學(xué)校檔案管理
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論文摘要：學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校各項評估工作的重要內(nèi)容，加快中職學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的步伐以適應(yīng)新形勢的發(fā)展相當(dāng)重要。
學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校各項評估工作的重要內(nèi)容。目前，中職學(xué)校正面臨著重大的變革，作為中職學(xué)校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，那么，如何適應(yīng)新形勢，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展的步伐呢？筆者根據(jù)《檔案法》的要求，結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會，就如何做好中職學(xué)校的檔案管理工作探討如下。
1.中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析
1.1領(lǐng)導(dǎo)不夠重視
就目前的學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來看，大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識較為膚淺，對加強檔案管理的重要性認(rèn)識不足，沒有意識到檔案對教育事業(yè)的促進(jìn)作用，認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴(yán)格。
1.2檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低
專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問題。有的中專學(xué)校的檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。
1.3檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一
目前中等專業(yè)學(xué)校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進(jìn)行加工，如調(diào)整與編目。這種機械的手工抄寫，不僅重復(fù)性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進(jìn)行有效地開發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動頻繁，而造成磨損嚴(yán)重，且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率低、查全率低。
1.4收集資料不夠完整
外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學(xué)校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過程中取得的成果，屬于私有財產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門歸檔后就會成為公有財產(chǎn)，容易抹殺個人的成績，并且再利用時借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。
1.5硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)
有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全，大部分學(xué)校檔案保管箱是20世紀(jì)七八十年代購置的，個別學(xué)校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用效果。
2．加強中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對策
2.1提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)，強化檔案管理意識，建立和完善科學(xué)的檔案管理機制
提高和增強學(xué)校全體員工對檔案工作重要性的認(rèn)識，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢教育教學(xué)改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會計、學(xué)籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。
2.2加強人員配備，搞好檔案實施建設(shè)
為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關(guān)保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲類分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。
2.3加強檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平
檔案信息化建設(shè)是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進(jìn)，要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運行機制。第三，檔案管理中實現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。
2.4加強檔案的收集和整理
學(xué)校檔案工作應(yīng)堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動形成的重要會議材料、協(xié)議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。
建立健全學(xué)校檔案，實行檔案管理，有利于對學(xué)校的正確評估，有利于對教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量，只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦出成績，辦出特色，辦出水平。
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