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編者按：本論文主要從目前成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的主要問題；完善成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理的措施等進行講述，包括了對學(xué)籍管理工作不夠重視，認識模糊、管理手段落后、模式陳舊、忽視學(xué)籍檔案管理隊伍建設(shè)和人員培訓(xùn)、信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的難題制約著學(xué)籍電子檔案管理水平、完善成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理的措施等，具體資料請見：

[摘要]隨著教育部關(guān)于高等教育學(xué)籍學(xué)歷電子注冊管理制度的出臺，成人高等教育學(xué)籍檔案管理從手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂嬎銠C網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案管理。與傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理相比，這種新型的管理模式具有數(shù)據(jù)共享度高，冗余度小等優(yōu)點，極大地提高了工作效率。

[關(guān)鍵詞]學(xué)籍電子檔案管理

2001年，教育部了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，推行了高等教育學(xué)歷電子注冊制度；2006年，學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺正式開通使用。這一系列舉措意味著高校檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作逐步過渡到以計算機網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案管理。眾所周知，成人高等教育由于辦學(xué)形式、培養(yǎng)層次、學(xué)制的多樣性使得檔案管理難度很大，而成教檔案管理的核心部分是學(xué)籍檔案管理。新的形勢下，如何做好成教學(xué)籍電子檔案管理工作是一個值得思考的問題。

(一)目前成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的主要問題

1對學(xué)籍管理工作不夠重視，認識模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當成普教的附屬品，甚至還有少數(shù)分管成教工作的校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員將它看成創(chuàng)收的渠道，由于思想上不夠重視和認識上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現(xiàn)在硬件設(shè)施不完善，沒有按崗配備專門人才，檔案管理混亂等。

2管理手段落后、模式陳舊。目前，仍有許多高校成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理仍然采用傳統(tǒng)手工操作或者沒有取消手工操作方式，沒有上升到“電子”的高度。學(xué)籍管理的常規(guī)性工作如新生名冊打印、教學(xué)計劃管理、畢業(yè)名冊打印等各類有關(guān)學(xué)籍檔案的管理，雖一部分使用了計算機，但僅采用單機操作，計算機的價值只是打印的工具而已。這些管理手段落后于形勢，跟不上時展的需要，阻礙了工作效率的提高和成人教育事業(yè)的發(fā)展。

3忽視學(xué)籍檔案管理隊伍建設(shè)和人員培訓(xùn)。成教學(xué)籍檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求管理人員有極強的計劃性、準確性和原則性。但是許多地方高校普遍忽視了學(xué)籍管理隊伍的建設(shè)，學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)偏低，專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不合理，并且隨著學(xué)分制的實施，加強和完善學(xué)籍管理隊伍建設(shè)顯得十分必要。高校必須緊緊圍繞當前時展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學(xué)、先進、高效的管理理念引進到學(xué)籍電子檔案管理領(lǐng)域。

4信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的難題制約著學(xué)籍電子檔案管理水平。從電子文件形成的過程和特點看，電子檔案仍像傳統(tǒng)檔案一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。但電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在某種介質(zhì)上，并且必須通過計算機或其他“懂”得其組成規(guī)則的工具才能看得到它，沒有傳統(tǒng)檔案的直觀性?？梢哉f，保證電子文件的真實性和原始性的技術(shù)難題很多。

將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進入網(wǎng)絡(luò)，即從檔案的實態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài)，檔案信息與載體分離，網(wǎng)絡(luò)傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復(fù)制品，而非檔案原件。網(wǎng)上黑客與病毒的客觀存在及用戶根據(jù)自己利益對信息的取舍，可能使檔案信息內(nèi)容更改。這些人為因素會影響電子檔案的真實性。

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案時所用的載體相對于紙質(zhì)檔案對環(huán)境要求更高，壽命較短。載體的不穩(wěn)定性必然影響信息的真實性。網(wǎng)絡(luò)更新一段時間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。

