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財務報告舞弊是企業(yè)為獲取非法利益,違背財務會計準則,構造虛假財務數(shù)據(jù),形成不實陳述的財務會計報告。它危害極大,會損害國家和企業(yè)利益,擾亂市場經濟秩序。為此,研究了非上市公司財務報告舞弊,并從審計角度提出相應的治理對策。
關鍵詞:
非上市公司;財務報告舞弊;財務報告審計
中圖分類號:F23
文獻標識碼:A
doi:10.19311/ki.16723198.2016.10.051
1 非上市公司財務報告舞弊的類型
(1)虛構財務報告數(shù)據(jù)。從企業(yè)利益出發(fā),虛構有利于企業(yè)的財務數(shù)據(jù),導致虛減或虛增資產、費用和利潤。從而使得財務數(shù)據(jù)賬實不符、財務報告失衡、數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間勾稽關系不合邏輯、前后期數(shù)據(jù)缺失。
(2)對有關數(shù)據(jù)進行調整。會計方法的選擇會影響財務報告,選擇有利于企業(yè)的會計方法,造成財務報告的不真實、不公允,這種方式手段更隱蔽,它能平衡各種指標,做到賬表、賬賬、賬證相符。
(3)變更交易事項或數(shù)據(jù)。非上市公司在披露重大交易或事項時,有意隱瞞或延遲,如在訴訟、仲裁、擔保、投資和重組等方面隱瞞或不及時披露其真實信息。
(4)虛假關聯(lián)交易。虛假關聯(lián)交易手段多種多樣,或人為設計有法律依據(jù)、但無實質內容的交易,虛構經營業(yè)務;或以虛假價格與關聯(lián)方進行購銷活動,通過差價實現(xiàn)利潤轉移;或用虛假利息使關聯(lián)企業(yè)發(fā)生資金往來,調節(jié)財務費用;或轉嫁費用;也有一些非上市公司存在關聯(lián)交易外部化,非上市公司互相擔保貸款,進行關聯(lián)交易。
(5)少計營業(yè)收入,偷逃稅款。目前,我國企業(yè)收益是計稅的一個重要指標,一些非上市公司為偷逃稅款,通常會減少或隱藏收入。如采用直接收款交貨方式銷售產品,已收到貨款并將發(fā)票賬單和提貨單全部交給對方,已符合收入確認條件,卻將貨款記入“預收賬款”賬戶,延期反映收入;有些以收入直接沖減成本,即以“應收賬款”或“銀行存款”賬戶與“庫存商品”賬戶對應,不反映銷售業(yè)務;有些虛構銷售退回,以偷梁換柱的假退貨方式截留收入少交稅金;有些對視同銷售業(yè)務不反映增值稅銷項稅額。
2 財務報告舞弊的識別方法
(1)分析性復核法。分析性復核法是對企業(yè)主要的財務指標進行分析。常用指標有應收賬款周轉率、存貨周轉率和流動資產周轉率等。其方法有趨勢分析法、比較法、百分比法和比率分析法等。這些種方法可以發(fā)現(xiàn)財務報告中異常數(shù)據(jù)和異常波動、從而識別虛假財務報告。
(2)關聯(lián)交易剔除法。非上市公司關聯(lián)交易手段多樣,如虛假交易、虛假價格、虛假合同、虛假利潤等。關聯(lián)交易剔除法是將關聯(lián)企業(yè)的營業(yè)收入和利潤總額進行剔除、再計算各種分析指標值。主要考慮和分析關聯(lián)企業(yè)價格的制定,以杜絕不等價交換和顯失公允價值進行的交換。
(3)異常利潤剔除法。非上市公司利潤的穩(wěn)定性是一個重要的考量指標。一般來說主營業(yè)務突出的公司經營相對良好,表明企業(yè)收益穩(wěn)定,具有核心競爭力。反之則存在經營的隱患。如資產重組、資產變現(xiàn)、證券收益、股權變更會帶來短期收益,但不穩(wěn)定且不可持續(xù),以此評價企業(yè)盈利能力是不客觀和科學的,故此應從企業(yè)利潤總額中予以剔除。
(4)現(xiàn)金流量分析法?,F(xiàn)金流量是考察企業(yè)經營質量高低和好壞的不可缺少的指標。其方法是將經營現(xiàn)金凈流量與主營利潤進行比較,投資現(xiàn)金凈流量與投資收益進行比較,總體凈流量分別與凈利潤進行比較,以判定主營業(yè)務利潤、投資收益和凈利潤的質量。一般而言,經營良好的企業(yè)現(xiàn)金凈流量與其利潤相匹配,如只有利潤而沒有現(xiàn)金凈流量,其質量是不可靠的。如果現(xiàn)金凈流量長期低于凈利潤,意味著這是一種虛擬資產,有可能是虛假財務報告所致。
3 財務報告舞弊的審計程序
(1)了解非上市公司經營狀況。經營狀況不佳是企業(yè)舞弊的主要原因之一。增加舞弊的可能的原因有:①企業(yè)景氣度不夠,走下坡路;②企業(yè)發(fā)展跟不上環(huán)境的變化;③相關公司經營困難或破產;④被審計單位的非上市公司業(yè)績明顯差于行業(yè)平均水平。
(2)關注非上市公司舞弊征兆。非上市公司舞弊征兆如下:①經營業(yè)績異常,非常態(tài)的波動頻繁出現(xiàn);②組織結構異常,核心管理團隊不穩(wěn)定或缺失;③內控制度缺失或不健全;④財務數(shù)據(jù)反映異常;⑤收入增速慢于成本費用的增長速度。
(3)準確運用分析性復核。分析性復核程序是反舞弊的有效手段。分析的主要財務指標是流動資產周轉率、存貨周轉率、應收賬款周轉率。通過趨勢分析可獲取相關信息的差異。
(4)應用合理的詢問程序。在審計過程中相關財務信息的獲取是通過詢問來實現(xiàn)的,注冊會計師詢問是一種常用和常規(guī)方式,其對象主要是企業(yè)高層管理人員,也可以是普通的員工,通過詢問可以發(fā)現(xiàn)會計舞弊行為的一些跡象。“會話式”審計會流于形式,不能從根本上解除問題,不顧策略的領的單刀直入,會遭到有關人員抵抗或拒絕,事倍功半。
(5)重視對函證程序的應用。對非上市公司造假科目進檢測方式多樣,函證程序是最理想的方法。實施時要注意:審計時間和審計成本、被審計對象的態(tài)度、函證范圍、函證對象、函證方式和函證的重點內容。
(6)嚴格執(zhí)行存貨的監(jiān)盤。非上市公司存貨作弊的主要方式是虛增數(shù)量或單價。嚴格執(zhí)行存貨的監(jiān)盤可以杜絕或預防數(shù)量或價格方面虛增,并從中發(fā)現(xiàn)可能存在的舞弊線索。
4 財務報告舞弊財務報告舞弊的審計對策
(1)分析非上市公司經營風險。非上市公司財務經營風險與財務舞弊的可能性成正相關。經營的風險越高,財務舞弊的可能性就越大,非上市公司經營風險分析主要有行業(yè)分析、戰(zhàn)略分析、流程分析和績效分析。
(2)分析非上市公司舞弊環(huán)境。目前非上市公司治理結構的還存在一些缺陷。非上市公司中少部分企業(yè)進行了股份制改造,這一部分企業(yè)在非上市公司中相對規(guī)范,但也問題較多,體現(xiàn)在公司治理結構上多數(shù)股權高度集中,大股東凌駕于股東和股東大會之上,“一股獨大”是一種普遍的現(xiàn)象,為財務造假提供了土壤。董事會結構不合理,存在“內部人控制”等問題,董事會成員多數(shù)為公司高管或高管授權,使得董事會成為一種擺設,不能有效監(jiān)督約束高層的行為,有時也可能與管理層共同操縱非上市公司,并在利益的驅動下進行造假。另外,監(jiān)事會成員的身份和行政關系也不能保持獨立,其工薪、職位等基本都由經營者決定,不能有效擔當起監(jiān)督董事會和經營者的職責。
(3)確定舞弊風險和應對措施。識別非上市場公司舞弊風險因素,并提出應對措施。第一,培養(yǎng)反舞弊意識,營造反舞弊控制環(huán)境。第二,實施舞弊風險評估機制,識別舞弊風險因素。第三,識別舞弊內部控制原因,評估內控設計有效性。第四,建立風險監(jiān)督機制,
