前言：本站為你精心整理了數(shù)字化檔案管理范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價(jià)值，我們的客服老師可以幫助你提供個(gè)性化的參考范文，歡迎咨詢。

關(guān)鍵詞：信息經(jīng)濟(jì)網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化檔案管理中國(guó)論文學(xué)術(shù)論文

設(shè)置字體【大中小】

摘要：本文在全球信息化、經(jīng)濟(jì)一體化的格局下，通過(guò)對(duì)數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵和特點(diǎn)的闡述，進(jìn)一步明確和強(qiáng)調(diào)了數(shù)字化檔案管理在21世紀(jì)中國(guó)檔案現(xiàn)代化進(jìn)程中的重要作用。同時(shí)，針對(duì)我國(guó)目前數(shù)字化檔案管理中存在的問(wèn)題，筆者提出了幾條切實(shí)可行的建議，對(duì)這種知識(shí)網(wǎng)絡(luò)中利用信息的檔案模式的開(kāi)發(fā)和利用具有一定意義。

關(guān)鍵詞：信息經(jīng)濟(jì)網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化檔案管理

現(xiàn)代社會(huì)，信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，信息經(jīng)濟(jì)已逐漸成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新動(dòng)力和新增長(zhǎng)點(diǎn)。作為重要信息資源之一的檔案，面臨著廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的巨大沖擊，面對(duì)這種機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化檔案管理的重要性和必要性，如何使檔案信息快速地向數(shù)字化方向發(fā)展，構(gòu)建高速、及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，促進(jìn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，成為當(dāng)前檔案管理部門的熱點(diǎn)問(wèn)題。

一、我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀和信息化時(shí)代對(duì)我國(guó)檔案管理的影響

檔案管理，是指以建立一個(gè)門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、能為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的檔案資源體系為目的，依據(jù)國(guó)家有關(guān)部門檔案法規(guī)開(kāi)展的檔案積累、移交、整理、開(kāi)發(fā)等一系列的管理工作。按照我國(guó)《檔案法》》的有關(guān)規(guī)定，檔案館是我國(guó)檔案事業(yè)的主體，是執(zhí)行檔案管理的中心機(jī)構(gòu)，是集中保存、保管檔案的永久性基地，它所執(zhí)行的檔案管理的功能主要有：檔案收藏功能、檔案信息存儲(chǔ)功能、檔案宣傳教育功能、文化傳播功能等等。截至2000年低，我國(guó)有各級(jí)圖書館3037個(gè)，保存檔案1.9億卷（件）；各級(jí)各類檔案室20192個(gè),保存檔案1.7億卷(件)。可以說(shuō)，在我國(guó)這個(gè)有著悠久歷史的傳統(tǒng)國(guó)家，檔案管理取得了很大的成績(jī)。但是，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的相互結(jié)合的廣泛應(yīng)用，帶來(lái)了檔案功能的巨大變化，檔案管理原有功能將借助信息技術(shù)而不斷增強(qiáng)，這些功能的擴(kuò)展對(duì)檔案管理將產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響，使檔案管理不再是純粹的檔案物質(zhì)載體的保管工作，更加突出信息傳輸?shù)闹行臉屑~作用。近年來(lái)，信息技術(shù)在檔案管理中逐漸使用，并呈現(xiàn)快速發(fā)展趨勢(shì)，新技術(shù)的革命，對(duì)檔案工作產(chǎn)生了巨大的影響。由于電子文件的大量產(chǎn)生以及檔案館中紙質(zhì)檔案的數(shù)字化速度的加快，導(dǎo)致了檔案實(shí)體與所包含的信息內(nèi)容高速度的加快，檔案工作本身也隨之發(fā)生變化，檔案實(shí)體管理與檔案信息管理徹底分離。眾所周知，檔案是一種能夠被傳輸、傳播、傳達(dá)、感受的，是以文件、圖像、聲音所表征的信息。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立，使不同范圍內(nèi)利用者共享檔案資源成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。憑借網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，數(shù)字化檔案管理將逐步建立起全國(guó)、全省性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數(shù)字信息中心，從檔案實(shí)體中分離出來(lái)的檔案信息驚人地增加，人們更多地將從網(wǎng)絡(luò)中獲取檔案信息，而檔案實(shí)體將會(huì)從直接利用中脫身，充當(dāng)“信息法官”的角色。這樣一來(lái)，檔案管理通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向利用者傳遞信息將逐步成為其重要的工作，檔案管理的功能將得到不斷的擴(kuò)展，獲得更大的發(fā)展空間。

