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文檔信息化管理范文第1篇

一、信息化條件下文書檔案管理的基本現(xiàn)狀

隨著信息化的推進(jìn)，文書檔案管理領(lǐng)域也廣泛的應(yīng)用信息化工具，包括文書檔案的內(nèi)容與保存、文書檔案的管理與應(yīng)用等方面，這有效的提高了文書檔案管理質(zhì)量，推動了文書檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。

（一）文書檔案內(nèi)容及其保存的實(shí)現(xiàn)信息化

首先，從文書檔案內(nèi)容來看，當(dāng)前文書檔案大多以Word文檔形式存在，并可以實(shí)現(xiàn)在這種文檔中進(jìn)行修改以至于最終成文，這就實(shí)現(xiàn)了文書檔案內(nèi)容的信息化。特別是，對于長期以來形成的紙質(zhì)文檔，也可以利用掃描、重新錄入等方式將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，掃描后的文檔也可以利用相應(yīng)的軟件將掃描件轉(zhuǎn)變?yōu)閃ord文檔，從而可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的文檔格式。其次，從保存來看，一般的單位都是利用專門的計(jì)算機(jī)，通過建立文件的形勢進(jìn)行保存，并且這種文件可以分類保存，并記錄保存的時(shí)間、責(zé)任人等信息。

（二）文書檔案管理與應(yīng)用的信息化

首先，從管理來看，目前文書檔案管理大多通過建立文書檔案目錄來推進(jìn)，如將一年的文書檔案進(jìn)行匯總并編制目錄，部分單位通過在Excel辦公軟件中建立詳細(xì)的目錄進(jìn)行管理，這就提高了管理的效率，便于查詢。其次，從應(yīng)用來看，對于一些非保密性的文書檔案，單位通過在互聯(lián)網(wǎng)、QQ群共享等渠道公布，幫助各主體甚至社會主體獲取文書檔案的相關(guān)信息，契合了當(dāng)前信息公開的需要，有效的推動了文書檔案的應(yīng)用。

二、信息化條件下文書檔案管理存在的問題

雖然信息化條件下文書檔案管理取得了明顯的成效，但也還存在一些問題，表現(xiàn)在文書檔案信息化程度不夠，信息化應(yīng)用能力不足，信息化配套管理制度不健全等方面。

（一）文書檔案信息化程度不夠

文書檔案信息化程度不夠是指尚未全面發(fā)揮信息化的作用，首先，從現(xiàn)存的文書檔案來看，部分單位文書檔案仍然只是保存紙質(zhì)文檔，電子文檔沒有保存，或者雖然保存了電子文檔，但電子文檔的內(nèi)容與紙質(zhì)文檔存在差異，如沒有將最終領(lǐng)導(dǎo)簽章確認(rèn)的電子文檔保存等，這就導(dǎo)致兩者之間存在差異，不利于文書檔案的開發(fā)利用。其次，從歷史文書檔案來看，沒有利用掃描儀等將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，或者轉(zhuǎn)變?yōu)閽呙杓臋n后沒有轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一格式的WORD文檔，導(dǎo)致文檔查詢等管理難度大。特別是對于單位內(nèi)部下屬各科室的文書檔案，由于各種因素的影響，其文書檔案電子化更加滯后，甚至出現(xiàn)電子檔案丟失等問題。

（二）信息化應(yīng)用能力不足

首先，信息化管理軟件開發(fā)滯后，部分單位特別是基層單位僅僅簡單的利用計(jì)算機(jī)設(shè)備存儲電子文檔，而沒有開發(fā)出相應(yīng)的管理軟件將所有的文書檔案納入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中進(jìn)行統(tǒng)一管理，這既不利于文書檔案的保存，也不利于文書檔案的開發(fā)利用。其次，信息化后的電子檔案開發(fā)利用不足，部分單位雖然保存了電子文書檔案，但長期沒有對文書檔案進(jìn)行歸納總結(jié)，沒有統(tǒng)計(jì)分析，難以形成完善的研究報(bào)告供領(lǐng)導(dǎo)者參考，從而沒有發(fā)揮信息化的作用。

