淺析檔案規(guī)范管理等級評定與高校檔案管理創(chuàng)新
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摘要：2007年7月，省檔案局對《湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理等級評定辦法》進(jìn)行了重新修訂，從而為推動檔案工作規(guī)范管理等級評定工作在全省的全面鋪開提供了制度依據(jù)，為提高我省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作管理水平，更好地為企業(yè)、科技事業(yè)單位改革和發(fā)展服務(wù)起到了目標(biāo)規(guī)范作用。
當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入了一個以創(chuàng)造和分配信息為基礎(chǔ)的信息時代，社會對信息的需求越來越廣泛，越來越迫切。檔案信息化要緊跟社會信息化的發(fā)展步伐，高校檔案，是高校改革發(fā)展的重要組成部分，是高校滿足師生信息需求和提供社會服務(wù)的重要工具，參與檔案工作規(guī)范管理等級評定，能夠提升檔案服務(wù)管理創(chuàng)新水平。
1．參與評定，學(xué)校的檔案管理工作能夠得到重視。以往，許多高校對檔案工作缺乏認(rèn)識，沒有給予檔案工作足夠的重視和支持，檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)立、人員的配備和功能建設(shè)等難以得到保證。參加評定升級，高校能夠站在一個全新的角度以宏觀地戰(zhàn)略眼光去看待新形勢下的檔案工作，能夠充分認(rèn)識到高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一。
2．參與評定，師生員工的檔案意識能夠得到提高。在平時工作中，檔案人員常遇到的問題是檔案材料收集難，案卷材料不齊全、不完整，一些極具查考利用價值的檔案散存在承辦部門或流落在個人手中。究其原因，主要是群體檔案意識薄弱。若參與評定，在迎評過程中的檔案建設(shè)需要各方面、各層面的人員積極參與。全員參與的過程有助于全面促進(jìn)對檔案工作的認(rèn)識深化，從這個意義上說，迎評對師生員工的檔案意識的影響是十分廣泛的。
3．參與評定，檔案部門的服務(wù)意識能夠得到強(qiáng)化。服務(wù)中心、服務(wù)大局是檔案工作的永恒主題和根本任務(wù)。檔案工作的價值任務(wù)在于及時、準(zhǔn)確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息服務(wù)，檔案的作用也在利用中產(chǎn)生和發(fā)揮。因此，高校檔案部門要找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)于師生、服務(wù)高校、服務(wù)于社會的切入點(diǎn)，提高服務(wù)質(zhì)量，滿足快速地檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息的要求，這在無形中強(qiáng)化了檔案部門的服務(wù)意識。
4．參與評定，檔案編研工作的力度能夠得到加大。高校檔案編研工作，是以高校檔案館室藏為對象，以滿足高校和社會利用檔案的需求為目的，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，按照一定的目標(biāo)，對檔案資料進(jìn)行收集、挑選、編輯和評價，以多種形式提供檔案信息服務(wù)的一項(xiàng)重要工作。參與檔案規(guī)范管理等級評定，能夠深刻感受到編研是檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)，各高校要加大這方面的工作力度，高校檔案編研工作要更具有計劃性、適用性、真實(shí)性和研究性。
5．參與評定，各項(xiàng)評估檔案的建設(shè)能夠得到加強(qiáng)。無論對本科院校的教育教學(xué)評估，還是對高職高專院校的人才培養(yǎng)工作水平評估，各項(xiàng)評估檔案資料的整理是一個非常重要的環(huán)節(jié)。檔案是學(xué)校在教學(xué)實(shí)踐中逐步積累形成的一系列原始資料，它是學(xué)校教學(xué)管理工作的縮影，直接或間接地展現(xiàn)了學(xué)校教學(xué)工作的全貌，是衡量學(xué)校質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平、管理水平的重要依據(jù)。只有在日常教學(xué)和管理工作中做好檔案的收集和整理工作，充分發(fā)揮檔案的作用，才能進(jìn)一步提高高等學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益，也才能使學(xué)校各項(xiàng)評估工作順利通過。
二、全面提升高校檔案工作規(guī)范服務(wù)管理水平
在《湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理等級評定標(biāo)準(zhǔn)及自檢、評審表》中，科學(xué)地將評定內(nèi)容分了“管理機(jī)制”、“業(yè)務(wù)建設(shè)”和“信息服務(wù)”三大評定范圍。全面提升高校檔案工作的管理創(chuàng)新水平也將從這三個方面進(jìn)行建設(shè)。
