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【關(guān)鍵詞】海外石油企業(yè);采購成本;成本控制
采辦工作是企業(yè)經(jīng)營過程中不可或缺的重要環(huán)節(jié),采辦成本占海外石油企業(yè)作業(yè)成本比重非常之高。以2014年為例,在中國石化哥倫比亞公司(以下簡稱哥倫比亞公司),通過采辦活動獲得的物資、服務(wù)等成本占到了公司當(dāng)年操作費(fèi)用的60%。在保證質(zhì)量的前提下,控制采辦成本、節(jié)約資金占用、提升采辦效率對提升海外石油企業(yè)利潤空間影響巨大。為了壓縮成本、提升利潤空間,企業(yè)改變采辦理念,提升采辦管理,最終壓縮采辦成本勢在必行。
一、中國石化哥倫比亞公司采辦管理的現(xiàn)狀
1.公司采辦的職能與地位
哥倫比亞公司采辦部門的主要職責(zé)是:按照公司工作計劃編制采辦計劃,依照采辦計劃對所需物資設(shè)備、工程服務(wù)進(jìn)行招標(biāo)采購,采辦合同簽約,采購來生產(chǎn)物資存放管理,采購過程中的物流管理,采辦團(tuán)隊建設(shè)、制度制定及其他相關(guān)職能。
哥倫比亞公司采辦工作的全部活動就是取得公司在勘探開發(fā)、生產(chǎn)作業(yè)和油田設(shè)施建設(shè)等所必需的物資材料和服務(wù),動用資金量大,對公司成本影響突出。采辦部門在公司內(nèi)部決策和發(fā)展戰(zhàn)略中具有極其重要的作用,成為除公司生產(chǎn)、運(yùn)營以外的第三大主要經(jīng)營管理活動。它對于降低生產(chǎn)成本、增加公司效益、提升公司價值有著極其重要的戰(zhàn)略地位和作用。
2.公司采辦管理理念
哥倫比亞公司的采辦管理理念是:物資及服務(wù)質(zhì)量優(yōu)先,壓縮采辦成本,提升經(jīng)濟(jì)效益,學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗,應(yīng)用先進(jìn)技術(shù),不斷提升采辦管理水平,逐步完善公司采辦團(tuán)隊、采辦制度,形成公司自身采辦資源,加強(qiáng)采辦內(nèi)部控制建設(shè),堅決杜絕違規(guī)違紀(jì)。
哥倫比亞公司的前身是一家私人風(fēng)險勘探公司,中國石化從該公司收購了其部分資產(chǎn)后形成了中國石化哥倫比亞公司。原所有者的經(jīng)營理念為資本運(yùn)作,故原公司基本沒有管理積淀,包括采辦隊伍、管理積淀。公司收購后,經(jīng)過幾年的不斷學(xué)習(xí)與嘗試,哥倫比亞公司的采購理念實時更新,采辦成本持續(xù)降低,采辦工作取得了很好的成績。
二、采辦管理中的難點(diǎn)分析
1.公司年度計劃調(diào)整給采辦工作帶來的困難
公司經(jīng)營計劃是采辦計劃的基礎(chǔ),公司的生產(chǎn)經(jīng)營計劃有時會根據(jù)公司外部環(huán)境變化、實際執(zhí)行情況等進(jìn)行調(diào)整,公司經(jīng)營計劃的調(diào)整必然帶來采辦計劃的調(diào)整。因為采辦工作有采辦周期,采辦計劃的調(diào)整勢必會導(dǎo)致已進(jìn)入采辦程序的資源無法被充分利用,同時因留給安排新采辦工作的時間較短,會使采辦部門為完成采辦工作需要充足的時間和生產(chǎn)運(yùn)營需要物資盡快開始工作之間發(fā)生沖突。哥倫比亞公司的年度投資計劃在每年5月份左右進(jìn)行年中調(diào)整,如何既能迅速適應(yīng)公司經(jīng)營計劃調(diào)整需求,又能控制采購成本上升,給采辦工作帶來了很多挑戰(zhàn)。
2.當(dāng)?shù)匚镔Y匱乏、商業(yè)和物流業(yè)不發(fā)達(dá)給采辦工作帶來的困難
哥倫比亞公司是一家下屬于中國石化的海外石油企業(yè),其具體經(jīng)營地點(diǎn)在哥倫比亞。哥倫比亞是一個以畜牧業(yè)和礦產(chǎn)開發(fā)為主的資源型國家,基礎(chǔ)工業(yè)落后,商業(yè)及運(yùn)輸業(yè)欠發(fā)達(dá),石油生產(chǎn)所需的原材料和設(shè)備全部依賴進(jìn)口。在這種大環(huán)境下,處在哥倫比亞的石油作業(yè)公司常常面臨著采辦資源匱乏,采辦周期長,供貨難以及時的難題,直接增加了企業(yè)的經(jīng)營成本,哥倫比亞公司也面臨同樣的問題。
3.需求規(guī)模較小,無法形成規(guī)模給采辦工作帶來的困難
哥倫比亞公司在哥倫比亞是一家小型石油公司,年度需求計劃較小(需求總量上的原因),同時因為無法做到合理規(guī)劃等原因(需求時間安排上的原因),會使采購無法形成規(guī)模、批量,一方面導(dǎo)致了采辦工作無法及時完成;另一方面導(dǎo)致了采辦成本的上升。以鉆井為例,哥倫比亞公司的年度鉆井計劃為4口左右,且常常這些工作不是由同一家公司完成。這樣有限的工作量在尋求服務(wù)商的招標(biāo)中,只會有當(dāng)?shù)赜邢薜年犖閰⒓?,因為考慮國際動遷費(fèi)用的問題,其他國家的服務(wù)隊伍是不會參加這么有限的工作量的招標(biāo)的。這樣就造成了招標(biāo)方對服務(wù)商的選擇面窄、議價能力弱的局面,這種對招標(biāo)方不利的局面導(dǎo)致采購工作無法順利完成、采購成本難以控制等諸多問題。
三、降低采辦成本費(fèi)用的途徑分析
1.將公司長短期規(guī)劃與采辦計劃有效結(jié)合