二、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵和優(yōu)點(diǎn)

1996年第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上，美國(guó)的《檔案與博物信息》編輯D.比爾曼以《虛擬檔案》為題，第一次提出了與物理檔案（Physicalarchive）和實(shí)態(tài)檔案庫(kù)（Physicalrepositoriesofarchives）相對(duì)應(yīng)的虛擬檔案（Virtualarchives）。由此，發(fā)達(dá)國(guó)家首先開(kāi)始了“數(shù)字化圖書館工程”的建設(shè)，也就相應(yīng)地出現(xiàn)了“數(shù)字化管理”的概念。所謂“數(shù)字化檔案管理”是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過(guò)掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對(duì)圖片文件可以通過(guò)文字識(shí)別等技術(shù)達(dá)到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運(yùn)用級(jí)存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤庫(kù)、磁帶庫(kù)等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過(guò)各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興的檔案管理技術(shù)。它是一個(gè)建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)設(shè)施的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)管理。

數(shù)字化檔案管理主要包括以下幾個(gè)方面的工作：一是現(xiàn)代通信、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體信息技術(shù)設(shè)備為基礎(chǔ)設(shè)施，在內(nèi)部建立具備連同各個(gè)部門的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，外部建立調(diào)整信息的寬帶公共通信網(wǎng)絡(luò)。二是以各個(gè)時(shí)期、各種類別的檔案信息庫(kù)及其他信息庫(kù)為基礎(chǔ)資源，包含有傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換后獲得的數(shù)據(jù)庫(kù)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及來(lái)自政府機(jī)構(gòu)和職能部門的各類信息庫(kù)。三是以智能信息處理技術(shù)為主，將原有的數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)庫(kù)，應(yīng)用自然語(yǔ)言進(jìn)行所謂的概念性全網(wǎng)絡(luò)搜索。四是建立全方位、立體化的應(yīng)用體系，及時(shí)吸納和提供各種各樣的信息資源，并為信息資源的使用提供良好的維護(hù)和安全保密工作。

數(shù)字化檔案管理優(yōu)點(diǎn)主要有：一是信息管理數(shù)字化。采用先進(jìn)數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)方案，具有通用性強(qiáng)、安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、可視性強(qiáng)、支持計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)查詢和實(shí)時(shí)瀏覽等特點(diǎn)。二是資源管理虛擬化。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來(lái)建設(shè)虛擬資源，實(shí)現(xiàn)檔案館館際互借和文檔服務(wù)，從而達(dá)到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化。可以使利用者運(yùn)用超文本及多媒體技術(shù)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時(shí)還可采用電子加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)密處理。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過(guò)計(jì)算機(jī)方便地使用檔案信息，獲取更為及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力資源。查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘；保存時(shí)間長(zhǎng)：100年以上；保真性高：而一般的紙介質(zhì)只能保存10年左右；內(nèi)容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內(nèi)容；真正實(shí)施在線：授權(quán)使用者可以從全球任何角落訪問(wèn)自己所需要的檔案資料。

三、字?jǐn)?shù)化檔案管理的重要性

1、信息時(shí)展的需要。長(zhǎng)期以來(lái)，由于種種客觀原因，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)信息化的發(fā)展。隨著信息時(shí)代的飛速發(fā)展和我國(guó)加入WTO，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為加快國(guó)家信息化步伐和發(fā)展我國(guó)檔案事業(yè)的需要。如果還不重視檔案數(shù)字化檔案館的建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞檔案信息，就無(wú)法進(jìn)入信息時(shí)代的快車道，最終將會(huì)被信息社會(huì)淘汰。

2、參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)與交流的需要。數(shù)字化檔案管理不僅是檔案部門在工作方式上的創(chuàng)新，更是參與國(guó)家信息高速公路的具體體現(xiàn)，它不僅可以充分發(fā)揮其信息優(yōu)勢(shì)，以多種語(yǔ)言、文字積極傳播中國(guó)悠久、燦爛的歷史文化，而且有利于營(yíng)造良好的社會(huì)發(fā)展國(guó)際環(huán)境，促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展。

