給出最終意見并形成書面材料或報告。

（5）結(jié)果公示。將考核結(jié)果公示在學(xué)校受眾面較廣的校園網(wǎng)站或自動化辦公系統(tǒng)等平臺上，公示期一般為一周左右。

（6）獎優(yōu)罰劣。公示無異議后對優(yōu)秀等級的部門進行表彰，對不合格等級的部門予以通報批評，并限期整改。

4.及時反饋檔案工作考核結(jié)果，提高全校檔案工作水平

考核不是目的，是為了促進各部門檔案管理工作的整改。在考核工作結(jié)束后應(yīng)將考核中暴露出的問題及時準(zhǔn)確地反饋給各部門分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，使他們在今后的檔案管理工作中有針對性的彌補不足。高校檔案館也應(yīng)利用考核結(jié)果，有針對性地開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。對各部門在考核中暴露出的分管領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、兼職檔案員隊伍不穩(wěn)定、兼職檔案員業(yè)務(wù)能力不足、案卷質(zhì)量參差不齊等等問題進行對癥解決，或加強檔案相關(guān)法規(guī)和制度的宣傳與學(xué)習(xí)，或就文件材料歸檔工作進行培訓(xùn)，或增強兼職檔案員的積極性，提高其檔案工作理論水平和實際操作技能?；蚪?jīng)常性地派員上門指導(dǎo)，從源頭上保證各部門的檔案能統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，各類檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確，最終達(dá)到提高全校檔案管理工作水平的目的。

高校檔案管理工作考核機制的構(gòu)建是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，各項體制和制度的建立與完善需要假以時日，扎根于高校檔案管理工作實踐中不斷摸索經(jīng)驗，提煉總結(jié)。在實踐中檢驗機制的科學(xué)性合理性，不斷修改、完善，最終形成一套不斷促進高校檔案管理工作良性健康發(fā)展的校內(nèi)考核機制。

各部門檔案管理范文第2篇

一、主要成效

（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實了主管部門，明確了責(zé)任主體，配備了專職或兼職檔案員，構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。

（二）檔案管理機制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案，并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對當(dāng)年形成的各門類檔案進行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評比，做到了經(jīng)?；鸵?guī)范化；市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。

（三）檔案保管條件得到進一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎(chǔ)條件得到進一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級檢察院以此次檢查為契機，把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機錄入，實現(xiàn)了微機檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進檔案數(shù)字化進程，電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。

（四）檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時，積極開展檔案利用工作，產(chǎn)生了良好的社會效益和經(jīng)濟效益。

二、存在的問題

在這次檢查中，也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在四個方面：

一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機關(guān)中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數(shù)的69%。

二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強；少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩(wěn)定，對檔案工作的順利開展造成了影響。

三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數(shù)的27%，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進程。

四是個別行業(yè)主管機關(guān)沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。

三、幾點要求

針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進一步加強檔案工作，更好地服務(wù)于我市兩個文明建設(shè)，提出如下要求：

（一）要加速檔案管理現(xiàn)代化的進程。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。目前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的新熱點。根據(jù)國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，今后各有關(guān)單位向檔案館移交檔案，必須同時報送符合《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》規(guī)定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規(guī)范要求，也是建設(shè)數(shù)字檔案館、實現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)，適當(dāng)安排一些經(jīng)費購置檔案管理軟件，切實提高檔案管理水平。

（二）要加強新型載體檔案的管理。隨著辦公自動化的深入推進和辦公條件的改善，電子文件、數(shù)碼照片等在各單位大量出現(xiàn)，相應(yīng)的磁盤、光盤等新的存貯載體被廣泛使用，檔案實體和檔案管理模式也有了相應(yīng)的變化，對檔案管理提出了新的要求。各單位要加強新型載體檔案的管理，做好對這些檔案的積累、收集和整理工作，保證檔案的齊全完整。