公司長遠(yuǎn)規(guī)劃和年度計劃是整個公司運(yùn)營的方向,在編制公司長期規(guī)劃和年度計劃時,邀請采辦部門人員參加,讓采辦人員了解公司規(guī)劃和年度計劃的細(xì)節(jié),并就公司規(guī)劃及年度計劃中的物資儲備和采辦問題提出相關(guān)意見。這樣可以讓采辦部門綜合了解公司長遠(yuǎn)規(guī)劃,在公司長遠(yuǎn)規(guī)劃下制定相應(yīng)的長期采辦計劃,提前開始信息收集,市場調(diào)查,詳細(xì)規(guī)劃等工作。公司規(guī)劃和年度計劃調(diào)整時,也要邀請采辦人員參加,對計劃調(diào)整和采辦工作及采辦計劃影響作出分析和評估,綜合對比已完成、已進(jìn)入采辦程序的采辦工作調(diào)整形成的成本及因公司計劃調(diào)整產(chǎn)生的倉促采購形成的額外成本和計劃調(diào)整后新項目盡快上產(chǎn)形成的效益,從公司整體效益最大化的立足點(diǎn)出發(fā),尋找成本和效益的最佳結(jié)合點(diǎn)。哥倫比亞公司充分認(rèn)識到了公司計劃和采辦工作的緊密性,采辦部門經(jīng)理參與公司計劃的制定及調(diào)整,從采辦角度出發(fā),仔細(xì)評估物資及服務(wù)需求是否可及時到位、是否經(jīng)濟(jì),有效保證公司計劃的有效實施,成本經(jīng)濟(jì)。公司計劃和采辦計劃結(jié)合好了,可以在從源頭上避免資源浪費(fèi),節(jié)約成本。
2.有效利用采辦策略壓縮采辦成本
采購物資的價格是由市場供需決定的,物資采購價格是采購成本的主要部分,充分分析市場動態(tài),了解物資供應(yīng)和需求情況,針對不同的供需情況采取不同的采購策略,可以在很大程度上壓縮采辦成本。綜合分析市場供求關(guān)系,一共有三種情況,供大于求、供不應(yīng)求和供求相對平衡。對于供大于求的物資,因為企業(yè)處于買方市場,價格、貨源充足情況等都對公司采辦工作有利,要充分利用供應(yīng)商之間的激烈競爭,多爭取對公司有利的采購條件,在保證質(zhì)量的情況下盡可能多地壓縮采購成本。對于供不應(yīng)求的物資,企業(yè)處于賣方市場,賣方占主導(dǎo)地位,要培養(yǎng)和供應(yīng)商之間的良好關(guān)系,選擇幾家供貨商作為長期合作伙伴,一方面可以保證貨源,同時也可以保證采購相同的物資成本不至于太高。對于供求相對平衡的物資,在對物資價格做充分的調(diào)查后,在市場中公開招標(biāo)獲取相應(yīng)物資。
另外,采辦人員可以利用物資和服務(wù)價格的走勢預(yù)期控制采購成本。市場價格的走勢可分為上漲、相對無變動或下跌,針對不同價格預(yù)期采取不同策略。在可以提前籌備的情況下,預(yù)期物價上漲時,公司應(yīng)提前安排采購,鎖定價格,簽署采購合同,防止物價上漲的額外支出。反之,在預(yù)期價格下跌時,可以考慮在不影響生產(chǎn)的情況下,向后順延采購時間,從價格下降中獲利,同時可以減少資金占用成本。在價格相對平穩(wěn)時,盡量滯后采購,節(jié)約資金占用成本。
3.優(yōu)化供應(yīng)商管理,建立與供應(yīng)商的長期合作關(guān)系,互惠共贏
供應(yīng)商的管理可以劃分為供應(yīng)商選擇和供應(yīng)商關(guān)系管理兩個部分。對供應(yīng)商的選擇要建立準(zhǔn)入評審制度,組織采購、法律、財務(wù)等部門,從經(jīng)濟(jì)、履約能力、信譽(yù)等方面評估供應(yīng)商的資質(zhì),建立供應(yīng)商檔案,實時更新供應(yīng)商檔案,定期進(jìn)行后續(xù)評估,保證供應(yīng)商信息實時性。對供應(yīng)商關(guān)系的管理,應(yīng)使用激勵與淘汰手段,形成互惠互利、合作共贏的關(guān)系。采購企業(yè)和供應(yīng)商既相互斗爭,又相互依存,在沒有溝通一致的情況下,任何一方對價格等條件的改變都會破壞雙方的長期合作關(guān)系。雙方應(yīng)相互信任,有效溝通,形成長期合作關(guān)系,并積極維護(hù)這種關(guān)系。如果采購企業(yè)給予供應(yīng)商適當(dāng)激勵,采購企業(yè)就會得到供貨效率、質(zhì)量等方面的回報,同時雙方的合作關(guān)系會更加牢固。在建立良好關(guān)系的同時,也要保證供應(yīng)商之間的競爭性,任何物資都要保證有多個供應(yīng)商可選擇,以避免倉促另尋合作伙伴產(chǎn)生的成本。
4.改善采辦流程、提升工作效率
在采辦部門內(nèi)部,完善的采購制度及流程,是采購工作順利運(yùn)行的保障,同時也能避免工作無法有效銜接產(chǎn)生的一些額外成本。公司采辦制度中應(yīng)明確規(guī)定:采購計劃的編制程序、審批程序,計劃執(zhí)行過程監(jiān)督和計劃執(zhí)行結(jié)果評估;采購申請及審批程序,明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)和權(quán)限;選擇采購方式的條件,解決采取何種采購方式的問題;采購定價機(jī)制,確定合理的采購價格;采購合同簽訂程序,明確雙方權(quán)利、義務(wù)及違約責(zé)任;驗收入庫程序,明確驗收方式及驗收責(zé)任,出具驗收證明;貨款及預(yù)付款支付程序,明確付款審核責(zé)任及權(quán)力,嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等無誤后,按照合同約定及時支付。同時,定期或不定期檢查采辦制度規(guī)定是否有效執(zhí)行,對執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題及時調(diào)整,保證采辦流程高效運(yùn)行。
