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項目檔案管理范文第1篇

建設(shè)項目中的檔案資料是工程的重要資料，項目檔案既記錄著工程建設(shè)過程中的史實，又是建設(shè)項目竣工后建設(shè)單位進行維修及改建等工作的重要依據(jù)，對建設(shè)項目的管理有很大的作用。為了能夠保證建設(shè)項目檔案的系統(tǒng)、完整、準確，促進建設(shè)項目管理中的檔案管理規(guī)范化，提高建設(shè)項目檔案管理水平，我國檔案局制定了《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，大力開展建設(shè)項目檔案管理的業(yè)務(wù)指導與執(zhí)法檢查活動。在《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》中，規(guī)定檔案驗收是項目竣工驗收必不可少的一項工作，沒有經(jīng)過項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的建設(shè)項目，不能通過整個建設(shè)項目工程的竣工驗收。由于項目檔案驗收對整個建設(shè)項目的竣工驗收有著決定性的作用，充分體現(xiàn)了項目檔案管理在整個建設(shè)項目管理中的重要性。因此，切實做好建設(shè)項目管理中的檔案管理工作，是建設(shè)單位不可忽視的課題。

2現(xiàn)階段建設(shè)項目管理中的檔案管理現(xiàn)狀

2.1建設(shè)項目管理中的檔案管理意識薄弱

現(xiàn)階段，很多建設(shè)項目單位的檔案管理意識比較薄弱，沒有充分認識到項目檔案管理工作的重要性。在建設(shè)項目管理中，總是存在一種"重建設(shè)、輕檔案"的思想，建設(shè)單位的領(lǐng)導及管理層都沒有認識到建設(shè)項目檔案是整個建設(shè)項目管理的重要依據(jù)，對建設(shè)項目檔案管理缺乏責任感。尤其是在建設(shè)項目施工中，因為建設(shè)施工的任務(wù)比較重、項目較多，所以建設(shè)單位的領(lǐng)導層都比較重視工程施工的質(zhì)量與進度等，往往忽視了建設(shè)項目的檔案管理工作，沒有將檔案管理工作落實到位。建設(shè)單位通常在建設(shè)工程快要完工的時候，將檔案管理納入每日議程中，這樣就不能夠保證項目檔案的準確性與真實性，從而影響到日后建設(shè)單位對建設(shè)檔案的使用，對建設(shè)工程質(zhì)量不能完全保證。

2.2項目檔案管理的機制不健全，運行機制不完善

在重大建設(shè)項目施工建設(shè)中，涉及到的工程參建單位會比較多，比如說建設(shè)項目的法人、施工、設(shè)計等工程參建單位。由于建設(shè)單位的項目檔案管理機制不健全，檔案部門雖然制定了一系列檔案管理規(guī)章制度，但是存在著形同虛設(shè)的現(xiàn)象，在工程建設(shè)中沒有形成有效的管理機制，使得建設(shè)單位對檔案管理制度的執(zhí)行力不夠。再加上建設(shè)總承包公司對建設(shè)項目的檔案管理任務(wù)分配不明確，不能夠很好的協(xié)調(diào)檔案管理工作，不能形成良好的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對每個職能部門的職責劃分不明確，部門之間缺乏一定的溝通與配合，這樣就直接造成了建設(shè)項目的文件材料管理不順暢，檔案的完整性得不到保證，最后對建設(shè)項目的檔案收集、整理及歸檔工作造成很大的影響，從而影響到建設(shè)工程質(zhì)量。由于建設(shè)項目管理中檔案管理的運行機制不完善，在建設(shè)項目開始建設(shè)時，建設(shè)單位很容易忽視項目檔案的管理工作，從而忽視建設(shè)項目各個環(huán)節(jié)中文件及資料的形成、積累以及整理歸檔的過程；還可能導致大部分的資料分散在各個分包單位，在工程竣工時，如果建設(shè)單位沒有提前去收集檔案資料，等工程竣工之后，收集這些資料的難度更是難上加難；還可能造成工程建設(shè)的監(jiān)督不足，建設(shè)單位沒有按照國家的檔案管理規(guī)定進行整理，監(jiān)督不力，致使建設(shè)項目施工的檔案資料收集零亂。

2.3建設(shè)項目管理中的檔案管理缺乏保障機制

由于建筑施工單位和監(jiān)理很多時候都是采用比較靈活的用工制度，而項目檔案管理經(jīng)常會被認為是一項沒有很高技術(shù)含量的工作，最后致使專職管理項目檔案的人員越來越少。建設(shè)項目工程的檔案資料比較多，而檔案管理人員較少，使得一個檔案管理人員兼職管理檔案較多，人員流動比較頻繁。現(xiàn)階段，很多建設(shè)單位沒有將比較重要的工程檔案文件的形成、積累以及整理歸檔納入到相關(guān)檔案管理人員的職責范圍，這樣就很很容易造成檔案資料的流散。由此可見，我國的很多建設(shè)單位在建設(shè)項目管理中的檔案管理缺乏一定的保障機制，建設(shè)單位應該對檔案管理工作予以重視。

