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[論文關(guān)鍵詞]建筑工程勘察檔案管理

[論文摘要]近年來城市建設(shè)的飛速發(fā)展，建筑項目眾多，工程勘察檔案的管理任務(wù)也越來越繁重。簡要分析建筑工程勘察檔案的特點(diǎn)，并結(jié)合工作實(shí)踐探討在當(dāng)前時期如何做好勘察工程檔案管理。

地質(zhì)勘察是建筑工程的基礎(chǔ)工作，其勘察檔案記錄了現(xiàn)場地質(zhì)勘察數(shù)據(jù)、土工試驗數(shù)據(jù)統(tǒng)計、技術(shù)人員的數(shù)據(jù)分析圖表和結(jié)論性文字報告，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點(diǎn)。充分認(rèn)識這些特點(diǎn)，對加強(qiáng)工程勘察檔案管理工作并充分發(fā)揮其作用十分重要。

一、工程勘察檔案的特點(diǎn)

（一）組成的成套性

勘察單位以一個獨(dú)立的工程項目作為勘察工作對象，按照嚴(yán)格的、科學(xué)的勘察程序，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展勘察工作。一項工程勘察全部勘察技術(shù)資料，按照一個獨(dú)立的工程項目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點(diǎn)所制約。

（二）形成的階段性

根據(jù)勘察工作的基本程序，一項工程一般都要經(jīng)過勘察準(zhǔn)備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動之間，既有密不可分的有機(jī)聯(lián)系，又有明顯的嚴(yán)格的階段區(qū)分，因此，每個勘察階段各個專業(yè)的勘察活動分別組成各自互相聯(lián)系的有機(jī)整體，并決定勘察技術(shù)資料形成的階段性。

（三）內(nèi)容的專業(yè)性

一項工程勘察是由多種專業(yè)技術(shù)人員按不同專業(yè)分別開展具體勘察作業(yè)，又相互配合共同完成，一項工程的勘察技術(shù)資料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)的協(xié)同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮勘察技術(shù)資料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系特點(diǎn)。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標(biāo)號結(jié)構(gòu)層次時，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程勘察之間的隸屬關(guān)系。此外檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)勘察各專業(yè)的基礎(chǔ)知識，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。

（四）貯存的空間需求性

工程勘察具有唯一性的特點(diǎn)，每一個項目的勘察資料都是一個獨(dú)立檔案項目。因此，在勘察技術(shù)活動中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點(diǎn)。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備；現(xiàn)在的自動檢索及光盤技術(shù)現(xiàn)代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。

（五）使用的效益性

工程勘察檔案是從事工程勘察技術(shù)活動的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項目提供勘察圖紙文件，作為工程設(shè)計和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術(shù)資源，對內(nèi)可參考借鑒，對外可供技術(shù)交流。在檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護(hù)主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術(shù)人員，及時、準(zhǔn)確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。

（六）使用價值的時效性

工程勘察檔案用于工程項目第一次實(shí)現(xiàn)使用價值以后，還會多次利用并發(fā)揮作用。按照技術(shù)文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規(guī)律，在近期內(nèi)的查閱率較高，時間越長其查閱率就越低?？梢姡こ炭辈鞕n案的使用價值具有一定的時效性。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫房、設(shè)備的狀況，經(jīng)常定期進(jìn)行檔案資料的清理鑒定，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當(dāng)減少庫存份數(shù)。工程勘察檔案的特點(diǎn)是由勘察活動的規(guī)律所決定的，認(rèn)識并掌握這些特點(diǎn)，有利于不斷改進(jìn)檔案管理，以便最大限度地發(fā)揮工程勘察檔案的作用。二、當(dāng)前的勘察工程檔案管理

當(dāng)前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅實(shí)后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應(yīng)深刻思考的問題和不可推卸的責(zé)任。

（一）標(biāo)準(zhǔn)化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎(chǔ)

當(dāng)前，對工程勘察檔案管理提出標(biāo)準(zhǔn)化要求，有利于提高工程勘察檔案的質(zhì)量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時，為工程監(jiān)督管理人員對各設(shè)計、施工單位進(jìn)行監(jiān)督管理提供資料，提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率。

（二）收集檔案的內(nèi)容要齊全

勘察檔案管理人員要與工程勘察技術(shù)人員相配合，對已收集的檔案資料進(jìn)行鑒定、補(bǔ)充。工程勘察檔案管理人員還要經(jīng)常去施工現(xiàn)場，了解工程概況，配合勘察技術(shù)人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數(shù)，同時根據(jù)資料的形成規(guī)律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現(xiàn)場技術(shù)人員核對是否同施工現(xiàn)場相符，不相符的及時查明原因。如資料缺失不全，確實(shí)需要增補(bǔ)，應(yīng)及時通知勘察技術(shù)人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準(zhǔn)確、完整。

（三）圖紙、資料的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔

當(dāng)前，對工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時的觀念，要以高效、準(zhǔn)確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個方面工作：

一是建立起以辦公自動化為載體的檔案管理系統(tǒng)。工程勘察檔案管理單位必須開發(fā)完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計算機(jī)，以便準(zhǔn)確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。

二是要對現(xiàn)有檔案認(rèn)真進(jìn)行整理、完善。要結(jié)合工程勘察的特點(diǎn)，更加嚴(yán)格、科學(xué)地做好檔案的分類和著錄，在此基礎(chǔ)上，對歷史檔案進(jìn)行清理，對號入座。清理的同時要盡可能地進(jìn)行完善，填補(bǔ)相關(guān)資料。

三是要不斷豐富補(bǔ)充檔案的存貯的內(nèi)容。要結(jié)合工程特點(diǎn)，有意識地豐富檔案的形式和內(nèi)容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調(diào)的勘察工程檔案生動化、形象化。

（四）建立勘察工程檔案員崗位責(zé)任制

一名合格的工程勘察檔案管理員：一是負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理；二是及時做好檔案的收集、鑒定、立卷、歸檔工作；三是經(jīng)常督促工程圖紙、資料的歸還；四是負(fù)責(zé)編制工程檔案工作計劃和組織改革等編研資料；五是做好工程檔案工作的日常保管。

總之，工程勘察檔案管理人員要不斷的提高自身素質(zhì)，熟練掌握業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)技巧，在歸檔時，做到既“清晰”又“全面”，在取檔時，做到既“準(zhǔn)確”又“迅速”，做好工程勘察檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳作明，科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué).檔案出版社,1998（9）版.

[2]薛四新、楊艷、黃有勛，現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)，機(jī)械工業(yè)出版社，2007（1）版.