在整個公司范圍內(nèi),各項采購任務(wù)需要各部門相互分工協(xié)作,彼此配合,才能順利完成。公司各部門應(yīng)有明確的部門職責(zé)分工,明確界定用戶部門與采辦部門在采購過程中的職責(zé)及責(zé)任,尤其應(yīng)明確在一些業(yè)務(wù)交叉點(diǎn)上的職責(zé)劃分,提高企業(yè)整體的管理工作效率,杜絕部門之間相互推諉扯皮。公司內(nèi)部各部門順利分工協(xié)作,各部門工作順利開展,公司整體的運(yùn)行效率就會提升,各部門內(nèi)耗的成本就會減少。
5.完善采辦、庫存等信息管理、避免重復(fù)采購
公司應(yīng)建立良好的信息管理系統(tǒng),保證各項采購信息能方便友好地被相關(guān)人員獲得、采用,充分利用現(xiàn)有資源,綜合統(tǒng)籌計劃,可以避免重復(fù)采購、庫存積壓,降低資金占用成本。同時,通過信息管理系統(tǒng),可以把整改采辦業(yè)務(wù)涉及的各部門集合起來,整體權(quán)衡, 從公司利用最大化角度出發(fā),壓縮成本,提升公司整體效益。首先,在制定采購計劃時,了解物資的庫存情況,根據(jù)物資庫存和新需求制定合理的采購計劃。其次,將采購計劃和實時更新的物資庫存情況上載到信息系統(tǒng),編制物資申購單的人員和審批申購單的人員在提交采購申請和審批時應(yīng)核對采購計劃、需求情況及庫存情況,庫存可以滿足需求的情況下不予進(jìn)入采辦程序。最后,通過信息系統(tǒng)及時監(jiān)督各種物資的庫存、采購、使用情況,定期分析,根據(jù)分析結(jié)果修正采辦計劃和采辦工作,形成管理的閉環(huán)。
參考文獻(xiàn):
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在理想狀況下,若各生產(chǎn)油井在計劃實施周期內(nèi),日產(chǎn)液量及含水率基本固定不變,沒有新井投產(chǎn),沒有停產(chǎn)井,各抽油機(jī)不產(chǎn)生故障且功率不變,那么要按計劃完成抽油生產(chǎn)任務(wù),問題顯然是比較容易解決的。然而在實際情況下,由于在完成計劃的過程中存在諸多的不確定性,都可能導(dǎo)致生產(chǎn)計劃的變化[1]。因此,首先必須搞清楚存在哪些不確定的因素,通過對各業(yè)務(wù)流程的認(rèn)真分析,歸結(jié)為:公司計劃調(diào)整,引起的生產(chǎn)計劃多次分解問題;隨著油井抽油時間的延伸,抽油井的產(chǎn)液量下降和含水率上升問題[2];由于抽油井減產(chǎn)過快需要對其實施措施,從而引起產(chǎn)油能力提升問題;新井的不斷投產(chǎn)問題和由于道路壞使得儲油罐中的存油無法泵走而影響抽油井無法生產(chǎn)問題[3];抽油機(jī)故障無法抽油問題等。針對上述存在的問題,其問題的關(guān)鍵是當(dāng)抽油井的生產(chǎn)狀態(tài)發(fā)生變化而導(dǎo)致生產(chǎn)計劃必須變化,這就要求各種抽油生產(chǎn)計劃的分解必須是一個動態(tài)分解過程[4]。因此,就必須搞清楚生產(chǎn)業(yè)務(wù)與哪些因素有關(guān),只有這樣才能保證生產(chǎn)計劃分解的合理[5]。具體分析如下:1)油田公司制定、分解、調(diào)整、下達(dá)抽油年度生產(chǎn)計劃應(yīng)重點(diǎn)考慮的因素:油田公司的年度計劃;油田公司所屬各采油廠的年生產(chǎn)能力和油田公司所屬各采油廠各季度的實際生產(chǎn)狀況。2)采油廠分解、調(diào)整、下達(dá)抽油季度生產(chǎn)計劃應(yīng)重點(diǎn)考慮的因素:公司年度生產(chǎn)計劃的調(diào)整;各個采油大隊的實際采油能力;各個采油大隊的油井生產(chǎn)動態(tài)和各采油大隊的月生產(chǎn)計劃的完成情況。3)采油大隊分解、調(diào)整、下達(dá)抽油月生產(chǎn)計劃應(yīng)重點(diǎn)考慮的因素:采油廠季度生產(chǎn)計劃的調(diào)整;各個采油區(qū)隊的實際采油能力;各個采油區(qū)隊的油井生產(chǎn)動態(tài)和各采油區(qū)隊的月生產(chǎn)計劃的完成情況。4)采油區(qū)隊分解、調(diào)整、上報抽油日生產(chǎn)任務(wù)應(yīng)重點(diǎn)考慮的因素:采油大隊月生產(chǎn)計劃的調(diào)整;各個采油點(diǎn)的實際采油能力和各個采油點(diǎn)的油井生產(chǎn)動態(tài)。5)采油點(diǎn)的主要工作:按電力供應(yīng)科下達(dá)的日抽油時段實施方案組織實施抽油任務(wù);如實地向采油區(qū)隊上報各抽油井實際產(chǎn)液量及含水率;上報各抽油井的實際生產(chǎn)狀況;預(yù)測各抽油井的可能狀況和上報新投抽油井情況。
2模型建立
通過前面的分析可知,該問題的本質(zhì)是在滿足各種約束的前提下,如何合理地分解計劃,使得在保證完成原油生產(chǎn)計劃,該問題的解決可歸結(jié)為多約束條件下的分步優(yōu)化問題[6]。根據(jù)采油廠實際情況對油井生產(chǎn)計劃分解建立如下相應(yīng)的優(yōu)化模型。
3實現(xiàn)流程