3加強建設(shè)項目檔案管理的具體措施

3.1完善建設(shè)項目的檔案管理制度

檔案管理部門應該根據(jù)本單位建設(shè)項目的實際情況制定一系列可操作的規(guī)章制度，對建設(shè)項目檔案的收集、移交、整理等管理工作提出具體的要求，從而保證建設(shè)項目的檔案管理有效執(zhí)行。完善建設(shè)項目的檔案管理制度，需要由建設(shè)項目單位帶頭建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從而要求項目的施工單位、設(shè)計單位等配備專職檔案管理人員負責項目建設(shè)期間的工程檔案資料的收集、整理及歸檔。建設(shè)單位還應配備一個專職項目檔案主管人員來負責項目檔案工作，做好整個項目工程檔案管理的統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)工作，明確分配檔案管理部門的職責，將檔案管理工作真正的滲透到項目建設(shè)的每一個建設(shè)環(huán)節(jié)。通過建設(shè)單位的對項目檔案管理進行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理，整個項目工程的檔案資料將會完全處于受控的狀態(tài)，有利于建設(shè)單位對項目檔案的收集、整理及歸檔，確保了項目檔案資料的完整、準備。

3.2提高項目檔案管理意識

在這個信息化時代，及時的信息能夠?qū)υ鰪娊ㄔO(shè)項目管理人員的檔案管理意識。建設(shè)單位應該充分的利用報刊、電視等媒體，將與項目工程檔案的有關(guān)的重要信息傳播出去，建立一個檔案管理信息化共享平臺，通過法律的手段，對每一個建設(shè)單位的職責要明確，利用管理人員與系統(tǒng)的有效結(jié)合，從而增強建設(shè)單位檔案管理人員的管理意識?，F(xiàn)代建設(shè)項目工程的檔案管理也需要與當?shù)氐慕?jīng)濟發(fā)展相適應，建設(shè)單位應該加強對項目工程的關(guān)注，及時將有關(guān)信息化的有關(guān)消息反映到建設(shè)單位的管理層，管理層應該將這些信息化消息加以提煉，應用到建設(shè)項目的檔案管理規(guī)定中，從而提高項目工程檔案管理人員的管理水平。

3.3檔案管理部門應當參加建設(shè)項目的竣工驗收

對建設(shè)項目的工程檔案審閱是工程竣工驗收中的法定內(nèi)容，檔案管理部門應當參加工程的竣工驗收，能夠讓檔案管理部門充分認識到檔案管理在整個項目建設(shè)過程中占有的重要位置，從而引起檔案管理部門對今后檔案管理工作的重視。對于建設(shè)項目驗收過程中發(fā)現(xiàn)的有關(guān)于檔案管理問題，建設(shè)單位的檔案管理部門應該要及時的解決。檔案管理部門要對檔案管理堅持高標準、嚴要求，才能夠在一定程度上保證項目檔案的質(zhì)量。

4結(jié)語

項目檔案管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：聲像檔案；管理

中圖分類號：C93 文獻標識碼： A

聲像檔案具有收集、貯藏、整理和傳遞信息等多種特點，以一種生動活潑的形態(tài)出現(xiàn)在人們面前，讓人們迅速接受并喜愛上這種形式。聲像檔案在火電項目中屬于一個記錄節(jié)目內(nèi)容的重要載體，同時也是工程專題和反映工程背景資料的重要組成部分之一，為此各單位應積極努力的提高聲像檔案的有效性管理工作，以達到聲像檔案完整保存的目的。

聲像檔案的管理狀態(tài)

1.1管理檔案的意識不足

在聲像檔案的管理工作中未能充分認識到其對于項目整個過程記錄的重要性，導致管理意識的薄弱，這也是聲像檔案管理混亂現(xiàn)象形成的重要原因。聲像檔案的時效性比較強，對于歸檔也有著不同于一般的要求，但由于大多數(shù)單位忽視了檔案管理的重要性，未能及時將聲像檔案進行全面整理與歸檔，缺乏檔案管理的意識，以至于丟失了許多具有很大意義的聲像檔案資料。根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前大多數(shù)單位仍存在著同一盤磁帶以及同一盤碟重復多次使用的現(xiàn)象，從歸檔的角度上看，最初的錄音和錄像并沒有存儲起來。沒有清晰的檔案管理意識，也就無法及時有效的將聲像檔案進行完整歸檔【1】。

1.2聲像檔案維護設(shè)備落后

在現(xiàn)今科技急速發(fā)展的狀態(tài)下，多媒體技術(shù)得到了普遍的使用，而聲像也開始廣泛出現(xiàn)在人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦?，但對于聲像檔案的管理仍是采用傳統(tǒng)方式進行，也就是在具有許多其它檔案的文書柜內(nèi)存放聲像檔案，只有部分單位根據(jù)需要布置了聲像檔案專柜或是建立聲像檔案室，大多數(shù)單位還是沿襲著混存方式，不符合有關(guān)規(guī)定的防磁、恒溫以及恒濕等存儲要求，使得聲像檔案無法進行長期保存。

1.3聲像檔案管理方法不先進

在管理聲像檔案過程中，應根據(jù)周圍綜合性環(huán)境的需要，以音像資料為主要媒體，以項目重大的事件和活動為中心，積極主動的履行能反映整個工程的宣傳義務(wù)。但由于聲像檔案不具備先進的管理方法，使得檔案存儲受到了嚴重的制約，導致每個單位在管理水平和管理能力上各不相同，部分單位沒有建立聲像檔案管理設(shè)備和專職管理團隊，而部分單位則是建立了聲像檔案管理設(shè)備，卻無法對有聲像檔案和無聲像檔案進行統(tǒng)一的集中管理【2】。

1.4聲像檔案管理準則未完善

大多數(shù)單位在管理聲像檔案使沒有健全的管理制度，使得檔案無法進行統(tǒng)一的集中管理。管理準則的不完善，導致部分單位沒有將有關(guān)制度貫徹落實好，難以起到應有的保護作用，而該舉措造成了任何時候都可移交現(xiàn)象，也就是說各科室可以實行分散保管措施和個人保管措施，每年進行一次檔案室的移交，這樣極易產(chǎn)生無歸檔情況。此外，還有部分單位因聲像檔案管理無章可循，形成了隨意、自由的處理狀態(tài)。