(4)編制審計計劃。凡事預則立,不預則廢,財務審計工作也不例外。非上市場公司要運用“自上而下”的思路編制審計計劃,編制審計計劃要確定好審計目標、審計范圍、審計重點和審計時間,確定舞弊風險重點領域,加強審計力量,對癥下藥治理財務報告舞弊。
5 非上市場公司財務報告舞弊審計注意事項
(1)正確對待審計成本。在舞弊審計中審計成本要把握好度,會計師事務既不能為了追求自身利益而不計成本,審計各方也不能因財務審計需要增加費用而放棄審計,審計的目的是為了規(guī)范非上市場公司財務管理和企業(yè)活動,使企業(yè)更有長久的生存能力。
(2)把握保密分寸。一方面要保證客戶利益,保護客戶秘密。在財務審計中主要是客戶的商業(yè)秘密,如客戶的資料信息、技術信息和經營信息,審計人員應該恪守職業(yè)道德,保守秘密。另一方面也不能以“保守客戶秘密”為借口對違反財務制度和財經紀律問題進行庇護,隱瞞舞弊的真實情況。
(3)注意發(fā)現(xiàn)舞弊的跡象。非上市場公司財務舞弊其目的是為了局部利益或個人利益,舞弊表現(xiàn)多種多樣如隱瞞收入,減少利潤;變更會計政策,調節(jié)利潤。掩蓋交易或事,粉飾報表;假借關聯(lián)交易轉移利潤;出售或轉讓不真實的或虛報的資產。
(4)保持職業(yè)的警惕性。非上市場公司財務審計應當保持的職業(yè)警惕性。主要是審計權限的把握,要警惕失職和越權的問題。失職表現(xiàn)為審計中的不作為,走形式走過場,對財務存在的問題不能正視,作應付式審計。越權是在審計工作跨越審計本身職責和范圍,將審計凌駕于其他職能部門的工作之上,從而導致審計越權風險,審計要遵守審計程序,發(fā)現(xiàn)有舞弊現(xiàn)象,應及時報告紀檢、安全部門,以配合或協(xié)同工作。
(5)保持審計的時效性。審計工作從流程看可分為以下幾個階段:①接受委托階級。②審計準備階段。③實施審計階段。④提出報告階段。在不同的階段有不同的任務,進行審計工作時注意其時效性和針對性。
參考文獻
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[2]安志蓉.淺談舞弊審計與財務審計的區(qū)別[J].審計與理財,2011,(11).
(一)財務審計報告意見
《審計準則第1501號――對財務報表形成審計意見和出具審計報告》規(guī)定,注冊會計師應當就財務報表是否在所有重大方面按照適用的財務報告編制基礎編制并實現(xiàn)公允反映形成審計意見。對上市公司財務狀況發(fā)表財務審計意見是注冊會計師的主要工作,根據(jù)2009年至2014年財務審計意見分析,我們可以看出,標準無保留意見的比例占總審計意見的90%以上,且數(shù)量在逐步增加,絕對數(shù)量從2009年1656份增加為2014年2569份主要是由于隨著相關部門的對信息披露的監(jiān)管力度增大,促使上市公司不斷提高其經營管理能力,也提高了其財務信息披露質量,出具標準審計意見的數(shù)量隨之增加。非標準審計意見除了2012年有所增加之外,基本呈現(xiàn)下降趨勢,其中帶強調事項段的審計意見占非標意見的絕對比例,說明審計師更傾向于出具帶強調事項段的審計意見,一方面反映了審計師的謹慎態(tài)度,另一方面反映了審計師更愿意出具較輕的帶強調事項段審計意見來替代出具保留意見和否定意見。2009年至2014年審計師沒有出具過否定意見,說明上市公司還沒有較明顯的會計政策運用的不合理與明顯的舞弊行為,但是無法表示意見的數(shù)量絕對值沒有下降,說明外部審計遇到的無法出具審計意見的事項在不斷的變化,也說明整個審計工作的開展遇到一些新問題。
(二)內部控制審計意見
根據(jù)《企業(yè)內部控制審計指引》的要求,審計師應當就內部控制是否存在重大缺陷發(fā)表審計意見。如果審計師根據(jù)收集的審計證據(jù)得出結論認為內部控制存在重大缺陷,或者難以就內部控制是否存在重大缺陷收集充分適當?shù)淖C據(jù),那么審計師應當在內部控制審計報告中發(fā)表非無保留審計意見。由于2009年和2010年沒有強制要求披露內部控制審計報告,所以嚴格意義上來說,2009年和2010年對內部控制的評價報告叫做內部控制鑒證報告。根據(jù)2009年至2014年內部控制審計意見分析,我們可以看出,近五年公開披露出具內部控制審計報告的公司數(shù)逐年上升,從2009年的627家逐年上升為2070家比例呈現(xiàn)直線上升趨勢,這與我國政策要求的逐步分批對內部控制進行評價的要求有關,但是也反映了上市公司對內部控制評價的重視程度在逐步的增加。其中,出具標準無保留意見的數(shù)量仍呈現(xiàn)絕對比例,占97%以上。但是,我們發(fā)現(xiàn),隨著內部控制披露的不斷成熟,標準無保留意見比例在不斷的下降,從2009年的99.06%下降為2014年的95.94%,說明事務所對內部控制的評價越來越嚴格,對上市公司內部控制的缺陷與不足予以充分披露。與此同時,不僅非標準意見的內部控制審計意見絕對數(shù)量在逐步增加,從2009年的3份上升為2014年的82份而且非標意見的內部控制審計意見的比例也從2009年的0.48%上升為2014年的4.06%。在內部控制審計的非標意見中,審計師更加傾向于出具帶強調事項段的無保留意見,其數(shù)量占非標意見的絕對比例。這是由于審計師在評判內部控制評價中,更愿意采用強調事項段來提醒使用者關注企業(yè)的內部控制評價效果,這種方式既能夠保持足夠的嚴謹性,也不至于使公司難以接受。在非標意見中,審計師出具的否定意見僅次于帶強調事項段的審計意見。由于內部控制的評價本身不存在無法獲取審計證據(jù)的情況,出具保留意見和無法表示意見的情況很少,如果發(fā)現(xiàn)內部控制存在著一定的缺陷,可以直接對其持否定意見。從數(shù)據(jù)中可以看出,2014年內部控制審計意見否定意見21份比2012年的4份曾加18份說明審計師對內部控制評價標準越來越嚴格。
(三)內部控制自我評價報告分析
內部控制自我評價,要求管理層根據(jù)公司切實情況對內部控制的設計和運行進行評價,發(fā)表書面評價意見并以報告形式出具的一種書面文件??梢哉J為,2009年我國內部控制自我評價制度開始規(guī)范化,隨著近幾年職能部門對公司內部控制評價要求的不斷深入。整體來說,2009年至2014年內部控制自我評價從簡單公布披露數(shù)量到詳細披露內部控制缺陷類型,管理層對內部控制的自我評價有了質的飛躍。2009年至2014年披露內部控制自我評價披露總數(shù)從2009年的1108家上升2014年的2586家,披露比例從62.85%上升為98.29%,上升了35.44%,披露比例直線上升,而未披露公司數(shù)越來越少,除去連續(xù)虧損,重組等特殊事項以外,絕大多數(shù)公司都能夠完全按照《內部控制配套指引》的要求,進行強制披露。
綜合分析可以看出:一是隨著我國內部控制評價體系的建立,內部控制自我評價逐步完善,上市公司能夠積極響應國家政策的要求,公開披露內部控制運行效果,也不斷的促使上市公司完善內部控制運行的合理性。二是由于2009年月1日才開始執(zhí)行內部控制評價制度,2009年至2014年內部控制自我評價經歷了一個非常明顯的變化。這也說明了國家政策的強制要求對上市公司有了威懾作用,但是我們還發(fā)現(xiàn),到2014年,還是有45家上市公司未披露內部控制自我評價報告,排除一些重組、兼并等客觀原因以外,還沒有完全達到100%的披露。