為了能夠?qū)崿F(xiàn)采油生產(chǎn)計劃的合理分配,提高原油生產(chǎn)效率,系統(tǒng)在具體實現(xiàn)中按照以下步驟組織實施,即:1)采油廠抽取上一季的實際生產(chǎn)情況,求得每個采油大隊的季度生產(chǎn)能力,并依據(jù)油田公司下達(dá)的年度生產(chǎn)計劃利用式(2)生成各采油大隊的第一季度生產(chǎn)計劃;對于第二、三、四季度的生產(chǎn)計劃的制定時,首先要查看油田公司的年度計劃是否有調(diào)整,如果有調(diào)整,則采油廠根據(jù)各采油大隊的上一季度實際完成情況,求得每個采油大隊的季度生產(chǎn)能力,利用式(3)并依據(jù)油田公司調(diào)整后的年度計劃下達(dá)下一季度的生產(chǎn)計劃。2)采油大隊抽取上一個月的實際生產(chǎn)情況,求得各采油區(qū)隊的月生產(chǎn)能力,并依據(jù)采油大隊的季度生產(chǎn)計劃利用式(5)生成各采油區(qū)隊的第一月生產(chǎn)計劃;對于第二、三個月的生產(chǎn)計劃的制定時,首先要查看采油大隊的季度計劃是否有調(diào)整,如果有調(diào)整,則采油大隊根據(jù)各采油區(qū)隊的上一個月實際完成情況,求得每個采油區(qū)隊的月生產(chǎn)能力,利用式(6)并依據(jù)采油大隊調(diào)整后的季度計劃下達(dá)下一個月生產(chǎn)計劃。3)采油區(qū)隊抽取上一天的實際生產(chǎn)情況,求得各采油點(diǎn)的日生產(chǎn)能力,并依據(jù)采油區(qū)隊的月生產(chǎn)計劃利用式(7)生成各采油點(diǎn)的單日生產(chǎn)計劃。4)采油點(diǎn)抽取當(dāng)日各油井的生產(chǎn)動態(tài),并依據(jù)采油區(qū)隊下達(dá)的日生產(chǎn)計劃,將計劃利用式(9)和(10)分配到每一口可生產(chǎn)的油井。同時,采油區(qū)隊在下達(dá)日生產(chǎn)計劃時,必須考慮由于對某些井要實施措施而需要停井和新投油井。
4結(jié)束語
(一)固定資產(chǎn)管理不嚴(yán)造成賬實不符
會計信息的真實有效是確保各項財務(wù)管理工作有效進(jìn)行的關(guān)鍵,然而在通信行業(yè)中對于固定資產(chǎn)管理仍然存在著賬實不符的想象,這個問題的出現(xiàn)有多方面的原因。首先,由于企業(yè)內(nèi)部的各項資產(chǎn)采購計劃缺少一定的監(jiān)督,許多資產(chǎn)采購計劃并沒有得到有效進(jìn)行,許多固定資產(chǎn)出現(xiàn)賬面虛列。通信企業(yè)的設(shè)備使用和線路鋪設(shè)范圍較大,很難對這些資產(chǎn)進(jìn)行實地的勘察核實,這就難免造成會計信息失真,給企業(yè)財務(wù)核算帶來困難。其次,對于固定資產(chǎn)的管理,企業(yè)內(nèi)部各部門的協(xié)調(diào)工作不完善,對于己經(jīng)安裝或己拆卸的設(shè)備,工作人員并沒有及時通知財務(wù)人員進(jìn)行登帳,造成會計信息的滯后。另外,由于對固定資產(chǎn)的事前監(jiān)管不嚴(yán),許多設(shè)備的投入和運(yùn)營沒有與廠家進(jìn)行及時的交接確認(rèn),造成許多設(shè)備未登帳或己登帳設(shè)備還沒有到相關(guān)部門手中。
(二)會計核算監(jiān)管不嚴(yán),核算辦法不合理
通信行業(yè)目前對于固定資產(chǎn)的采購一般是由企業(yè)指定的項目總監(jiān)負(fù)責(zé),固定資產(chǎn)的新增項目報由項目總監(jiān)審批,由項目總監(jiān)審批通過之后再申請公司管理層審批。雖然從形式上看,固定資產(chǎn)的增加和管理是經(jīng)過層層審批,但是在實際運(yùn)作中,項目的決策權(quán)都是集中在項目總監(jiān)手中,這就造成了一個很大的隱患。加之并沒有相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制對固定資產(chǎn)的審批程度進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督,這就很難避免某些工作人員利用職務(wù)之便從中獲取利益,無形中增加企業(yè)成本。另外,目前通信企業(yè)對于固定資產(chǎn)的核算辦法并不合理。由于目前通信設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)升級速度加快,人們的通訊需求也在逐步提高,為了適應(yīng)行業(yè)發(fā)展,通信企業(yè)往往要對現(xiàn)有的各種設(shè)備進(jìn)行升級和擴(kuò)充,提高固定資產(chǎn)的使用效率。按《準(zhǔn)則》規(guī)定如果這些支出符合固定資產(chǎn)確認(rèn)條件的,應(yīng)將該支出(即后續(xù)支出)計入固定資產(chǎn)的帳面價值,否則,應(yīng)將其費(fèi)用化,計入當(dāng)期損益。
(三)對于閑置固定資產(chǎn)管理混亂
在目前通信行業(yè)的固定資產(chǎn)中,閑置資產(chǎn)占有一定的比例,這主要是源于通信企業(yè)的行業(yè)發(fā)展特點(diǎn):現(xiàn)代社會人們生活水平的不斷提高,對于通信網(wǎng)絡(luò)的需求也在向著多元化發(fā)展,通信行業(yè)只有不斷提升自身的技術(shù)水平,不斷拓寬業(yè)務(wù)領(lǐng)域,才能滿足客戶的各種需求。因此,當(dāng)企業(yè)新技術(shù)研發(fā)成功,以往一些落后還沒有到使用年限的固定資產(chǎn)被淘汰。從過去的有限網(wǎng)絡(luò)到現(xiàn)在的無線網(wǎng)絡(luò)以及3G網(wǎng)絡(luò),由過去簡單的通訊連接到現(xiàn)在的智能化全新體驗,通信行業(yè)的的發(fā)展有目共睹,但是伴隨著其企業(yè)閑置資產(chǎn)規(guī)模也在逐漸擴(kuò)大。合理地處置這些閑置資源不僅可以降低企業(yè)成本,增加資金流量,也可以進(jìn)一步服務(wù)整個社會。而目前我國許多通信行業(yè)對于閑置資產(chǎn)的重視程度不夠,管理較為死板,許多閑置資產(chǎn)缺乏靈活性管理,甚至變成了電子垃圾。