加強聲像檔案管理工作的對策及建議

（一）加大宣傳力度，爭取領(lǐng)導與攝錄人員支持

加大對聲像檔案宣傳力度，充分利用網(wǎng)絡(luò)各大力宣傳聲像檔案的作用，讓大家了解和接受聲像制品是市場經(jīng)濟條件下新興的檔案載體。同時，作為一項社會性的事業(yè)，非檔案部門也可以獨家之力、朝夕之功建成。因此，公司領(lǐng)導、宣傳部門負責人的重視是做好聲像檔案管理工作的重要保證。

（二）強化管理，制定聲像檔案管理制度

改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。同時，各歸檔部門也要建立相應的管理制度。規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像檔案從收集、歸檔到移交檔案館（室）統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向公司檔案館（室）移交，在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

（三）增強與檔案部門業(yè)務(wù)聯(lián)系，逐步提高攝錄人員檔案業(yè)務(wù)水平

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監(jiān)督力度，不留死角。另外，還要注重業(yè)務(wù)培訓，全面加強對攝錄人員、檔案管理人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓，為攝制好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。因此，應結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當務(wù)之急。首先聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫度和濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

（五）建議檔案主管部門參與公司各類重大活動

針對企業(yè)重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現(xiàn)狀及產(chǎn)生的諸多因素，應采取檔案管理部門直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案管理部門派專人攝影錄像，并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保企業(yè)（項目）重大活動產(chǎn)生的檔案（特別是聲像檔案）得以及時、齊全、完善地歸檔，統(tǒng)一管理，方便各方面利用。

結(jié)語

隨著科學技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得聲音檔案在管理過程中出現(xiàn)較為嚴重的混亂情況，在一定程度上破壞了聲像檔案的實際價值。因此，本文通過對聲像檔案的加強管理，說明了聲像檔案的管理工作在電視臺中有著極為重要的作用和意義

參考文獻

[1]楊思源.聲像檔案管理存在的問題及解決辦法[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2011，（13）：78-79.

[2]龔志英.做好聲像檔案管理工作的幾點思考[J].中國水運（下半月），2011，（07）：113-114.

[3]焦麗燕.談水利工程檔案管理存在的問題和對策[J].商業(yè)文化（下半月），2011，（06）：431-432.

項目檔案管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 基建檔案 管理

一、建設(shè)項目檔案管理在醫(yī)院管理中的重要作用

醫(yī)院基本建設(shè)項目是醫(yī)院不斷發(fā)展的基礎(chǔ)工作，醫(yī)院建設(shè)項目檔案是醫(yī)院基本建設(shè)活動過程中一項重要組成部分，對建設(shè)項目投入使用后的管理、維修、改擴建等有著重要的作用。

（一）為醫(yī)院發(fā)展提供重要依據(jù)

由于醫(yī)院基建項目具有投資大、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復雜、涉及部門多的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價值高。這些檔案既是醫(yī)院建設(shè)項目從立項、勘察、設(shè)計、施工、竣工、使用及管理全過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖像、聲像等形式的文件材料，是檔案管理最基本的目的。同時又為醫(yī)院的經(jīng)濟建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫(yī)院經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

（二）反映醫(yī)院基本建設(shè)項目的現(xiàn)狀

醫(yī)院建設(shè)項目檔案記載了醫(yī)院工程建設(shè)的全過程，真實反映工程項目建設(shè)管理過程中的現(xiàn)實面貌。在工程建設(shè)中項目檔案收集不齊全、不規(guī)范、不準確、保管不安全都會直接影響建設(shè)項目發(fā)揮其作用。如，醫(yī)院建設(shè)總體規(guī)劃的規(guī)劃圖、現(xiàn)狀圖、文字說明等有關(guān)檔案的原始材料，門診樓、住宅樓、康復保健樓等建設(shè)項目的立項、設(shè)計、施工等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料記錄和文字說明材料以及建設(shè)項目公共設(shè)施方面的相關(guān)材料。

（三）是醫(yī)院今后改擴建項目的技術(shù)參數(shù)

規(guī)范、準確建設(shè)項目檔案管理直接關(guān)系到醫(yī)院今后改擴建項目的成本、質(zhì)量、進度。近年來醫(yī)院新建工程項目連續(xù)不斷，改建、擴建、零星維修項目也連續(xù)不斷，建設(shè)項目檔案的重復使用率不斷上升，尤其是建設(shè)過程中的各種報批文件、招投標資料、圖紙、合同、付款資料、答疑文件、會議紀要以及工程建設(shè)項目交付使用過程中存在的有些問題記錄及處理意見等。因此，任何基本建設(shè)項目中缺少了建設(shè)項目檔案就等于缺少了工程建設(shè)項目中的參數(shù)，缺少了改、擴建的重要依據(jù)。

