信息化條件下檔案管理工作模式探討
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摘要：信息技術(shù)的飛速發(fā)展給許多行業(yè)領(lǐng)域帶來了全新的發(fā)展機(jī)遇，也在很大程度上改變了檔案工作的具體工作方式。隨著企業(yè)管理方法的創(chuàng)新與升級(jí)，檔案工作也成為了企業(yè)信息化建設(shè)中不可缺少的一部分。在深入分析檔案管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，較為詳細(xì)的闡述了利用信息化提升檔案管理質(zhì)量的有效對(duì)策。
關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；工作模式；探討
檔案管理是一項(xiàng)十分基礎(chǔ)的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)非常重要的工作，但是從當(dāng)前的檔案管理工作模式來看，傳統(tǒng)管理觀念的不利影響依然存在，整體管理效率不高。在當(dāng)前的時(shí)展形勢(shì)下，這種傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)無法滿足工作要求，必須及時(shí)采取有效措施，提高檔案管理的工作效率。信息化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中的應(yīng)用，可以改變傳統(tǒng)檔案管理模式存在的缺陷，起到提升管理質(zhì)量的預(yù)期作用。
1檔案管理工作的痛點(diǎn)
1．1檔案管理工作邊緣化
檔案也是一種信息資源，具有留存歷史，輔佐考證的巨大作用，然而，許多檔案管理者認(rèn)為自己的工作可有可無，并不是核心工作，因此在工作中出現(xiàn)十分散漫的狀態(tài)，不認(rèn)真對(duì)待檔案工作的現(xiàn)象也是屢見不鮮。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)也存在不重視檔案管理工作的現(xiàn)象，甚至一些單位都沒有配備專門從事檔案管理工作的人員，而僅僅是一些人兼職，這些人在管理工作中缺乏專業(yè)知識(shí)，無法進(jìn)行有效管理?？梢哉f，對(duì)于檔案管理工作不重視是影響檔案管理水平的重要因素。
1．2缺乏健全的檔案管理工作機(jī)制
除了檔案工作邊緣化的因素外，影響檔案管理質(zhì)量提升還有一個(gè)主要問題，那就是沒有形成完善的檔案管理機(jī)制。在檔案管理工作中，由于管理觀念傳統(tǒng)，并且對(duì)于檔案工作的重視程度不夠，因此尚未制定完善的檔案管理工作制度，沒有科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作流程，實(shí)際工作中一直處于較為隨意的狀態(tài)。有些即使制定了相關(guān)管理制度，但是其中絕大部分都是照搬其他單位的條文，沒有結(jié)合自身的實(shí)際特點(diǎn)，缺乏針對(duì)性和可操作性，沒有實(shí)際指導(dǎo)意義，缺乏完善的檔案管理機(jī)制。
1．3檔案管理模式陳舊，信息化程度較低
信息技術(shù)的快速發(fā)展給許多行業(yè)領(lǐng)域帶來了全新的發(fā)展契機(jī)，檔案管理工作也是如此，目前，檔案管理信息化已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案管理工作急需解決的重要問題。但是從當(dāng)前的檔案管理工作來看，信息化檔案管理的程度并不高，許多單位還一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，管理效率較低，并且耗費(fèi)了大量的人工成本和時(shí)間成本，而且在檔案管理提檔升級(jí)的過程中也無法適應(yīng)時(shí)展的趨勢(shì)，造成了檔案管理水平一直處于相對(duì)滯后的狀態(tài)，影響了檔案管理的整體工作效率，這是當(dāng)前檔案管理過程中面臨的主要問題。
要想解決檔案管理工作中存在的突出問題，必須積極運(yùn)用信息化技術(shù)，提升檔案管理的整體質(zhì)量。具體來說，可以通過以下幾種途徑發(fā)展檔案管理工作。
2．1提高檔案管理人員整體水平
在信息化時(shí)展的背景下，檔案管理實(shí)踐中制約管理工作質(zhì)量提升的一個(gè)主要原因就是管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，欠缺一定的信息化應(yīng)用能力，缺乏信息化技術(shù)水平。因此，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，也是構(gòu)建和優(yōu)化檔案管理模式、提升檔案管理信息化程度的重要環(huán)節(jié)。對(duì)此，應(yīng)該安排一定數(shù)量的人員專門從事檔案管理工作，并且這些從業(yè)人員除了應(yīng)該具備一定的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)該掌握一定的數(shù)據(jù)處理和信息化應(yīng)用管理能力，這樣才能在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)不斷優(yōu)化，加快檔案管理信息化進(jìn)程。還可以聘請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者，對(duì)檔案管理人員開展定期或者不定期的培訓(xùn)，讓檔案管理人員不斷更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，學(xué)會(huì)利用專業(yè)技術(shù)提升檔案管理信息化水平的能力，從而提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，為優(yōu)化檔案管理模式、提升檔案管理信息化水平創(chuàng)造良好的前提條件。