（三）要今年9月市檔案局下發(fā)《關(guān)于開展全市檔案工作執(zhí)法檢查的通知》后，各部門、單位認(rèn)真對照檢查內(nèi)容開展了自查，針對存在問題，制定整改措施，如期上報了自查材料。在各部門、單位自查的基礎(chǔ)上，市檔案局于12月份抽查了市環(huán)保局、經(jīng)委、公安、檢察系統(tǒng)等14個單位的檔案工作。從自查和抽查的情況看，近年來我市學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》、《安徽省檔案條例》和推動檔案管理工作的總體形勢較好，但也存在一些問題。

一、主要成效

（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實了主管部門，明確了責(zé)任主體，配備了專職或兼職檔案員，構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。

（二）檔案管理機制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案，并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對當(dāng)年形成的各門類檔案進行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評比，做到了經(jīng)?；鸵?guī)范化；市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。

（三）檔案保管條件得到進一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎(chǔ)條件得到進一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級檢察院以此次檢查為契機，把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機錄入，實現(xiàn)了微機檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進檔案數(shù)字化進程，電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。

（四）檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時，積極開展檔案利用工作，產(chǎn)生了良好的社會效益和經(jīng)濟效益。

二、存在的問題

在這次檢查中，也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在四個方面：

一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機關(guān)中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數(shù)的69%。

二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強；少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩(wěn)定，對檔案工作的順利開展造成了影響。

三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數(shù)的27%，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進程。

四是個別行業(yè)主管機關(guān)沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。

三、幾點要求

針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進一步加強檔案工作，更好地服務(wù)于我市兩個文明建設(shè)，提出如下要求：

（一）要加速檔案管理現(xiàn)代化的進程。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。目前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的新熱點。根據(jù)國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，今后各有關(guān)單位向檔案館移交檔案，必須同時報送符合《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》規(guī)定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規(guī)范要求，也是建設(shè)數(shù)字檔案館、實現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)，適當(dāng)安排一些經(jīng)費購置檔案管理軟件，切實提高檔案管理水平。

各部門檔案管理范文第3篇

一、檔案收集工作現(xiàn)狀

自《檔案法》頒布實施以來，各級檔案行政管理部門及人民銀行上級行下發(fā)了多項檔案管理收集方面的規(guī)章制度及措施，解決檔案工作中收集不全的問題，取得了重大成果。但目前就基層行而言，由于檔案人員兼職工作過多，檔案管理不專業(yè)，辦公室事務(wù)又繁雜，且檔案的作用又不十分明顯，檔案人員沒有精力、時間收集到本單位產(chǎn)生的各類檔案資料，各級、各部門檔案意識薄弱，致使檔案人員及相關(guān)人員忽視了收集各類檔案這一最基本的檔案基礎(chǔ)工作，收集不全仍是整個檔案工作存在的一個突出問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）歸檔門類不全

檔案收集只注重文書檔案、會計檔案的收集，科技檔案和專門檔案、實物檔案、各類磁介質(zhì)、信息公開檔案等相對較少。

（二）歸檔文件不齊全、不完整

表現(xiàn)在各部門在日常工作中形成的沒有紅頭文件的各類材料，如各部門編發(fā)的簡報、調(diào)查報告、典型（先進）材料、各專業(yè)會議材料、電話（會議）記錄、各類合同、協(xié)議書、公證書、責(zé)任書、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)新聞宣傳報道、網(wǎng)絡(luò)輿情監(jiān)測、綜合信息網(wǎng)站的信息、各類匯報、交流材料、各部門各類統(tǒng)計報表、集中采購資料、車輛管理、固定資產(chǎn)管理相關(guān)材料等等。這些本單位、本部門形成的文字材料、臺賬、圖片、音像等對今后的金融工作查考中有著不可替代的獨特作用，保存及使用價值極高，也應(yīng)有所選擇地進行收集、整理、歸檔。

（三）科技檔案收集不全

在2005年中國人民銀行印發(fā)了《中國人民銀行信息化建設(shè)檔案管理辦法（試行）》、《中國人民銀行基建檔案管理辦法》等，但在實際工作中，多數(shù)科技檔案因建設(shè)工期長、人員更換頻繁、多部門管理、檔案意識薄弱、有的因日常查找、使用方便為由不愿意把技術(shù)資料移交檔案部門等原因，沒有形成按期移交的制度，造成科技檔案資料的流失、不齊。