(四)固定資產(chǎn)管理人員混亂
固定資產(chǎn)管理人員崗位變動頻繁,企業(yè)對于各種業(yè)務(wù)和賬目交接手續(xù)的規(guī)定并不明確,造成資產(chǎn)管理混亂。其次,許多固定資產(chǎn)管理人員出于自身的業(yè)務(wù)工作考慮,只對自己工作之后固定資產(chǎn)變動加以管理,而對于以往遺留的固定資產(chǎn)賬目缺乏梳理,嚴(yán)重影響企業(yè)固定資產(chǎn)的準(zhǔn)確性。
二、加強(qiáng)通信企業(yè)固定資產(chǎn)管理的對策
(一)加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理,貫徹資產(chǎn)管理電算化工作
通信企業(yè)的資產(chǎn)管理項目較大,固定資產(chǎn)的總規(guī)模較大,因此在對其進(jìn)行管理時也存在著許多的困難的。為了應(yīng)對這些困難,我國己經(jīng)普遍運(yùn)用會計電算化,將固定資產(chǎn)標(biāo)上條形碼,通過計算機(jī)對企業(yè)的資產(chǎn)進(jìn)行科學(xué)化管理。會計電算化的推廣為企業(yè)資產(chǎn)管理帶來了一定的便利,但是由于固定資產(chǎn)管理的復(fù)雜性,在實際工作中還存在著一些問題。進(jìn)一步加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理必須建立起計劃、實施、核算、監(jiān)督等一系列完備的信息管理系統(tǒng),做到對固定資產(chǎn)的采購、使用、核算、處置等各方面的全面管理。完善的信息管理系統(tǒng)將有助于通信企業(yè)管理機(jī)構(gòu)實時掌握固定資產(chǎn)信息,提高管理工作的時效性、透明度和效果。同時,在核算電算化的前提下,可以把固定資產(chǎn)條形碼管理和實物的定位跟蹤管理有機(jī)地結(jié)合起來,保證資產(chǎn)的完整性,提高工作效率。
(二)樹立年度計劃權(quán)威,加強(qiáng)資產(chǎn)管理的監(jiān)督檢查
對于固定資產(chǎn)的管理,企業(yè)會通過建立年度計劃對未來固定資產(chǎn)狀況進(jìn)行了解。因而企業(yè)必須建立年度計劃的權(quán)威性,保證年度計劃的徹底實施,避免其成為一紙空談。在工作的實際實施過程中,各部門都應(yīng)嚴(yán)格按照年度計劃中的各項要求開展工作,對于超額需求要及時向有關(guān)部門進(jìn)行申請。同時,應(yīng)當(dāng)建立起相關(guān)的監(jiān)督監(jiān)管機(jī)制:企業(yè)內(nèi)部的固定資產(chǎn)管理人員應(yīng)該切實履行好自己的工作,徹底執(zhí)行年度計劃中的各項資產(chǎn)預(yù)算。同時應(yīng)當(dāng)建立獨(dú)立的監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu),對于計劃執(zhí)行的實際狀況和出現(xiàn)的各種違規(guī)現(xiàn)象進(jìn)行及時的處理,保證預(yù)算計劃的正常實施。
(三)合理有效地處理閑置資產(chǎn)
目前,通信企業(yè)中的閑置資產(chǎn)比例較大,許多通信企業(yè)將閑置資產(chǎn)等同于“報廢資產(chǎn)”,并沒有積極地進(jìn)行閑置資產(chǎn)處置盤活。在以后對于固定資產(chǎn)的管理工作中,要重視閑置資產(chǎn)的靈活管理,及時對閑置資產(chǎn)進(jìn)行盤活。對于某些由于設(shè)備更新替換下來的舊設(shè)備應(yīng)遵照資產(chǎn)評估的程序,首先對資產(chǎn)的殘值進(jìn)行評估,然后公開進(jìn)行競價拍賣。而對于那些己經(jīng)被行業(yè)所淘汰的閑置資產(chǎn)要及時進(jìn)行拋售,以求增加資金回流,為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供資金支持。
(四)加強(qiáng)信息溝通,提高資產(chǎn)的準(zhǔn)確性
通信企業(yè)的各個部門都應(yīng)該重視對于固定資產(chǎn)的管理意識,對于固定資產(chǎn)的變動情況各個部門都應(yīng)該及時通知企業(yè)的會計管理部門,加強(qiáng)各部門之間的信息溝通,從而保證會計信息的及時性和準(zhǔn)確性。對改、擴(kuò)建固定資產(chǎn),按實質(zhì)重于形式的原則,正確劃分資本性支出與收益性支出,對其后續(xù)支出屬于資本化支出,上級部門可直級與下級聯(lián)系,找出該項固定資產(chǎn)資產(chǎn)編號,在改、擴(kuò)建資產(chǎn)下?lián)軙r直接注明原資產(chǎn)編號計入該項資產(chǎn)價值。避免一物多號現(xiàn)象,保證資產(chǎn)的完整性準(zhǔn)確性。
(五)加強(qiáng)人事管理,提高管理人員的綜合素質(zhì)
那么,企業(yè)年度工作計劃該如何制定呢?在計劃制定的過程中要注意哪些問題?該計劃是粗放式的,還是要精確到年月日?
