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1高校人事檔案信息化建設(shè)的重要性分析

首先高校人事檔案信息化建設(shè)順應(yīng)了高校人事制度改革。隨著高校的不斷發(fā)展，要求高校要加強(qiáng)與創(chuàng)新高校管理體制，其中高校的人事制度是高校管理制度改革的核心，通過(guò)高校人事改革推動(dòng)高校人力資源的不斷完善，而高校人事制度的改革需要完善的人事檔案管理模式，即高校能夠快速的獲悉高校人力資源的各種信息，便于高校對(duì)人力資源的優(yōu)化配置，而這就必須要依賴具有信息共享性質(zhì)的信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)；其次人事檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)了高校人力資源的最大配置。人事檔案信息化管理就是通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將高校的人力資源信息統(tǒng)一納入到信息共享平臺(tái)中。通過(guò)人事信息的網(wǎng)絡(luò)化管理實(shí)現(xiàn)了對(duì)人事信息的分類管理，便于及時(shí)的了解高校人力資源的個(gè)人信息，比如我們決定對(duì)某位教師進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)可以直接通過(guò)計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)調(diào)取它的個(gè)人信息，而不再需要進(jìn)行大面積的搜索，大大提高工作效率；最后有利于對(duì)實(shí)體檔案的保護(hù)。實(shí)體檔案是以紙張的形式存在，這樣人們?cè)诓檎蚁嚓P(guān)信息時(shí)需要不斷的翻閱紙質(zhì)檔案，人們?cè)诜喌臅r(shí)候不可避免造成對(duì)紙質(zhì)檔案的破壞，而實(shí)施檔案信息化后人們利用實(shí)體檔案查找信息的次數(shù)將大大減少，從而有效的避免一些重要的紙質(zhì)檔案損害的現(xiàn)象出現(xiàn)。

2高校人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1信息化管理的意識(shí)薄弱長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)的高校人事檔案管理工作主要采取的是手工操作模式，對(duì)于信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)程度不夠，其主要表現(xiàn)為：一是高校人事檔案的存在比較分散，結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)分析，高校的人事處、教務(wù)處以及學(xué)生處都存有相關(guān)的人事檔案，可以說(shuō)人事檔案存放的不統(tǒng)一，不利于檔案信息化的構(gòu)建。同時(shí)高校的人事信息收集情況也存在大量的問(wèn)題，由于當(dāng)前高?；緦?shí)施的二級(jí)院校獨(dú)立管理的模式，造成高校對(duì)二級(jí)院校的人事檔案信息了解不清楚，檔案信息收集的不及時(shí)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的構(gòu)建會(huì)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。二是高校的人事檔案管理工作仍然處于傳統(tǒng)的手工管理模式，并且以紙質(zhì)形式為主，沒(méi)有充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。三是高校的人事檔案信息化硬件基礎(chǔ)相對(duì)比較匱乏。經(jīng)過(guò)筆者對(duì)多所高校的基礎(chǔ)設(shè)備調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校對(duì)信息化建設(shè)的重視程度還是比較高的，高校檔案管理人員配置了電腦、打印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備，但是掃描儀、照相機(jī)的配置率不高，而這些設(shè)備的短缺必然會(huì)影響人事檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。

2.2人事檔案信息管理系統(tǒng)功能性比較差信息技術(shù)的不斷發(fā)展為高校人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)展提供了重要的平臺(tái)支撐，基于信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)高?；旧隙冀⒘巳耸聶n案信息管理系統(tǒng)，但是就這些信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行效果看，其還存在不少的問(wèn)題：一是高校檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫(kù)比較簡(jiǎn)單，造成不能及時(shí)的對(duì)一些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，影響人事檔案的工作效率；二是人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用性比較差，很多院校的管理系統(tǒng)沒(méi)有建立開放式鏈接功能，造成人事檔案管理系統(tǒng)的利用率比較差，比如信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的程序比較滯后，其不能兼容原始檔案信息，造成人們不能利用信息管理系統(tǒng)查詢需要的信息；三是人事檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)存在滯后性，導(dǎo)致現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)無(wú)法兼容一些文件格式。

2.3信息安全保護(hù)措施不完善人事檔案在某種程度上講具有保密性，因?yàn)槿耸聶n案中記載了大量的個(gè)人信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理就需要面臨信息安全的問(wèn)題，通過(guò)采取一系列安全保護(hù)措施避免因網(wǎng)絡(luò)安全而出現(xiàn)個(gè)人信息泄露的事件。但是高校在人事檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用中往往會(huì)忽視安全工作：一是高校的管理者對(duì)安全的重視程度不夠，意識(shí)不到人事信息的重要性，因此他們不愿意在安全防護(hù)方面投入更多的資金；二是對(duì)人事檔案信息管理系統(tǒng)的安全性能的檢測(cè)、維護(hù)等工作落實(shí)不到實(shí)處，很多計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理人員不嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)范對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行必要的安全檢測(cè)，比如不及時(shí)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全漏洞進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)等。