（四）檔案收集范圍窄

隨著時代的變化，新業(yè)務(wù)、新技術(shù)不斷運用到金融工作中，各項金融創(chuàng)新業(yè)務(wù)、服務(wù)功能不斷推出，對以下檔案缺乏有效收集：突出事件檔案的收集，如抗震救災(zāi)、應(yīng)急演練等；實物檔案收集，如獎?wù)?、獎杯、題詞、字畫、詞曲、有價值的各種設(shè)備等；口述檔案、傳記檔案、家庭檔案等；重要紀(jì)念活動、匯編材料、學(xué)術(shù)交流、各類報刊、雜志等。

二、影響檔案收集的因素

（一）檔案意識不強，檔案執(zhí)法不嚴(yán)

由于檔案意識淡薄，檔案收集重要性仍不被一些人認(rèn)識，檔案材料在人們手中不知不覺丟失。有些部門和個人為自己使用方便，特別是聲像、圖片和與業(yè)務(wù)相關(guān)的資料不愿意交到檔案室，人員變動也沒有做好檔案資料交接工作，致使單位檔案收集不全。該歸檔不歸檔，私自保管或任其丟失，制度不健全，檔案部門依法行政、執(zhí)法力度不夠。

（二）人員綜合素質(zhì)不高是影響檔案收集工作的主觀因素

一是檔案人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識不夠，工作沒有活力，存在“等、靠、要”的思想觀念，二是各部門之間協(xié)調(diào)、配合、溝通少，檔案人員沒有機會事前參與收集各類檔案資料，造成收集工作處于被動局面。

三、加強檔案收集工作的措施

（一）強化檔案收集工作宣傳力度，增強檔案意識

檔案部門及檔案人員要通過多種渠道宣傳檔案收集的目的、意義及重要性，引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。從“等、靠、要”的狀態(tài)中走出去，使檔案收集工作關(guān)口前移，與檔案資料生成部門進行溝通、交流，得到各個部門及領(lǐng)導(dǎo)的理解、支持，從而使檔案收集工作常態(tài)化、制度化，增強檔案意識。

（二）堅持做好檔案的主動服務(wù)工作，獲得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持

檔案的收集、整理、歸檔，最終目的是在實際工作中發(fā)揮作用，利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策和金融工作提供服務(wù)。檔案作為一種信息資源，在機關(guān)工作中，領(lǐng)導(dǎo)重視程度高，對檔案投入多，包括人力、物力、財力，單位的收效就高。因此，基層檔案人員一方面要積極主動為利用者以及領(lǐng)導(dǎo)決策參考提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，主動宣傳黨和國家有關(guān)檔案工作的方針政策，抓住重點以書面或口頭形式向領(lǐng)導(dǎo)反映，另一方面用檔案的價值說話，讓檔案在反映機關(guān)歷史真實面貌和維護機關(guān)合法權(quán)益等發(fā)揮其不可替代的原始憑證作用，提高檔案工作在機關(guān)各項工作中的威信，獲得領(lǐng)導(dǎo)支持，從而促進檔案的收集工作。

（三）健全各項歸檔制度，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確

各部門檔案管理范文第4篇

隨著我國經(jīng)濟水平逐步提升，我國企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展逐步實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部深化體制改革，企業(yè)的檔案管理在信息傳播速率日益加快的今天成為企業(yè)管理的重要組成部分，注重對企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新升級是實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要保障，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，實現(xiàn)企業(yè)管理形式創(chuàng)新，促進企業(yè)內(nèi)部深化改革，輔助企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟利益。