（三）信息化配套管理制度不健全

首先，信息化條件下的文書檔案格式不統(tǒng)一，沒有制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的電子文書檔案格式，這使得單位內(nèi)部不同部門的電子文書檔案格式不盡相同，甚至差異較大，不利于統(tǒng)一管理。其次，信息化條件下的文書檔案借閱管理制度不健全，部分單位文書檔案特別是電子文書檔案存在利用互聯(lián)網(wǎng)隨意傳遞等問題，這種傳遞沒有履行必要的審批手續(xù)，容易導(dǎo)致信息泄露。再次，信息化條件下文書檔案安全管理制度不健全，部分單位雖然有保存電子文檔的意圖，但只是簡單的存放在計(jì)算機(jī)設(shè)備中，而沒有建立安全管理制度。

三、信息化條件下文書檔案管理創(chuàng)新思考

信息化給文書檔案管理帶來了重要的發(fā)展機(jī)遇，利用這種機(jī)遇，必須創(chuàng)新理念規(guī)劃文書檔案管理工作，創(chuàng)新工具強(qiáng)化文書檔案管理，創(chuàng)新模式規(guī)范文書檔案管理。

（一）創(chuàng)新理念規(guī)劃文書檔案管理工作

首先，要從長遠(yuǎn)發(fā)展的視角出發(fā)規(guī)劃文書檔案管理工作，長遠(yuǎn)來看，文書檔案必定會實(shí)現(xiàn)電子化、數(shù)字化，甚至紙質(zhì)文書都可能不再保存，因此，單位必須從長遠(yuǎn)發(fā)展的視角出發(fā)，加快規(guī)劃文書檔案工作，以適應(yīng)發(fā)展需要。其次，要從信息化的視角出發(fā)規(guī)劃文書檔案管理工作，要從文書檔案內(nèi)容、保存、管理、應(yīng)用等方面明確如何推進(jìn)文書檔案信息化，明確文書檔案信息化的目標(biāo)即實(shí)現(xiàn)全面的電子化管理，明確文書檔案的途徑、重點(diǎn)內(nèi)容和保障措施。

（二）創(chuàng)新工具強(qiáng)化文書檔案管理

首先，要積極開發(fā)文書檔案信息管理系統(tǒng)，單位要積極與開發(fā)商合作，根據(jù)自身的需求、文書檔案的總量規(guī)模開發(fā)出符合自身要求的數(shù)據(jù)庫，這種軟件要具有基本的查詢、文書檔案上傳、錄入、編輯、打印、下載等功能。其次，要積極利用信息化工具強(qiáng)化文書檔案管理，如規(guī)定單位內(nèi)部各部門出臺的文書檔案要在正是成文之日上傳到信息化管理系統(tǒng)中，文書檔案管理部門要對上傳的內(nèi)容進(jìn)行審核，以解決文書檔案保存滯后、管理不規(guī)范等問題。

文檔信息化管理范文第2篇

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理信息化

1何為檔案的信息化管理

1.1檔案信息化管理的內(nèi)涵

檔案信息化管理的內(nèi)涵包括兩個(gè)方面:一是應(yīng)用信息技術(shù)對檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開發(fā)應(yīng)用,對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進(jìn)行高效的管理,以提高醫(yī)院的管理效率。二是用信息流來調(diào)控檔案物流,最終實(shí)現(xiàn)“無紙化”管理,促進(jìn)管理創(chuàng)新。

1.2檔案信息化管理的內(nèi)容

(1)數(shù)據(jù)資料信息化。應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)把應(yīng)當(dāng)存檔的文件、資料信息等以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計(jì)算機(jī),以備處理。

(2)工作流程信息化。通過專用軟件實(shí)現(xiàn)檔案分類、編目和排序,為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標(biāo)準(zhǔn),減少人為調(diào)控和干預(yù)。為保證文檔一致性,醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)兼容。

(3)檔案檢索信息化。在施行分級檢索制度的前提下,通過醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)可隨時(shí)準(zhǔn)確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻(xiàn)等。