3、加強(qiáng)科學(xué)研究、普及教育知識(shí)、服務(wù)社會(huì)大眾的需要。數(shù)字化檔案管理為利用者提供了及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)且具有較高權(quán)威性和參考價(jià)值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學(xué)研究大型而復(fù)雜的課題需要，而且可以滿足家庭教育等需求，在落實(shí)科教興國(guó)戰(zhàn)略的方面可以充分發(fā)揮檔案工作

的作用。4、改善檔案管理工作，提高檔案工作社會(huì)地位的需要。數(shù)字化檔案管理的落實(shí)將促使與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進(jìn)一步發(fā)揮和提升檔案工作在信息化社會(huì)中的地位和作用。

四、數(shù)字化檔案管理發(fā)展存在的問(wèn)題和發(fā)展建議

存在的問(wèn)題：（1）缺乏新型的檔案專業(yè)人才。為了適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的要求，我們需要努力提高檔案信息開(kāi)發(fā)人員的素質(zhì)。而目前我國(guó)現(xiàn)有的檔案管理人員無(wú)論在意識(shí)上或者是技術(shù)上都和國(guó)際的標(biāo)準(zhǔn)相差很遠(yuǎn)。這也是嚴(yán)重阻礙著我國(guó)數(shù)字化檔案管理發(fā)展的一大“瓶頸”。要真正在檔案工作上做到和世界接軌，我們必須大力培養(yǎng)自己的現(xiàn)代化檔案人才。現(xiàn)代檔案管理工作涉及到信息、科技、語(yǔ)言等多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，需要復(fù)合型人才，他們不僅能善于管理檔案，而且還要了解產(chǎn)品技術(shù)特性。（2）對(duì)數(shù)字化管理的游戲規(guī)則，還缺乏了解和適應(yīng)。在我國(guó)檔案逐步數(shù)字化的過(guò)程中，紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)并存，而由于我們對(duì)數(shù)字化檔案的管理情況不熟悉，容易引發(fā)許多問(wèn)題。例如，國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)紙規(guī)格是16K、18K等，加入WTO后紙的規(guī)格發(fā)生了變化，國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)紙的規(guī)格是A3、A4等。針對(duì)這一實(shí)際情況，檔案人員應(yīng)立即行動(dòng)，定制檔案卷盒、檔案卷皮，從而把案卷裝訂的既規(guī)范又美觀。對(duì)電子文件的磁性材料應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng),同時(shí)最好采用防磁性裝具存放軟盤,否則就會(huì)引發(fā)許多不必要的麻煩。同時(shí),由于電子文件、電子檔案有時(shí)可能會(huì)受到計(jì)算機(jī)病毒、黑客的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的絕對(duì)安全，這就要求我們的檔案管理員不但了解檔案信息管理的有關(guān)知識(shí)，還要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)、保密和反黑客任務(wù)有充分的認(rèn)識(shí)。例如，對(duì)于數(shù)字化檔案的保密問(wèn)題，我們就必須嚴(yán)格遵守安全保密機(jī)制。在檔案管理軟件的研制、安裝和使用上，必須符合《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》（國(guó)保發(fā)［1998］1號(hào)）文件的各項(xiàng)要求，加強(qiáng)系統(tǒng)訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)保護(hù)和系統(tǒng)安全監(jiān)控管理等基本功能，確保檔案數(shù)據(jù)安全。（3）硬件設(shè)施缺乏建設(shè)。數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)耗資巨大的工程,需要投入許多人力物力。而目前我國(guó)的硬件設(shè)備還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到發(fā)達(dá)國(guó)家對(duì)數(shù)字化檔案館形成輻射全國(guó)的信息管理網(wǎng)絡(luò)的能力。