二、醫(yī)院建設(shè)項目檔案管理中存在的問題

（一）不重視檔案管理工作

在醫(yī)院基本建設(shè)項目管理中，由于大家忙于工程建設(shè)前期手續(xù)，忙于施工建設(shè)過程，趕工期、趕進度，希望盡早完工驗收投入使用，只看重工程建設(shè)本身而忽視了大量工程建設(shè)項目檔案資料的管理工作。一些醫(yī)院在項目建設(shè)期間，沒有設(shè)立專職檔案人員，沒有專門的檔案存放設(shè)施。一些檔案管理人員是臨時聘用的，流動性比較大，機構(gòu)不穩(wěn)定，并且沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，不具備工程建設(shè)項目檔案管理的專業(yè)知識，從而使檔案的收集、整理、歸檔工作與工程建設(shè)不能同步開展，導致建設(shè)項目檔案處于放任自流狀態(tài)。另外，在檔案的使用和查看過程中人們經(jīng)常翻閱、使用原始資料，對紙質(zhì)檔案本身造成一定程度的損壞，甚至有些原始資料不在檔案執(zhí)行部門存放，不在檔案管理人員手里，導致檔案管理存在很大問題，造成收集不完整、不齊全、跟蹤不及時，特別是項目前期準備文件散失較多，如某些關(guān)鍵資料保存的是復印件或者簽字蓋章模糊的資料，使工程建設(shè)項目檔案沒有發(fā)揮應有的作用。

（二）檔案管理制度不健全

醫(yī)院多數(shù)建設(shè)項目存在工程復雜、周期長、涉及面廣、細節(jié)多等眾多因素，因此涉及基建、招標、財務(wù)、審計等多個部門，而相關(guān)部門之間沒有完善的建設(shè)項目檔案收集和管理制度，檔案歸檔范圍及責任劃分不明確，不能采取規(guī)范的管理方法和操作流程，沒有履行監(jiān)督、檢查、指導等職能。不論是文字形式還是圖紙、圖像、聲像等各種形式形成的檔案資料在收集、整理與歸檔過程中缺乏統(tǒng)一的標準，并未有詳細的管理規(guī)定進行規(guī)范。由于各部門之間檔案材料形成的時間不同，檔案材料內(nèi)容不同，這就給及時、全面收集材料增加了相應的難度，許多檔案材料散存在經(jīng)辦人員手中，缺乏規(guī)范的制度約束，以至于檔案管理工作與建設(shè)項目工程進度存在些許差異。

（三）檔案材料收集不齊全，建檔不規(guī)范，移交不及時

任何項目的檔案都是在項目建設(shè)、管理過程中形成的，是具有保存價值的各種形式的歷史記錄。近年來，各級醫(yī)院的改建、擴建工程逐漸增多，參與工程建設(shè)的部門大多數(shù)不重視工程建設(shè)項目檔案的管理工作。由于檔案資料形成的時間較長，一些在工程施工中發(fā)生的變更、簽證資料、項目前期的隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等往往被有意無意地 忽視。有時檔案管理人員在日常管理工作中不能及時分類、整理，隨意放置，不善保管，導致檔案與檔案之間的連續(xù)性差，不能保持其成套性、準確性、系統(tǒng)性，直接影響檔案質(zhì)量。

三、如何加強醫(yī)院建設(shè)項目檔案管理工作

（一）領(lǐng)導要重視檔案管理工作

醫(yī)院工程建設(shè)是醫(yī)院快速發(fā)展的重中之重，工程建設(shè)項目檔案同樣是重中之重，有了工程沒有檔案將后患無窮。工程建設(shè)項目從立項開始，領(lǐng)導要加強檔案管理意識，應不斷加大對檔案工作的領(lǐng)導和支持力度，指定專人負責文件、圖紙、圖像、聲像記錄等資料的收集、管理工作。同時要進一步優(yōu)化檔案工作發(fā)展環(huán)境，真正把檔案管理工作提上日程，制定一套操作性強的工作守則、建檔流程、管理制度，明確崗位責任，大力關(guān)心與支持檔案工作者，使檔案管理工作規(guī)律化、標準化，確保把醫(yī)院建設(shè)項目檔案管理工作落到實處。

（二）加強檔案人員業(yè)務(wù)技能培訓，提高檔案人員管理水平

建設(shè)項目檔案管理工作本身就是一項專業(yè)性很強的工作，應力求達到系統(tǒng)、準確、完整的要求。建設(shè)項目檔案管理人員要加強檔案人員業(yè)務(wù)培訓，掌握檔案整理規(guī)范操作方法，使檔案管理人員了解基建工程檔案管理知識，了解工程建設(shè)程序和工程建設(shè)專業(yè)知識、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、拓展知識面、更新理念、提高履行崗位職責的能力，嚴格按照基建檔案管理程序、標準進行檔案管理和保管利用工作。為了更好地管理工程檔案，檔案管理人員要善于在日常工作中總結(jié)不足，虛心向其他單位的同行學習，借鑒好的經(jīng)驗和做法，努力探索檔案管理工作的規(guī)律，增強業(yè)務(wù)素質(zhì)，以保障檔案管理工作有序、高效地開展。

（三）堅持事前控制原則，強化全過程管理

工程建設(shè)項目檔案管理不僅涉及建設(shè)過程中的檔案管理工作，還涉及工程建設(shè)項目實施前期的準備工作，即建設(shè)項目申請立項時，就應開始工程建設(shè)項目文件的收集、整理、審查工作，包括項目建議書、建設(shè)項目用地問題的批復、建設(shè)項目選址意見書、建設(shè)項目立項的批復、建設(shè)項目環(huán)境影響評估報告、建設(shè)用地的通知、項目可行性研究報告、建設(shè)項目初步設(shè)計、施工圖設(shè)計文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、國有土地使用證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等，必須堅持事前控制原則，很好的保存這些重要性的文件資料。同時，要重點強化全過程管理，將工程建設(shè)項目檔案管理工作納入基建工程項目管理過程中，細化到工程建設(shè)的每一個環(huán)節(jié)，建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機制。在與設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位分別簽訂合同時，應將建設(shè)項目檔案材料的收集整理工作列入合同條款中并且與工程款掛鉤，不提交齊全完整的基建檔案不予付款。這樣就能使參建單位重視檔案工作，并落實責任，有效的控制、監(jiān)督、檢查基建檔案的質(zhì)量。