二、財務審計意見、內部控制審計與內部控制自我評價的比較分析
(一)財務審計意見與內部控制審計意見的比較分析
1.審計目標的不同,導致出具審計意見的標準不同。國際審計準則ISA 200第2條規(guī)定,財務報表審計的目標是審計人員對財務報表是否在所有重大方面按適用的財務報告框架編制發(fā)表意見;美國審計準則公告“獨立審計人員的職責和職能”第1段明確規(guī)定:財務報表審計的一般目標是財務報表在所有重大方面是否按照公認會計原則公允反映了公司財務狀況、經營成果和現(xiàn)金流量。這可以看出,財務報表審計目標在于對財務信息是否存在重大錯報發(fā)表審計意見。同時,ISA 700“整套一般目的財務報表的獨立審計人員報告”第6條強調,審計意見用詞必須包含“給出真實公允印象”或“公允反映”。所以,財務報表審計意見的發(fā)表,主要是對“公允性”進行評價,審計的標準的重點放在“重大錯報”上。然而,內部控制審計的審計目標有所不同。PCAOB在AS5第3段規(guī)定,財務報告內部控制審計的目標是對公司財務報告內部控制的有效性發(fā)表意見。由此可見,財務報告內部控制審計的目標是“有效性”。PCAOB在AS5第3段同時進行了說明,如果存在重大漏洞,公司財務報告內部控制是無效的。因此,注冊會計師必須計劃并執(zhí)行審計,以取得在管理層評估日被審計單位內部控制是否存在重大缺陷的證據(jù)。由此可見,判斷財務報告內部控制是否有效的重要依據(jù)是“重大缺陷”。正是由于財務報表審計目標體現(xiàn)為“公允性”,而內部控制審計目標體現(xiàn)為“有效性”,所以導致審計的標準從關注“重大錯報”到“重大缺陷”。財務報表審計意見的出具依據(jù)公允性,對財務信息的重大錯報進行程度分類,從而出具相應的審計意見。而內部控制審計通過對有效性的判斷發(fā)現(xiàn)內部控制的缺陷程度,從而反映內部控制的運行狀況。所以導致其審計意見的內涵有較大差別。值的注意的是,當審計師認為內部控制有效時,財務報表審計中也要對內部控制有效性進行評價,從而開展風險評估程序。這種對內部控制有效性的評價,與內部控制審計的內容有所重疊,但是財務報表審計并不對內部控制進行評價。這也說明,二者雖然存在在審計目標以及標準中存在差異,但是在具體審計過程中,也會有一定的交叉,不能把兩者明確的分開。
2.對財務報告內部控制評價的不一致,導致出具非標準審計意見的差異。財務報表審計意見劃分為五種類型,分別為:標準無保留意見、帶強調事項段的無保留意見、保留意見、否定意見以及無法表示意見。而內部控制審計意見只有四種,分別為:標準無保留意見、帶強調事項段的無保留意見、否定意見以及無法表示意見,比財務報表審計少了一個保留意見。注冊會計師不能出具“保留意見”的內部控制審計報告,主要是因為內部控制審計在對內部控制的有效性評價時,會存在一定的主觀性從而難以評估,因此不能對內部控制的有效性做出過于樂觀的評價,否則會增加審計風險。這里值得注意的是,由于審計指引中明確規(guī)定內部控制審計意見中沒有保留意見類型。由于財務審計開展得較早,且實踐過程較為成熟,相對于剛剛強制實施不久的內部控制審計,由于相關規(guī)定的貫徹與實施的不同,也成為了審計師在出具財務審計和內部控制審計意見的區(qū)別。
(二)內部控制審計意見與內部控制自我評價結論的比較分析
1.評價范圍以及對象有所不同。內部控制自評結論是針對企業(yè)所有內部控制運行進行的評價,關注公司的管理層、人力資源部門、銷售與采購部門、財務部門等一系列流程部門內部控制系統(tǒng)的建立與運行狀況。而內部控制審計的對象則是企業(yè)財務報告層次的內部控制,側重于對外報告范圍內的內部控制運行狀況,由于自評報告針對的是企業(yè)所有的內部控制,而內部控制審計針對企業(yè)財務報告內部控制,同時如果審計師注意到企業(yè)非財務報告內部控制存在重大缺陷,也需要在審計報告中予以說明。雖然兩者都是對內部控制的有效性發(fā)表意見,但內部控制自我評價的評價范圍要比內部控制審計的范圍廣泛,其本身還是通過評價過程來完善內部控制運行機制,提高內部控制運行效果。
母子公司財務管控體系是集團公司高效運轉的心臟,母公司只有通過對子公司財務的監(jiān)督管理以保障企業(yè)資金、資產的有效使用,才能確保企業(yè)完成經營計劃,進而達成企業(yè)的戰(zhàn)略目標。
母公司的財務監(jiān)管是集團實施有效管理的最基本手段之一。母公司的財務監(jiān)管是在所有權及法人財產經營權基礎上產生的,其目標是實現(xiàn)企業(yè)價值最大化,而不僅僅是傳統(tǒng)意義上管理一個企業(yè)的財務活動的合規(guī)性和有效性。財務監(jiān)管應致力于實現(xiàn)資源配置最佳、企業(yè)價值最大及資本的保值增值。
如何以資本為紐帶,建立一個較好的財務內控制度和相適應的財務控制體系,既提高公司資本運營效率,合理配置公司資源,發(fā)揮集團優(yōu)勢,又控制風險是每個集團控股型公司(母公司)思考并要解決的問題。
監(jiān)管其實就是一個集權、分權的問題。母公司集權管理要注意利用激勵機制,不至于一統(tǒng)就死;分權時要注意充分利用監(jiān)督約束機制,不至于一分就亂。母公司對子公司的財務監(jiān)管,應從以下五個方面建立健全監(jiān)管體系。
財務管理體制
為了杜絕下屬企業(yè)出現(xiàn)重指標、輕監(jiān)管,甚至出現(xiàn)指揮不力、調度不靈、有令不行、有禁不止的現(xiàn)象發(fā)生,有必要建立一套嚴謹、高效的財務管理新機制,從而使得母公司達成對子公司財務機構、人員、制度、資金的統(tǒng)一。
機構統(tǒng)一
子公司的財務機構為母公司財務部的派出機構,母公司對下屬子公司統(tǒng)一確定財務機構編制,并明確部門職責。
人員統(tǒng)一
實踐證明,通過對子公司財務人員的控制,加強財務監(jiān)控,這是提高財務監(jiān)管效率的最有效途徑。下屬子公司的財務人員應由母公司派駐和管理,實行垂直領導;派出人員的工資待遇、獎金等由母公司統(tǒng)一發(fā)放;派出人員的培訓、崗位調配、職稱評聘、晉升任免等統(tǒng)歸母公司進行安排。各派出人員以書面契約的形式與母公司、子公司約定工作內容、崗位職責、工作標準、考核辦法等,并嚴格規(guī)定派出人員不得接受子公司任何形式的工資、獎金、福利,不得在子公司報銷任何形式的費用。一經發(fā)現(xiàn)證實,立刻嚴懲。此外所有派出人員實行崗位輪換制,定期進行輪換。
母公司對各委派人員制定嚴格的考核指標和獎懲措施,嚴禁損公肥私。子公司財務負責人定期回母公司進行述職,接受母公司的評議,總結以往工作,針對存在的問題制定下一步工作計劃和解決問題的措施。
一方面,子公司財務人員是集團母公司派出的,派出人員必須對母公司負責,并在利益上和子公司保持一定的獨立性,這樣可以保證子公司財務人員的超然地位,在面對利益誘惑時能夠堅持原則,全力維護母公司利益;另一方面,母公司也要為各子公司的財務人員創(chuàng)造一個好的工作環(huán)境,從物質上和精神上堅決支持他們在工作中堅持原則、盡職盡責,以保障派出人員能夠全身心的履行相應的職責。
制度統(tǒng)一
母公司統(tǒng)一制定各下屬子公司的財務管理制度、政策和會計核算方式。各子公司依據(jù)母公司財務管理辦法制定符合企業(yè)實際情況的實施細則,上報母公司審批、備案后執(zhí)行。母公司對子公司財務制度的執(zhí)行情況要定期或不定期的進行檢查。