二、現(xiàn)代企業(yè)當(dāng)前檔案管理模式形式

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式主要包括：檔案分散管理模式、檔案集中管理模式和信息―體化管理模式三種模式[1]。檔案分散管理模式是指企業(yè)的檔案管理分散下在企業(yè)的各個部門手中，企業(yè)的檔案管理沒有明確的固定管理模式，企業(yè)的信息資源和檔案管理以部門為劃分原則，例如：財務(wù)檔案管理在會計部門，人員檔案管理在企業(yè)的人力資源部等等。這種管理模式能夠保障企業(yè)檔案管理按照不同的部門進行分化管理，檔案信息明確，但由于企業(yè)檔案管理分布在企業(yè)的不同不同，因此企業(yè)對內(nèi)部檔案的總體管理性不明確，檔案應(yīng)用時程序繁雜，需要多個部門同事配合才能完成，降低了企業(yè)的運行效率；檔案集中管理模式是指企業(yè)將所有檔案進行企業(yè)集中管理，這種管理模式實現(xiàn)企業(yè)整體檔案的運行和管理，但由于企業(yè)各個部門之間的內(nèi)容發(fā)雜，信息種類多樣，經(jīng)常出現(xiàn)企業(yè)信息檔案管理資料混雜，各部門檔案管理無頭緒，也為卻也的檔案管理造成了麻煩；信息―體化管理模式，這種企業(yè)檔案信息管理模式中將互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)檔案管理的手段相融合，形成企業(yè)內(nèi)部人力資源信息，數(shù)據(jù)信息以及財務(wù)信息管理的綜合掌控，即實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部各部部門資料管理合理有序，依據(jù)各部門的特點進行劃分，又能夠使企業(yè)內(nèi)部信息資源掌控的整體需求，信息―體化管理模式是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的主要模式。

三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新思維

（一）注重把握企業(yè)檔案管理傳統(tǒng)模式與創(chuàng)新思維的結(jié)合

培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理模式的創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)追中傳統(tǒng)檔案管理模式與創(chuàng)新思維能力的結(jié)合，一方面依據(jù)企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式經(jīng)行檔案管理，注重對傳統(tǒng)檔案管理中的將檔案分門別類進行管理，依據(jù)企業(yè)內(nèi)部各部門檔案分散化管理中企業(yè)管理中的優(yōu)勢，如企業(yè)內(nèi)部各個部門對資源管理依據(jù)部門的內(nèi)部職責(zé)細(xì)致劃分，促進部門企業(yè)檔案管理，保障了檔案管理的邏輯性要求；另一方面，應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新模式，將先進的技術(shù)手段作為企業(yè)信息資源管理的重要保存手段，實現(xiàn)企業(yè)資源管理“雙重性”[2]，一份保存在企業(yè)的總體檔案管理中，另一份保存在企業(yè)的各個部門手中，形成檔案資源信息的雙重保險，這種檔案管理辦法能夠確保企業(yè)檔案管理信息的真實性，盡量降低企業(yè)檔案信息失真帶來企業(yè)信息丟失，造成企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟損失。

（二）形成企業(yè)整體檔案管理思維模式

企業(yè)的檔案管理其企業(yè)信息資源管理的重要組成部分，注重把握企業(yè)檔案管理中的整體性是促進企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新的重要手段。從企業(yè)的整體發(fā)展?fàn)顩r出發(fā)，實現(xiàn)企業(yè)資源管理整體劃分，使企業(yè)的檔案管理擁有明確的整體性，在總體上把握了企業(yè)檔案的管理方向，最后實現(xiàn)企業(yè)檔案分部管理，形成整體把握，部分運行的檔案管理形式，實現(xiàn)了企業(yè)各個部門之間檔案的綜合管理與信息資源的暢通發(fā)展，為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展提供了有力的檔案管理保障。

（三）企業(yè)檔案管理立足于當(dāng)今社會發(fā)展趨勢

我國經(jīng)濟逐步發(fā)展，綜合國力的逐步提升促使我國企業(yè)的發(fā)展逐步向著國際化水平邁進。對于企業(yè)檔案管理應(yīng)當(dāng)立足于當(dāng)今社會發(fā)展趨勢，注重把握社會的發(fā)展動向也是促進企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展和企業(yè)檔案創(chuàng)新管理的重要趨勢，企業(yè)在市場經(jīng)濟體制下運行，應(yīng)當(dāng)時刻將企業(yè)信息資源管理與市場經(jīng)濟發(fā)展好協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)，促進企業(yè)發(fā)展模式與企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展模式相協(xié)調(diào)，逐步實現(xiàn)企業(yè)的檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展，促進企業(yè)內(nèi)部深化改革的深入進行，為企業(yè)綜合發(fā)展提供良好的內(nèi)部資源保障。