1.3檔案信息化管理的條件

一是需要配備開放式電腦查詢檢索系統(tǒng),向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。

二是要加快醫(yī)院局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。

三是需要建立檔案用戶信息庫,及時(shí)分析、了解用戶對檔案的需求,有針對性地編輯完整的系統(tǒng)檔案信息,提高檔案利用率。

四是要緊緊圍繞中心工作,多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動。

2醫(yī)院檔案信息化管理的重要性及必要性

2.1適應(yīng)社會發(fā)展的需要

現(xiàn)代信息社會日新月異,人們對各種時(shí)效性強(qiáng)、具有高價(jià)值的檔案信息的需求量越來越大,對利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的要求越來越強(qiáng),對檔案工作服務(wù)信息化的要求也相應(yīng)地越來越高,傳統(tǒng)的檔案管理模式及各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)。

2.2提升檔案管理水平的需要

從總體上來看,醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化程度不高,有些單位還比較落后,這就需要不斷更新管理意識,改革管理方法,運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù),提高工作效率,實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化,從根本上提高檔案管理和利用的水平。

2.3確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要

檔案信息化管理不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù),而且將會大大提高工作效率,使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用,同時(shí)可以延長檔案壽命。3醫(yī)院檔案信息化管理需要解決的問題

3.1需要大量資金投入

醫(yī)院檔案信息化的初期建設(shè)需要整體規(guī)劃,包括整個(gè)硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)置,如需要投入的設(shè)備就有計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、縮微設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等,還需要進(jìn)行信息的安全防護(hù),這些都需要很大的經(jīng)費(fèi)投入。另外,這些電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快,生命周短,其后續(xù)的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。

3.2任務(wù)繁雜,工作量大

醫(yī)院檔案的信息化管理有很多優(yōu)勢,但其工作量并不輕松,檔案的信息化建設(shè)需要完成的工作很多:(1)對現(xiàn)存檔案室的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理,通過掃描縮微等手段,將其轉(zhuǎn)換成電子文件。(2)要利用文檔處理軟件按照標(biāo)準(zhǔn)要求對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行規(guī)范整理,便于檢索利用。(3)要對醫(yī)院職能科室和業(yè)務(wù)科室提供網(wǎng)上利用平臺,搞好遠(yuǎn)程服務(wù)。(4)要采取數(shù)據(jù)備份,數(shù)據(jù)加密,設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施,確保檔案信息安全。(5)要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進(jìn)步,要對電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級,使其處于可用狀態(tài)。(6)紙質(zhì)檔案與電子文檔并存,工作量是雙倍甚至是多倍。

3.3難以獲求滿足工作要求的人才

檔案信息化管理要求工作人員要有相適應(yīng)的熟練的計(jì)算機(jī)操作技能,有獲取判斷運(yùn)用信息的能力,要有精通的檔案業(yè)務(wù)知識。那種既會檔案管理、計(jì)算機(jī)操作,又懂衛(wèi)生管理的復(fù)合型人才大受歡迎。但檔案部門待遇不高,優(yōu)秀人才難以吸引進(jìn)來,進(jìn)來后又難以留住,冗員又難以消化。

3.4需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)方式

傳統(tǒng)的檔案管理處于一種封閉的環(huán)境下,收集的也只是上級發(fā)來的紅頭文件、科研課題等等,沒有對信息進(jìn)行深層次的開發(fā)和加工,致使應(yīng)變能力不強(qiáng),競爭力不高。而檔案信息化面對的是遠(yuǎn)程的看不見的,是背靠背的服務(wù),服務(wù)方式是公開的透明的全方位的,服務(wù)質(zhì)量要經(jīng)得起網(wǎng)上的檢驗(yàn)。這就要求我們要更新服務(wù)理念,拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提升服務(wù)質(zhì)量。

4正視問題所在,加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)

4.1醫(yī)院檔案信息化的問題所在

(1)基礎(chǔ)設(shè)施有待完善。大部分醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)還有待完善,有的辦公自動化系統(tǒng)尚未實(shí)施,形成不了醫(yī)院檔案專業(yè)體系,檔案信息化管理也由此受到制約。

(2)技術(shù)保障與政策支持不夠。保證電子文件信息安全的技術(shù)措施還有待于相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)的引導(dǎo),電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術(shù)問題也缺乏明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。

(3)相關(guān)體系規(guī)范有待健全。檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺,但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展。制約著信息交流的范圍和程度,直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

