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[摘要]教育信息化為中小學(xué)檔案管理信息化創(chuàng)造了條件,使中小學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理成為現(xiàn)實(shí)。根據(jù)中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀,結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和體會(huì),就實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化提出幾點(diǎn)粗淺看法。

[關(guān)鍵詞]中小學(xué)檔案管理信息化

如何實(shí)現(xiàn)中小學(xué)校檔案管理信息化?筆者根據(jù)中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀,結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會(huì),就實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化提出幾點(diǎn)粗淺看法。

一、中小學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題

目前中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀卻不容樂觀,普遍存在著注重硬件實(shí)施建設(shè),輕視檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)象,存在著教育主管部門、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工的普遍不夠重視、學(xué)校專職檔案管理人員缺乏、檔案資料單一、檔案存放條件較差、檔案材料收集不完整等問題,特別是多數(shù)學(xué)校的檔案管理還處于人工管理模式,與教育發(fā)展很不適應(yīng)。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的人工檔案管理方式,特別是案卷多為紙質(zhì)檔案,卷內(nèi)紙質(zhì)好壞混雜、頁面大小不一、手寫打印墨跡有濃有淡,且信息量大,數(shù)據(jù)繁雜,安全性差,不僅給檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、保密等帶來了諸多不便,而且由于人工檔案管理檢索手段落后,查閱利用不便,給檔案存放保管、更新達(dá)標(biāo)、日常維護(hù)帶來了很大困難,直接影響著檔案管理效率的提高,影響著檔案利用價(jià)值的提高。

二、中小學(xué)校檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

針對(duì)中小學(xué)傳統(tǒng)檔案管理方式的現(xiàn)狀和存在問題,建立現(xiàn)代化的中小學(xué)檔案管理信息化體系刻不容緩。根據(jù)中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀和自己的工作實(shí)踐,筆者認(rèn)為:中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)至少具有以下優(yōu)勢(shì):

1.中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)是廣泛應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)處理圖文聲像等原始檔案資料,并以硬盤、光盤、錄音帶、錄像帶等介質(zhì)貯存,具有處理迅速、存儲(chǔ)量大、查閱方便、保存期限長(zhǎng)等紙質(zhì)檔案所無可比擬的優(yōu)勢(shì),這種檔案管理信息化系統(tǒng)真正實(shí)現(xiàn)了文檔一體化,文字紙質(zhì)檔案和電子文件并存,可以為查閱者方便地提供查詢、閱讀、交流、使用等多項(xiàng)服務(wù)。

2.中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)的建立和不斷完善,為各學(xué)校培養(yǎng)和造就了高素質(zhì)的專職工作人員。從筆者所處的地區(qū)來看,盡管中小學(xué)校檔案專職管理人員缺乏,且普遍存在著知識(shí)面窄、知識(shí)老化、知識(shí)結(jié)構(gòu)不盡合理等現(xiàn)象,但也有不少經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)和業(yè)余自學(xué)在檔案管理信息化工作中獨(dú)當(dāng)一面,各顯才能,為信息化建設(shè)做出了較大貢獻(xiàn)。我們相信,在建立檔案管理信息化系統(tǒng)的過程中,只要領(lǐng)導(dǎo)重視,上下合力,檔案管理信息化發(fā)展過程中一定會(huì)解決好管理人員數(shù)量不足、素質(zhì)不高等發(fā)展中的問題。

3.中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng),具有以地區(qū)或?qū)W校建立網(wǎng)站、網(wǎng)頁、局域網(wǎng)或電子文件數(shù)據(jù)管理中心的優(yōu)勢(shì)。如一個(gè)學(xué)校或地區(qū)建立自己的檔案網(wǎng)站、網(wǎng)頁,就可以方便地為政府、教育主管部門、社會(huì)各界提供網(wǎng)上利用服務(wù),在學(xué)校自己的網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù),實(shí)現(xiàn)各學(xué)校優(yōu)質(zhì)教育資源共享。同時(shí),通過檔案管理信息化建設(shè),可以促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作管理的公開化,可以通過網(wǎng)絡(luò)征集各界人士對(duì)學(xué)校發(fā)展的意見或建議,更便于廣大群眾對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的監(jiān)督,以利不斷改進(jìn)工作。

三、中小學(xué)校檔案管理信息化的意義

中小學(xué)檔案管理必須主動(dòng)適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展,加快檔案管理信息化建設(shè)步伐。

1.教育發(fā)展表明,中小學(xué)檔案管理信息化對(duì)于促進(jìn)教育現(xiàn)代化、學(xué)校管理規(guī)范化、提高教育資源利用率、實(shí)現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)越來越發(fā)揮著紙質(zhì)檔案無可替代的重要作用。

2.中小學(xué)檔案管理信息化是學(xué)校其它各項(xiàng)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是基礎(chǔ)。因此,中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)和完善必將有力地促進(jìn)中小學(xué)校各項(xiàng)工作的改進(jìn)和提高,促進(jìn)教育管理水平和辦學(xué)水平的提高。

3.中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)是重要的教育資源,它不僅能夠方便快捷地實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校所有師生員工檔案的日常管理,積累管理經(jīng)驗(yàn),而且可以逐步實(shí)現(xiàn)與名校名師建立合作聯(lián)系,發(fā)現(xiàn)、改進(jìn)、創(chuàng)新自身工作,不斷提高管理工作效率和學(xué)校管理水平。

四、中小學(xué)校檔案管理信息化的途徑

實(shí)現(xiàn)中小學(xué)校檔案管理信息化應(yīng)主要做好以下幾方面工作:

1.確定檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)。目前,雖然檔案管理部門還沒有明確規(guī)定檔案管理信息化、規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn),但教育主管部門、各學(xué)校至少要以超前的戰(zhàn)略眼光,制定本地區(qū)、本部門、本學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)的所必須具備的基本條件和基本標(biāo)準(zhǔn),并隨著信息技術(shù)的發(fā)展而更新提高。當(dāng)務(wù)之急是配置相應(yīng)的信息設(shè)備,配齊必要的專職管理人員,創(chuàng)設(shè)良好的條件。同時(shí)嚴(yán)格要求學(xué)校各職能處室要以信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)形成正在形成的檔案資料,檔案管理人員則要明確建檔標(biāo)準(zhǔn),及時(shí)予以立卷歸檔,逐步形成領(lǐng)導(dǎo)重視,部門協(xié)作,互相促進(jìn),共同提高的中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)新局面。

2.建立中小學(xué)校檔案管理數(shù)據(jù)庫。目前中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)仍處于起步階段,其檔案正在由原來的筆寫文字或打印件向信息管理系統(tǒng)的過渡。教育主管部門或?qū)W校應(yīng)抓住這一有利時(shí)機(jī),加快中小學(xué)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。只有數(shù)據(jù)庫建設(shè)好了,才能運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的管理。

3.穩(wěn)步推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè),不斷提高檔案管理工作水平。教育主管部門和學(xué)校要結(jié)合農(nóng)村遠(yuǎn)程教育工程的實(shí)施,將檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃,有計(jì)劃地為學(xué)校配置計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),不斷提高中小學(xué)教學(xué)、辦公信息化水平。

總之,中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要多方面的共同努力方可穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)。

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