子公司的生產成本和經營情況在母公司財務制度的框架下,進行獨立核算,自負盈虧。
資金統(tǒng)一
母公司設立內部銀行,對下屬子公司的各項資金實行統(tǒng)一管理和運籌,集團公司的財務收支全部通過內部銀行一個漏斗進出。建立一個賬戶的好處是:按預算實施監(jiān)控,從源頭上控制資金的流向;杜絕企業(yè)各行其是和不按制度規(guī)定亂借款、亂擔保、亂投資、亂開支的現(xiàn)象;集團內部統(tǒng)一管理資金,可以合理調配資金和靈活高效運作,提高資金使用效率,節(jié)約財務費用。
預決算及審計管理
母公司應對子公司的年度預算、年度決算進行審核、批準、備案,并進行財務審計和日常財務制度執(zhí)行情況的審查。
?子公司編制的次年年度預算應在12月15號前上報母公司,母公司審核、批準后方可從下年度1月1日起執(zhí)行。
?年度終了,由母公司委托第三方中介機構對子公司的年度決算進行審計,出具審計報告。
?母公司定期或不定期對下屬子公司進行財務審計,落實預算執(zhí)行情況,評價財務成果和經營狀況。定期審計的弊端是容易出現(xiàn)應付甚至蒙騙,為了防止下屬子公司粉飾報表,及時發(fā)現(xiàn)存在的問題和彌補可能造成的損失,母公司可以采用不定期的方式或突然襲擊的方式對子公司進行財務審計。
?母公司定期或不定期地對子公司的財務制度執(zhí)行情況進行審查,對其執(zhí)行效果進行評價,提出建議,督促整改完善。
資產管理
資產管理應按下列要求執(zhí)行:
?定期盤點。建立資產定期盤點制度,并保證盤點時資產的安全性。通??刹捎孟缺P點實物,再核對賬冊來防止盤盈資產流失的可能性,對盤點中出現(xiàn)的差異應進行調查,對盤虧資產分析原因、查明責任并作出處理、完善相關制度。子公司盤點時,母公司應派人全程進行監(jiān)督。
?子公司所有的固定資產處置,必須報請集團母公司批準后方可實施。
?超過一定額度(具體額度可以根據(jù)企業(yè)規(guī)模大小及母公司、子公司商議后定)的流動資產處置,也必須上報集團母公司審核、批準后方可實施。
?為維護股東權益,子公司無權將所屬任何形式的資產出租、出借和對外參股投資,無權以任何形式借出和經營活動無關的資金。
風險控制
子公司要實現(xiàn)價值最大化,要實現(xiàn)保值增值,就必須樹立風險意識,針對風險控制點,建立有效的風險管理系統(tǒng)。根據(jù)經驗,集團公司應在以下方面通過風險預警、風險識別、風險評估、風險報告等措施,對財務風險和經營風險進行全面防范和控制。
融資
子公司的融資由母公司統(tǒng)一辦理或者在母公司規(guī)定的額度內進行,在規(guī)定額度內的融資其利率不得高于同期金融機構的借款利率。
因生產經營需要,超過母公司核定額度的對外融資,子公司需向母公司總部提出書面申請報告,申請報告至少應說明增加原因、籌資方式、籌資渠道、資金償還期限、資本成本,并經母公司授權批準后方可實施。
投資
超過一定額度(具體額度可以根據(jù)企業(yè)規(guī)模大小及母公司、子公司商議后定)的固定資產投資、其他長期資產投資,必須報請集團母公司批準后方可實施。任何形式的對外投資也必須在集團母公司批準后方可實施。
對外借款
任何形式的對外借款必須在集團母公司書面授權及批準后方可實施。
質押和擔保
子公司不得以公司的資產向任何第三方法人、社會團體、組織、個人提供質押和擔保。
會計信息管理
財務信息是否暢通,不僅關系到整個母子公司間財務內控的運行效率,而且關系到公司風險控制的及時性與有效性,特別是公司的一些重大事項。在實際工作中,應主要明確以下四個方面。
?企業(yè)財務信息的保密。
?子公司要向母公司及時、準確、完整的提供財務報告、預算執(zhí)行情況報告及母公司要求了解的其他資料。
?母公司應及時向子公司傳達相應的財經法規(guī)政策、信息以及母公司作出的相關規(guī)定。子公司應及時向母公司相關部門報告一些重大的相關行業(yè)政策。子公司對一些特殊事項應及時請示母公司。
?重大的財務經營活動、重大訴訟、仲裁事項、關聯(lián)交易、重大合同、重大合作意向等,應事前及時與母公司總部溝通,以使集團公司及時作出決策。
1、現(xiàn)金管理
1.1、現(xiàn)金科目設兩個子目---貨款戶和費用戶,具體核算見第二章。
1.2、出納應保證庫存現(xiàn)金的日清日結,月末應編制銀行存款余額調整表,以保證銀行日記賬賬實相符。貨款現(xiàn)金必須送存銀行,不準坐支。
1.3、庫存現(xiàn)金定額核定為5000元,如有多余費用現(xiàn)金應該及時送存銀行,保證現(xiàn)金安全。
1.4、會計應定期、不定期對庫存現(xiàn)金進行監(jiān)盤,每月至少監(jiān)盤三次,編制“庫存現(xiàn)金盤點表”;審核出納編制的“銀行余額調整表”,對未達事項進行落實。
2、銀行存款管理
2.1、銷售分公司資金實行收支兩條線的原則。各銷售分公司必須開設收支兩個銀行賬戶,即貨款戶和費用戶;賬戶資料交股份公司財務部備案。貨款賬戶只收不支,所有貨款回籠到該賬戶;費用賬戶用于銷售分公司的各項費用、稅金等支出結算。
2.2、新開賬戶。銷售分公司不得隨意開設銀行賬戶,若因業(yè)務需要而必須開設新的銀行賬戶,需報告股份公司財務部同意。銀行賬戶要及時進行清理,對于用途不大的銀行賬戶要及時消戶,并報股份公司財務部備案。
2.3、回款。對于銷售回款要及時匯入總部銀行賬戶,銷售分公司的貨款賬戶余額達到2萬元時,或貨款停留達一周以上,必須即時匯入股份公司總部指定賬戶,每月25號前必須把所有貨款賬戶的余額匯入總部賬戶。
2.4、費用賬戶。銷售分公司的費用開支等所需資金由股份公司財務部根據(jù)月度預算下?lián)苤粮鞣止镜闹С鲑~戶,具體辦法詳見《費用管理制度》。
2.5、支票管理。凡不能用現(xiàn)金收付款的各項業(yè)務,一律應通過銀行轉帳進行結算。
(1)公司支票的購買由出納員負責,并填寫支票備查簿,支票備查簿由銷售公司財務經理保管。
(2)空白支票由出納員負責保管,簽發(fā)支票所需的財務章由財務經理保管,人名章由出納保管。
(3)現(xiàn)金支票只能由出納員從銀行提取現(xiàn)金時使用,公司與其他單位之間金額在結算起點以上的經濟業(yè)務往來,一律使用轉帳支票。
(4)各部門或個人因工作需要領用支票時,應填制規(guī)定的借款單,由部門經理和財務部門經理審核簽字,并報分公司總經理批準后,由出納人員簽發(fā)。借款人應在支票領用之日起,十日內到財務部辦理報銷手續(xù),其程序與現(xiàn)金支出報銷程序一樣。支票領用人應妥善保管已簽發(fā)的支票,如有丟失應立即通知財務部門并對造成的后果承擔責任。
(5)出納員不得簽發(fā)不確定的日期的支票,不得簽發(fā)任何種類的空白支票,當付款金額無法確定時,可簽發(fā)限額轉帳支票,并寫明用途和收款單位。
(6)財務人員不得在支票簽發(fā)前預先加蓋簽發(fā)支票的印章,簽發(fā)支票時必須按編號序順使用,對簽錯的支票或退票必須加蓋“作廢”戳記并與存根一起保管。
(7)應及時登記支票登記簿,與銀行及時核對存款余額。
3、銀行承兌匯票的管理規(guī)定
3.1分公司收取銀行承兌匯票必須經股份公司財務部(書面報告)才能收取,嚴禁收取省轄的銀行承兌匯票及注有“不得轉讓”字樣的銀行承兌匯票。
