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一、戶(hù)籍管理信息化的探索實(shí)踐

1.戶(hù)籍管理信息化的目的

面對(duì)每年巨大的工作量,提高辦公效率是戶(hù)籍管理者不得不采取的措施。信息化是戶(hù)籍管理工作的革命性變革。戶(hù)籍管理信息化極大地提高了工作效率,簡(jiǎn)化了戶(hù)籍業(yè)務(wù)辦理流程’減少了學(xué)生辦理戶(hù)籍業(yè)務(wù)的時(shí)間。一方面,從師生角度來(lái)看,縮短了業(yè)務(wù)辦理等待時(shí)間;另一方面’對(duì)于戶(hù)籍管理者而言,按照每天接待200名學(xué)生來(lái)計(jì)算,一天可以節(jié)省4小時(shí),減少了冗余動(dòng)作。

2.戶(hù)籍管理信息化的數(shù)據(jù)流

戶(hù)籍管理信息化的數(shù)據(jù)流從新生入學(xué)起,即開(kāi)始建立,直至學(xué)生畢業(yè)離校戶(hù)口遷出。新生入學(xué)前,進(jìn)行基本數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。學(xué)生開(kāi)學(xué)報(bào)到前,在戶(hù)籍管理信息系統(tǒng)中選擇遷移戶(hù)口或者放棄遷移戶(hù)口。遷移戶(hù)口的新生自助填寫(xiě)一些內(nèi)容信息,包括戶(hù)口遷移證上的“出生地”“籍貫”“原住址”等。新生自助填寫(xiě)的信息經(jīng)過(guò)保衛(wèi)處核定后,生成正式的在校生數(shù)據(jù)庫(kù)。在校生能夠辦理借用常住人口登記卡、補(bǔ)辦身份證、開(kāi)具無(wú)犯罪記錄證明等業(yè)務(wù)。畢業(yè)生能夠在戶(hù)籍管理系統(tǒng)中辦理戶(hù)口暫存和戶(hù)口遷出。教職工數(shù)據(jù)流與學(xué)生完全相同’使用相同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。

3.戶(hù)籍管理信息化的功能模塊

戶(hù)籍管理信息系統(tǒng)分為PC端和移動(dòng)端兩大平臺(tái)。經(jīng)過(guò)調(diào)研,學(xué)校99%的學(xué)生使用微信。因此,微信平臺(tái)作為戶(hù)籍管理信息化的重中之重進(jìn)行開(kāi)發(fā)推廣微信平臺(tái)分為新生、在校生、畢業(yè)生三個(gè)基本模塊。第一’新生模塊。新生在報(bào)到前,戶(hù)籍管理系統(tǒng)中已經(jīng)存在學(xué)生的基本信息,如姓名、身份證號(hào)、學(xué)號(hào)等。新生只要有微信,通過(guò)身份證號(hào)和學(xué)號(hào)即可實(shí)現(xiàn)微信號(hào)與戶(hù)籍管理系統(tǒng)的綁定。新生在綁定微信號(hào)后,如果學(xué)生自動(dòng)放棄遷移戶(hù)口,簽訂放棄協(xié)議。如果遷入戶(hù)口,學(xué)生自助輸入“戶(hù)口遷移證”上的相關(guān)信息,包括“出生地”“籍貫”“原住址”等內(nèi)容。第二,在校生模塊。保衛(wèi)處在核準(zhǔn)新生自助上傳的信息后,生成在校生數(shù)據(jù)庫(kù)。在校生可以通過(guò)微信平臺(tái),預(yù)約借用常住人口登記卡、補(bǔ)辦身份證、開(kāi)具無(wú)犯罪記錄證明等業(yè)務(wù),預(yù)約成功后,會(huì)返回微信通知。此外,微信平臺(tái)還具有提醒功能、黑名單功能。例如:學(xué)生借用常住人口登記卡的時(shí)間默認(rèn)為8天,還有1天到期時(shí),平臺(tái)會(huì)自動(dòng)發(fā)送微信通知。學(xué)生超期歸還常住卡,則自動(dòng)拉入黑名單,同時(shí)也會(huì)發(fā)送微信通知。拉入黑名單后,學(xué)生用戶(hù)則不能在微信平臺(tái)預(yù)約辦理任何業(yè)務(wù),直至管理員在后臺(tái)解鎖。未將戶(hù)口遷入的非京籍學(xué)生也可以在微信平臺(tái)預(yù)約辦理暫住證等業(yè)務(wù)。第三,畢業(yè)生模塊。由于北京市留京指標(biāo)的特殊性,北京市教委制作留京報(bào)到證、北京市人社局下達(dá)留京接收函的時(shí)間節(jié)點(diǎn)在畢業(yè)當(dāng)年的12月31日。因此,并不是所有學(xué)生都能在畢業(yè)時(shí)將戶(hù)口遷出,大部分學(xué)生是要申請(qǐng)戶(hù)口暫存學(xué)校,等待單位下達(dá)留京指標(biāo)或者再尋找能夠解決北京戶(hù)口的工作機(jī)會(huì)。學(xué)校為畢業(yè)生就業(yè)提供方便,允許戶(hù)口暫存學(xué)校半年。申請(qǐng)暫存戶(hù)口的學(xué)生要在微信平臺(tái)申請(qǐng),但如果畢業(yè)前確定戶(hù)口遷移方向,那么,畢業(yè)生就可以在微信平臺(tái)直接申請(qǐng)將戶(hù)口遷出。