（四）實行嚴格的審查監(jiān)督體制，定期開展資料整理檢查與監(jiān)督

醫(yī)院作為工程建設(shè)項目的建設(shè)單位，要加強對建設(shè)項目檔案工作的組織領(lǐng)導，成立建設(shè)項目檔案工作領(lǐng)導小組，明確每人的工作職責，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序，還必須建立嚴格的審查監(jiān)督制度。對參與建設(shè)的各施工單位、監(jiān)理單位和部門的建設(shè)項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對工程檔案的產(chǎn)生、收集、整理等環(huán)節(jié)進行嚴格的審查監(jiān)督管理，及時發(fā)現(xiàn)并解決工程檔案管理中的問題，杜絕“事后補資料”現(xiàn)象發(fā)生，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行，保障工程檔案管理的實效。

（五）逐步實現(xiàn)檔案管理電子化

隨著信息化建設(shè)的不斷推進、計算機普遍應用，醫(yī)院建設(shè)項目檔案工作也必然要進入數(shù)字化發(fā)展階段。因此，電子檔案成了醫(yī)院檔案管理的重要形式，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。在領(lǐng)導重視電子化辦公的同時，醫(yī)院建設(shè)項目檔案管理也應推行計算機管理技術(shù)，適應基建項目現(xiàn)代化管理模式。檔案管理人員應根據(jù)工程建設(shè)項目的特點和單位信息化管理實際情況，通過計算機磁盤等設(shè)備與紙質(zhì)檔案，相互關(guān)聯(lián)相對應地建立統(tǒng)一的文件格式，統(tǒng)一的電子檔案模板，統(tǒng)一的文件類型，規(guī)范有序地收集、查閱、篩選、存儲和保管工程建設(shè)項目檔案，保證建設(shè)項目檔案的原始性、真實性、完整性以及長期可讀性。同時要加強安全管理，可以通過閱讀權(quán)限，設(shè)置密碼等專人專管，杜絕隨意更改檔案，改變電子檔案的文件結(jié)構(gòu)和文件內(nèi)容。

四、結(jié)束語

近年來各大醫(yī)院包括甘肅省中醫(yī)院的基本建設(shè)可以說是接連不斷，而且大多數(shù)都是在交叉進行，做好建設(shè)項目檔案工作，實現(xiàn)基建檔案工程的自身價值是領(lǐng)導和檔案管理人員不可忽視的重要工作之一。醫(yī)院基建檔案反映建設(shè)項目的真實面貌，是醫(yī)院信息資源之一，是一項對工程負責、對醫(yī)院負責、對歷史負責的重要依據(jù)和保障。因此，檔案管理人員應收集、管理和保護好這種資源，為發(fā)展醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)提供檔案服務(wù)。

參考文獻：

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[2] 陳慶璋.談如何做好醫(yī)院基建檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（009）：89-90.

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項目檔案管理范文第4篇

Abstract： The heating project archives management is an important work which is indispensable for the heating enterprises in the construction process. It involves all aspects of the project construction. Therefore， it is necessary to incorporate the archives of the heating project into the scientific and standardized management track， and improve the level of modern management， to provide file assurance for the construction of first-class heating project. In this paper， based on the characteristics of the archives of heating projects and the principles of classification management， in view of the current management problems， the archives management level is comprehensively improved through establishing information technology platform， strengthening departmental training and other measures.

關(guān)鍵詞：供熱項目；檔案管理；編制

Key words： heating project；archives management；compilation

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）16-0019-03

0 引言

供熱項目檔案資料是在項目實施過程中與工程進度同步形成的，是從供熱項目立項開始直到實施結(jié)束、竣工驗收為止，各階段所產(chǎn)生的、與供熱系統(tǒng)相關(guān)的各種文件、資料、設(shè)計圖紙、圖表、計算資料、試驗報告與試驗資料、工程照片、記錄照片、錄像、光盤等。供熱項目檔案資料作為一種從科技和經(jīng)濟領(lǐng)域衍生出來的重要的科技信息資源，在企業(yè)的運營和管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在日常工作隨時注意對檔案資料的收集、整理或者檢索、應用，促進檔案系統(tǒng)日趨完善、規(guī)整，同時達到通用的要求，對于供熱項目的順利實施，以及供熱設(shè)備的維護和管理，都有非常重要的意義。本文結(jié)合供熱項目檔案資料的特點及分類管理原則，針對當前管理工作中存在的問題通過建立信息化操作平臺、加強部門人員培訓等措施來改善現(xiàn)狀，全面提高檔案管理水平。

1 供嵯钅康牡蛋柑氐?、窋S嗉暗蛋副嘀圃則

1.1 供熱項目檔案資料的特點

1.1.1 成套性

對于供熱管網(wǎng)項目，從項目立項（核準、可研、評估）、項目設(shè)計、項目準備、項目管理、項目施工到項目竣工，形成的檔案相互聯(lián)系、不可根據(jù)供熱區(qū)域的延伸和熱負荷的需要，可能還會有新建鍋爐工程，還會涉及設(shè)備維修、改造等，生成相應的檔案。因此，供熱管兩項目從建設(shè)到生產(chǎn)運營所形成的檔案有較強的獨立性、成套性特點。