3.2銀行承兌匯票的票面要素必須齊全:日期大寫;金額大、小寫要一至;并必須有銀行的“匯票專用章”的鋼印或紅印(目前只有農行為鋼印,其他銀行均為紅?。?。銀行承兌匯票下面左邊“承兌申請人蓋章”處必須由承兌匯票申請單位(即出票單位)蓋上預留銀行印簽,出票人的全稱與出票人簽章的財務專用章必須完全一致,一字不漏,收款人的全稱、賬號、開戶行必須核對無誤。
3.3銀行承匯票的出票人必須具備下列條件:A、在承兌銀行開立存款賬戶的法人以及其他組織;B、與承兌銀行具有真實的委托付款關系;C、資信狀況良好,具有支付匯票金額的可靠資金來源。
3.4銀行承兌匯票期限最長不得超過六個月,即其出票日期與到期日不得超過六個月(含六個月,但不能多出一天)。轉賬背書回股份公司的銀行承兌匯票,必須取得連續(xù)背書,第一背書人必須同票面收款人全稱完全一致,一字不漏;第二背書人同第一背書人相同,依次前后銜接,最后一次背書轉讓的被背書人是票據(jù)的最后持票人。
3.5信用社無開具銀行承兌匯票的資格,因此信用社出具的銀行承兌匯票為無效銀行承兌匯票。各分公司收取的銀行承兌匯票必須在當?shù)叵蜷_票銀行查詢確認其為有效的銀行承兌匯票,并確信開票銀行到期有能力付款(支行級的銀行),才能發(fā)貨。
3.6分公司收取的銀行承兌匯票除了通過分公司開戶行向開票銀行查詢外,還必須帶銀行承兌匯票到分公司開戶行找銀行票據(jù)的專業(yè)人士辨別銀行承兌匯票的真實性及有效性。如收到的銀行承兌匯票是同城銀行開出的,要求財務經理親自到出票行落實該票據(jù)的真實性和有效性。
3.7分公司收取的銀行承兌匯票以分公司為收款人(或被背書人),且必須在收取銀行承兌匯票的二個工作日內將所收取的銀行承兌匯票背書寄回股份公司財務審計部。在背書欄蓋分公司銀行印鑒章的同時,必須注明被背書人的全稱,以免銀行承兌匯票遺失給總公司造成損失,如在背書欄內蓋章,而沒有注明被背書人的全稱,如果該銀行承兌匯票遺失,任何單位或個人即可將該銀行承兌匯票送往銀行解付或貼現(xiàn)。
4、借支制度。公司人員借支應該根據(jù)需要核定額度,填寫借支單,由財務經理和銷售分公司經理審批。上一筆借支未清賬,不得再次借支。公司員工出差借時需附經審批后的《出差申報單》。
5、關于嚴禁非授權人員向經銷商(客戶)收(借)取“錢、物”的規(guī)定
為防范風險,防止經濟糾紛,現(xiàn)就關于禁止分公司員工到經銷商(客戶)處借款、借貨事宜規(guī)定如下:
1、股份公司嚴厲禁止銷售分公司任何人員到公司的任何經銷商(客戶)處借款、借貨;禁止業(yè)務人員為任何經銷商(客戶)帶款、帶貨。
2、銷售分公司財務經理要負責給與分公司有往來關系的每一個經銷商法人發(fā)一份書面函件(一式二份并蓋公司財務章,由分公司總經理簽發(fā),經銷商法人簽章確認后,分公司財務部回收一份存檔備查,經銷商自留一份),明確股份公司嚴禁業(yè)務員到經銷商(客戶)處借款、借貨及其他任何經手錢、物的事情。
二、往來賬管理制度
1、應收賬款的管理
為了進一步規(guī)范銷售,減少經營風險,保證公司的財產安全,最大限度在減少呆賬、壞賬,對銷售分公司應收賬款的管理作出如下的規(guī)定:
1.1公司的產品銷售規(guī)定是:“現(xiàn)款現(xiàn)貨、款到發(fā)貨”的原則,所以原則上銷售分公司月末不允許有應收貨款余額。
1.2各銷售分公司原則上不允許賒銷,對確需賒銷的,應先向股份公司財務部提出書面報告,報告中必須要說明出現(xiàn)應收賬款單位的資信狀況(包括其經營資格、資信狀況及經營能力等)并有分公司總經理、財務經理簽署意見,報告經股份公司財務部、銷售總監(jiān)、總經理審批,且該應收賬款的期限不能超過一個月。對應收賬款超過一個月的單位,分公司必須及時書面報告股份公司財務部并采取措施,并指定專人負責解決。
1.3有應收賬款的分公司財務經理每月應編報“應收賬款賬齡分析明細表”對分公司的對外應收賬款作詳細的分析,不得只報余額不作賬齡分析。每月末都必須與經銷商對賬,并獲得經銷假商簽字、蓋章的確認書。
1.4銷售分公司不得以“應收賬款”來調節(jié)銷售額,任何虛增虛減“應收賬款”發(fā)生額、人為提高或降低銷售業(yè)績的做法,均屬做假賬的違規(guī)行為,一經查出將按違反財經紀律從嚴處理分公司總經理和財務經理,分公司必須要加強對應收賬款的管理,堅決杜絕呆、壞賬的發(fā)生,特別是分公司財務經理,絕不能做假賬,否則,股份公司將追究當事人的經濟責任,直至免職。
2、內部往來管理
內部往來科目核算分公司與股份公司貨款、費用等經濟業(yè)務往來的結算,各銷售分公司之間不能有任何往來掛賬。
2.1、本科目按單位設置明細科目:
2.1.1當收到大連分公司開具的稅票時,按稅票上的價款借記“庫存商品”,按稅票上的稅額借記“應交稅金--應交增值稅(進項稅額)”,按稅票總額貸記“內部往來”。當分公司把貨款劃回股份公司總部時,借記“內部往來”,貸記“銀行存款—貨款戶”。
2.1.2股份公司撥付給各銷售分公司費用時,分公司借記“銀行存款—費用戶”,貸記本科目。
2.2、為了保證股份公司與大連分公司、各銷售分公司的往來賬項清楚準確,有據(jù)可查,所有往來賬項均需使用有編號的一式三聯(lián)的《轉賬通知單》,《轉賬通知單》由經濟業(yè)務發(fā)生的單位填寫,并送交雙方同時入賬。內部往來業(yè)務必須每月核對,根據(jù)總公司的對賬單編制一式兩份的《內部往來調節(jié)表》,雙方各執(zhí)一份存檔備查,調節(jié)項目只允許是時間差的調節(jié),并要及時查明原因給予調整。
三、固定資產及低值易耗品管理制度
1、會計政策:固定資產的入賬原則及折舊政策詳見會計政策部分;低值易耗品的會計政策詳見會計政策部分。
2、管理部門:銷售分公司的固定資產由分公司財務部統(tǒng)一管理。固定資產取得后,即由財務部門依其類別及會計科目予以分類編號并貼粘標簽;低值易耗品由倉庫保管。
3、移交:對于固定資產應按所列使用部門詳細列清冊辦理移交。低值易耗品的領用按照庫存商品出庫程序審批后領用。
5、盤點:銷售分公司固定資產應由財務部門會同使用部門每年盤點一次。另外應該于每季度就固定資產的項目中根據(jù)登記卡冊,每一類別至少抽點十項,盤點后應填造“盤點表“一式三份注明盈虧原因,一份自存,一份報分公司總經理,一份送股份公司總部財務部門。財務部門對于盤盈或盤虧除應專門說明原因報股份公司總部財務部,根據(jù)盤盈盤虧原因做出相應處理。
6、購置審批程序及相關手續(xù):銷售分公司無權購置任何固定資產,若需購置,必須向股份公司財務部在月度預算中列出預算,并專項報告,經股份公司總經理和相關權力部門批準后購置。低值易耗品在月度預算中申請,在物料消耗中列支。
7、保險:根據(jù)固定資產的使用要求辦理財產保險。
8、費用承擔:固定資產折舊及其他使用費由分公司承擔。
四、發(fā)票管理制度
為加強各銷售公司購、銷貨發(fā)票的管理,制訂本制度。
1、對外銷售開具發(fā)票的規(guī)定
1.1、各銷售分公司根據(jù)稅法等有關規(guī)定,由分公司財務經理或會計專人辦理發(fā)票的領購、開具和保管業(yè)務。
1.2、發(fā)票上的客戶名稱,要依據(jù)客戶在稅務部門注冊登記單位全稱為準,不得寫錯別字,不得寫單位簡稱;客戶為自然人的,要如實填寫姓名。
1.3、已開具的發(fā)票,須有經辦人按發(fā)票全部聯(lián)次一次性簽字,經辦人是客戶的,還需注明客戶的身份證號碼,然后由業(yè)務員簽字確認,或附該客戶的單位介紹信,隨同發(fā)票記賬聯(lián)交財務部門辦理入賬或歸檔管理。