4.2醫(yī)院檔案信息化的措施

(1)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。包括軟硬件方面的設(shè)施,即各種機(jī)器設(shè)備、各種檔案自動化處理程序、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)等。

文檔信息化管理范文第3篇

【關(guān)鍵詞】文書檔案；信息化；利用率；安全保護(hù)

1文書紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點(diǎn)

1.1紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定性

紙質(zhì)檔案顧名思義就是用紙記錄的檔案，比如：日記、戶口本、信件、圖紙、合同、證書等都屬于紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案有兩個(gè)特點(diǎn)，分別是穩(wěn)定性以及安全性，紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性來源于紙張、顏料、染料的穩(wěn)定性，而紙質(zhì)檔案的安全性則來源于紙質(zhì)檔案上的字跡，眾所周知，每一個(gè)人的字跡都是有所區(qū)別的，所以紙質(zhì)檔案的造假幾率很小，所以其安全性很高。但是，紙質(zhì)檔案卻有一個(gè)特別顯著的缺點(diǎn)——不易保存，紙質(zhì)檔案的保存會受到保存地點(diǎn)、保存環(huán)境的影響，大量的紙質(zhì)檔案不僅需要足夠的保存空間，還需要高額的維護(hù)費(fèi)用，而且紙質(zhì)檔案在查閱、搬移等過程中或多或少都會有所損傷，除此之外，紙質(zhì)檔案還會害怕潮濕、火災(zāi)、水災(zāi)等不可控制的災(zāi)害。這就不能保證檔案的完整性，不利于數(shù)據(jù)以及實(shí)際情況的記錄。

1.2電子檔案的存儲具有多樣性

電子檔案顧名思義就是用電子為載體記錄的檔案，電子檔案也是信息技術(shù)發(fā)展的大趨勢。電子檔案和紙質(zhì)檔案的最大區(qū)別就在于，電子檔案雖然存儲的數(shù)據(jù)內(nèi)容非常大，但是它的載體卻很小，像U盤、移動硬盤等存儲設(shè)備，雖然體積小，但是容量卻特別大。電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，它不但可以記錄文字，還可以記錄圖片、視頻、音頻、影像等內(nèi)容，讓文書檔案變得更具體、更準(zhǔn)確。除此之外，電子檔案還可以進(jìn)行異地共享，檔案的使用不會受到地區(qū)、時(shí)間的影像，只要有網(wǎng)絡(luò)就可以隨時(shí)查閱，大大提高了檔案的利用率。此外，電子檔案還可以進(jìn)行多元化的備份，這也大大降低了檔案丟失、損毀的風(fēng)險(xiǎn)。隨著社會的發(fā)展，檔案的數(shù)量越來閱讀，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理太過于繁瑣。紙質(zhì)檔案在進(jìn)行查詢時(shí)，需要多道程序的審查，才能找到想要查詢的檔案。檔案的管理工作也可以通過先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理。將檔案數(shù)據(jù)輸入進(jìn)網(wǎng)絡(luò)，檔案在網(wǎng)上進(jìn)行管理，極大地促進(jìn)了檔案的公開性以及查詢檔案的便捷性，提高了檔案管理工作的效率。

2加強(qiáng)文書檔案管理信息化建設(shè)利用率

2.1文書檔案信息化機(jī)制的建立

電子檔案管理應(yīng)該建立健全的管理機(jī)制，首先檔案源數(shù)據(jù)的收集必須精確，檔案數(shù)據(jù)的復(fù)制、備份、保存等必須保證和源數(shù)據(jù)相一致。除此之外，還應(yīng)該盡量把圖像類的數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)換成文字?jǐn)?shù)據(jù)資料，這樣可以方便后期的查閱和使用。電子檔案的格式也必須根據(jù)國家規(guī)定來統(tǒng)一設(shè)計(jì)，并創(chuàng)建相應(yīng)的電子檔案管理機(jī)制。此外，電子檔案管理工作人員的責(zé)任劃分也應(yīng)該依照國家的相關(guān)規(guī)定來執(zhí)行，這樣可以保證電子檔案管理工作的規(guī)范和準(zhǔn)確，盡量降低了電子檔案管理工作出錯的幾率。

2.2文書檔案信息化水平的加強(qiáng)