要制作一個結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容充實、外觀漂亮的企業(yè)年度計劃書,還真存在不少的技,需要花費(fèi)一些心思。
年度計劃所包含的內(nèi)容
工作計劃是包羅萬象的,不同的人、不同的部門、不同的職別,他的著眼點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)會不盡相同,那么所作的工作計劃從內(nèi)容到形式都有可能存在著很大的差別。比如銷售部門,則更多的偏重于數(shù)據(jù)說話,銷售額要達(dá)到多少,具體分解到產(chǎn)品中每個產(chǎn)品的貢獻(xiàn)度是多少,劃分到區(qū)域和季度又該如何達(dá)成,同時對渠道開發(fā)和終端網(wǎng)點(diǎn)的設(shè)置上也需要數(shù)字說話。而市場和品牌部門則相對更感性一些,會以描述性的語言為主,數(shù)據(jù)則作為輔支撐,在創(chuàng)造價值的同時,更多地體現(xiàn)在花多少錢,如何花錢上。人力資源部門則落腳在績效考核、人員招募和培訓(xùn)、人才結(jié)構(gòu)的優(yōu)化和員工穩(wěn)定性上下功夫。作為老板則更多地從全局的角度,提綱挈領(lǐng)地規(guī)劃年度工作計劃。
歸納起來,一份完整的年度工作計劃,應(yīng)包含如下一些內(nèi)容:
首先,要對整體市場環(huán)境進(jìn)行分析,并給出專業(yè)的判斷。這里的市場環(huán)境包含宏觀的所在國或區(qū)域經(jīng)濟(jì)運(yùn)行走勢,法律法規(guī)的出臺、行業(yè)協(xié)會的行為及政府監(jiān)管力度等對所從事行業(yè)的正負(fù)面影響;所在行業(yè)整體市場情況分析及其走勢判斷,比如說辦公家具行業(yè)走勢、工程客戶和終端消費(fèi)者對辦公家具的認(rèn)知和接受度的變化等;行業(yè)內(nèi)主要競爭對手的發(fā)展情況,以及重要行為活動及該活動對本企業(yè)的影響分析等。通過此種分析方式,往往可以系統(tǒng)的研判以推斷將來(下一年度)的行業(yè)和市場趨勢。
其次,對企業(yè)(部門)自身經(jīng)營情況進(jìn)行簡要的盤整,并列出可能存在的問題,為下一步具體計劃的提出打下基礎(chǔ)。這一步非常重要,決定了企業(yè)(部門)是否能夠?qū)ψ晕矣幸粋€清醒的認(rèn)識。此環(huán)節(jié)可以從內(nèi)外部兩個方面去總結(jié)和評定,比如外部資源和外協(xié)機(jī)構(gòu)的配合輔助情況,內(nèi)部各部門間的協(xié)同性、對所定目標(biāo)的一致認(rèn)可性等。至于具體體現(xiàn)的指標(biāo),則包含了年度任務(wù)的完成情況,比如從產(chǎn)品銷售額、市場占有率、分季度和月度的完成情況、區(qū)域指標(biāo)的完成情況;新產(chǎn)品開發(fā)上市、主力產(chǎn)品和淘汰品的年度推進(jìn)情況,通路的變化及精耕細(xì)作情況、空白區(qū)域的開況,客戶和消費(fèi)者的滿意度情況,品牌塑造之知名度、美譽(yù)度、滿意度和第一提及率等情況的變化,媒體傳播率、公關(guān)及促銷活動推廣率、員工配置率、費(fèi)用預(yù)算使用率,等等。一些企業(yè)為了的到客觀真實的數(shù)據(jù),往往會委托第三方市調(diào)機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)查。
第三,具體新年度工作計劃。如果說上文兩個環(huán)節(jié)是簡要的分析和總括,以使年度報告更系統(tǒng)和全面,能夠使報告的撰寫者和閱讀者有一個整體把握的話,那么本部分則是決戰(zhàn)新年工作的一個靈魂和綱領(lǐng),一旦此部分得到確定,整個年度工作便有了指針和方向。那么企業(yè)在今后的工作中,更多地是圍繞第三個環(huán)節(jié)進(jìn)行修正、豐富和完善。
在編制年度工作計劃的時候,首先需要引進(jìn)SWOT分析模型(Strengths、Weaknesses、Opportunities、Threats,第一個字母縮寫),進(jìn)一步給企業(yè)或部門定位,明確企業(yè)的優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會點(diǎn)和威脅點(diǎn),揚(yáng)長避短,發(fā)揮企業(yè)最大的潛能,制定出更有針對性的市場營銷策略。
接下來就是給自己設(shè)定一個明確的目標(biāo),這個目標(biāo)往往以理性可考評的數(shù)字目標(biāo)為主導(dǎo),比如年度銷售指標(biāo)、分產(chǎn)品貢獻(xiàn)指標(biāo)、市場占有指標(biāo)、網(wǎng)點(diǎn)開發(fā)指標(biāo)、大客戶銷售與零售指標(biāo)、人員流失率指標(biāo)等。目標(biāo)的設(shè)定必須與所在地的宏觀經(jīng)濟(jì)走勢與行業(yè)走勢結(jié)合起來,參照近兩年的公司運(yùn)營狀況,以及下一年度公司的整體資源和資金支持程度。目標(biāo)的設(shè)定不能過高也不能過低,過高達(dá)不成沒有意義,過低就失去了目標(biāo)設(shè)定的本意。目標(biāo)設(shè)定如同觸摸天花板,必須跳起來才能夠摸得到。
設(shè)定完目標(biāo)后,接著就要擬訂經(jīng)營策略。這里指的策略是指戰(zhàn)術(shù),即圍繞所擬訂的各項目標(biāo),通過什么樣的方式和手段去達(dá)成的問題,比如品牌塑造怎么做,廣告是否要找代言人,廣告的投放是以央視為主,還是以各地方媒體為主導(dǎo)。各品類產(chǎn)品的目標(biāo)消費(fèi)者是否需要進(jìn)一步聚焦和定位,如何聚焦推廣。產(chǎn)品的升級換代是否有一個完備的策略思想去支撐。重點(diǎn)市場與非重點(diǎn)市場如何劃定及政策傾斜和扶持。針對產(chǎn)品的行業(yè)銷售與終端零售之間,該有什么樣的新的策略去應(yīng)對和調(diào)整。年度是否應(yīng)該設(shè)定系列大型的公關(guān)活動,這樣的公關(guān)活動如何與品牌匹配及整體產(chǎn)品的集中推出配合,等等。這里有兩個例子,統(tǒng)一冰紅茶為了配合新產(chǎn)品的上市及旺季的銷售,在2004年4月至9月在全國各高校舉辦“統(tǒng)一冰紅茶校園歌手大獎賽”。而諾基亞為了以中低端手機(jī)開拓三級市場,則于2007年4-6月在華東16個地級城市巡回開展“夢想成真”的路演。
