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一、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的重要性

為畢業(yè)生就業(yè)搞好服務(wù)，學(xué)籍檔案大顯身手學(xué)生的思想政治條件，鑒定材料，入團(tuán)，入黨的材料，各種榮譽(yù)材料包含在學(xué)生的學(xué)籍檔案中，用人單位通過(guò)查看信息就有了對(duì)學(xué)生的整體印象和評(píng)價(jià)。職業(yè)院校作為高技能人才培養(yǎng)教育機(jī)構(gòu)，是直接為企業(yè)，工廠人員培訓(xùn)服務(wù)的，用人單位和畢業(yè)生之間可以建立更好的聯(lián)系，作為聯(lián)系的橋梁，學(xué)籍檔案當(dāng)然是最好的材料。此外，畢業(yè)生離校后，學(xué)籍檔案將將相伴學(xué)生一生。無(wú)論是畢業(yè)生就業(yè)，評(píng)職稱(chēng)，職務(wù)晉升，工資增加，資格評(píng)選，參軍等都可能訴諸使用的最原始的在校記錄。

二、職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理的對(duì)策

（一）明確責(zé)任、規(guī)范檔案管理

學(xué)校教學(xué)工作管理的重要組成部分之一就是學(xué)籍管理。學(xué)籍檔案質(zhì)量的高低直接反映了學(xué)校的管理水平，且在新形勢(shì)下，對(duì)知識(shí)的尊重，看重文憑，學(xué)籍檔案的查閱已經(jīng)成為用人必須的手段。因此，要有嚴(yán)格的管理措施。一是要提高學(xué)籍檔案的重要性的認(rèn)識(shí)，只因?yàn)橛辛艘粋€(gè)良好的檔案意識(shí)，才可能對(duì)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)的具體管理工作，做出相應(yīng)的判斷，并及時(shí)收集，整理，存儲(chǔ)。二是領(lǐng)導(dǎo)重視是學(xué)籍檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。為理順學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步明確招生，教務(wù)，學(xué)校工作人員是學(xué)籍檔案形式的部門(mén)，并制定完整的學(xué)籍檔案形成和移交的工作職責(zé)。三是學(xué)生一進(jìn)入學(xué)校就要采取多種形式，新生的表格、卡等一系列的招生材料，定期組織兼職整理檔案，編目，移交檔案部門(mén)和辦理過(guò)戶手續(xù)。

（二）建立學(xué)籍檔案電子文件歸檔制度

由于學(xué)籍檔案具有周期長(zhǎng)、數(shù)量多的特點(diǎn)，紙質(zhì)文件勢(shì)必占據(jù)很大的空間，給保管和使用都帶來(lái)了不便；而收集的電子文件，可以有大量的信息和占空間小的優(yōu)勢(shì)，可以方便地查詢(xún)使用。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立學(xué)籍并存的紙質(zhì)和電子檔案管理系統(tǒng)，充分保證學(xué)籍檔案全面的記錄管理和最大化的信息利用。學(xué)籍檔案是一個(gè)學(xué)生在學(xué)校的整體表現(xiàn)的真實(shí)記錄，其重要作用不僅可以輻射到個(gè)人、學(xué)校，還可以向社會(huì)輻射。因此，職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案的管理，要不斷探索新的管理方法，在人才的培養(yǎng)方面發(fā)揮學(xué)籍檔案更大的作用。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量

只有不斷提高學(xué)籍檔案管理人員的水平和素質(zhì)，學(xué)籍檔案管理更加科學(xué)化，現(xiàn)代化才能實(shí)現(xiàn)。職業(yè)院校必須采取有效措施，確保重視學(xué)籍檔案管理工作的培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，以使他們的管理水平和業(yè)務(wù)水平以及個(gè)人的思想政治素質(zhì)，適應(yīng)新形勢(shì)下學(xué)籍檔案管理的需求。在政治方面，學(xué)籍檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線，方針，政策，體現(xiàn)愛(ài)崗敬業(yè)的精神風(fēng)貌。在業(yè)務(wù)方面，學(xué)籍檔案管理人員要熟悉檔案管理的政策和法規(guī)，要努力學(xué)習(xí)，檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，做到精業(yè)從事學(xué)籍檔案管理工作。

（四）使用計(jì)算機(jī)搜索提高利用率

首先，我們必須加快學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化，使用計(jì)算機(jī)參加到學(xué)籍檔案管理中，提高管理水平，更好地服務(wù)于教育教學(xué)；其次，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案和電子檔案結(jié)合的綜合管理的模式，這是雙軌制。最后，用檔案中現(xiàn)代的錄音，視頻文件等技術(shù)手段收集，力求內(nèi)容豐富，形式不拘一格，而不是在過(guò)去，缺乏視覺(jué)形象狀態(tài)的學(xué)籍檔案。

作者：程珺單位：鹽城生物工程高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校