（四）用發(fā)展的眼光看待企業(yè)檔案管理工作

企業(yè)的發(fā)展是不斷向前發(fā)展的，因此，注重對企業(yè)的檔案管理采用發(fā)展的眼光對企業(yè)對方案進行管理。進行企業(yè)檔案整理時，注重把握企業(yè)的總體發(fā)展方向和企業(yè)的潛在發(fā)展方向，依據(jù)企業(yè)規(guī)劃，將企業(yè)的、檔案進行綜合分部整理，一方面促進企業(yè)的管理合理有序，保障企業(yè)當(dāng)前的運行發(fā)展順利進行；另一方面也促進企業(yè)未來發(fā)展的檔案管理有可調(diào)控性，為企業(yè)的未來發(fā)展方向能夠有充足的理論信息作為企業(yè)項目發(fā)展和產(chǎn)品生產(chǎn)的理論保障[3]，用發(fā)展的眼光看待企業(yè)檔案管理是企業(yè)實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的重要理論途徑。

（五）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

提升企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)是保障企業(yè)檔案管理模式追不更新的重要基礎(chǔ)，一方面，檔案管理人員通過自身的經(jīng)驗積累，不斷地豐富自身專業(yè)知識，依據(jù)企業(yè)實際發(fā)展?fàn)顩r，制定合理的檔案管理模式，逐步實現(xiàn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)實際發(fā)展協(xié)調(diào)發(fā)展；另一方面，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)加大對員工專業(yè)能力的培訓(xùn)，通過定期的企業(yè)管理能力培訓(xùn)，促進企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)視野逐步提升，管飯吸收各個檔案管理手段中的優(yōu)勢，形成一套適合本企業(yè)發(fā)展的企業(yè)檔案管理模式，保障企業(yè)管理模式創(chuàng)新發(fā)展。

（六）形成完備的企業(yè)檔案管理機制

不斷完善企業(yè)檔案管理機制，促進企業(yè)檔案管理體制能夠有明確的制度保障，形成完備的制度管理理念作為企業(yè)檔案管理的重要約束力，形成完備的企業(yè)管理機制有助于保障企業(yè)檔案管理的真實性，促進企業(yè)管理的信息資源的安全管理，形成完備的企業(yè)管理模式也是實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源管理的重要理論支持，擁有明確的檔案管理機制是保障企業(yè)檔案管理與企業(yè)運行發(fā)展軌道相融合的重要規(guī)范性保障。

（七）提升企業(yè)檔案管理服務(wù)水平

注重企業(yè)檔案管理向著多元化，服務(wù)化方向發(fā)展是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的重要模式的轉(zhuǎn)變[4]。提升企業(yè)檔案的服務(wù)機構(gòu)，提升企業(yè)檔案管理熱辦公效率，實現(xiàn)服務(wù)領(lǐng)域，服務(wù)模式，服務(wù)態(tài)度，服務(wù)環(huán)境以及服務(wù)時間的多重性發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)的檔案管理與企業(yè)運行發(fā)展提供多重服務(wù)的模式，真正實現(xiàn)了企業(yè)檔案管理的實際價值，促進企業(yè)檔案管理創(chuàng)新推動企業(yè)的發(fā)展模式與經(jīng)營模式的創(chuàng)新[5]。

四、結(jié)論

各部門檔案管理范文第5篇

關(guān)鍵詞：地質(zhì)資料；檔案管理；信息化；建設(shè)

Abstract：the geological work is a basic work, its main task is for economic and social development to provide comprehensive service, along with the development of the informatization construction, all walks of lifeprompts information management, including geological department. This paper will simply discuss geological data files management.