1.1.2 復雜性和多樣性

對于熱電聯(lián)產(chǎn)項目，為了最大限度發(fā)揮供熱潛力，使供熱管網(wǎng)在安全、穩(wěn)定的狀態(tài)下充分滿足采暖高峰期的熱負荷需求，同時有效平衡熱網(wǎng)投資。需要建設(shè)與供熱管網(wǎng)配套的調(diào)峰熱源廠，在電廠突發(fā)故障后，以確保供熱管網(wǎng)持續(xù)供熱維持熱力系統(tǒng)正常運行。調(diào)峰熱源廠主要選用燃煤高溫熱水鍋爐為階段性調(diào)峰鍋爐，經(jīng)換熱站進行熱力交換后為終端用戶送出采暖低溫水。熱力管網(wǎng)工程主要包括一次管網(wǎng)和二次管網(wǎng)。一次管網(wǎng)指的是蒸汽網(wǎng)、高溫水網(wǎng)，二次管網(wǎng)主要指的是居民小區(qū)的供暖網(wǎng)，兩套管網(wǎng)系統(tǒng)通過設(shè)在廠外的熱力站實現(xiàn)連接，采暖熱水網(wǎng)由熱網(wǎng)站引出后直接連接各換熱站，利用換熱站中的水換熱加熱。二級熱水網(wǎng)直接連接終端用戶。熱水網(wǎng)和蒸汽網(wǎng)均以預制保溫管直埋敷設(shè)到位，過路段采用鋼套鋼管直埋敷設(shè)，架空管道采用無推力旋轉(zhuǎn)補償器對管道熱膨脹進行補償，直埋管道采用外壓式波紋補償器。

因此，對于像熱電聯(lián)產(chǎn)項目一類的專業(yè)多、輻射面廣、采用不同方式供熱的項目，就需要加強熱網(wǎng)技術(shù)的研究，相應的檔案系統(tǒng)也應該建立起來。檔案管理人員應該熟悉供熱項目檔案資料的特點，根據(jù)這些特點制定出可靠的管理方案才能提高檔案管理效率。

1.2 供熱項目檔案編制原則

1.2.1 熱電聯(lián)產(chǎn)項目

熱電聯(lián)產(chǎn)項目即以發(fā)電為主、供熱為輔的供熱項目。借助兩臺機組抽汽管道抽汽，再通過換熱站和配套的熱力管網(wǎng)輸送終端用戶，相應的銷售檔案和技術(shù)資料一律參考DIVT241―2012《火電建設(shè)項自文件收集及植案整理規(guī)范》，按照規(guī)范的目錄號和分類號進行編制。

1.2.2 過渡熱源項目及配套熱源項目

在供熱項目前，在初期必須先投建配套的蒸汽鍋爐，以滿足項目在建期間的用汽需要。為了充分發(fā)揮供熱系統(tǒng)的供熱能力，特別是在系統(tǒng)出現(xiàn)事故的條件下保證持續(xù)供熱，滿足熱電聯(lián)產(chǎn)企業(yè)在采暖高峰期的熱負荷需求，除了蒸汽鍋爐，還須建設(shè)調(diào)峰熱源項目。

對于過渡熱源和配套的調(diào)峰熱源項目的檔案資料，從項目通過審批，到設(shè)計、施工，再到交付后投入運營，每個環(huán)節(jié)的檔案資料都是相對獨立的，但從整體來看所有的檔案資料基于項目建設(shè)過程又構(gòu)成了一個檔案系統(tǒng)。為確保對過渡及配套熱源項目檔案資料規(guī)范化，應該將該部分的文件、資料從整個項目中區(qū)分出來，做成獨立的檔案系統(tǒng)進行妥善管理。

2 供熱項目檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理的意識不強，各項規(guī)章制度執(zhí)行不到位

當前，由于企業(yè)及施工各方對檔案意識相當薄弱，檔案管理人員對形成的原始資料不注意及時存檔，未按要求定期檢查參建單位工程檔案整理情況，致使工程完工后資料短缺。而且，由于供熱項目建設(shè)檔案管理規(guī)章制度不健全，實施細則未及時跟上，缺乏完善的約束機制，造成執(zhí)行不到位，而供熱項目建設(shè)一般牽扯多方，且各自相互獨立，容易出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞以及不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。

2.2 檔案管理人員配備不足且素質(zhì)不高

建立一支專業(yè)化的人才隊伍是提高檔案管理效率的基本前提。要做好檔案管理工作，檔案管理人員首先要具備足夠的專業(yè)水準。但是在現(xiàn)實條件下，部分供熱企業(yè)對經(jīng)濟效益的關(guān)注程度高于一切，對供熱項目建設(shè)檔案管理不重視，配備的檔案人T少，而且從事工程項目資料管理的人員大多是臨時抽調(diào)、沒有經(jīng)過專業(yè)培訓的人員，他們身兼數(shù)職、不穩(wěn)定，又不了解其專業(yè)知識、工作程序、行業(yè)標準，對檔案資料的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)不規(guī)范、不標準，使檔案不能真正反映建設(shè)項目的實際情況，在工程竣工、移交上帶來很多不必要的麻煩。