2．2不斷優(yōu)化檔案管理模式
在信息化高度發(fā)展的情況下，檔案管理過程中缺乏完善的管理模式，檔案工作機(jī)制不健全，是制約檔案管理質(zhì)量提升的主要問題之一。因此，應(yīng)該在充分認(rèn)識(shí)信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身實(shí)際特點(diǎn)，積極構(gòu)建和完善檔案管理工作機(jī)制。在具體的工作實(shí)踐中，首先要高度重視檔案管理工作，在條件允許的情況下，建成數(shù)字化檔案管理中心，將各部門的產(chǎn)生的檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，集中管理，并將檔案管理工作納入到發(fā)展戰(zhàn)略之中。同時(shí)，應(yīng)該積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，并不斷完善檔案信息化工作程序，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘其中存在的問題和缺陷并及時(shí)予以改進(jìn)，提升檔案管理效率，改掉傳統(tǒng)檔案管理模式存在的缺陷和弊端，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式的優(yōu)化和升級(jí)，促進(jìn)信息化管理質(zhì)量不斷提升。
2．3將檔案管理信息化作為重點(diǎn)工作來抓
在檔案信息化建設(shè)管理過程中，影響管理質(zhì)量的另外一個(gè)主要因素就是缺乏健全完善的管理依據(jù)。因此，針對(duì)這個(gè)問題，有關(guān)部門應(yīng)該積極重視，并且及時(shí)采取有效措施，制定檔案信息化建設(shè)和管理方面的法律法規(guī)，從而為檔案管理提供充足的法律依據(jù)，也可以在一定程度上規(guī)范管理工作流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，為檔案信息化建設(shè)提供良好的法律基礎(chǔ)。在此過程中，應(yīng)該結(jié)合自身檔案管理信息化工作實(shí)際，在符合上位法規(guī)定的前提下，制定適合本單位實(shí)際情況的檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)針對(duì)其中存在的問題和缺陷，完善信息化工作流程，并且在檔案管理過程中嚴(yán)格按照法律規(guī)范執(zhí)行，包括檔案管理、材料的使用、檔案的核對(duì)和調(diào)用等等。在執(zhí)行過程中，如果一旦發(fā)現(xiàn)制度中存在問題或者有與實(shí)際工作不符的情況，應(yīng)該及時(shí)對(duì)其進(jìn)行調(diào)整，以確保檔案管理制度的規(guī)范性。
2．4加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，檔案信息化管理需要企業(yè)內(nèi)部多系統(tǒng)的協(xié)同推進(jìn)，通過內(nèi)部完善的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，推動(dòng)檔案管理信息化工程的集成與完善。由于在之前的工作實(shí)踐中，受傳統(tǒng)檔案管理的消極觀念制約，對(duì)檔案管理工作做邊緣化布局，因此檔案管理工作的工作設(shè)備還比較落后，根本無法適應(yīng)新時(shí)代檔案信息化建設(shè)工作的需要。針對(duì)這個(gè)問題，應(yīng)該專門撥付一部分資金，對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)，將檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式逐漸過渡升級(jí)到信息化水平，從而有效提升檔案管理質(zhì)量，在此過程中也能節(jié)省大量的人力和時(shí)間成本，從而更好的投入到其他工作之中，大大提升了檔案管理的工作效率。
3結(jié)語
綜上所述，信息技術(shù)的飛速發(fā)展給檔案管理模式優(yōu)化升級(jí)提供了良好的基礎(chǔ)條件，在檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)該在充分認(rèn)識(shí)工作中存在問題的基礎(chǔ)上，積極利用信息化技術(shù)，改變管理模式存在的缺陷，創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理工作模式，提升檔案管理的信息化水平，從而促進(jìn)檔案管理質(zhì)量不斷提升。
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作者:王瑩 單位:撫松縣安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局