在地震局的防震減災(zāi)工作中，文書的檔案管理工作是非常重要的一部分，但是，在現(xiàn)有的防震減災(zāi)文書檔案管理工作中，不但文書檔案管理的工作量非常大，而且文書檔案管理的工作人員還特別稀缺。大部分文書檔案管理工作人員對紙質(zhì)檔案管理模式都熟記于心，可是隨著電子檔案管理模式的出現(xiàn)，文書檔案管理工作人員必須及時(shí)提升自身的技術(shù)水平，最大程度的滿足其工作需求。用現(xiàn)代化的檔案管理模式來服務(wù)于當(dāng)前的防震減災(zāi)事業(yè)。電子檔案管理模式是社會信息化發(fā)展的必然趨勢。所以必須改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，讓文書檔案管理朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化的方向去發(fā)展，各個(gè)部門之間也應(yīng)該互相交流和幫助，這樣才能更好的推進(jìn)防震減災(zāi)文書檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3加強(qiáng)文書檔案信息化管理的安全保護(hù)

3.1提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提高文書檔案管理安全的措施之一就是，一定要提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。文書檔案工作是單位中比較重要的工作內(nèi)容，工作人員不但要具備過硬的技術(shù)水平，還必須具備一定的綜合素養(yǎng)。在日常工作中，檔案管理的工作人員必須要有及時(shí)收集、整理檔案資料的意識，查閱完檔案必須及時(shí)歸還原處，定期維護(hù)、檢查檔案是否有缺損。與此同時(shí)，還應(yīng)該定期給檔案管理的工作人員安排培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會，讓他們多學(xué)習(xí)，努力提升自己的技術(shù)水平和能力。還要有足夠的職業(yè)素養(yǎng)，在管理的過程中，認(rèn)真負(fù)責(zé)每一份檔案。不能隨意將檔案借出，以免泄露重要信息。

3.2強(qiáng)化文書檔案信息化管理的安全防范

提高文書檔案管理安全的措施之二就是，一定要加強(qiáng)文書檔案信息化管理的安全防范，主要方式有兩種：一，創(chuàng)建一個(gè)文書檔案管理的內(nèi)部平臺，用此來監(jiān)督和管理局內(nèi)重要的文書檔案；二，進(jìn)行電子文書檔案的備份和容災(zāi)，當(dāng)電子文書檔案受到損壞的時(shí)候，及時(shí)的采取補(bǔ)救措施，把損壞的檔案及時(shí)的修補(bǔ)和還原，讓文書檔案可以盡量恢復(fù)正常。

4結(jié)語

隨著防震減災(zāi)事業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的缺陷也逐漸的顯露了出來。防震減災(zāi)工作不可能局限于一個(gè)地區(qū)，所以文書檔案的使用情況也會越來越頻繁。所以，如何創(chuàng)建出一種高效、科學(xué)的文書檔案管理方式是目前防震減災(zāi)機(jī)構(gòu)亟待解決的難題。電子檔案的出現(xiàn)不但滿足了目前防震減災(zāi)事業(yè)的發(fā)展需求，還提高了防震減災(zāi)文書檔案的使用效率，可以為地震局相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的判斷依據(jù)。文書檔案的信息化發(fā)展是社會發(fā)展的大趨勢，它可以提高防震減災(zāi)工作的準(zhǔn)確性，讓防震減災(zāi)工作中的文書檔案管理工作變得更科學(xué)、更合理、更準(zhǔn)確。

參考文獻(xiàn)

[1]張雪.事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)分析[J].蘭臺內(nèi)外,2019(18):25-26.