1.4、發(fā)票由業(yè)務員親自送達的,須向對方索取簽收證明,并有收到人簽字和單位蓋章,該證明要及時送交公司財務部門,附發(fā)票記賬聯(lián)后入賬。
1.5、所有對外出具的發(fā)票,均得經辦人在發(fā)票登記簿上簽字登記。
1.6、凡是已實現(xiàn)銷售,客戶未索取發(fā)票的,必須開具普通發(fā)票附于記賬憑證后,并計提銷項稅,客戶聯(lián)單獨由會計保管,并在發(fā)票登記簿登記。
1.7、對于賒銷的,除經特殊審批外,欠款未收回前,不能將發(fā)票出具給客戶。
2、對外開具增值稅發(fā)票的規(guī)定
對外開具增值稅發(fā)票除嚴格按照以上規(guī)定執(zhí)行外,還要遵守以下規(guī)定:
2.1、增值稅專用發(fā)票的開具對象僅限于具有一般納稅人資格的公司,對一般納稅人以外的任何單位和個人不得開具增值稅專用發(fā)票。
2.2、需要開具增值稅專用發(fā)票的單位,須提供該單位的稅務登記證副本復印件,并在復印件上加蓋單位公章,同時提供在稅務機關備案的單位電話號碼,開戶銀行名稱和銀行賬號。
2.3、公司具體經辦業(yè)務員依據(jù)財務開具的收款收據(jù),或對方的收貨單據(jù),或收回的普通發(fā)票等,按稅務登記證上的單位名稱,編制開票申請單(開票申請單附后),要做到字跡清楚,項目齊全,計算準確;由對方的具體經辦人員來辦的,應由來人簽字并填寫其身份證號碼,公司業(yè)務人員簽字確認后,送公司經理審批,然后由財務經理審批,審核無誤后的開票申請單才能開票,開票申請單和發(fā)票記賬聯(lián)一同作為記賬憑證附件。
2.4、開出的增值稅專用發(fā)票一定要具體經辦人員全部聯(lián)次一次性簽字,不得遺漏。
2.5、開票申請單要附增值稅專用發(fā)票記賬聯(lián)入賬。
2.6、對于增值稅發(fā)票上的記載事項有變動的,客戶要及時提供變更證明,以利業(yè)務結算;變更證明要即及時作附件入賬或歸檔管理。
2.7、退貨發(fā)票的處理:對于批準的退貨,將已開具給客戶的蘭字銷售發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)(購貨方未作賬務處理或原未交給客戶的發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián))或購貨方主管稅務機關出具的《銷售退回及折讓證明單》(購貨方已作賬務處理),粘附在紅字發(fā)票存根聯(lián)后,作為開具紅字發(fā)票的依據(jù),并按照退回單據(jù)開具相應的紅字發(fā)票(附紅字記賬聯(lián)外,其他聯(lián)次均不得撕下),編制通用記賬憑證,并在紅字發(fā)票存根聯(lián)注明原蘭字發(fā)票及紅字發(fā)票的記賬聯(lián)存放地點。
3、接受發(fā)票的管理規(guī)定
3.1、接受發(fā)票要嚴格按照國家關于《違反發(fā)票管理的處罰》的條款進行審核。
3.2、接受的發(fā)票要依實際交易的金額為準,票面要整潔,項目填寫齊全,字跡清楚,蓋章清晰,手續(xù)齊備,計算準確,并與所附的其他資料相符。
3.3、交易合同或協(xié)議的單位名稱要與關于該單位的往來款項的單位名稱,及提供發(fā)票的單位名稱相一致;如果名稱等記載事項發(fā)生變更,對方一定要提供變更證明,并加蓋單位公章,作附件入賬或存檔備查。
3.4、對于接受的增值稅專用發(fā)票除參照以上規(guī)定審核外,應先到稅務機關及時辦理認證手續(xù),然后再辦理業(yè)務結算手續(xù);
3.5、接受發(fā)票要根據(jù)業(yè)務的性質和實際情況索取具有抵扣作用的發(fā)票,以降低成本、費用;對無法提供具有抵扣作用的發(fā)票或無資格提供該類發(fā)票的單位,可以讓其提供無抵扣作用的發(fā)票,但要以扣除稅額后的金額結算。
3.6、業(yè)務人員取得符合抵扣條件的增值稅發(fā)票后,應及時辦理實物入庫、票據(jù)入賬手續(xù),不得拖延,暫時無法完成貨物品質鑒定的,可先辦理入庫、入賬手續(xù),但須通知財務部門暫不作為付款依據(jù)。
3.7、運輸行業(yè)專用發(fā)票。列支裝卸運輸費必須取得“運輸行業(yè)專用發(fā)票”,“運輸行業(yè)專用發(fā)票”是指鐵路、民用航空、公路和水上運輸單位開具的貨票,以及從事貨物運輸?shù)母黝愡\輸單位開具的套印全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章的貨票。貨物業(yè)的發(fā)票和定額發(fā)票不予抵扣。合規(guī)的運輸發(fā)票,按照結算金額的7%的抵扣率計算進項稅額(或根據(jù)稅務局要求進行調整),隨同運費支付的裝卸費、保險費等雜費不得計算扣除進項稅額。
3.8、無法按規(guī)定取得合法發(fā)票的,應向當?shù)囟悇站忠蟠_發(fā)票,并征詢當?shù)囟惥值挚蹜斁邆涞臈l件,全項詳細填寫。
4、違反公司發(fā)票管理規(guī)定的處罰
對于已開具的發(fā)票未按規(guī)定程序操作的,將對經銷公司有關直接責任人處以100-200元的罰款;違反規(guī)定觸犯刑法的,后果自負;違反規(guī)定接受或開具發(fā)票造成公司少抵或多繳稅款的,或者因接受或開具發(fā)票造成往來結算損失的,直接責任人要負賠償責任。
五、存貨管理制度
1、分公司要貨申請
1.1分公司的庫存管理應堅持“庫存合理、加快周轉”的原則,盡可能降低庫存風險。
1.2分公司在要貨時須根據(jù)銷售計劃,結合實際需求,合理安排訂貨次數(shù)及數(shù)量,在合理庫存內保證銷售的需要。
1.3根據(jù)上述要求,分公司計劃員要填好《要貨申請表》,《要貨申請表》經分公司財務經理審核、分公司總經理審批,并通過傳真給大連分公司銷售部,經銷售部和財務部審核無誤后,辦理發(fā)貨程序。
2、存貨入庫流程。首先由申請人填寫入庫申請單,入庫單至少有下列內容:
產品品種貨位號數(shù)量()單價金額(元)備注
申請人持填寫好的入庫單,填寫好由檢驗員(或庫管員)檢驗后簽字,并由庫管員核實入庫數(shù)量登記。入庫單至少一式四份,第一聯(lián)、存根,第二聯(lián)、庫房留存,第三聯(lián)、財務核算,第四聯(lián)、申請人留存。入庫時要求嚴把質量關,做好各項記錄,以備查用。財務部門根據(jù)入庫單財務核算聯(lián)和其他相關單據(jù)入賬。
3、存貨出庫流程。存貨出庫的方式主要有3種:客戶自提、委托發(fā)貨和公司送貨。第一種:客戶自提。是客戶自己派人或派車來公司的庫房來提貨;第二種:委托發(fā)貨;第三種:公司派自己的貨車,給客戶送貨。無論采用哪種出貨的方式,都要填寫出庫單。出庫單(或銷售單)至少有下列內容:發(fā)貨單位、發(fā)貨時間、出庫品種、出庫數(shù)量、金額、出庫方式選擇、結算方式、提貨人簽字、成品庫主管簽字。如下表:
發(fā)貨單位:出庫日期
產品品種產品數(shù)量金額備注
出庫方式選擇1、客戶自提2、委托發(fā)貨3、公司送貨
運費結算方式1、公司代墊運費2、貨到付款
出庫單(或銷售單)也是一式四份:第一聯(lián),存根;第二聯(lián),成品庫留存;第三聯(lián),財務核算;第四聯(lián),提單,提貨人留存。提貨的車到達倉庫后,出示出庫單據(jù)在庫房人員協(xié)調下,按指定的貨位、品種、數(shù)量搬運貨物裝到車上。保管人員做好出庫質量管理,嚴防破損,做好數(shù)量記錄,核實品種、數(shù)量和提單。