3高校人事檔案信息化建設(shè)的具體對(duì)策

3.1強(qiáng)化高校人事檔案管理人員的信息化意識(shí)實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理信息化前提就是要強(qiáng)化人事檔案管理人員的信息化意識(shí)，提高他們對(duì)檔案工作的重視程度：一是高校的管理者要具有人事檔案信息化建設(shè)意識(shí)。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，構(gòu)建信息管理模式是新型高校發(fā)展的基礎(chǔ)與主要趨勢(shì)，一所高校的信息化建設(shè)水平很大取決于高校管理者對(duì)人事檔案信息化的重視程度，如果高校的管理者具有信息化意識(shí)，那么他們就會(huì)增加對(duì)高校人事檔案管理信息化建設(shè)的資金投入、制度完善等工作。二是提高人事檔案管理人員的信息化意識(shí)。檔案管理人員是檔案工作的具體操作者和使用者，如果他們沒(méi)有較高的信息化意識(shí)，那么無(wú)論學(xué)校的信息化建設(shè)水平多高，高校的信息化工作都不能取得理想的效果。當(dāng)然高校的工作人員也要具有信息化意識(shí)，信息化建設(shè)離不開檔案信息的支持，如果高校人員不注重對(duì)相關(guān)檔案信息的收集，那么信息化建設(shè)也不能取得理想的效果。

3.2建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，高?；旧蠈?shí)現(xiàn)了信息化管理模式，高校的網(wǎng)絡(luò)基本上覆蓋了高校的各個(gè)環(huán)節(jié)，高校網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)融入到日常的教學(xué)活動(dòng)中，因此穩(wěn)定、全面的網(wǎng)絡(luò)覆蓋率為高校人事檔案信息化建設(shè)提供了重要的物質(zhì)基礎(chǔ)，為檔案管理拓展了網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺(tái)。首先高校要建立基于檔案信息的身份驗(yàn)證系統(tǒng)。高校人事檔案管理系統(tǒng)要根據(jù)用戶的需求建立基于開放程度和開發(fā)范圍的控制系統(tǒng)，根據(jù)級(jí)別不同對(duì)其授權(quán)的范圍也要不同，比如對(duì)于一般人員只允許其具有查閱相關(guān)資料信息的權(quán)利，而沒(méi)有修改、輸入相關(guān)信息的功能。其次要合理設(shè)計(jì)人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)要遵循以下原則：規(guī)范數(shù)據(jù)庫(kù)的命名、控制字段的引用、庫(kù)表重復(fù)控制以及頭文件處理等。并且要保證數(shù)據(jù)庫(kù)的容量要符合高校的發(fā)展規(guī)模。最后加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部不同院系之間的人事檔案信息共享程度，基于當(dāng)前高校實(shí)施二級(jí)院校獨(dú)立管理的模式，導(dǎo)致二級(jí)院校之間的人事檔案信息的共享程度不高，因此高校要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的共享。

3.3做好人事檔案數(shù)據(jù)資料的保密工作高校實(shí)施人事檔案信息管理在給高校的人事檔案管理工作帶來(lái)便利條件的同時(shí)，也給高校的檔案信息安全產(chǎn)生巨大的威脅，首先系統(tǒng)軟件的升級(jí)可能造成人事檔案電子信息的兼容問(wèn)題，造成電子信息的不識(shí)別，影響用戶的正常使用，比如在傳統(tǒng)人事檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)時(shí)，其轉(zhuǎn)化的格式與高校的信息管理程序不兼容，這就導(dǎo)致人事檔案信息不被系統(tǒng)所識(shí)別。二是加強(qiáng)對(duì)高校檔案信息管理系統(tǒng)的安全技術(shù)防護(hù)措施。基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性，一些網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等會(huì)侵犯高校的人事檔案信息系統(tǒng)，造成相關(guān)信息的泄漏或者丟失，為避免此種現(xiàn)象高校信息管理部門要通過(guò)設(shè)立防火墻、定期升級(jí)殺毒軟件以及做好加密技術(shù)等提高高校人事檔案信息管理系統(tǒng)的安全。三是做好人事檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，高校的人事管理信息系統(tǒng)要杜絕與社會(huì)網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)，從網(wǎng)絡(luò)源頭杜絕外來(lái)不良行為的入侵破壞。

3.4提升檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)化高校人事檔案信息化建設(shè)需要一批懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的專業(yè)人才，因此高校要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)力度，鼓勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行深層次的學(xué)習(xí)，通過(guò)系統(tǒng)的教育培訓(xùn)提高他們的專業(yè)技能。提高人事檔案管理人員的政治素質(zhì)。檔案管理人員必須要有高度的政治意識(shí)和保密意識(shí)，以較強(qiáng)的責(zé)任心對(duì)待人事檔案管理工作。高校要積極的引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，提升整個(gè)高校檔案管理工作水平。

3.5加強(qiáng)硬件建設(shè)和軟件開發(fā)高校人事檔案管理工作的信息化建設(shè)需要高校構(gòu)建完善的硬件設(shè)施和開發(fā)適合高校人事檔案管理的軟件系統(tǒng)。首先高校要增加資金投入，在不斷完善計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施的基礎(chǔ)上，要增加對(duì)掃描儀、刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)電子產(chǎn)品的采購(gòu)力度，豐富人事檔案信息系統(tǒng)設(shè)備；其次加大人事檔案軟件的開發(fā)力度，包括“組織專家開發(fā)相關(guān)的軟件系統(tǒng)，建立數(shù)字化檔案和人才信息庫(kù)，做好檔案信息的綜合分析及統(tǒng)計(jì)”。

作者：李兵單位：三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院