二、戶(hù)籍管理信息化的啟示

從學(xué)校戶(hù)籍管理信息化的工作實(shí)踐來(lái)看,從提出信息化構(gòu)想和設(shè)計(jì)方案,到信息化落實(shí)歷經(jīng)三年多時(shí)間,有以下幾點(diǎn)啟示:

1.資金保降是戶(hù)籍管理信息化的關(guān)鍵戶(hù)籍管理信息化的最大難點(diǎn)不是技術(shù)問(wèn)題,而是資金問(wèn)題。資金不到位,再好的構(gòu)想和設(shè)計(jì)都是一紙空談。因此,沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)信息化的大力支持,戶(hù)籍管理信息化是不能實(shí)現(xiàn)的。

2.信息化創(chuàng)新思維是戶(hù)籍管理信息化的原動(dòng)力戶(hù)籍管理者的信息化創(chuàng)新思維,是戶(hù)籍管理信息化的原動(dòng)力。如果戶(hù)籍管理者本身沒(méi)有信息化創(chuàng)新思維,那么,戶(hù)籍管理信息化便失去了原始動(dòng)力。只有戶(hù)籍管理者本身不斷用信息化創(chuàng)新思維來(lái)考慮工作實(shí)際問(wèn)題,戶(hù)籍管理信息化才能取得進(jìn)展。

3.流程再造是戶(hù)籍管理信息化的基礎(chǔ)信息化不是靈丹妙藥,必須依托網(wǎng)下工作流程再造。一是要工作任務(wù)分解,面向全校的戶(hù)籍管理工作要分解到學(xué)院,尤其批量辦理新生和畢業(yè)生戶(hù)籍業(yè)務(wù)時(shí),如果不這樣,即便是信息化也不能產(chǎn)生高效率。二是要簡(jiǎn)化工作流程,信息化在使用流程上必須簡(jiǎn)單、簡(jiǎn)潔,減少設(shè)計(jì)層級(jí),否則,信息化反倒是使用起來(lái)效率很低。

4.用戶(hù)體驗(yàn)是戶(hù)藉管理信息化的核心信息化絕不可圖新鮮、趕時(shí)髦,為了信息化而信息化。一定要站在師生用戶(hù)角度去考慮戶(hù)籍信息化系統(tǒng)方便不方便,實(shí)用不實(shí)用。此外,還要從戶(hù)籍管理者角度設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單易用的管理后臺(tái)。

5.周期短是戶(hù)籍管理信息化的特點(diǎn)戶(hù)籍管理信息化和所有的通用信息化一樣,具有發(fā)展迅速的特點(diǎn)。從工作實(shí)際來(lái)看,還未等PC端信息系統(tǒng)成型,就已然進(jìn)入了移動(dòng)終端時(shí)代,PC端顯然已經(jīng)"OUT"To由于微信的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用,當(dāng)前開(kāi)發(fā)重點(diǎn)宜放在微信平臺(tái)。綜上可見(jiàn),高校戶(hù)籍管理信息化的探索實(shí)踐是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程,是不斷創(chuàng)新發(fā)展的過(guò)程,且隨著戶(hù)籍政策和信息化手段的不斷變化而變化。戶(hù)籍管理者只有緊緊把握時(shí)展潮流,才能更智慧高效地為師生服務(wù)。

作者：張旭東單位：對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)保衛(wèi)處