4、存貨盤點。分公司財務部每月底要協(xié)同庫管員對庫存商品進行一次盤點,對于盤盈、盤虧、毀損等要查明原因,上報股份公司財務部進行相應處理。
六、銷售分公司財務人員管理制度
1、下屬各銷售分公司的財務人員在人事關系上屬于股份公司總部,任何部門無權聘用和解聘財務人員。下屬各銷售分公司財務負責人由股份公司總部財務審計部經理提名,報股份公司總經理批準后聘任或解聘。
2、下屬各銷售分公司核定財務人員的工資福利等相關待遇由股份公司總部財務審計部統(tǒng)一管理和發(fā)放;財務人員為銷售分公司辦公或出差等而發(fā)生的費用由各銷售分公司承擔;財務人員的培訓及其他相關費用由股份公司總部承擔。
3、下屬各銷售分公司的財務人員必須嚴格執(zhí)行股份公司的各項財務管理制度,在業(yè)務上接受股份公司總部財務審計部的指導;總部財務審計部對其財務活動進行定期審計和不定期專項核查,對于違反財務制度和財經紀律的,公司總部將對其作出相應處理,對于違返國家法律的,將移送司法機關處理。
4、下屬各銷售分公司的財務人員必須協(xié)助所在公司領導搞好經營管理,及時提供真實、有效的財務信息,積極為分公司領導的經營決策出謀劃策。
5、下屬各銷售分公司財務負責人定期向總部財務審計部述職,在日常財務管理工作中要不斷創(chuàng)新,提高公司財務管理水平,鼓勵多提合理化建議。
6、股份公司總部將定期對財務人員進行考核,以此作為年終獎金和工資標準的考評依據(jù)。
七、崗位職責
分公司財務崗位責任制是一種管理制度,現(xiàn)關于分公司每個財務工作人員的職責、任務、權限、完成任務的標準作出明確的規(guī)定,根據(jù)分公司財務人員履行崗位職責的優(yōu)劣作為對財務人員的晉升、獎懲依據(jù)。
1、分公司財務經理的崗位職責
1.1在股份公司財務部的領導下,嚴格遵守財經紀律與股份公司的各項規(guī)章制度,要隨時檢查各項制度在分公司的執(zhí)行情況,發(fā)現(xiàn)違反財經紀律的行為給予制止,并及時書面報告股份公司財務部.
1.2審核分公司的會計原始憑證是否符合會計工作規(guī)范的要求,是否符合國家的稅務、會計法規(guī)及股份公司的有關規(guī)定,對不合理、不合法、不合規(guī)的原始憑證拒絕受理,并且退回經辦人,堅持“收支兩條線”的原則。
1.3審核上報股份公司的財務資料,確保上報資料的真實性、規(guī)范性和準確性。編制分公司經營費用的預算,并就經營費用預算的執(zhí)行差異進行分析,然后報分公司總經理及股份公司財務部。
1.4復核記賬憑證、登記總賬、核對明細賬、編制會計報表、編寫財務分析報告,按股份公司的要求審核分公司的會計報表,并在限期內寄回股份公司財務部。
1.5嚴格審核分公司物料收發(fā)憑證,堅持“現(xiàn)款現(xiàn)貨、款到發(fā)貨”的原則,對分公司的實物(包括庫存商品、物料、固定資產等)與貨幣資金進行定期或不定期的盤點,并核對賬實是否相符。
1.6在堅持股份公司的各項規(guī)章制度的前提下,積極地配合銷售分公司總理推動分公司銷售業(yè)務的提升,做好分公司總經理的參謀。
1.7做好分公司的物流、資金流的安全保障措施,確保分布在分公司內、外的財產安全與完整。
1.8妥善保管、歸檔會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料,協(xié)調好與當?shù)囟悇詹块T的關系。
1.9按股份公司的規(guī)定管好、用好分公司的印章,并做好分公司簽訂的所有合同的審核、備案工作。
1.10協(xié)調好分公司的財務崗位工作,并組織好分公司財務每月的工作小結會,總結分公司財務工作中存在的問題和不足,并書面上報股份公司財務部。根據(jù)財務內控制度,安排好分公司節(jié)假、雙休日財務人員的值班,堅持服務與監(jiān)督并重的原則。
1.11按時完成股份公司財務部交付的其他臨時性工作,同時以身作則組織與帶好分公司財務隊伍,將分公司財務工作做好。
2、分公司會計的崗位職責
2.1按照國家會計法規(guī)制度和股份公司的有關規(guī)章制度,編制記賬憑證、登記會計明細賬(不包括現(xiàn)金日記賬與銀行日記賬)和結賬、對賬,做到賬務處理手續(xù)完備、數(shù)字準確、賬目清楚,對不合法的原始憑證應拒絕編制記賬憑證并及時報告分公司財務經理。
2.2登記好有關備查賬簿;定期和不定期對賬,使賬賬、賬實相符。
2.3與庫管員共同驗收分公司物料入庫,并填制入庫憑證。
2.4根據(jù)有關資料編制會計報表的附表。
2.5月初裝訂分公司上月的記賬憑證、物料收發(fā)憑證并歸檔(財務資料歸檔管理)。
2.6負責稅務申報及稅控系統(tǒng)的維護。
2.7按時完成分公司財務經理交付的其他臨時性工作。
3、分公司出納的崗位職責
3.1嚴格、認真執(zhí)行國務院關于現(xiàn)金管理的制度。
3.2嚴格執(zhí)行庫存現(xiàn)金的限額,超過部分必須及時送存銀行,不坐支貨款,不能白條抵押現(xiàn)金,堅持貨款現(xiàn)金與費用現(xiàn)金分管的原則。必須是堅持“收支兩條線”的原則。
3.3嚴格執(zhí)行支票管理制度,使用支票必須經分公司總經理、財務經理兩人簽同意后方可開出。出納員辦理每一筆收付款業(yè)務的依據(jù),必須根據(jù)會計(財務經理)編制的,并經審核無誤的憑證。
3.4建立、建全現(xiàn)金、銀行存款的各種賬目,出納員每辦理一筆收付款業(yè)務前,必須堅持復核每一筆收付款憑證所反映的經濟內容和金額,對不完整、不合法的憑證應拒絕付款,并及時向分公司財務經理或股份公司財務審計部反映。
3.5月末分公司銀行存款余額與銀行對賬單核對,要及時編制“銀行存款余額調節(jié)表”,使賬面余額與銀行對賬單上的余額相符。對未達賬款要及時查詢,并督促有關人員及時處理。
3.6為了確保安全,分公司向銀行提取或存入現(xiàn)金時,應由分公司財務經理配備人員同行,采取相應的安全措施,同時保險柜密碼嚴格保密,鑰匙要妥善保管不得丟失,不得交給他人。
3.7不得將出納工作隨意交代他人代管,如確有原因離崗時,必須由分公司財務經理指派他人代管,而且交接手續(xù)雙方必須清楚。
3.8出納員使用的各種印章,如支票印鑒、“現(xiàn)金收訖”、“現(xiàn)金付訖”、“銀行收訖”、“銀行付訖”等都要妥善保管。為了分清責任,支票印鑒必須堅持分管的原則。任何時侯都不能一個人保管和使用支票的所有印鑒。
3.9加強有價證券的管理,有價證券必須存放在保險柜中并設立備查賬,保護有價證券安全、完整不受損(要轉回股份公司的必須及時辦理手續(xù)轉回)。
3.10出納人員不能兼任會計稽核、會計檔案保管、收入費用、債權債務的賬簿登記工作。
3.11按時完成分公司財務經理交付的其他臨時性工作。
注:銷售分公司未設會計崗位的,由財務經理兼任會計工作崗位。
八、會計檔案管理制度
1、為加強會計檔案管理,特制定本管理辦法。
2、本公司的會計檔案包括:會計憑證、會計帳簿、稅務申報資料、會計報告、審計報告、驗資報告、資產評估報告、財務管理制度以及與經營管理有關的其它重要文件,如合同、章程等各種會計資料。
3、會計檔案的保存。
財務部應有專人負責保存會計檔案,定期將財務部歸檔的會計資料,整理裝訂后按順序立卷登記。
會計檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類,具體和保管年限詳見本制度第七條。
會計檔案應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