(二)完善成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理的措施

1明確管理目標，強化管理意識。成人高等教育要以培養(yǎng)“復(fù)合應(yīng)用型人才”、“能力創(chuàng)新型人才”和“社會急需和廣泛就業(yè)型人才”為目標，以成人高等教育質(zhì)量為中心來開展工作。而學(xué)籍電子檔案管理作為成人高等教育的一項重要的基礎(chǔ)性工作，它的管理水平和質(zhì)量直接影響到成人高等教育的質(zhì)量。為了達到成人高等教育培養(yǎng)目標來做好學(xué)籍電子檔案管理，必須高標準、嚴要求地做好學(xué)籍電子檔案管理過程的每一項工作。在明確管理目標的同時，需要強化管理意識。高校成人高等教育學(xué)籍管理者的業(yè)務(wù)水平、政策水平和自身素質(zhì)直接影響學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量。因此，必須加強對學(xué)籍管理隊伍的培訓(xùn)和教育，使他們充分認識和理解學(xué)籍電子檔案管理工作的性質(zhì)和重要性，自覺地認真鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習新知識，提高工作能力。要使他們通過不斷的學(xué)習，熟悉和掌握計算機技術(shù)，增強統(tǒng)計分析問題的技能；結(jié)合學(xué)籍電子檔案管理工作實際，善于總結(jié)摸索出學(xué)籍電子檔案管理的基本規(guī)律并不斷創(chuàng)新；樹立“以學(xué)生為本”的服務(wù)意識，全面提高學(xué)籍電子檔案管理水平和能力。

2完善管理制度，實行規(guī)范管理?，F(xiàn)今所用的檔案管理制度是按紙質(zhì)文件檔案來制定的，已經(jīng)不能適用于現(xiàn)代化的學(xué)籍電子檔案管理技術(shù)。高校應(yīng)本著“與時俱進”的精神和堅持“以人為本”的原則并結(jié)合自身實際情況，在廣泛聽取學(xué)生意見的基礎(chǔ)上，將“電子檔案”充實到學(xué)籍檔案管理制度中去，并對原有的學(xué)籍檔案管理制度進行適當合理的修訂，并對與之配套的一系列相關(guān)管理制度也給予重新修訂，使管理制度建設(shè)日趨完善。

規(guī)范和加強學(xué)籍電子檔案管理，對成人高等教育工作顯得尤為重要，根據(jù)學(xué)籍檔案管理具有長期性、復(fù)雜性的特點，我們必須實行管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。從招生到畢業(yè)，在這一過程的不同階段、環(huán)節(jié)，學(xué)籍電子檔案管理人員一定要本著高度負責的態(tài)度認真對待，嚴格按照制度辦事，堅持原則，管理到位，做到制度面前人人平等，認真做好學(xué)籍電子檔案管理工作。

3充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)，將電子檔案的優(yōu)勢最大化。隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各高校都有自己的校園網(wǎng)。校園網(wǎng)是學(xué)校信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)設(shè)施，這為實現(xiàn)學(xué)籍電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、一體化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基礎(chǔ)還遠遠不夠，還必須開發(fā)出與之配套的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。

為此，成教學(xué)籍管理部門應(yīng)當爭取學(xué)校的大力支持，應(yīng)盡可能地組織技術(shù)力量開發(fā)出適用于本校的學(xué)籍電子檔案管理系統(tǒng)。該管理系統(tǒng)應(yīng)包括新生報到注冊管理、在校生管理、成績管理、教材管理、紙介質(zhì)檔案管理、畢業(yè)生管理、數(shù)據(jù)接口等模塊，涉及到學(xué)籍管理的方方面面。此管理系統(tǒng)應(yīng)運行在因特網(wǎng)上，學(xué)生能在千里之外能夠查到自己的學(xué)籍狀態(tài)；教師能在家里能夠查到自己什么時候該去哪個教室上課。

在設(shè)計系統(tǒng)的時候，很重要的一點是要考慮到信息安全的問題。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出。網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。一般規(guī)律是當網(wǎng)絡(luò)用戶數(shù)量按算術(shù)級數(shù)增加時，網(wǎng)絡(luò)的效益和網(wǎng)絡(luò)的危險性均以幾何級數(shù)增加。從安全方面看，據(jù)計算機安全專家的調(diào)查，約有l(wèi)O％的局域網(wǎng)在新建而接入互聯(lián)網(wǎng)時所遇到的非法訪問難以計數(shù)?，F(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對黑客高手往往防不勝防。如果黑客有能力突破防火墻的封鎖，而讀取畢業(yè)生學(xué)歷信息，那給高校帶來的損失將會是巨大的，同時也會對學(xué)校聲譽帶來不好的影響。

總之，成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理是一件重要的事情，盡管目前還不能完全實現(xiàn)“無紙化管理”，我們應(yīng)積極尋求新的管理思路，早日實現(xiàn)這一目標。