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本文作者：丁訓(xùn)華作者單位：常州工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院院長(zhǎng)辦公室

要轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)安全意識(shí)

檔案部門(mén)要充分利用檔案信息資源優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)館際合作，利用信息技術(shù)，走出去為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù);要走市場(chǎng)化的道路，在服務(wù)形式和途徑上進(jìn)行創(chuàng)新，如:開(kāi)展網(wǎng)上檔案信息查閱，提供網(wǎng)上檔案信息咨詢服務(wù)，提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和效率。檔案工作人員要提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變思想觀念，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，增強(qiáng)檔案信息安全意識(shí)和責(zé)任心，增強(qiáng)保密觀念和意識(shí)。

建立健全各項(xiàng)檔案管理制度

為確保電子檔案信息的安全，必須建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的保管、保密和利用制度。

1建立電子檔案歸檔管理制度，推行雙套歸檔制

實(shí)行雙套歸檔制，即所有的檔案文件通過(guò)電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種形式同時(shí)進(jìn)行保存，電子檔案文件存檔時(shí)必須進(jìn)行安全檢查，兩種檔案要保持一致。另，在對(duì)電子檔案內(nèi)容更改的同時(shí)注意電子檔案和紙質(zhì)檔案的相符。

2建立嚴(yán)格的保管、保密制度

所有歸檔的電子檔案文件都要進(jìn)行保護(hù)處理。作為存儲(chǔ)介質(zhì)的光盤(pán)、硬盤(pán)等，應(yīng)處于只讀狀態(tài)，用戶只能從計(jì)算機(jī)上讀取信息，不能做任何修改，確保電子檔案信息的原始性。電子檔案文件要定期進(jìn)行安全性、有效性檢查，一旦發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)介質(zhì)或信息有損壞，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或拷貝。存儲(chǔ)設(shè)備更新時(shí)也必須制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤并能在新系統(tǒng)中運(yùn)行。

3加強(qiáng)電子檔案的提供利用管理

建立便于電子檔案利用的管理系統(tǒng)，同時(shí)加強(qiáng)電子檔案利用人權(quán)限的管理。電子檔案文件在提供利用時(shí)，要防止利用過(guò)程中的信息泄密和信息損壞。此外，在向公眾網(wǎng)上傳檔案信息時(shí)，要提高安全意識(shí)，防止失密、篡改事件的發(fā)生。

加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行

電子檔案信息安全是以與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)保證的，高質(zhì)量的電子檔案信息管理平臺(tái)，與辦公自動(dòng)化、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)連通，連接計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)電子檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化。

1保證載體物理上的安全

電子檔案載體主要有磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等。由于這些載體自身的脆弱性，決定了其對(duì)保管環(huán)境的高要求。所以，我們要為其提供適合的、嚴(yán)格的保管環(huán)境:將電子檔案存放在無(wú)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕性氣體和溫濕度適中的環(huán)境中;存放要避光;做好衛(wèi)生工作，定期除塵;存放時(shí)不要大量堆積、應(yīng)在盒中直立存放，以防被壓壞，避免磨擦和劃痕;避開(kāi)磁場(chǎng)和電場(chǎng)、防止有害生物、防止機(jī)械震動(dòng)等。

2做好數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)工作

備份技術(shù)是一種數(shù)據(jù)安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個(gè)非常重要的技術(shù)手段。一旦原始數(shù)據(jù)丟失或遭到破壞，可以利用備份數(shù)據(jù)把原始數(shù)據(jù)恢復(fù)出來(lái)，使系統(tǒng)能夠正常工作，這樣就可避免因文件被毀所帶來(lái)的重大損失。數(shù)據(jù)備份對(duì)象為:各類檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)。為確保電子檔案的存儲(chǔ)安全，要嚴(yán)格執(zhí)行雙備份制度，即:一套封存，另一套提供借閱。必要時(shí)可封存兩套。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不安全性，要建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)，確保關(guān)鍵信息能在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以恢復(fù)。

采用先進(jìn)技術(shù)，確保電子檔案信息的安全

我國(guó)數(shù)據(jù)信息安全的保障主要依靠技術(shù)的不斷升級(jí)，如加密技術(shù)、身份認(rèn)證、防火墻、網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)等。

1加密技術(shù)

由于電子檔案信息具有的可復(fù)制性和部分文檔的涉密性，可采用加密簽署技術(shù)，不僅可以避免因電子檔案信息被復(fù)制而帶來(lái)的危險(xiǎn)因素，也可以確保電子檔案信息的原始性，還可以保證涉密性電子檔案信息不被公開(kāi)，以確保電子檔案信息的真實(shí)性。

2防火墻技術(shù)

通過(guò)在互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)關(guān)上安置用于阻擋外部不安全因素影響的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)屏障，并分別進(jìn)行分組過(guò)濾與IP偽裝，監(jiān)視整個(gè)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)外通信，以阻止黑客訪問(wèn)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部網(wǎng)的保護(hù)功能。

3網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)

利用網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)就是通過(guò)專用的通信設(shè)備、專有的安全協(xié)議及加密驗(yàn)證機(jī)制和應(yīng)用底層技術(shù)提取并鑒別認(rèn)證技術(shù)，用于隔離有害信息的攻擊。在確立網(wǎng)絡(luò)可信度之外及保證網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部信息不被泄露的情況下，從而在各級(jí)安全網(wǎng)絡(luò)間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)確保了網(wǎng)絡(luò)之間數(shù)據(jù)交換的安全性和可控性，杜絕計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)協(xié)議的自身漏洞導(dǎo)致的安全風(fēng)險(xiǎn)。

加強(qiáng)專門(mén)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著檔案信息化進(jìn)程的推進(jìn)和現(xiàn)代檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案管理人員提出了新的要求。由于電子檔案在操作過(guò)程中存在很大的隨意性，難免會(huì)出現(xiàn)一些失誤，因此，要求檔案工作者一定要樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高政治素質(zhì)、職業(yè)道德水平，強(qiáng)化保密意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)管理的維護(hù)工作，系統(tǒng)掌握現(xiàn)代化管理知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)，具備較高的計(jì)算機(jī)水平和網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，努力優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息時(shí)代檔案工作的要求。

總之，電子檔案信息管理是一項(xiàng)十分繁雜的工作，我們應(yīng)根據(jù)電子檔案具有的特點(diǎn)，結(jié)合工作實(shí)踐，做好電子檔案信息的安全管理工作，確保電子檔案信息的真實(shí)性、原始性和完整性，從而提高電子檔案信息的安全系數(shù)，使電子檔案能夠可靠、安全、可持續(xù)地為社會(huì)提供服務(wù)，更好地造福于人類。