2.3 檔案歸檔不及時且質(zhì)量不高

有的供熱項目建設(shè)長達數(shù)年，其中征地、環(huán)境保護批復等重要文件辦理周期較長，而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性、階段性和成套性，部分供熱企業(yè)對重點供熱項目建設(shè)過程中生成的文件、資料沒有在第一時間進行收集整理或者不能定期整理歸檔，不能在規(guī)定的時間內(nèi)完整移交，遠遠滯后于工程建設(shè)的進度；部分鍋爐、管網(wǎng)的竣工圖和相關(guān)技術(shù)資料缺失，現(xiàn)有資料修改質(zhì)量達不到歸檔要求，導致最終形成的竣工圖與現(xiàn)實狀況存在差距；歸檔中有些數(shù)據(jù)存在明顯的誤差，審核人簽署時存在部分數(shù)據(jù)項漏缺的問題，有的工程圖紙違背了編制規(guī)則，部分標識不統(tǒng)一，造成最終收集的竣工圖出現(xiàn)很大的誤差，甚至部分數(shù)據(jù)失真。按照相關(guān)規(guī)定，項目竣工后必須進行質(zhì)量驗收并辦理竣工驗收手續(xù)。在驗收環(huán)節(jié)重新組織工作人員話費大量時間和精力來突擊補充檔案資料，而此時由于周期過長，致使檔案資料的真實性、完整性、準確性受到影響。

3 供熱項目檔案管理思路

3.1 基于互聯(lián)網(wǎng)平臺加快建設(shè)檔案資料信息化管理平臺

當前，隨著網(wǎng)絡(luò)科技在檔案領(lǐng)域的逐漸普及，項目檔案資料的收集效率及檔案管理水平大幅度提升。檔案工作不再局限于紙質(zhì)，而是通過一套支持快速錄入、修改、打印、檢索和整理等操作功能的檔案管理平臺實現(xiàn)（見圖1），這給檔案工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，為了應對挑戰(zhàn)，要求檔案管理人員必須全面掌握檔案管理軟件的操作方法，利用信息手段將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件，大幅度提高檔案錄入效率，同時組建檔案目錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，對紙質(zhì)文件和電子文件同步管理，促進信息資源共享，為供熱項目建設(shè)服務(wù)。

3.2 建立健全供熱項目檔案管理制度

要保證供熱項目檔案資料完整，就必須建立一套統(tǒng)一的檔案管理模式，結(jié)合國家政策以及行業(yè)中的相關(guān)規(guī)定，在供熱項目實施的現(xiàn)實條件的基礎(chǔ)上秉承“規(guī)范、合理、實用”的原則建立或完善檔案管理制度，按照文件資料的形成、收集、分類匯總、移交的工作順序重新樹立檔案工作流程，對各個環(huán)節(jié)提出規(guī)范化的工作要求，以實現(xiàn)對文件資料的集中管理。另外，要根據(jù)文件資料的形成過程組建專業(yè)化的檔案工作組，由負責人集中協(xié)調(diào)各個組員的工作任務(wù)，明確個成員以及各相關(guān)部門的職責和義務(wù)，使檔案管理工作真正成為供熱項目建設(shè)的目標之一，基于工作目標建立業(yè)務(wù)考核體系，確保工程檔案的規(guī)范性和完整性。

3.3 梳理檔案管理流程，加強檔案管理人員的技能培訓

為了實現(xiàn)供熱項目建設(shè)檔案的有序管理，提高企業(yè)對檔案工作重要性的認識，全面推進檔案宣傳培訓工作，將相關(guān)制度、歸檔文件范圍、分類標準、整理流程到各個參建單位，并進行有針對性的講解、答疑，確保工程檔案的完整、準確，提高他們做好供熱項目建設(shè)檔案管理的自覺性和責任感，及時將工程建設(shè)過程中形成的資料歸檔并送交專門檔案管理人員，避免檔案的丟失，確保工程檔案的完整性。

3.4 根據(jù)供熱項目的建設(shè)進度及時搜集并完善相應的檔案資料

在供熱項目實施過程中，為了在保證相關(guān)文件、資料真實可靠的前提下將其及時歸檔保管，檔案管理部門必須在項目實施開始前提前介入，并在項目實施過程中和實施后實時關(guān)注文件、資料的生成和收集，使檔案工作真正滲透到項目實施的全過程。負責收集和整理文件、資料的檔案工作人員，必須主動深入現(xiàn)場展開跟蹤調(diào)研并提供業(yè)務(wù)指導，以確保隨時掌握第一手資料，特別是要對關(guān)系到項目建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵節(jié)點的資料加強跟蹤收集工作，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

4 結(jié)束語

供熱項目檔案是項目建設(shè)中不可或缺的數(shù)據(jù)信息，涉及到工程建設(shè)的方方面面，因此必須把供熱項目檔案工作納入科學化、規(guī)范化的管理軌道，全面規(guī)范企業(yè)檔案工作，提高現(xiàn)代化管理水平，為建設(shè)一流的供熱項目項目提供檔案方面的保證。在本文中，筆者結(jié)合供熱工程檔案資料的特點、分類管理原則及檔案管理工作中存在的問題進行了分析和探討，從明確各參與方責任、規(guī)范化收集整理和實行科學化管理體系、加強檔案管理人員的指導等方面提出了加強檔案資料的管理措施，從而為整個項目的管理提供了必要的保障。在實際管理工作中，不同的供熱項目在檔案資料的搜集和整理方面會有不同的要求，檔案管理工作人員應該結(jié)合具體項目的特點及檔案管理要求有針對性的開展檔案工作，使檔案管理真正成為整個供熱項目的有效保障。

參考文獻：

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項目檔案管理范文第5篇

本文主要通過對ERP系統(tǒng)建設(shè)項目檔案管理在大型企業(yè)中的一般性和特殊性分析，有針對性的制定相應檔案管理對策，保障項目檔案管理目標實現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：