文檔信息化管理范文第4篇

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理；問題；解決方案

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

檔案信息化管理指的是在檔案行政管理部門的指導(dǎo)下，依照先進(jìn)的科學(xué)思想和完善的組織管理辦法來增強(qiáng)組織內(nèi)部的信息化管理能力，并且要運(yùn)用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技手段，對文檔信息進(jìn)行發(fā)掘、整合，使信息在獲取、處理、傳輸和應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等方面，實(shí)現(xiàn)檔案信息利用效率的提高和資源共享的目的。就目前我國的檔案信息管理方式而言，由于內(nèi)部的檔案信息管理操作系統(tǒng)不一樣而導(dǎo)致許多問題的出現(xiàn)， 這些問題很容易造成信息化管理風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，很大程度上阻礙了檔案信息化管理工作的順利開展。所以需要從外部的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、應(yīng)用環(huán)境和從業(yè)人員的素質(zhì)方面加大改革的力度，從而使檔案信息的管理系統(tǒng)可以朝著更加安全更加穩(wěn)定的法相發(fā)展。

一、消防檔案管理信息化中存在的主要問題

（一）傳統(tǒng)的檔案管理方式束縛了新型檔案信息化管理的發(fā)展

就目前來說，檔案部門還是傳統(tǒng)的“為保管而保管”“只保管不利用”的陳舊思想，仍舊是以往的“等待”“索要”等一些安于現(xiàn)狀的行為，不講求經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，只是一味的重復(fù)“你來查找我便調(diào)取”的做法，不更新，不發(fā)展，也不改革。伴隨著新技術(shù)和相關(guān)科學(xué)理論的不斷滲透發(fā)展，新形勢下的信息化檔案管理涌現(xiàn)出了很多的新問題和新情況，這使得一些思想觀念閉塞、行為方面認(rèn)識不足的工作人員遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)代的發(fā)展，隨即導(dǎo)致了制約檔案信息化管理發(fā)展的不良因素的存在。

（二）設(shè)備老化經(jīng)費(fèi)緊缺，達(dá)不到信息化管理的要求

經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，帶動了檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和管理服務(wù)的現(xiàn)代化，這也是我國當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的主方向。檔案管理要符合時(shí)代的潮流，就必須不斷的改進(jìn)設(shè)備和更新技術(shù)。所以，檔案館和從事檔案管理的工作人員就必須投入更多的人力、物力、財(cái)力去把這些問題解決，然而設(shè)備是處于不斷的更新變化中的，所以長此以往，檔案工作部門不可能僅僅依靠政府的財(cái)政撥款就可以解決好經(jīng)費(fèi)不足的問題。尤其是近年來，政府的財(cái)政撥款顯得極其緊張又極其嚴(yán)格，所以，設(shè)備老化和經(jīng)費(fèi)不足又稱為了制約檔案信息化管理的主要因素之一。

（三）檔案保密和檔案安全受到威脅

信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用不是只停留在一方面，它會不斷的滲透到各個(gè)領(lǐng)域及各種環(huán)境場合，這就使檔案保密和檔案安全受到了威脅。一方面是人為原因，檔案管理部門的檔案從業(yè)人員保密意識和安全意識不強(qiáng)，經(jīng)常將一些重要的檔案不經(jīng)過嚴(yán)格的審查和管理就隨意的發(fā)到自己的網(wǎng)站上，造成了一些秘密檔案的外流與遺失。另一方面是技術(shù)問題的原因，眾所周知，當(dāng)下的信息網(wǎng)絡(luò)中，由于電腦病毒泛濫，在加上黑客行為的大肆進(jìn)攻，致使檔案信息的安全和保密工作受到嚴(yán)重挑戰(zhàn)。這些問題都需要我們高度重視起來并及時(shí)解決。

（四）電子文件的歸檔問題得不到落實(shí)

截止到目前，我國始終都沒有建立一個(gè)完善的達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式和檔案信息系統(tǒng)一直都是處于相互分離的狀態(tài)，各行其是，聯(lián)系甚微，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，這些問題致使了檔案信息無法實(shí)現(xiàn)資源共享的目的。此外，在諸多辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)多數(shù)情況下都沒有檔案管理者的參與，或者由于檔案管理者相關(guān)專業(yè)知識匱乏而無法參與，這也就是導(dǎo)致電子文件從形成到歸檔之間存在不少問題的原因所在。

（五）嚴(yán)重缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才

科技的進(jìn)步帶動了信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，這也一定程度上促進(jìn)了檔案管理的變革，以往的管理方式、方法、手段都已經(jīng)無法適應(yīng)信息化管理所提出的最新要求，這也給從事檔案管理的工作人員提出了更高層次的要求。然而，縱觀整個(gè)檔案管理部門，不難看出，檔案從業(yè)者的整體素質(zhì)都不是很高，對于高素質(zhì)的人才，檔案管理部門又可能由于其他一些原因留不住，諸多素質(zhì)全面發(fā)展的人才，檔案部門還引進(jìn)不來，因此，高素質(zhì)人才的缺乏又嚴(yán)重束縛了檔案管理信息化的發(fā)展。