對(duì)上述出現(xiàn)的問(wèn)題，我們應(yīng)當(dāng)做好以下幾件事情。首先要為數(shù)字化檔案管理工作提供資金保障、資源保障和人力保障。加強(qiáng)數(shù)字化硬件建設(shè)和軟件開(kāi)發(fā)。加強(qiáng)環(huán)境改造提供相應(yīng)的技術(shù)支持，如購(gòu)置、開(kāi)發(fā)一定數(shù)量的應(yīng)用軟件，對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，加快檔案館原始信息的數(shù)字轉(zhuǎn)換進(jìn)程和電子文件的積累，保證可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量，并不斷補(bǔ)充、更新和完善滿足社會(huì)各界廣大用戶的需求，使數(shù)字檔案館正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保持旺盛生命力。其次要培養(yǎng)和造就一大批具有檔案、圖書、經(jīng)濟(jì)信息、科技信息、信息技術(shù)開(kāi)發(fā)與服務(wù)等多方面才能的數(shù)字化檔案管理人才。這要求我們調(diào)整檔案管理人員結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu),培養(yǎng)一批具有相關(guān)專業(yè)知識(shí)的技術(shù)人員進(jìn)行日常維護(hù)、維修,從而保障各種專業(yè)設(shè)施的正常運(yùn)行。同時(shí)加快各級(jí)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)現(xiàn)代知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握基本的計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理知識(shí)及電子文件的管理知識(shí)，具備一定的適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)發(fā)展需要的基本技能。第三要正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關(guān)系，正確解決數(shù)字化進(jìn)程中錄入與檢索、保密與開(kāi)放、資源共享與資源權(quán)屬關(guān)系等問(wèn)題。正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲(chǔ)空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過(guò)光、電信號(hào)的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換，雖然存儲(chǔ)量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號(hào)轉(zhuǎn)換過(guò)程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺(jué)，因此對(duì)電子檔案真實(shí)性的鑒別有一定的難度。我們應(yīng)該積極實(shí)行“雙套制”保存電子檔案，既在保存電子檔案的同時(shí)也保存對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案。

目前我國(guó)正處于信息時(shí)代,如何提高信息檔案部門信息管理和使用的自動(dòng)化水平,提高辦公效率,更好地發(fā)揮檔案資料的作用已成為檔案部門實(shí)現(xiàn)信息現(xiàn)代化管理的主要問(wèn)題。隨著數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用,隨著電腦網(wǎng)絡(luò)及其他數(shù)字平臺(tái)的應(yīng)用,數(shù)字化管理已經(jīng)成為可能。由于地域、科技水平、教育水平及種族的差異，造成了國(guó)與國(guó)之間的“數(shù)字鴻溝”，但另一方面，信息時(shí)代也為每一個(gè)國(guó)家，尤其是發(fā)展中國(guó)家提供了一個(gè)全新的而又難得的發(fā)展機(jī)會(huì)。在《中共中央關(guān)于制定國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十五個(gè)五年計(jì)劃的建議》中專門提出要“加快國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化”。其中對(duì)現(xiàn)代信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提出要抓緊發(fā)展和完善國(guó)家高速寬帶運(yùn)輸網(wǎng)絡(luò)，加快用戶網(wǎng)建設(shè)，建成一整套寬帶綜合業(yè)務(wù)服務(wù)系統(tǒng)。隨著社會(huì)發(fā)展水平和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使檔案越來(lái)越引起人們的重視。2000年4月，我國(guó)正式啟動(dòng)了中國(guó)數(shù)字化檔案館工程，現(xiàn)在已經(jīng)在珠海、深圳等地取得了巨大的進(jìn)展。一個(gè)覆蓋全國(guó)、功能強(qiáng)大、方便快捷的數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)正在悄悄形成。我們完全有理由相信，在同志“三個(gè)代表”的精神指引下，我國(guó)的數(shù)字化檔案管理一定可以不斷地取得成功，加快我國(guó)邁向現(xiàn)代化的步伐。

參考文獻(xiàn)：

1、國(guó)家檔案局檔案館室司綜合調(diào)查組：跟上時(shí)展的大潮提高檔案服務(wù)質(zhì)量－深圳市數(shù)字檔案館調(diào)查報(bào)告。中國(guó)檔案，2001，12

2、吳化，當(dāng)前我國(guó)檔案信息網(wǎng)站建設(shè)狀況分析與思考，檔案學(xué)研究，2001，6

3、黃志文，我國(guó)數(shù)字檔案館研究綜述,上海檔案,2002，2

4、傅榮校，關(guān)于數(shù)字檔案館的思考，檔案學(xué)通訊，2001，5

5、毛富民，以“三個(gè)代表”為指導(dǎo)全面加強(qiáng)國(guó)家檔案資源建設(shè)，中國(guó)檔案，2002，2