1．積極創(chuàng)新科學(xué)地檔案管理機(jī)制。創(chuàng)新科學(xué)地檔案管理機(jī)制，要做到四個“建立健全”：一是要建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。各高校要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，精心組織，統(tǒng)一部署，總體規(guī)劃，真正形成黨委行政領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門主管、相關(guān)部門配合、全校廣泛參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制和管理網(wǎng)絡(luò)。二是要建立健全檔案管理細(xì)則。要大力宣傳、貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)；制定歸檔范圍，規(guī)定歸檔時間，編制保管期限表；建立檔案的接收、整理、修改、補(bǔ)充、保管、鑒定銷毀、統(tǒng)計、保密、利用、庫房管理等制度；落實(shí)檔案人員“四參加”制度，即檔案部門參加產(chǎn)品定型會、科研課題鑒定會、設(shè)備開箱驗(yàn)收會、基建工程竣工驗(yàn)收會。三是要建立健全檔案控制措施。檔案工作計劃和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校年度工作計劃和領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程；文件材料的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用工作要列入有關(guān)人員崗位責(zé)任制，納入有關(guān)工作程序，強(qiáng)化目標(biāo)責(zé)任制。四是要建立健全檔案干部隊伍。檔案工作人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員的政治覺悟、創(chuàng)新精神、專業(yè)水平、業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)造就一批政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)、復(fù)合型檔案管理人員。
2．積極創(chuàng)新規(guī)范地檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。創(chuàng)新規(guī)范地檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，要做到四個“管理達(dá)標(biāo)”：一是檔案的歸檔范圍管理要達(dá)標(biāo)。近5年來各種門類和載體的文件材料立卷歸檔率達(dá)標(biāo)；重大科研課題、設(shè)計項(xiàng)目、重要基建項(xiàng)目及高、精、尖設(shè)備檔案，按項(xiàng)目歸檔范圍完整率達(dá)標(biāo)；永久、長期保存的科技檔案中有相關(guān)責(zé)任人填寫并經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人審查簽字的手續(xù)完備情況達(dá)標(biāo)。二是檔案的案卷質(zhì)量管理要達(dá)標(biāo)。各類檔案管理要符合有關(guān)規(guī)定和規(guī)范的要求，編目規(guī)范，編號科學(xué)，排架合理，其中科技檔案案卷質(zhì)量達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》。三是檔案的保管條件要達(dá)標(biāo)。檔案安全是檔案工作的生命線，檔案的安全、保護(hù)和庫房管理要符合國家要求；有配備完善的檔案專用庫房、辦公室和閱覽室，有使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的載體存儲歸檔電子文件，載體的保管條件符合國家要求。四是檔案的數(shù)據(jù)統(tǒng)計管理要達(dá)標(biāo)。對檔案數(shù)量、機(jī)構(gòu)、人員、庫房、設(shè)備、庫藏結(jié)構(gòu)等檔案管理基本情況、檔案利用及反饋情況的統(tǒng)計要全面、準(zhǔn)確。
3．積極創(chuàng)新完善地檔案信息服務(wù)。創(chuàng)新完善地檔案信息服務(wù)，要確立檔案的“四個中心”：一是要確立檔案部門為檔案的信息中心。檔案部門必須積極收集、保存與本單位密切相關(guān)的多種形式信息，成為本單位檔案資料的信息中心。二是要確立檔案利用為檔案的工作中心?？茖W(xué)編制適用的、多途徑的檢索工具。三是要確立檔案信息化為檔案的技術(shù)中心。高校檔案的信息化建設(shè)要成為數(shù)字校園建設(shè)的重要組成部分，將檔案資料信息的現(xiàn)代化管理納入本單位的信息化建設(shè)之中；普及使用計算機(jī)和符合國家規(guī)范的檔案管理專用軟件管理檔案，在確保安全保密的前提下，要健全網(wǎng)絡(luò)體系，提供高效、便捷的檔案查詢，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上傳輸、在線服務(wù)和資源共享；采取有效的防護(hù)措施確保計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)的安全。四是要確立檔案編研為檔案的效益中心。積極制度開發(fā)檔案信息實(shí)施方案，利用檔案信息編研對學(xué)校建設(shè)與發(fā)展產(chǎn)生較好社會或經(jīng)濟(jì)效益的成果。