二、解決檔案管理信息化問題應(yīng)采取的措施

（一）改變傳統(tǒng)的陳舊觀念，走現(xiàn)代化社會服務(wù)路線

傳統(tǒng)觀念的束縛制約，是影響檔案信息化管理的主要因素之一，首先要沖破這些一如既往的陳舊理念的枷鎖，樹立全新的開放意識和創(chuàng)新意識，積極促使檔案管理在檔案信息的利用、管理上服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)于社會發(fā)展。其次，要從原來的被動服務(wù)走向“面向社會，多方聯(lián)系”的主動服務(wù)，拓展服務(wù)渠道，健全服務(wù)功能，用前沿的眼光去看待研究利用者潛在的需求，為利用者提供積極主動、方便快捷的超越時(shí)間和空間的高端服務(wù)，與此同時(shí)要加強(qiáng)館際交流，加大對所擁有的館藏的宣傳和推銷。最后一方面就是加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)利用，檔案是信息也是資源，沒有檔案，信息也就不復(fù)存在了，沒有信息，自然也就缺失了服務(wù)的資源。所以，檔案部門要對檔案信息資源深度開發(fā)利用，以此為信息時(shí)代的到來提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

（二）建立健全完善的檔案信息安全管理制度

檔案管理本身具有的服務(wù)性質(zhì)決定了檔案館要盡可能的開發(fā)和挖掘檔案信息，為相關(guān)的工作利用提供便利的服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息利用功能的最大化，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的目的。但是資源共享又和資源安全是相互矛盾的，這就要求必須建立健全完善的安全管理制度。尤其是電子檔案的管理更是需要匹配一套完整嚴(yán)格的安全措施，讓每一個(gè)環(huán)節(jié)都不存在安全隱患。首要問題是電子文件的制作過程要實(shí)行權(quán)責(zé)分開機(jī)制，不能將二者混淆不清。然后就是在硬件管理上的要求，需要進(jìn)一步完善電子文件與計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，做好溫度和濕度的控制，防止出現(xiàn)存儲介質(zhì)被磁化的問題，與此同時(shí)還要加強(qiáng)防盜措施的維護(hù)和完善。

（三）培養(yǎng)和引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人員

要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，人才很重要，它要求檔案從業(yè)人員要有專業(yè)的技能和扎實(shí)的知識基礎(chǔ)，所以必須要重視人才的培養(yǎng)，首先就是對在職人員實(shí)行各種形式的再教育，以適應(yīng)技術(shù)和科技發(fā)展的需要，與此同時(shí)要注意引進(jìn)智能型的專業(yè)人才，兩者相互結(jié)合相互促進(jìn)，為適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展建議一支智能化檔案管理隊(duì)伍。

結(jié)束語：總而言之，檔案作為一種原生的信息資源，它的重要性也在不斷的顯現(xiàn)，新的挑戰(zhàn)形式，也給檔案管理人員帶來了新的課題，作為檔案管理工作的從業(yè)人員需要不斷學(xué)習(xí)理論基礎(chǔ)的同時(shí)要逐步的、全面的掌握信息技術(shù)的重要內(nèi)涵，為檔案工作提供服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為精神文明建設(shè)服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全方位改革與發(fā)展。

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[3]岑愛卿.檔案信息化管理問題探析[J].黑龍江檔案，2013（04）．

文檔信息化管理范文第5篇

檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價(jià)值型等特點(diǎn)，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點(diǎn)為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。

科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項(xiàng)技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物?？萍紮n案對于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進(jìn)入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當(dāng)高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

對于一個(gè)企業(yè)來說，研發(fā)能力的強(qiáng)弱，是衡量其核心競爭力的重要指標(biāo)，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗(yàn)，吸取大量的前人失敗教訓(xùn)?？萍紮n案利用價(jià)值是它本身固有的特點(diǎn)，使其變利用價(jià)值為使用價(jià)值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。