會計檔案保管期滿需要銷毀時,由會計檔案管理人員提出銷毀意見,經部門經理審查,股份公司財務部批準,并報上級有關部門批準后執(zhí)行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊,銷毀時應由股份公司財務審計部有關人員共同參加,并在銷毀單上簽名或蓋章。
4、會計檔案的借用。
財務人員因工作需要查閱會計檔案時,必須按規(guī)定順序及時歸還原處,若要查閱入庫檔案,必須辦理有關借用手續(xù)。
公司內各單位若因公需要查閱會計檔案時,必須經本單位領導批準證明,經財務經理同意,方能由檔案管理人員接待查閱。
外單位人員因公需要查閱會計檔案時,應持有單位介紹信,經財務經理同意后,方能由檔案管理人員接待查閱,并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。
會計檔案一般不得帶出室外,如有特殊情況,需帶出室外復印時,必須經財務部經理批準,并限期歸還。
5、由于會計人員的變動或會計機構的改變等,會計檔案需要轉交時,須辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
6、本辦法適用于公司總部、分公司、下屬全資及控股公司。
7、會計檔案保管期限
會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
(一)會計憑證類:
(1)、原始憑證、記帳憑證匯總憑證15年
(2)、銀行存款余額調節(jié)表和銀行對賬單5年
(二)會計帳簿類:
(1)、日記帳15年
其中:現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年
(2)、明細帳、總帳、輔助帳15年
(3)、固定資產報廢清理后固定資產卡片及清單保管5年
(三)會計報表類:
(1)、主要財務指標報表(包括文字分析)3年
(2)、月、季度會計報表(包括文字分析)5年
(3)、年度會計報表(包括文字分析)永久
(四)其他類:
(1)、會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久
(2)、財務成本計劃3年
(3)、主要財務會計文件、合同、協(xié)議永久
九、附則
關鍵詞:IT技術企業(yè) IPO 財務管理
本文主要從項目管理、財務核算、稅款繳納三個方面闡述財務管理工作在IPO申報前期的重要作用,以及通過采取何種有效的方法作好這些方面的財務管理工作,并將財務管理工作貫穿于公司經營的各個方面。
一、項目管理
公司是否具有可持續(xù)發(fā)展能力主要看公司主營業(yè)務是否具有創(chuàng)新性,盈利能力是否可持續(xù)增長,市場占有率是否在同行業(yè)位居前三名。而公司要保證上述條件具備,不僅需要具有創(chuàng)新性的優(yōu)質項目,還需要具備一套完善的項目管理系統(tǒng),這套系統(tǒng)能時時反映項目狀態(tài),并跟蹤管理。
其次,在具備項目管理軟件的同時,財務負責人還應注意到,IPO申報中提交的眾多主營業(yè)務數(shù)據(jù)都與項目數(shù)據(jù)密不可分,所以,在公司日常的經營管理中,應加強項目管理工作,為財務管理工作提供前提及保障。同時,要強調注重細節(jié)化管理,從投標開始就正確反映項目的性質及類別。
(一)及時進行項目立項
IT技術企業(yè)項目具有數(shù)量多,且工期較長等特點。所以,財務負責人一定要建議在項目投標時就進行立項,從項目開始就統(tǒng)一名稱,不至于產生各相關部門對同一業(yè)務事項叫法不一,帶來的財務管理混亂。另外,也可以將項目一開始發(fā)生的成本費用反映在財務帳中,從財務系統(tǒng)中就可以全面調取項目信息。
(二)項目類別要定義清楚
在IPO申報材料中,需要明確區(qū)分公司的經營業(yè)務,并加以分類,所以,項目類別定義清楚準確,可為財務核算及收入類別的定義提供依據(jù)。定義項目類別,可參考如下分類標準,比如開發(fā)業(yè)務、服務業(yè)務、軟件銷售業(yè)務及硬件銷售業(yè)務等。
(三)參與項目預算的制定及評審
針對項目進行預算管理,財務人員要參與到預算的全部過程,包括預算的制定及評審過程。在決算過程中,通過財務數(shù)據(jù)對項目進行可行性分析,也是財務管理的重要組成部分。同時,通過績效考核的手段對預算的執(zhí)行情況進行判斷,當實際與預算指標偏離度在一定范圍內時,說明預算編制的精確,且執(zhí)行較好,同樣可以將本預算作為歷史數(shù)據(jù)作為下一期預算編制的依據(jù)。
二、財務核算
IPO申報材料中有一項條件是要求申報企業(yè)提交申報年度前三年的財務審計報告,即“三年期審計報告”。該審計報告允許和前三年當年的審計報告存在差異,也就是說,申報企業(yè)可以站在當前時點,選擇最適合企業(yè)的核算方法及會計政策,追溯調整前三年的財務報表數(shù)據(jù)。所以,財務部負責人應有意識地按照申報要求提早進行財務數(shù)據(jù)的完善,認真檢查前三年財務數(shù)據(jù),重新對以前年度賬目進行梳理,及時發(fā)現(xiàn)問題,及早對不符事項作出更正處理。
由于財務核算的精準程度與公司經營的其他方面緊密相關,準確的財務核算數(shù)據(jù),能夠真實反映技術開發(fā)項目的營業(yè)成本數(shù)據(jù),銷售業(yè)務的銷售數(shù)據(jù),為公司項目決策提供有價值的數(shù)據(jù)支撐。同時,依據(jù)此數(shù)據(jù)準確計算應繳納稅款,同時,有效監(jiān)控預算的執(zhí)行情況,更新預算計劃,達到有效控制成本費用的支出情況。所以,不論是正在備戰(zhàn)IPO的企業(yè),還是即將在努力滿足IPO申報條件的企業(yè),財務核算都可以參考以下方法。
(一)會計科目設置要科學、合理
會計科目的設置除了應滿足日常經營需要外,如果要滿足申報IPO的需要,還應特別注意要將科目進行二級或者更高級別的細化。因為在提交IPO材料說明時,要以入賬數(shù)據(jù)說明企業(yè)闡述的某些經營方面的數(shù)據(jù)是正確的。如,闡述工資成本時,要提交工資入賬清單,并要求提供賬務處理明細,另外,在提交毛利分析數(shù)據(jù)時,同樣要求提供明細到各項目發(fā)生的成本費用,所以人工成本在核算時一定要明細到項目,同時還要將管理人員與項目人員準確區(qū)分開,以便對應的成本費用可以準確進行核算。
(二)選擇正確的收入確認方法及原則。
正確核算營業(yè)收入在IPO申報中具有重要意義。第一,選擇適合本行業(yè)的收入確認原則很重要,比如,可按照完成合同約定節(jié)點時確認收入,或者完工百分比法確認收入。第二,收入核算要有可靠的外部證據(jù)作為支持,比如客戶出具的驗收報告等。第三,要保證收入核算細化到公司經營的具體項目,以確保順利完成項目成本毛利分析,同時,也為公司經營提供各項業(yè)務盈利能力分析,為領導層經營決策提供數(shù)據(jù)支持。
(三)定期進行成本毛利分析
IT技術企業(yè)在IPO申報中需提供申報期每年的項目成本毛利分析,以此判斷項目成本毛利率情況,發(fā)審委會以同行業(yè)平均毛利率及優(yōu)秀企業(yè)項目毛利率作為參考,對申報企業(yè)整體盈利情況作出判斷。所以,財務負責人應重視項目成本毛利分析工作,提高對成本毛利高低的綜合判斷能力。