Keywords: geological data; file management; information; construction

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號

地質(zhì)檔案是地質(zhì)勘探工作的真實記錄，反映了地質(zhì)勘探業(yè)發(fā)展的全過程，是地質(zhì)勘探業(yè)管理工作的重要組成部分。地質(zhì)檔案以地質(zhì)科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括文書檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、干部檔案和其他方面的檔案。做好地質(zhì)檔案工作，提升地質(zhì)檔案管理水平，對促進地質(zhì)勘探業(yè)的快速發(fā)展，為社會經(jīng)濟發(fā)展提供礦產(chǎn)資源保障具有十分重要的意義。

1.地質(zhì)勘查技術(shù)部門檔案管理的重要性

1.1地質(zhì)部門檔案管理的責(zé)任

地質(zhì)部門檔案管理有四個方面的責(zé)任：根據(jù)國家和上級主管機關(guān)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位的具體情況，制定統(tǒng)一的歸檔制度，統(tǒng)一本單位的檔案管理和歸檔工作方法和做法，使各個技術(shù)部門在檔案管理和歸檔工作中有所遵循；經(jīng)常深入各個技術(shù)部門，督促與協(xié)助他們做好立卷歸檔工作。密切與各個部門立卷人和有關(guān)工程技術(shù)人員的關(guān)系，幫助他們建立正常的工作秩序，貫徹本單位的立卷歸檔制度，深入了解和熟悉各部門技術(shù)文件材料的內(nèi)容和成份，具體幫助各部門做好立卷工作；經(jīng)常宣傳技術(shù)檔案工作，組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案工作方針和檔案業(yè)務(wù)的理論與實踐知識，提高大家的認(rèn)識水平和實際工作能力；做好立卷的物質(zhì)條件準(zhǔn)備工作，隨時為各立卷單位提供立卷所需要的卷皮、袋、盒、目錄、工具等。

1.2部門檔案管理的重要性分析

部門檔案管理的重要性可以從如下六個方面來分析：技術(shù)文件材料實行技術(shù)業(yè)務(wù)部門檔案管理，就是“一個單位的內(nèi)部各機構(gòu)，都必須將需要歸檔的文件材料加以系統(tǒng)整理，根據(jù)技術(shù)檔案保管期限的有關(guān)規(guī)定填寫保管期限并組成保管單位（卷、冊、盒），隨時或定期向綜合檔案室移交歸檔；技術(shù)部門熟悉技術(shù)文件材料的形成過程，了解內(nèi)在聯(lián)系和保管價值，由他們檔案管理效率高，又能提高案卷質(zhì)量和增強技術(shù)部門及有關(guān)人員的責(zé)任感，有助于歸檔文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確；技術(shù)業(yè)務(wù)部門檔案管理，必須堅持技術(shù)文件材料平時的形成、積累和管理，確保技術(shù)文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。實行技術(shù)業(yè)務(wù)部門檔案管理，必須建立必要的文件形成和修改制度：設(shè)備的檢修、設(shè)計的變更、施工中的更改、科學(xué)試驗等等，都要作紀(jì)錄并形成必要的文件，確保實物與檔案相符和反映生產(chǎn)過程的歷史面貌。為了保管和利用這些技術(shù)文件材料，還要建立平時的積累和管理制度。例如，可以設(shè)立“文件積累袋”，對于一項工程的設(shè)計、一個專題的研究、一臺設(shè)備的安裝和維修過程中形成的技術(shù)文件材料，都要隨時裝入袋內(nèi)，等任務(wù)完成后加以系統(tǒng)整理，隨時或定期歸檔。平時的利用和借閱都要有手續(xù)，確保技術(shù)文件材料不丟失；通過檔案管理使技術(shù)業(yè)務(wù)部門和有關(guān)人員熟悉了技術(shù)檔案的組成情況，便于以后查找利用；技術(shù)部門經(jīng)過對技術(shù)文件材料的系統(tǒng)整理，也就對技術(shù)活動成果進行了一次檢查，從中吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，有利于工作的改進；檔案室通過協(xié)助技術(shù)部門的檔案管理歸檔工作，了解了技術(shù)業(yè)務(wù)，熟悉了檔案內(nèi)容，有利于開展檔案室的工作并能使檔案人員集中力量做好檔案室的其他各項工作。