如果說年度工作計劃中經(jīng)營策略是架設(shè)梯子,那么行動計劃則是沿著階梯攀爬,二者一脈相承。行動計劃更多的是時間的推演,即以季度或月度設(shè)定要做什么工作,在哪里做工作,都需要哪些部門和哪些人員做該工作,整體如何配合。簡單點(diǎn)說,行動計劃就是時間表的推進(jìn)問題。
任何工作都需要支持,而最大的支持莫過于資金的到位了。因此,在年度工作計劃的最后,要專門有一項費(fèi)用預(yù)算。做費(fèi)用預(yù)算也有一些學(xué)問,要把握好一個度,高了可能不能夠獲得批準(zhǔn),而低了將來在開展工作時會受到種種限制。
做年度計劃的技巧
以上就企業(yè)年度工作計劃的內(nèi)容作了總體的概括。在年度計劃的編制過程中,也還有一些技巧或者和方法值得借鑒和遵循。如果運(yùn)用得當(dāng),可以起到錦上添花的效果。
首先要明白的一點(diǎn),年度營銷計劃更多的是一種基于年度工作分析和總結(jié)基礎(chǔ)上而撰寫的工作策略和思路,它還仍然是一個綱領(lǐng),并不需要非常的具體。而每一個具體的環(huán)節(jié)和思路都需要另外擬訂非常詳盡的行銷計劃和可執(zhí)行性的方案。因此,具體詳細(xì)的行銷計劃是要分解到季度或月度來制定和執(zhí)行的。只有這樣才具有現(xiàn)實意義和針對性,與當(dāng)時企業(yè)所處的時間、環(huán)境和競爭對手的動態(tài)匹配起來,從而形成更大的“殺傷力”。
其次,目標(biāo)的設(shè)定需要層級加碼。根據(jù)筆者所服務(wù)企業(yè)的經(jīng)驗,一般企業(yè)對銷售人員的指標(biāo)設(shè)定從上到下一級級都會有一定的比例的加碼提高。這種做法能夠保證企業(yè)整體目標(biāo)的完成率乃至超額率。至于加碼的比率,因人因企業(yè)而異,一般會在30-50%之間。
中國水電建設(shè)集團(tuán)四川電力開發(fā)有限公司(以下簡稱 “四川公司”)成立于2006年10月,是中國水利水電建設(shè)集團(tuán)為推進(jìn)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、發(fā)揮整體優(yōu)勢做大做強(qiáng),在整合在川資源的基礎(chǔ)上,聯(lián)合中國水電顧問集團(tuán)成都勘測設(shè)計院、中國水電七局共同組建的一家清潔能源開發(fā)公司,是完全按照《公司法》和現(xiàn)代企業(yè)制度設(shè)立的一家國有公司制企業(yè),公司以水電資源投資開發(fā)和電力運(yùn)營為主營業(yè)務(wù)。
作為一家現(xiàn)代企業(yè),四川公司嚴(yán)格按照《公司法》和現(xiàn)代企業(yè)制度的要求構(gòu)建和完善了兩級公司法人治理結(jié)構(gòu),股東會、董事會、監(jiān)事會及經(jīng)營管理層分工明確、各司其職。
一、落實“三重一大”決策制度方面的探索和現(xiàn)狀
四川公司自成立以來,始終堅持嚴(yán)格執(zhí)行“三重一大”民主決策制度,從決策環(huán)節(jié)杜絕腐敗風(fēng)險。公司領(lǐng)導(dǎo)班子堅持“集體領(lǐng)導(dǎo)、民主集中、個別醞釀、會議決定”這一議事和決策的基本制度,嚴(yán)格按照公司“黨委會議事規(guī)則”、“總經(jīng)理辦公會議事規(guī)則”、“董事會議事規(guī)則”等制度規(guī)定,重大問題集體調(diào)研、集思廣益、集體決策,為確保公司的依法經(jīng)營、科學(xué)管理奠定了堅實的基礎(chǔ)。
一是進(jìn)一步細(xì)化了“三重一大”事項類別。為了更貼合四川公司兩級公司管控的現(xiàn)實需要和更便于操作,我們將“三重一大”事項的主要范圍,具體細(xì)化為了四個大類、48個小項,從而具有了更高的可操作性。比如對“重大決策事項”大類中的“重大資產(chǎn)處置”子項,我們就將其拆分為“重大資產(chǎn)處置年度計劃”、“重大資產(chǎn)處置年度計劃內(nèi)項目的實施”、“重大資產(chǎn)處置年度計劃外項目”等3個小項,等等。這些細(xì)化,使得不同情況的處置權(quán)限更加明確,更加有針對性和可操作性。
二是進(jìn)一步細(xì)化了決策的權(quán)限?!叭匾淮蟆睕Q策制度本身涉及的就是決策權(quán)的歸屬問題,為此,我們對“決策權(quán)”進(jìn)行了進(jìn)一步的細(xì)化,在“決策權(quán)”之外,還引入了“決定推薦權(quán)”、“決定任命權(quán)”的概念。比如:在“重要人事任免事項”大類中的“公司本部中層及以上管理人員的任免、聘用、解除聘用”這個子項中,我們給公司黨委會明確了對“其他中層及以上經(jīng)營管理人員(非黨群系統(tǒng))”這個小項的“決定推薦權(quán)”。根據(jù)公司章程的規(guī)定,非經(jīng)營班子成員或三總師的中層以上干部,是由公司總經(jīng)理聘任的,但總經(jīng)理下達(dá)的聘任命令,應(yīng)該是根據(jù)公司黨委會集體研究確定的推薦名單擬定的。所以真正的決策權(quán)是在公司黨委會。
三是落實了每個“三重一大”事項的決策機(jī)構(gòu)。經(jīng)過認(rèn)真的分析研究,根據(jù)《公司法》、公司章程等法律法規(guī)和有關(guān)組織原則的規(guī)定和要求,我們給四大類、32個子項、48個小項中的每一個有具體要求的小項,都明確落實了相應(yīng)的決策機(jī)構(gòu)。比如:作為公司的最高權(quán)力機(jī)構(gòu),股東會承擔(dān)了“公司的發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營方針、中長期發(fā)展規(guī)劃等重大戰(zhàn)略管理事項”等21個小項的決策權(quán)。
