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總賬系統(tǒng)期初余額試算不平衡原因

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總賬系統(tǒng)期初余額試算不平衡原因

摘要:隨著我國經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展,財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用已成為會計(jì)工作中不可或缺的部分。在軟件應(yīng)用的過程中,存在著各種各樣可能出現(xiàn)的問題。總賬系統(tǒng)主要進(jìn)行日常財(cái)務(wù)的核算,在整個(gè)系統(tǒng)中處于核心地位,而總賬系統(tǒng)期初余額不平衡則會直接影響后面的結(jié)果,因此本文結(jié)合暢捷通T3財(cái)務(wù)軟件,分析期初余額不平的原因,并提供與之相對應(yīng)的解決方法。

關(guān)鍵詞:總賬系統(tǒng);期初余額;不平衡;原因

在暢捷通T3財(cái)務(wù)軟件使用過程中,每個(gè)系統(tǒng)在第一次使用時(shí),都需要根據(jù)本單位業(yè)務(wù)性質(zhì)和管理要求進(jìn)行設(shè)置,這個(gè)過程就稱之為系統(tǒng)初始化??傎~系統(tǒng)初始化過程中,不可或缺的一個(gè)內(nèi)容就是期初余額錄入,期初余額試算不平衡會對后續(xù)的處理產(chǎn)生直接影響,比如記賬、結(jié)賬無法進(jìn)行,財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等等。因此,財(cái)務(wù)軟件用戶在出現(xiàn)期初余額試算不平衡時(shí),應(yīng)及時(shí)找到原因并更正錯(cuò)誤的數(shù)據(jù),以保證財(cái)務(wù)工作順利進(jìn)行。

一、試算平衡的概念

在暢捷通T3財(cái)務(wù)軟件總賬系統(tǒng)中,在期初余額錄入的界面,提供了一個(gè)“試算”功能,點(diǎn)擊之后會出現(xiàn)兩種結(jié)果:試算平衡與試算不平衡。試算平衡,是指在借貸記賬法下,利用借貸發(fā)生額和期末余額(期初余額)的平衡原理,檢查賬戶記錄是否正確的一種方法。試算平衡的理論基礎(chǔ)就是會計(jì)基本恒等式,即“資產(chǎn)=負(fù)債+所有者權(quán)益”。試算平衡包括發(fā)生額試算平衡和余額試算平衡兩種。

二、總賬系統(tǒng)期初余額試算結(jié)果不平衡的原因

1.金額錄入錯(cuò)誤。在錄入期初余額的過程中,由于操作員的疏忽,錄入的金額有誤,或是將金額多錄漏錄都會導(dǎo)致期初余額試算不平。2.不當(dāng)修改引起的錯(cuò)誤?;A(chǔ)設(shè)置中的操作不完善,錄入期初余額后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的不當(dāng)修改會導(dǎo)致期初余額錯(cuò)誤。3.科目屬性設(shè)置錯(cuò)誤。在對科目進(jìn)行增添時(shí),若科目性質(zhì)設(shè)置錯(cuò)誤也會導(dǎo)致期初余額試算不平。

