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1計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在城建檔案管理上的作用

1.1計(jì)算機(jī)信息技術(shù)使城建檔案精細(xì)化。在城建檔案資源中弓}入信息化技術(shù),把城建檔案資源以電子數(shù)據(jù)的形式分門別類保存起來,查詢使用起來更為方便。在現(xiàn)實(shí)檔案庫(kù)中繁雜的城建檔案資料類別不明顯,分類并不精細(xì),存貯也或有偏差,查找使用起來會(huì)有困難。通過電子信息方式的錄入,該類檔案的各方面信息均可被檢索到,可以作為多方面數(shù)據(jù)分析,作用發(fā)揮的就更加全面了。城建檔案信息的這種改變使其具備了“戰(zhàn)略性質(zhì)”,除了傳統(tǒng)的服務(wù)性質(zhì)外,參考性作用也顯現(xiàn)出來,這對(duì)城市發(fā)展建設(shè)很有幫助。

1.2計(jì)算機(jī)信息技術(shù)拓展了城建檔案資源的開發(fā)范圍。由于存貯及傳遞技術(shù)的限制,傳統(tǒng)城建檔案管理資源的開發(fā)對(duì)象主要是已有的圖文資料和較易獲得的小范圍資源。采用電子信息技術(shù)后,可創(chuàng)建強(qiáng)大的城建檔案信息管理系統(tǒng),在時(shí)間和空間上,城建檔案管理都將獲得較大突破,并且城建檔案的服務(wù)性和作用也能增強(qiáng)。

2城建檔案計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)

2.1城建檔案計(jì)算機(jī)信息化設(shè)備配備。城建檔案計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)必須配備相應(yīng)的設(shè)施,在整個(gè)過程中投入最多的環(huán)節(jié)就是軟硬件系統(tǒng),該設(shè)備是最為基礎(chǔ)的設(shè)施,它是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)是建設(shè)數(shù)字城建檔案館的有形部分。硬件系統(tǒng)方面需要有計(jì)算機(jī)及必要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等,才能適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化城建檔案管理服務(wù)的需要。在軟件系統(tǒng)方面需要具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、實(shí)體管理、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能,并且能夠覆蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)六大環(huán)節(jié);具有良好的實(shí)用性、通用性及可擴(kuò)展性。

2.2忍城建檔案電子信息系統(tǒng)建設(shè)。城建豐案電子信息系統(tǒng)主要內(nèi)容包涵:目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作、構(gòu)建城建檔案基本數(shù)據(jù)庫(kù)、城建檔案數(shù)字化、電子城建檔案管理,結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)要符合檢索優(yōu)先的原則,以DBF交件格式或通過XML及其它通用格式文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換,并具備安全、合理、高效、靈活等特性,各種不同類型的城建檔案數(shù)據(jù),其文件格式均要盡量采用通用文件咯式。

(1)城建檔案電子信息目錄建設(shè)。目錄建設(shè)是城建檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的首要步驟,為的是提高城建檔案資源的效率和質(zhì)量。我國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和實(shí)施綱要中指出:要逐步實(shí)現(xiàn)全國(guó)城建檔案館全部館藏檔案的計(jì)算機(jī)檢索,繼續(xù)開展并加快城建檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),重要檔案、使用率高的檔案實(shí)現(xiàn)文件級(jí)計(jì)算機(jī)檢索、因此,區(qū)域城建檔案電子信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)除了根據(jù)各地城建檔案管理需要按建立城建檔案信息目錄、及時(shí)更新目錄數(shù)據(jù)外,還要逐步實(shí)現(xiàn)城建檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)上的查詢檢索。

(2)城建檔案電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。構(gòu)件城建檔案電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)的方法有很多,其中常見的有收錄現(xiàn)有的電子城建檔案、將聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換、摘錄文字信息、掃描已有的城建圖紙和文件等等。數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)件過程中可應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)新型技術(shù),比如地理信息技術(shù)。該技術(shù)采用地理模型分析方法,實(shí)時(shí)提供多種空間和動(dòng)態(tài)的地理信息,將表格數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為地理圖形顯示,真實(shí)反映城市建設(shè)信息的空間分布特征,可作為城市規(guī)劃設(shè)計(jì)的重要依據(jù),對(duì)城市可行性發(fā)展大有裨益。地理信息技術(shù)是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中可應(yīng)用技術(shù)中的一種,多種計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的聯(lián)合應(yīng)用使城建檔案電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)具備安全、合理、高效、靈活等專業(yè)特性。為了提高城建檔案電子信息系統(tǒng)的應(yīng)用效率,管理人員可以將數(shù)據(jù)庫(kù)分類管理。具體類別可為基礎(chǔ)地理信息檔案。重要竣工項(xiàng)目檔案、城市規(guī)劃方案、地下管線綜合檔案。規(guī)劃審批成果檔案、音像檔案等,在數(shù)據(jù)褲建設(shè)初期就這樣分類的話,能夠提高檔案錄入的精準(zhǔn)度,同時(shí)這樣做還為以后檔案查詢打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(3)城建檔案電子信息數(shù)字化建設(shè)。城建檔案實(shí)現(xiàn)信息化,需要將現(xiàn)存紙質(zhì)資料、音像資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,通常采用的是人工錄入或掃描錄入的方式,轉(zhuǎn)換后的信息計(jì)算機(jī)才能識(shí)別和處理,這是一項(xiàng)繁瑣的工作,而且工作量會(huì)很大,需要管理部門投入較大的人力和物力。因此,城建檔案電子信息數(shù)字化建設(shè)中,管理部門可根據(jù)單位的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和具體需求,有選擇進(jìn)行檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。首先選擇珍貴城建檔案和高使用率的城建檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,之后再城建檔案電子信息系統(tǒng)使用中逐漸實(shí)現(xiàn)所有城建檔案的數(shù)字化;

(4)城建檔案電子信息管理。城建檔案電子信息管理人員重要工作內(nèi)容是監(jiān)督與指導(dǎo)城建檔案電子文件形成、收集、積景、鑒定、歸檔全過程,保證存入數(shù)據(jù)庫(kù)的城建檔案的質(zhì)量,不僅確保這些資源真實(shí)、完整、有效,還要保證檔案資源的價(jià)值,不篩選的全部城建檔案保存策略不僅無(wú)意義而且不現(xiàn)實(shí)。隨著城市改建和技術(shù)發(fā)展,城建檔案電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)遇到遷移、升級(jí)的情況,管理人員另一重要工作是確保電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)在以上過程中完整保存,這些是城建檔案電子信息管理人員基本工作內(nèi)容。除此之外,管理人員還仍當(dāng)積極開展電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法研究,制訂電子城建檔案管理新辦法,優(yōu)化城建檔案電子信息化模式。并且放開區(qū)域性城建檔案信息化的限制,開展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下接收、傳送電子城建檔案的試驗(yàn)工作,逐步擴(kuò)大城建檔案電子信息化范圍。城建檔案電子信息系統(tǒng)涵蓋范圍的擴(kuò)大和數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的增多,都將提升城建檔案在城市建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中的作用。綜上所述,城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)是城市發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的共同需要。同時(shí),城建檔案計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)不單單是現(xiàn)代技術(shù)的簡(jiǎn)單應(yīng)用,而是一項(xiàng)綜合性的戰(zhàn)略工程、若想計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在城建檔案管理中真正發(fā)會(huì)作用,從設(shè)備配備到電子系統(tǒng)完成需進(jìn)行一系列科學(xué)規(guī)范的建設(shè),方能達(dá)到城建檔案快速發(fā)展所需要的效果。

作者：王海英單位：興隆縣國(guó)土資源局