四是明確了每個機(jī)構(gòu)在決策流程中的位置和作用。除了明確有關(guān)機(jī)構(gòu)在“三重一大”事項中的“決策權(quán)”外,公司還對其他機(jī)構(gòu)在有關(guān)決策事項的形成、實施等過程中的位置和作用進(jìn)行了明確,并引入了“行前備案”、“事后備案”、“審議權(quán)”、“提出意見”、“計劃實施”等概念。比如,在對公司本部的“其他中層及以上經(jīng)營管理人員(非黨群系統(tǒng))”的任免決策中,我們規(guī)定由公司黨委會行使“決定推薦權(quán)”,由公司總經(jīng)理行使“聘任權(quán)”,同時規(guī)定,要由總經(jīng)理向公司董事會進(jìn)行“行前備案”。
五是增加了總經(jīng)理辦公會為公司決策機(jī)構(gòu)之一。作為股權(quán)多元化的現(xiàn)代企業(yè),四川公司建立了較為完善的法人治理結(jié)構(gòu):股東會、董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層以及企業(yè)黨委一個不缺,董事會還設(shè)立了戰(zhàn)略規(guī)劃、人事薪酬、審計監(jiān)察等三個專門委員會。每一個機(jī)構(gòu)都承擔(dān)著各自不同的職責(zé),行使著不同的職權(quán)。作為設(shè)立了董事會的公司制企業(yè)中的執(zhí)行層,公司總經(jīng)理辦公會在股份公司的“實施辦法”中不屬于“三重一大”事項的決策機(jī)構(gòu)。我們將其明確為給各決策事項的“提出或制訂方案”、“計劃實施”、“推薦方案”等,但在“對困難職工的補(bǔ)助方案”這個小項中,我們將決策權(quán)賦予了總經(jīng)理辦公會;并同時規(guī)定,應(yīng)向董事會“行前備案”。
二、“三重一大”決策制度落實的難點(diǎn)和不足
從執(zhí)行近一年的情況來看,我們?nèi)匀话l(fā)現(xiàn)了一些難以克服的難點(diǎn)和不足。主要體現(xiàn)在以下幾個方面:
一是股東會的一些決策權(quán)難以有效落實。四川公司由三個股東構(gòu)成,根據(jù)“公司章程”的規(guī)定,股東會一般一年召開一次。而從公司經(jīng)營管理實際看,年度計劃外的重大資產(chǎn)處置、年度計劃外的資產(chǎn)損失核銷、年度計劃外的重要設(shè)備和技術(shù)引進(jìn)等應(yīng)有股東會決策的事項,都具有較強(qiáng)的突發(fā)性。如果不能妥善解決,就會造成股東會在這些重大事項的決策權(quán)難以有效落實。
二是董事會的決策形式難以滿足生產(chǎn)經(jīng)營的需要。四川公司董事會由7名成員組成,其中3名為公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員,但仍不具備召開董事會、行使決策權(quán)的法定人數(shù)。而歸屬于董事會行使決策權(quán)的事項中,更是涉及到了公司的日常生產(chǎn)經(jīng)營管理。如果仍要嚴(yán)格按照《公司法》、公司章程的規(guī)定通過董事會會議形式進(jìn)行決策,則難以滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營的需要。
三是黨委會、總經(jīng)理辦公會成員基本重疊,分散開會造成浪費(fèi)。四川公司及其各子公司都是國有控股公司,兩級公司的黨委成員與總經(jīng)理辦公會的成員都是基本重疊的。如果按照“三重一大”決策制度的有關(guān)要求,將兩個決策機(jī)構(gòu)的會議截然分開來,的確會造成資源和時間的浪費(fèi)。
三、對解決上述問題的思考
由于股東構(gòu)成的特殊性,四川公司在解決上述問題中,還是有一些先天優(yōu)勢的。目前,四川公司的三個股東,都是國有企業(yè)。而且在2011年10月中國電建集團(tuán)組建后,這三個股東又都是中國電建集團(tuán)的下屬企業(yè)。因此,從某種意義說,四川公司可以算是一個特殊形式的“國有獨(dú)資企業(yè)”。基于這種認(rèn)識,再來處理上述幾個問題就可以放下包袱、解放思想、拓寬思路了。
“三重一大”決策制度的基本原則就是堅持集體決策,其實就是要通過集體決策的形式,行使民主決策的手段,達(dá)到科學(xué)決策的目的,防止個人或少數(shù)人專斷。為此,我們可以把公司的“三重一大”事項重新劃分為三個不同層次的類別,通過引入公司黨政聯(lián)席會這種傳統(tǒng)國有企業(yè)中行之有效的決策形式,并輔之以其他的方式加以妥善處置。
第一類是涉及企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營管理的,對企業(yè)影響一般且時間性較強(qiáng)的決策事項??梢酝耆晒军h政聯(lián)席會替代公司股東會、董事會、黨委會、總經(jīng)理辦公會的職權(quán)。
第二類是涉及企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營管理的,對企業(yè)影響較大且時間性較強(qiáng)的決策事項,可以在公司黨政聯(lián)席會的基礎(chǔ)上,增加必須經(jīng)過控股股東審批的要求。
第三類是對企業(yè)影響較大的、涉及企業(yè)生存發(fā)展的重大事項,則仍然按照公司法、公司章程的規(guī)定,必須提交公司股東會、董事會進(jìn)行決策。
當(dāng)然,上述方式的推行還應(yīng)注意,一方面必須經(jīng)由法定的程序作出相應(yīng)的規(guī)定,比如進(jìn)行逐級授權(quán),否則就會與現(xiàn)行法規(guī)、政策相違背,因而失去決策的法律效力;另一方面必須準(zhǔn)確界定三類事項,否則就會在管控上要么失之于寬,要么失之于嚴(yán)。
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