三、解決總賬系統(tǒng)期初余額不平衡的方法

1.金額錄入錯(cuò)誤的修改。(1)末級科目金額錯(cuò)誤。例1:期初余額試算不平衡后,發(fā)現(xiàn)短期借款科目的期初余額為10000元,實(shí)際應(yīng)為100000元。修改方法:進(jìn)入“總賬”——“設(shè)置”——“期初余額”窗口,找到末級科目“短期借款”。雙擊其對應(yīng)的期初余額一欄數(shù)據(jù),刪除原數(shù)據(jù)“10000”,錄入“100000”,按回車鍵即可。(2)非末級科目金額錯(cuò)誤銀行存款是非末級科目,其期初余額是由系統(tǒng)根據(jù)其下級科目自動(dòng)匯總而來,因此需檢查其末級科目的期初余額并加以修改。例2:期初余額試算不平衡后,發(fā)現(xiàn)銀行存款科目的期初余額為211075元,實(shí)際應(yīng)為211057元。修改方法:進(jìn)入“期初余額”窗口,發(fā)現(xiàn)其下設(shè)科目只有銀行存款——人民幣,但其金額錄入錯(cuò)誤。雙擊其對應(yīng)的期初余額一欄數(shù)據(jù),刪除原數(shù)據(jù)“211075”,錄入“211057”,按回車鍵后,系統(tǒng)自動(dòng)將銀行存款科目的期初余額修改為“211057”。(3)有輔助核算的科目金額錯(cuò)誤。有輔助核算的科目期初余額錯(cuò)誤需雙擊進(jìn)入輔助核算窗口,修改其金額。例3:期初余額試算不平衡后,發(fā)現(xiàn)應(yīng)收賬款科目輔助核算為客戶往來,期初余額為17750元,實(shí)際應(yīng)為17550元。修改方法:進(jìn)入“期初余額”窗口,找到應(yīng)收賬款科目,雙擊對應(yīng)的期初余額欄,刪除金額欄原數(shù)據(jù)“17750”,修改為“17550”,按回車鍵,點(diǎn)擊退出即可。

2.不當(dāng)修改引起的錯(cuò)誤。期初余額試算不平衡后,操作員發(fā)現(xiàn)是由于前期的基礎(chǔ)設(shè)置錯(cuò)誤,在未對期初余額進(jìn)行修改的情況下,直接去修改基礎(chǔ)設(shè)置中的問題,導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤更多。例4:期初余額試算不平衡后,發(fā)現(xiàn)應(yīng)付賬款科目輔助核算供應(yīng)商往來未選,直接錄入了期初余額3510元。隨后直接進(jìn)入“基礎(chǔ)設(shè)置”——“財(cái)務(wù)”——“會計(jì)科目”中修改其輔助核算,并在期初余額中增加了應(yīng)付賬款的期初輔助資料。修改方法:第一步,進(jìn)入“期初余額”窗口,雙擊應(yīng)付賬款期初余額欄,刪除金額欄原數(shù)據(jù);第二步,進(jìn)入“會計(jì)科目”,取消應(yīng)付賬款科目輔助核算“供應(yīng)商往來”;第三步,進(jìn)入“期初余額”窗口,找到應(yīng)付賬款科目,刪除之前錯(cuò)誤錄入的期初余額;第四步,進(jìn)入“會計(jì)科目”,勾選應(yīng)付賬款科目輔助核算“供應(yīng)商往來”;第五步,進(jìn)入“期初余額”窗口,雙擊應(yīng)付賬款期初余額欄,錄入輔助核算數(shù)據(jù)資料,按回車鍵,點(diǎn)擊退出即可。

3.科目屬性設(shè)置錯(cuò)誤。例5:期初余額試算不平衡后,發(fā)現(xiàn)壞賬準(zhǔn)備科目方向?yàn)榻璺?,而正確的應(yīng)為貸方。修改方法:第一步,進(jìn)入“期初余額”窗口,找到壞賬準(zhǔn)備期初余額,雙擊金額欄,刪除已錄入的數(shù)據(jù)“2000”;第二步,進(jìn)入“會計(jì)科目”,修改壞賬準(zhǔn)備科目的性質(zhì)為貸方;第三步,進(jìn)入“期初余額”窗口,錄入壞賬準(zhǔn)備期初余額“2000”,按回車鍵即可。在總賬系統(tǒng)中,期初余額的錄入工作非常重要。數(shù)據(jù)之間的關(guān)系是環(huán)環(huán)相扣的,前有基礎(chǔ)設(shè)置,后有憑證、賬簿、報(bào)表。當(dāng)一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤就會引起一系列的問題,因此操作員在錄入期初余額時(shí),應(yīng)謹(jǐn)慎細(xì)致,盡量不要出現(xiàn)差錯(cuò)。當(dāng)然,如果出現(xiàn)試算不平衡時(shí),要仔細(xì)分析原因,用正確的方法解決錄入時(shí)出現(xiàn)的各種問題,以保證財(cái)務(wù)工作的順利進(jìn)行。

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作者;殷鳴 單位:泰州機(jī)電高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校

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