2.地質(zhì)資料管理存在的問題

2.1保管狀況的問題

地質(zhì)檔案資料，按照其載體和記錄形式劃分，可以分為以傳統(tǒng)紙張為載體的傳統(tǒng)地質(zhì)檔案資料和以磁、光盤為存儲介質(zhì)的電子地質(zhì)檔案資料兩大類。相當(dāng)一部分地質(zhì)檔案資料由于保存時間較長，紙質(zhì)老化、產(chǎn)生退色，文字和圖件會逐漸變得模糊不清，造成信息丟失而無法正常使用。成果資料、原本檔案以及巖心等實物地質(zhì)資料的可利用程度極低，保管和維護條件有惡化趨勢。

2.2地質(zhì)檔案管理工作定位不準(zhǔn)

長期以來，檔案資料工作給人的印象都是“鋼筆抄抄、漿糊刷刷、繩子扎扎”，只要檔案資料不丟不壞、不發(fā)生重大事故，似乎任何人都可以從事這項工作。檔案資料部門長期處于一個“說起來重要、干起來不要”的尷尬局面。這種傳統(tǒng)認(rèn)識導(dǎo)致了地質(zhì)檔案管理工作缺乏合理的定位，造成了各級檔案室、資料室人才配備不合理的現(xiàn)象，人員素質(zhì)整體不高。這種素質(zhì)不高主要表現(xiàn)為工作責(zé)任心不強、對地質(zhì)檔案信息化管理缺乏興趣、計算機操作技能掌握不足、安于現(xiàn)狀、懶于學(xué)習(xí)、對地質(zhì)檔案信息資源開發(fā)工作的能力不足等等。

2.3對地質(zhì)資料工作管理力度不夠

地勘單位的領(lǐng)導(dǎo)階層主要考慮其單位的發(fā)展和經(jīng)濟效益，而對地質(zhì)檔案、資料管理這類不產(chǎn)生直接經(jīng)濟效益的基礎(chǔ)工作重視不夠。這種不重視具體表現(xiàn)在配備人員的數(shù)量與質(zhì)量、工作經(jīng)費和資料人員的待遇等方面。

2.4地質(zhì)資料匯交工作難度大

《全國地質(zhì)資料匯交管理辦法》修訂工作滯后，新時期地質(zhì)資料的管理工作因法規(guī)不適應(yīng)、不配套而產(chǎn)生了許多問題，導(dǎo)致不少匯交單位擔(dān)心成果資料外借后，其自身的合法權(quán)益受到損害，因而推遲或不匯交資料。

3.加快地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

3.1加強管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)

除派送管理人員進行新方法、新理念的科學(xué)培訓(xùn)外，鼓勵檔案管理人員自學(xué)成才，形成良好的學(xué)習(xí)氛圍，形成一種推崇創(chuàng)新、追求創(chuàng)新，以創(chuàng)新為榮的氛圍，造就一批敬業(yè)、勤業(yè)、精業(yè)的檔案管理人才。

3.2做好地質(zhì)檔案資料匯交工作

檔案人員應(yīng)對評審合格的匯交成果地質(zhì)資料目錄，在數(shù)字化檔案中匯交。每個季度對成果地質(zhì)資料匯交情況進行清查核對，使應(yīng)交的成果地質(zhì)資料全部匯交齊全，合格為止。年終將成果地質(zhì)資料匯交情況進行匯總統(tǒng)計，并且每年及時完成對口各單位成果資料匯交任務(wù)。因為地質(zhì)檔案與原油生產(chǎn)聯(lián)系緊密、單井檔案形成過程長等特點，加之油田各地質(zhì)單位分散，相距路途較遠(yuǎn)，形成單位多，使用頻率高，所以，很有必要建立地質(zhì)檔案資料匯交中心，行政上是檔案室的一個業(yè)務(wù)組，受油田地質(zhì)處領(lǐng)導(dǎo)。中心主要任務(wù)有三條：第一，執(zhí)行地質(zhì)檔案資料分發(fā)匯交規(guī)定。每年由地質(zhì)處組織對各單位需要歸檔材料和有關(guān)資料的份數(shù)，進行平衡確定，制出分發(fā)份數(shù)表，交中心執(zhí)行。各有關(guān)單位按分發(fā)份數(shù)，將自己單位形成的材料按匯交時間期限進到中心，由中心負(fù)責(zé)組織各單位交換。第二，承擔(dān)向中石油、省地質(zhì)資料局及兄弟油田、本單位領(lǐng)導(dǎo)、研究室等上報、轉(zhuǎn)送符合要求的地質(zhì)檔案資料。第三，對地質(zhì)檔案資料的分發(fā)、匯交、報送等情況，及時進行統(tǒng)計、總結(jié)和情況反映，以便改進工作，解決存在的問題。