檔案管理 ERP 一般性 特殊性

一、ERP項目檔案管理的一般性分析

一般而言，ERP項目的實施主要分為初次調(diào)研階段、系統(tǒng)培訓、制定藍圖、確定編碼規(guī)則、主數(shù)據(jù)收集、流程測試、期初數(shù)據(jù)導入、上線支持八個階段，一般性的檔案管理，就是將這八個方面產(chǎn)生的資料進行收集、整理、歸檔。這樣的檔案管理不能深層次的體現(xiàn)ERP項目的檔案精髓。

二、ERP項目檔案管理的特殊性分析

文檔隨著ERP的實施而逐漸完善，同時也反映了整個ERP實施過程。文檔管理是項目管理的核心。雖然ERP項目具有大多數(shù)信息化項目檔案管理的一般性，但同時也具有很多它的特殊性，這也給ERP項目的檔案管理提出更高的要求。這些特殊性主要體現(xiàn)在：(1)需要比一般項目開展更多更細致的前期研究工作和配套準備工作，這些工作將形成比其它類項目更多的檔案資料，并具有較高的檔案價值。如果忽視對這部分資料的歸檔，將失去較多的檔案件。(2)ERP項目開工前要舉行正式的項目開工大會，要求參加人員的層級高、規(guī)模大，會議準備的文獻要求程度高，這些綱領(lǐng)性文件資料，是很寶貴的檔案源，需要及時預歸檔案處理。(3)與其它大部分的信息化項目不同，ERP項目建設(shè)中需要設(shè)計成套的藍圖資料，這些都是后期技術(shù)開發(fā)、人員培訓、系統(tǒng)應用管理的主要依據(jù)，是極為重要的檔案源，必須高度重視其歸檔管理。(4)ERP系統(tǒng)內(nèi)部的整體業(yè)務(wù)架構(gòu)、模塊創(chuàng)建、塊間邏輯關(guān)系、系統(tǒng)實現(xiàn)方式等極為復雜，在業(yè)務(wù)模型向技術(shù)實現(xiàn)轉(zhuǎn)化、系統(tǒng)成型過程中的各類測試和改進優(yōu)化等，都將產(chǎn)生很多相應的特殊資料（如多版本），也是重要的檔案源需要加強管理。(5)ERP系統(tǒng)上線前的數(shù)據(jù)整理和主數(shù)據(jù)界定等都是難度大、涉及部門和單位多的事項，還涉及采集標準問題、數(shù)據(jù)規(guī)劃問題、數(shù)據(jù)多元審核問題等等，產(chǎn)生的檔案資料完整性、準確性比其它系統(tǒng)要求高且復雜，需要高度重視其資料的歸檔管理。(6)ERP系統(tǒng)的應用管理環(huán)境寬廣和層級多，各項業(yè)務(wù)都的本質(zhì)都是與人、財、物等企業(yè)核心管理要素打交道，控管要求在所有系統(tǒng)中層級最高，標準最嚴格。系統(tǒng)的技術(shù)功能需要與企業(yè)的內(nèi)控體系密切融合，增加了系統(tǒng)實現(xiàn)的難度和增加了許多特殊的檔案資料，需要納入歸檔范圍。(7)ERP系統(tǒng)上線的準備工作復雜且工作量巨大，其中人員培訓工作，涉及崗位構(gòu)成復雜、數(shù)量大、培訓材料與手冊構(gòu)成多樣、培訓教件多樣、考核標準多樣等特殊性，產(chǎn)生大量相關(guān)資料，有長期的檔案價值，需要完整的歸檔處理。(8)ERP系統(tǒng)上線、雙軌向單軌切換的多層級申請與審批資料的歸檔。(9)ERP系統(tǒng)上線后的雙軌運行評估資料、單軌切換有關(guān)資料歸檔，ERP系統(tǒng)上線后成功運行的標志物歸檔。(10)ERP系統(tǒng)上線應用的運行與維護期產(chǎn)生的相關(guān)資料的歸檔。(11)ERP系統(tǒng)全部安全管理的資料歸檔。(12)其它有特殊性的具有檔案價值的資料歸檔。

三、ERP項目中解決檔案的一般性與特殊性管理的主要對策

(1)提前學習研究和掌握項目運行規(guī)律，結(jié)合項目的一般性和特殊性，制定ERP項目檔案管理細則并認真執(zhí)行。(2)ERP項目中的特殊性所涉及的業(yè)務(wù)性和技術(shù)性都很突出，檔案源點的廟宇和檔案物的跟蹤管理，需要項目領(lǐng)導者在人員匹配、檔案管理指導和監(jiān)督管理方面多下功夫。(3)ERP項目產(chǎn)生的檔案資料，要隨項目進程伴隨性預歸和相應檔案化處理，不能全部留在項目尾期收歸。在正式歸檔前的階段，要確保檔案物的齊全。(4)ERP項目的檔案管理的首要條件，要確保項目檔案管理人員的穩(wěn)定性和專業(yè)化能力培養(yǎng)。項目的檔案工作主管領(lǐng)導為項目檔案管理創(chuàng)建必要的工作條件。(5)對于項目檔案管理遇到的新情況新問題，項目領(lǐng)導應及時組織解決。

四、結(jié)束語

總之，ERP項目檔案管理的一般性和特殊性研究應該在項目管理實踐中試用和總結(jié)完善，形成有推廣應用價值的管理體系，提升項目檔案質(zhì)量。

作者：呂微 單位：吉林油田公司信息中心

參考文獻