3.3建立本地檢索數(shù)據(jù)庫

建立原本地質(zhì)檔案目錄檢索數(shù)據(jù)庫，進行地質(zhì)檔案資料信息檢索服務(wù)。地勘單位可根據(jù)國土資源部《地質(zhì)資料檔案著錄細(xì)則》，參照成果地質(zhì)資料目錄數(shù)據(jù)庫著錄要求，結(jié)合原本地質(zhì)檔案的具體構(gòu)成，盡快對原本地質(zhì)檔案進行著錄，以建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，開發(fā)適合本單位原本地質(zhì)檔案目錄檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)原本地質(zhì)檔案的計算機管理。地勘單位地質(zhì)資料管理人員，可以利用該檢索系統(tǒng)，根據(jù)使用者的要求，只要輸入任意一項關(guān)鍵詞，如資料名稱、類別、礦種、勘查程度、編著者或幾項關(guān)鍵詞的組合等，均可從數(shù)據(jù)庫中，檢索出有關(guān)的地質(zhì)檔案信息，方便快捷地為利用者提供服務(wù)。

計算機技術(shù)在新一輪國土資源大調(diào)查的地質(zhì)勘查開發(fā)中的廣泛應(yīng)用，大量的數(shù)字化信息資料也應(yīng)運面生。根據(jù)國土資源部關(guān)于開展“數(shù)字國土工程”建設(shè)的要求，地質(zhì)勘查單位應(yīng)加強對這些數(shù)據(jù)庫資料的收集、整理、歸檔和管理，盡快建立完善的基礎(chǔ)地學(xué)資料數(shù)據(jù)庫。同時可根據(jù)《地質(zhì)資料電子文檔匯交格式》等標(biāo)準(zhǔn)要求，對新的地質(zhì)勘查項目形成的原始地質(zhì)資料，除收集保管紙介質(zhì)資料外，還應(yīng)收集與之相對應(yīng)的電子文檔，實現(xiàn)新地質(zhì)項目原本地質(zhì)檔案的雙套制管理，為計算機檢索奠定基礎(chǔ)。

3. 4檔案保密管理

地質(zhì)檔案資料通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸，可以實現(xiàn)網(wǎng)上查閱，起到快速，便利的作用，同時也存在地質(zhì)資料泄密的安全隱患。如何做到地質(zhì)資料的安全高效服務(wù)，是地質(zhì)勘查單位檔案信息化建設(shè)的一個核心問題。對此，可實行密級管理，根據(jù)地質(zhì)資料的密級程度，分類分級分層次進行設(shè)密管理，建立查閱人員的訪問權(quán)限，對需要復(fù)印下載的地質(zhì)資料履行申報手續(xù)，達(dá)到規(guī)定要求，檔案管理人員才能解密放行。

總結(jié)

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，地質(zhì)檔案資料管理手段也必須更加現(xiàn)代化，必須不斷更新設(shè)備，不斷用新知識、新理論武裝地質(zhì)檔案資料工作人員的頭腦，以求用先進的技術(shù)、科學(xué)的方法管理、利用地質(zhì)檔案資料。

參考文獻

[1]劉義英.地質(zhì)資料管理與利用應(yīng)關(guān)注的幾個問題[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2005